als uw non-profitorganisatie beschikt over een ruim korps vrijwilligers, toegang heeft tot een geschikte locatie, voldoende geïnteresseerde leden heeft om op redelijk hoog niveau te komen bieden en contacten heeft met handelaren, professionals of ervaren leden die items zullen doneren voor het bieden of sponsoring en andere hulp zullen bieden, kan een live veiling een geweldige manier zijn om fondsen te werven. Je kunt er het “main event” van maken, of het combineren met een ander evenement, zoals een galadiner.
maar onderschat het werk niet van tevoren. Je moet beginnen met het plannen van ongeveer vijf tot acht maanden van tevoren, en zorg dragen voor de voorbereidende stappen hieronder beschreven.
- set Goals for Participation, Procurement, and Earning
- Plan een Budget
- Stel een datum en locatie in
- Kies een veiler
- uitnodigingen versturen
- donaties van goederen en diensten aanvragen
- bereid schriftelijk materiaal
- het evenement promoten en publiceren
- Maak een tafeloverzicht
- 10.Het opzetten van Displays van veiling Items
- een kassasysteem opzetten
- Plan de” dag van het evenement ” – opdrachten
set Goals for Participation, Procurement, and Earning
om er zeker van te zijn dat uw veiling geld zal verdienen, helpt het om werkbare doelen te identificeren voor het aantal mensen dat zal deelnemen, hoeveel items beschikbaar zullen zijn voor het bieden, en hoeveel deze items zullen verdienen bij de verkoop. U vindt advies hierover in de Q&A, ” hoeveel kan onze non-profit verwachten te verdienen als we een live veiling houden?”
Plan een Budget
voer een aantal nummers uit om er zeker van te zijn dat uw evenement winstgevend zal zijn, en help bij het plannen van welke items u nodig hebt om een lening of donatie aan te vragen. Uw belangrijkste uitgaven, afhankelijk van uw bestaande activa en wat je krijgt gedoneerd, zijn waarschijnlijk een hal verhuur, eten en drinken, decoraties, een uitstekend geluidssysteem, het afdrukken van catalogi en programma ‘s, klemborden en pennen, en de veilingmeester of web host’ s fee. Vraag rond om te zien of een lid zal zorgen voor een veerveiling items naar de hal — zo niet, moet u mogelijk een te huren.
aan de inkomstenzijde kunt u van plan zijn om toegang aan te rekenen, advertentieruimte in uw catalogus te verkopen, zakelijke sponsoring aan te vragen (samen met donaties van goederen), loterijen of ballonpoppen te houden, een signature-drankje te verkopen en natuurlijk winst te behalen uit de geveilde artikelen.
Stel een datum en locatie in
veel non-profitorganisaties kiezen ervoor om in de herfst veilingen te houden, voor mensen die vakantiecadeaus beginnen te kopen maar nog niet in een staat van koopmoeheid verkeren. Weekendavonden zijn over het algemeen het beste, zodat gasten het niet erg vinden om laat te blijven. Als er een reden is om een doordeweekse dag te kiezen, overweeg dan om vroeg te beginnen, zoals om 5:30. Ik wil ze ook eten geven.
Als u al een locatie in gedachten hebt, misschien het auditorium van uw school of de extra grote woonkamer van het bestuurslid, geweldig, zo niet, dan is dit een van de vroegste details die u moet behandelen, zowel om ervoor te zorgen dat de locatie beschikbaar is, en dus kunt u het aankondigen in elke “Save the Date” meldingen of op uw website.
locatie is een belangrijke factor in het succes van uw evenement. Zoek naar een locatie die binnen is, groot genoeg om niet alleen je beoogde publiek te plaatsen en ze te laten socialiseren, maar ook om items weer te geven die je van plan bent te verkopen; maar niet zo groot dat gasten zich verloren of opgeslagen voelen. Het moet ook goed verlicht zijn, handig voor uw waarschijnlijke deelnemers, en anders in overeenstemming met de beoogde stemming van het evenement.
Kies een veiler
de diensten van een professionele veiler — die in feite met een staf van helpers kan komen — zullen waarschijnlijk enkele duizenden dollars kosten (soms afhankelijk van uw inkomensniveau). Natuurlijk, een echte professional zal terug te verdienen het salaris en nog wat, door de kunst van het pacing het bieden op de juiste wijze, inspirerende publiek enthousiasme, en weten hoe om te gaan met kwesties als een stilte in het bieden.
uitnodigingen versturen
liefdadigheidsveilingen trekken meer leden van uw groep aan dan de hele wereld, dus om er een succes van te maken, stuur leden de datum e—mails opslaan zodra u de basisdatum, tijd en plaats hebt uitgewerkt-tot vijf maanden van tevoren. Volg die met gedrukte uitnodigingen, van 60 tot 90 dagen voor het evenement.
Vraag mensen om te reserveren door tickets van tevoren te kopen. Dat voorkomt dat mensen van gedachten veranderen last-minute, en vermindert de hoeveelheid geld die door uw registratie mensen behandeld.
donaties van goederen en diensten aanvragen
de sleutel tot het winstgevend maken van uw veiling is het veilen van grotendeels of volledig gedoneerde goederen. Zelfs items die lage biedingen aan te trekken zijn pure winst voor u-en zal terug te brengen van de koopjesjagers in de daaropvolgende jaren.
start dit proces zodra u de datum van uw evenement Weet. Het hebben van een commissie van vrijwilligers beginnen met het aanvragen van items drie tot zes maanden voor het evenement optimaal is.
uw veiling moet iets hebben voor elk type publiekslid. Populaire items zijn tickets voor reizen, recreatie en sport; celebrity en sport memorabilia; cadeaubonnen voor dineren, cultuur en entertainment; gezondheid en beauty producten en diensten( spa cadeaubonnen zijn populair); Kunst en ambachten en home Decor; elektronica; professionele diensten; stages voor jongeren; geschenken voor kinderen; en pakketten of unieke ervaringen combineren van een van de bovenstaande. Bereid ten minste een of twee grote-ticket items, zoals een reis naar Hawaii.
bereid schriftelijk materiaal
voor zowel interne doeleinden als voor het publiek, bereid alle of een deel van het volgende voor:
- master list of items available for bidding
- veilingcatalogus
- evenementprogramma
- biedingsinstructies
- biedbladen (alleen voor een stille veiling)
- recorder bladen (alleen voor een live veiling), en
- ontvangstbevestiging formulieren.
Details en voorbeelden hiervan zijn te vinden in de Volunteers’ Guide to Fundraising; Raise Money for Your School, Team, Library or Community Group (Nolo).
het evenement promoten en publiceren
als u geluk hebt, zijn alleen uw uitnodigingen voldoende om mensen naar uw evenement te lokken—maar extra promotie kan nodig zijn. Bij het publiceren van een veiling, genereren opwinding door het beschrijven van een aantal van de belangrijkste items voor het bieden. Daag ook elk van uw leiders en kernvrijwilligers uit om een bepaald aantal tickets te verkopen.
Maak een tafeloverzicht
tenzij uw veiling zeer informeel zal zijn, misschien met mensen in een rij in stoelen, kan een tafeloverzicht helpen om het plezier van mensen te maximaliseren en ervoor te zorgen dat potentiële topaanbieders goed in de kamer zijn geplaatst.
10.Het opzetten van Displays van veiling Items
met live veilingen, is het gebruikelijk om items afzonderlijk te tonen, bij de opening van het evenement, voordat ze worden verplaatst naar het podium voor de eigenlijke veiling. Je doel is om visueel aantrekkelijke displays te creëren en om mensen een kans te geven om te beslissen wat ze willen.
Bescherm waardevolle of gemakkelijk opgetilde items door ze in een vitrine te plaatsen, een vrijwilliger de tafel te laten bewaken, of ze gewoon in opslag te houden en foto ‘ s of een storyboard op te hangen. Dit laatste is ook handig voor cadeaubonnen. U kunt ook creatief, misschien door het hebben van een vrijwilliger lopen rond het modelleren van een dure ketting.
de final touch moet een grote poster of banner zijn met de naam en het logo van uw organisatie op de voorkant van of boven het podium waar de veilingmeester zal staan, om het publiek eraan te herinneren dat hun biedingen allemaal voor een goed doel zijn.
een kassasysteem opzetten
een van de grootste uitdagingen bij het houden van een veiling komt aan het einde, wanneer u de betaling moet innen en de bieders met hun goederen moet verenigen. Het idee is dat mensen hun biedernummer laten zien, bevestigen wat ze verschuldigd zijn nadat ze een elektronisch berekend totaal hebben gekregen, hun items ophalen en vertrekken. Als dit proces traag is, kunnen mensen de deur uit lopen zonder te betalen. De grotere non-profitorganisaties huren vaak iemand in om de kassa af te handelen, ofwel het bedrijf dat de veilingmeester levert, of een dienst zoals greatergiving.
Plan de” dag van het evenement ” – opdrachten
Zoek elke mogelijke taak uit die mensen op de veilingdag moeten uitvoeren, en wijs vervolgens vrijwilligers aan of huur professionals in om deze uit te voeren. Voor de meer complexe rollen, wilt u trainingen te houden. De belangrijkste taken zijn bijvoorbeeld mensen voor setup, registratie, kinderopvang, foto ‘ s, checkout, cleanup crew, en geld tellen en storten.
nu hoeft u alleen nog maar de veiling te houden! Voor gedetailleerde informatie over alles hierboven beschreven, evenals de veiling zelf, zie de vrijwilligers ‘ Guide to Fundraising; geld inzamelen voor uw School, Team, bibliotheek of Community Group (Nolo).
