jeśli Twoja organizacja non-profit ma duży korpus wolontariuszy, dostęp do odpowiedniego miejsca, wystarczającą liczbę zainteresowanych członków, aby pokazać się i licytować na dość wysokim poziomie, a także kontakty z kupcami, profesjonalistami lub wykwalifikowanymi członkami, którzy przekażą przedmioty do licytacji lub zapewnią sponsoring i inną pomoc, aukcja na żywo może być świetnym sposobem na pozyskanie funduszy. Możesz uczynić go „głównym wydarzeniem” lub połączyć go z innym wydarzeniem, takim jak uroczysta kolacja.
ale nie lekceważ pracy z wyprzedzeniem. Musisz zacząć planować około pięciu do ośmiu miesięcy przed czasem i zająć się krokami przygotowawczymi opisanymi poniżej.
- ustal cele uczestnictwa, zamówień i zarabiania
- Zaplanuj budżet
- Ustaw datę i lokalizację
- Wybierz Aukcjonera
- Wyślij zaproszenia
- zabiegaj o darowizny towarów i usług
- przygotuj materiały pisemne
- Promuj i Nagłośnij wydarzenie
- Utwórz wykres siedzeń
- 10.Skonfiguruj wyświetlanie przedmiotów aukcyjnych
- skonfiguruj system kasowy
- Zaplanuj zadania „dzień wydarzenia”
ustal cele uczestnictwa, zamówień i zarabiania
aby upewnić się, że Twoja aukcja zarobi pieniądze, pomaga określić praktyczne cele dotyczące liczby osób, które wezmą udział, liczby przedmiotów dostępnych do licytacji i tego, ile te przedmioty zarobią na sprzedaży. Znajdziesz na ten temat Radę w Q&A: „ile może zarobić nasza organizacja non-profit, jeśli przeprowadzimy aukcję na żywo?”
Zaplanuj budżet
Uruchom kilka liczb, aby upewnić się, że Twoje wydarzenie będzie opłacalne, i pomóż zaplanować, jakie przedmioty będziesz potrzebować, aby uzyskać pożyczkę lub darowiznę. Twoje główne wydatki, w zależności od istniejących aktywów i tego, co otrzymujesz, mogą obejmować Wynajem sali, Jedzenie i napoje, dekoracje, doskonały system dźwiękowy, drukowanie katalogów i programów, schowków i długopisów oraz opłatę aukcyjną lub hostingową. Popytaj, aby zobaczyć, czy członek zapewni jeden do przewożenia przedmiotów aukcyjnych do hali — jeśli nie, może być konieczne wynajęcie jednego.
po stronie dochodów możesz planować pobieranie opłat za wstęp, sprzedawać przestrzeń reklamową w swoim katalogu, zabiegać o sponsoring biznesowy (wraz z darowiznami towarów), organizować loterie lub wyskakujące balony, sprzedawać sygnowany napój i oczywiście przynosić zyski z przedmiotów wystawionych na aukcji.
Ustaw datę i lokalizację
wiele organizacji non-profit decyduje się na aukcje jesienią, dla osób zaczynających kupować świąteczne prezenty, ale jeszcze nie w stanie zmęczenia zakupami. Weekendowe wieczory są zazwyczaj najlepsze, więc goście nie będą mieli nic przeciwko późnym przebywaniu. Jeśli jest powód, aby wybrać dzień tygodnia, rozważ rozpoczęcie wcześniej, na przykład o 5:30. Planuję też nakarmić ich obiadem.
jeśli masz już na myśli lokalizację, być może audytorium twojej szkoły lub bardzo duży salon członka zarządu, świetnie, jeśli nie, jest to jeden z najwcześniejszych szczegółów, o które musisz zadbać, zarówno aby upewnić się, że miejsce jest dostępne, i możesz je ogłosić w dowolnym powiadomieniu „Zapisz datę” lub na swojej stronie internetowej.
lokalizacja jest głównym czynnikiem sukcesu Twojego wydarzenia. Poszukaj miejsca, które jest w pomieszczeniu, wystarczająco duże, aby nie tylko pomieścić docelową publiczność i pozwolić im się socjalizować, ale także wyświetlać przedmioty, które planujesz sprzedać; ale nie tak duże, że goście czują się zagubieni lub magazynowani. Powinien być również dobrze oświetlony, wygodny dla potencjalnych uczestników i w inny sposób zgodny z zamierzonym nastrojem wydarzenia.
Wybierz Aukcjonera
usługi profesjonalnego Aukcjonera — który może w rzeczywistości przyjść z personelem pomocników — prawdopodobnie będą kosztować kilka tysięcy dolarów (czasami w zależności od poziomu zarobków). Oczywiście, prawdziwy profesjonalista będzie zarabiać z powrotem pensję, a następnie niektóre, poprzez sztukę stymulacji licytacji odpowiednio, inspirując entuzjazm publiczności, i wiedząc, jak radzić sobie z problemami jak spokój w licytacji.
Wyślij zaproszenia
aukcje charytatywne przyciągają członków twojej grupy bardziej niż cały świat, więc aby odnieść sukces, wyślij członkom e—maile z datą, gdy tylko opracujesz podstawową datę, godzinę i miejsce-do pięciu miesięcy wcześniej. Śledź te z wydrukowanymi zaproszeniami, od 60 do 90 dni przed wydarzeniem.
poproś ludzi o RSVP, kupując bilety z wyprzedzeniem. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której ludzie zmieniają zdanie w ostatniej chwili i zmniejsza ilość gotówki obsługiwanej przez osoby rejestrujące się.
zabiegaj o darowizny towarów i usług
kluczem do opłacalności aukcji jest aukcja w większości lub w całości darowanych towarów. Nawet przedmioty, które przyciągają niskie oferty, są dla Ciebie czystym zyskiem—i przywrócą łowców okazji w kolejnych latach.
rozpocznij ten proces, gdy tylko poznasz datę wydarzenia. Komitet wolontariuszy zaczyna zabiegać o przedmioty na trzy do sześciu miesięcy przed wydarzeniem.
Twoja aukcja powinna mieć coś dla każdego typu widowni. Popularne przedmioty obejmują bilety na podróże, rekreację i Sport; pamiątki sławne i sportowe; bony na posiłki, kulturę i rozrywkę; produkty i usługi zdrowotne i kosmetyczne (popularne są bony upominkowe spa); Sztuka i rzemiosło oraz wystrój domu; Elektronika; Usługi profesjonalne; staże dla młodzieży; prezenty dla dzieci; i pakiety lub unikalne doświadczenia łączące którekolwiek z powyższych. Przygotuj co najmniej jeden lub dwa duże bilety, jak wycieczka na Hawaje.
przygotuj materiały pisemne
zarówno dla celów wewnętrznych, jak i dla publiczności, przygotuj niektóre lub wszystkie z następujących:
- główna lista przedmiotów dostępnych do licytacji
- katalog aukcji
- program wydarzenia
- instrukcje licytacji
- arkusze licytacji (tylko dla aukcji cichej)
- arkusze rejestratora (tylko dla aukcji na żywo) i
- formularze odbioru.
szczegóły i ich próbki można znaleźć w przewodniku wolontariuszy do pozyskiwania funduszy; Zbieraj pieniądze dla swojej szkoły, zespołu, Biblioteki lub grupy społecznej (Nolo).
Promuj i Nagłośnij wydarzenie
jeśli masz szczęście, Twoje zaproszenia będą wystarczające, aby zwabić ludzi na wydarzenie—ale dodatkowa promocja może być konieczna. Publikując aukcję, Generuj emocje, opisując niektóre z głównych przedmiotów do licytacji. Rzuć też wyzwanie każdemu ze swoich liderów i wolontariuszy, aby sprzedał określoną liczbę biletów.
Utwórz wykres siedzeń
chyba że Twoja aukcja będzie bardzo nieformalna, być może z ludźmi ustawionymi w kolejce w krzesłach, Wykres siedzeń może pomóc zmaksymalizować przyjemność ludzi i upewnić się, że potencjalni najlepsi licytanci są dobrze umieszczeni w pokoju.
10.Skonfiguruj wyświetlanie przedmiotów aukcyjnych
w przypadku aukcji na żywo zwyczajowo wyświetlane są przedmioty oddzielnie, podczas otwarcia wydarzenia, zanim zostaną przeniesione na scenę do rzeczywistej aukcji. Twoim celem jest stworzenie atrakcyjnych wizualnie wyświetlaczy i danie ludziom szansy na podjęcie decyzji, czego chcą.
Chroń przedmioty o wysokiej wartości lub łatwo podnoszone, umieszczając je w gablocie, mając ochotnika pilnującego stołu lub po prostu przechowując je w magazynie i umieszczając zdjęcia lub storyboard. Ten ostatni jest przydatny również w przypadku bonów upominkowych. Możesz również uzyskać kreatywność, być może poprzez spacer wolontariusza wokół modelowania drogiego naszyjnika.
ostatnim akcentem powinien być duży plakat lub baner z nazwą i logo Twojej organizacji umieszczony z przodu lub nad podium, na którym stanie Aukcjoner, aby przypomnieć publiczności, że ich oferty są dla dobrej sprawy.
skonfiguruj system kasowy
jednym z największych wyzwań w prowadzeniu aukcji jest koniec, kiedy trzeba zebrać płatności i zjednoczyć oferentów z ich towarami. Chodzi o to, aby ludzie pokazywali swój numer oferenta, potwierdzali, co są winni po otrzymaniu elektronicznie obliczonej sumy, odbierali swoje przedmioty i wyjeżdżali. Jeśli ten proces jest powolny, ludzie mogą wyjść za drzwi bez płacenia. Większe organizacje non-profit Zwykle zatrudniają kogoś do obsługi kasy, albo firmę świadczącą aukcje, albo usługę taką jak greatergiving.
Zaplanuj zadania „dzień wydarzenia”
Rozwiąż wszystkie możliwe zadania, które ludzie mogą potrzebować do wykonania w dniu aukcji, a następnie przydziel wolontariuszy lub wynajmij profesjonalistów do ich wykonania. W przypadku bardziej złożonych ról będziesz chciał prowadzić szkolenia. Najważniejsze zadania obejmują na przykład osoby do konfiguracji, rejestracji, opieki nad dziećmi, zdjęć, kasy, ekipy sprzątającej oraz liczenia i wpłaty pieniędzy.
teraz wystarczy, że utrzymasz aukcję! Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat wszystkich opisanych powyżej, a także samej aukcji, zobacz Przewodnik wolontariuszy do pozyskiwania funduszy; Zbieraj pieniądze dla swojej szkoły, zespołu, Biblioteki lub grupy społecznej (Nolo).
