każdy popełnia błędy, zwłaszcza gdy dopiero rozpoczyna nową pracę lub działalność. Są pewne błędy, które popełniają początkujący kierownicy operacji. Nie czuj się źle, jeśli zrobiłeś je wszystkie; nawet doświadczeni menedżerowie operacji czasami je robią. Ale jeśli jeszcze nie pośliznąłeś się na tych błędach, sama wiedza o nich zwiększa szanse na ich uniknięcie.
rozpoczęcie podróży doskonalenia bez mapy
być może najczęstszym błędem, który popełniają nawet doświadczeni kierownicy operacji, jest nie dokumentowanie istniejących procesów. W każdym projekcie doskonalenia procesów wiedza, od czego zaczynasz, jest niezbędna. Skąd wiesz, czy dokonałeś jakiejkolwiek poprawy, jeśli nie wiesz, od czego zacząłeś? Chociaż ta wstępna dokumentacja jest często uważana za stratę czasu, dokumentowanie obecnego procesu odkrywa, gdzie w procesie występują problemy.
Uruchamianie bez metryk
upewnij się, że mierzysz wydajność operacji w procesie. Te wskaźniki muszą być ilościowe, istotne i dość łatwe do uzyskania. Chcesz wykonać kilka różnych pomiarów, w tym te podstawowe:
-
ile czasu zajmuje wykonanie każdej operacji
-
czas potrzebny na jeden produkt, aby przejść przez proces Od początku do końca
-
ile pracy każda operacja może wykonać w danym okresie czasu
-
ilość zapasów w procesie
-
poziom spójności operacji
-
jak dobrze produkt spełnia normy
Tworzenie zbyt złożonych procesów
proste jest zawsze lepsze, jeśli chodzi o projektowanie procesów, unikaj więc pokusy rozwijania zbyt złożonych procesów. Wspólną rzeczą, która dzieje się w ustalonych procesach jest to, że kroki i działania są dodawane, często jako obejście dla przerwanej operacji,a te kroki stają się stałą częścią procesu, co zwiększa złożoność.
dokumentując i analizując proces, zwracaj uwagę na stwierdzenie: „cóż, zawsze robiliśmy to w ten sposób.”Są duże szanse, że można znacznie uprościć proces, który jest związany z takim stwierdzeniem. Uważaj również na procesy, których nikt nie może w pełni opisać. Procesy te są często zbyt skomplikowane dla zadania, które mają wykonać.
brak prawdziwego wąskiego gardła
jeśli nie przeanalizujesz prawidłowo procesu, prawdopodobnie błędnie zidentyfikujesz wąskie gardło. Wąskim gardłem jest ten zasób, który ogranicza produkcję procesu i jest zasobem o najmniejszej pojemności. Jeśli błędnie zidentyfikujesz wąskie gardło, stracisz czas i pieniądze, dodając pojemność do czegoś, co w rzeczywistości nie ogranicza Twojej produkcji.
ludzie często zakładają, że wąskie gardło jest najdroższym lub największym urządzeniem w systemie i błędnie dodają do niego pojemność. Upewnij się, że dokładnie przeanalizujesz proces, aby nie ulegać temu błędnemu założeniu.
Zarządzanie oparte na wykorzystaniu
wielu menedżerów błędnie uważa, że ich zasoby muszą pracować w sposób ciągły. Nic nie jest dalsze od prawdy,a ta mentalność dodaje tylko do ilości inwentaryzacji pracy w procesie. Jedynym zasobem, który musi pracować w 100 procentach czasu, jest wąskie gardło, a to tylko wtedy, gdy istnieje zapotrzebowanie na nie.
skupienie się na wykorzystaniu wąskiego gardła jest ważne, ale w przypadku innych etapów procesu, chcesz skupić się na wyeliminowaniu odpadów i poprawie jakości, aby ogólnie poprawić operacje.
brak standaryzacji
standaryzacja procesów jest ważna dla zmniejszenia złożoności, a prostota jest zawsze lepsza. Standaryzacja jest szczególnie ważna, gdy więcej niż jeden zakład produkuje ten sam produkt. Czy możecie sobie wyobrazić, jaki wpływ na jakość może mieć każdy McDonald ’ s Franczyza stosować inny proces, aby złożyć cheeseburger i przygotować frytki? Standaryzacja pozwala firmie produkować stałą jakość zarówno produktów, jak i usług.
Automatyzacja złych procesów
jeśli proces nie działa zgodnie z życzeniem, można założyć, że automatyzacja może prowadzić do poprawy. Ale zautomatyzowany zły Proces jest nadal złym procesem, bez względu na to, jak dużą automatyzację wdrożysz.
wiele firm wykorzystuje systemy zarządzania przedsiębiorstwem do integracji i zarządzania swoimi procesami. Systemy te są jednak kosztowne i czasochłonne w implementacji i utrzymaniu, a są tylko tak dobre, jak procesy leżące u ich podstaw. Dopóki firma nie naprawi wadliwych procesów, te drogie systemy nie mogą wiele pomóc.
jakość jest tym, co mówi klient! Kiedy menedżerowie operacji i liderzy firmy zapominają o tym fakcie, tracą czas i pieniądze na ulepszanie aspektów produktu lub usługi, które mogą nie być ważne z punktu widzenia rentowności lub satysfakcji klienta.
innymi słowy, tylko dlatego, że wynik spełnia korporacyjne docelowe pomiary jakości, nie oznacza, że klienci postrzegają go jako produkt wysokiej jakości.
kolejnym błędem, którego należy uniknąć, jest założenie, że definicja jakości pozostaje taka sama w czasie. Pragnienia i gusta klientów stale się zmieniają, a firmy muszą dostosować się do tych zmieniających się wymagań.
nie pogarszaj jakości, aby sprostać presji harmonogramu lub kosztów, ponieważ może to prowadzić do niezadowolonych klientów i wad produktu, które z kolei mogą prowadzić do wycofania, sporów sądowych i uszkodzonej reputacji. Awarie jakościowe mogą doprowadzić do bankructwa firm.
za mało planowania projektu z góry
oto kilka głównych błędów związanych z zarządzaniem projektami:
-
nieodpowiednie Planowanie wstępne
-
Korzystanie z jednego oszacowania dla czasu i kosztów, a nie szacunki zakresu, które rozpoznają zmienność
-
Nieprawidłowa identyfikacja ścieżki krytycznej
ścieżka krytyczna, podobnie jak wąskie gardło, jest ścieżką działań, która określa czas projektu. Brak identyfikacji ścieżki krytycznej prowadzi kierowników projektów do skupienia się na niewłaściwych działaniach w niewłaściwych punktach w czasie. Właściwe planowanie z góry może pomóc wyeliminować ten błąd.
nie skupiając się na kliencie
nigdy nie zapominaj, że Klient ma zawsze rację. Kierownicy operacji często zapominają o kliencie końcowym-osobie, która ostatecznie kupuje produkt lub usługę. Zamiast tego niektóre systemy OMs koncentrują się na wewnętrznych wskaźnikach wydajności, które nie mają wpływu na klienta. Skupienie się na tym, czego klient naprawdę chce, wymaga ścisłego powiązania między operacjami a innymi działami, takimi jak rozwój produktu i marketing.
