dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd op 11 januari 2017 en het laatst bijgewerkt op 7 februari 2021.Het Scrum kader voor projectmanagement is gebaseerd op vier basis Agile bijeenkomsten, d.w.z. ceremonies: De Sprint Planning meeting, Daily Stand-up, Sprint Review, en Sprint Retrospective.
Voorjaarsplanning is een integraal onderdeel van het opzetten van uw team voor een succesvolle Sprint. Zonder een passende hoeveelheid werk en begrip van uw doelen, kan een Sprint snel ontsporen. Gelukkig zijn deze vergaderingen vrij gemakkelijk te beheersen als je eenmaal een paar belangrijke planningsprocessen hebt geperfectioneerd.
Als u nog nooit een Sprintplanningsvergadering hebt gehouden, is hier uw handleiding.
items selecteren uit de achterstand
aan het begin van elke Sprint komen de producteigenaar, Scrum Team en Scrum Master samen om het werk voor de komende Sprint te organiseren.
eerste dingen eerst! Iedereen beoordeelt de product achterstand terwijl de producteigenaar inzicht geeft in de doelen en context voor elk item.
vervolgens selecteert het Scrum Team hoeveel items uit de product achterstand ze willen voltooien tijdens de Sprint. Omdat de Backlog items in volgorde van belang verschijnen, moet het Scrum Team items kiezen uit de bovenkant van de Backlog.
deze dynamiek creëert een balans tussen Scrum Team en producteigenaar. De producteigenaar maakt / organiseert de achterstand en kiest wat het belangrijkst is. Maar de Scrum ploeg beslist hoeveel werk ze precies kunnen doen in een bepaalde Sprint. De Scrum Master faciliteert dit proces en handhaaft het machtsevenwicht.
dit proces zorgt ervoor dat elk lid van het team zich bevoegd voelt met betrekking tot zijn eigen werk. Daarnaast zorgt het voor een meer oprechte betrokkenheid en een grotere verantwoordelijkheid van het team.
er is één uitzondering op deze regel: het team kan alleen items uit de achterstand halen als het zinvoller is met het andere werk in die Sprint. Betekenis, als het werk logischerwijs sneller gedaan zal worden, omdat het zeer vergelijkbaar is met andere items.
schatten van de beschikbaarheid van het team
voordat items uit de achterstand worden geselecteerd, is het team ook verantwoordelijk voor het schatten hoeveel tijd elk lid heeft voor Sprint-gerelateerd werk. De dagen van de meeste teamleden zullen niet volledig worden gewijd aan Sprint werk. Beschikbare tijd moet worden bepaald door de gemiddelde werkdag minus de tijd die ze verwachten te besteden aan het doen van ander werk, zoals onderhoud, het bijwonen van vergaderingen, lunchpauzes, e-mail, en bug-fixes.Realistisch gezien hebben de meeste mensen vier tot zes uur per dag beschikbaar voor Sprintwerk.
tijd schatten om elk item met een achterstand te voltooien
het tweede puzzelstukje is uitzoeken hoeveel tijd elk item zelf nodig heeft. Dit vereist dat de producteigenaar en het team samenwerken om elk item op te splitsen in individuele taken. U kunt deze taken vervolgens een geschatte tijd toewijzen om te voltooien. De tijd om alle items geselecteerd voor de Sprint te voltooien mag niet langer zijn dan de tijd die beschikbaar is voor het team.
elke taak – en tijdsschatting wordt vastgelegd in een document dat de Sprint Backlog wordt genoemd. Dit is een versie van de achterstand die alleen relevant is voor de huidige Sprint.
zelforganisatie
zodra uw team de beschikbaarheid van leden en de tijd die nodig is voor elke taak heeft afgerond, begint het team te bepalen wie elk item zal voltooien door vrijwilligerswerk te doen.
Items worden nooit “toegewezen” aan teamleden. Factoren zoals het rangschikken kunnen betekenen dat het voor één persoon zinvoller is om een bepaalde groepering van punten te krijgen. Maar je wijst nooit taken toe tegen de wil van de arbeider.
de uiteindelijke werklast van elk individu moet redelijk en eerlijk zijn. De eigenaar van het Product zal een grote rol spelen in het helpen van het team volledig te begrijpen elk item, zodat ze kunnen breken dingen zo gelijkmatig mogelijk.
voortgang bijhouden
aan het einde van de vergadering zal de Sprint Backlog een lijst met toegewezen taken bevatten met tijdschattingen.
veel teams gebruiken een kanban bord (fysiek of digitaal) om elk item visueel bij te houden tijdens de Sprint. Eenvoudige categorieën zoals te doen, in uitvoering, Code beoordeling, en gedaan kan het team helpen om een snelle weergave van hoe Sprint items vorderen.
andere teams gebruiken speciale project management software, die hen kan helpen Sprints te volgen van begin tot eind met visuele functies zoals Gantt en Burndown grafieken. Taakstatussen zoals Open, In Uitvoering, opgelost en gesloten houden de voortgang transparant voor alle leden. En het bijhouden van gegevens zoals geschatte tijd en werkelijke tijd kan u helpen beter schatten werk in de toekomst.
tijdens de Sprint
zodra het Scrum Team commits en de Sprint begint, kan de producteigenaar geen eisen wijzigen of nieuwe verzoeken toevoegen. Deze persoon kan geen wijzigingen aanbrengen tot de start van de volgende Sprint.
er is één duidelijke uitzondering op deze regel: U kunt wijzigingen aanbrengen in het midden van de sprint als een externe factor de prioriteiten zo drastisch verandert dat de resultaten van de Sprint een verspilling zouden zijn als ze zouden doorgaan. Dit gebeurt zelden, maar mocht het gebeuren, zou de ploeg al het werk stoppen en het Sprint planningsproces opnieuw beginnen. De producteigenaar mag alleen zijn toevlucht nemen tot deze massale verstoring in extreme omstandigheden.
er zijn twee positieve effecten van het onwisselbaar maken van de Sprints. Ten eerste zorgt het beschermen van het team tegen veranderingen en toevoegingen halverwege de Sprint voor een positievere werkomgeving. Teamleden zullen vertrouwen hebben in hun vermogen om hun werk te voltooien en het goed te doen.
ten tweede moedigt het de eigenaar van het Product aan om zijn achterstand met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te prioriteren. Ze hebben meer kans om hun due diligence doen voordat het duwen van een item naar de top van de lijst.
naarmate de tijd vordert, worden teams beter in het schatten hoe lang items duren, het voorzien van problemen en het samenwerken met elkaar. Met behulp van deze gestructureerde Sprint Planning, producteigenaren kunnen erop vertrouwen dat hun teams zijn zowel geëngageerd en in staat om het werk te doen.
aanpassen aan veranderingen
hoewel Sprints bijna nooit onderbroken mogen worden, betekent dit niet dat verandering niet welkom is binnen het Scrum framework. Integendeel, veranderingen in de belangrijkste achterstand kan op elk moment optreden. De producteigenaar heeft de vrije hand om eventuele toevoegingen, schrappingen of wijzigingen die nodig zijn voor de volgende Sprint aan te brengen.
wanneer teams veranderingen op deze manier benaderen, wordt dit een verantwoord onderdeel van het proces en wordt het niet langer gezien als een oorzaak van stress of reden voor ontbrekende deadlines.
na de sprint
is het Agile proces cyclisch. Hoe vaak je er ook voor kiest om je voorjaarsplanningsbijeenkomsten te houden, je komt altijd terug naar hen om het proces helemaal opnieuw te starten. Hoe vaker uw team dit heeft meegemaakt, hoe soepeler elke cyclus zal zijn.
naast het voltooien van het project of de taken bij de hand, was uw Sprint niet helemaal succesvol tenzij u er als team iets van geleerd hebt. Deze volgende stap van het proces dat u zult bewegen in is de Sprint retrospectieve. Het ging om een analyse van alles wat je net bereikt hebt en wat de volgende keer beter zou kunnen gaan. Om een been op een aantal van de mogelijke technieken die u en uw team kunnen gebruiken, beginnen met studeren voordat u klaar bent met uw Sprint. Een capabele Scrum Master kent elke stap van het proces precies.
laatste gedachten
de Sprintplanningsvergadering zal vaak enkele uren duren wanneer deze correct wordt uitgevoerd. De gedane toezeggingen vereisen zorgvuldige overweging en overleg. Je moet je team de tijd geven die het nodig heeft om grondig te plannen voor succes.
door uw taken georganiseerd en transparant te houden, wordt het volgen van het proces een stuk eenvoudiger, dus overweeg te investeren in speciale project management software als uw team dat nog niet is. Niet alleen zal een geweldige project management tool bespaart u tijd en moeite, maar het zal het ook gemakkelijker maken om inzichten te verzamelen uit het proces zodra u klaar bent om te duiken in uw retrospectief.
