het vaststellen van basisregels, het documenteren van schendingen, het toepassen van een formeel disciplineproces en het erkennen van Grotere werkplekproblemen kan een lange weg in de richting van het oplossen van problemen met vertraging gaan.
door Tracy Morley
werkgevers verwachten dat hun werknemers op tijd komen werken en begrijpen dat stipt en betrouwbaar zijn belangrijk is voor de arbeidsrelatie. Problemen met overmatig verkeer, late treinen of bussen of familieproblemen kunnen werknemers soms te laat maken, en wanneer werknemers af en toe een paar minuten te laat aankomen is het over het algemeen niet een groot probleem. Aan de andere kant is chronische vertraging anders, en voor eigenaren van kleine bedrijven kan het personeel dat te laat komt aanzienlijke tijd-en kostengevolgen hebben. Het kan de productiviteit en winstgevendheid van een klein bedrijf negatief beïnvloeden.
herhaalde gevallen van te laat komen dienen stevig en professioneel te worden aangepakt. Het is belangrijk voor eigenaren van kleine bedrijven om duidelijke verwachtingen te stellen met hun werknemers, zodat ze begrijpen en voldoen aan deze belangrijke werkplek regel, en hebben een volledig begrip van wat de gevolgen zijn als laattijdige blijven een probleem.
hieronder vindt u enkele stappen die eigenaren van kleine bedrijven kunnen nemen om problemen met te laat komen beter te beheren voordat ze een groter probleem worden.
Stap 1: Stel de basisregels
het is belangrijk dat werknemers weten wat er van hen wordt verwacht. Dit kan worden gedaan door het opstellen en communiceren van een laattijdig beleid. Enkele zaken die in het beleid moeten worden opgenomen zijn:
• de verwachtingen van de werkgever om op tijd te komen werken. Van werknemers wordt bijvoorbeeld verwacht dat zij zich melden om te werken zoals gepland, op tijd zijn en klaar zijn om aan het werk te gaan. Niet-goedgekeurde late aankomsten zijn storend en moeten worden vermeden.
* de gevolgen voor late aankomst op het werk.
* hoe de tijd zal worden bijgehouden (bijvoorbeeld kaarten vegen, een tijdklok ponsen of een presentielijst ondertekenen).
* een procedure voor het melden van vertraging, met inbegrip van wie de werknemer moet melden als hij te laat komt, en tegen wanneer.
* hoe werknemers gemiste tijd moeten inhalen (indien van toepassing).
* een overzicht van de disciplinaire maatregelen die zullen worden genomen voor werknemers die het beleid niet volgen.
bovendien moet het beleid flexibel genoeg zijn om rekening te houden met bijzondere situaties die zich kunnen voordoen.
Houd er rekening mee dat een beleid alleen doeltreffend kan zijn als het op de gehele werkplek eerlijk en consequent wordt toegepast en dat de werknemers op een evenwichtige manier worden gedisciplineerd. Specifieke werknemers moeten niet worden gericht. Inconsequente toepassing van het beleid laat de werkgever open voor klachten van werknemers over oneerlijke behandeling.
waarschuwing:
het is belangrijk ervoor te zorgen dat het beleid van de werkgever inzake te laat komen in overeenstemming is met de toepasselijke nationale en federale wetten, zoals de beloning van werknemers, de Family and Medical Leave Act en de Americans with Disabilities Act.
Tip:
in overeenstemming met het communiceren van verwachtingen is het belangrijk dat werknemers hun roosters kennen. Voorspelbare werkschema ‘ s moeten ruim van tevoren worden vastgesteld, zodat werknemers zich dienovereenkomstig kunnen voorbereiden.
Stap 2: Document and Counsel
het is belangrijk om over passende documentatie te beschikken voor schendingen van werkplekregels die ertoe kunnen leiden dat een werknemer wordt gedisciplineerd. Wanneer een werknemer komt om laat te werken, moet die aankomst worden geregistreerd door de toezichthouder op dienst. Toezichtstraining kan helpen om ervoor te zorgen dat toezichthouders hun rollen en verantwoordelijkheden kennen als het gaat om het documenteren van te laat komen en counseling en disciplinering van werknemers.
vaak kan chronische vertraging informeel worden opgelost. Zodra een patroon van vertraging is geïdentificeerd, herinner de werknemer waarom het belangrijk is om op tijd om te werken en ervoor te zorgen dat hij het verschil tussen de verwachtingen van de werkgever en zijn werkelijke gedrag begrijpt. Geef de werknemer de kans om uit te leggen waarom hij regelmatig te laat is en moedig hem aan om een oplossing te ontwikkelen die zowel voor de werknemer als voor de werkgever werkt, met als eindresultaat dat de werknemer op tijd aan het werk komt.
het probleem op deze manier benaderen zal helpen ervoor te zorgen dat de werknemer met een oplossing komt die hij koopt, en kan helpen het probleem op te lossen zonder dat verdere disciplinaire maatregelen nodig zijn.
Tip:
voer het gesprek met een werknemer voordat de vertraging buitensporig wordt. Het helpen van de werknemer ontdekken van de reden dat hij te laat is en het verstrekken van ondersteuning en begeleiding kan een groot verschil maken. Het aantonen van een zorgzame houding kan helpen bij het verbeteren van de betrokkenheid van werknemers.
Stap 3: Gebruik formele tuchtmaatregelen
indien de vertraging voortduurt, kan het nodig zijn meer formele tuchtmaatregelen te nemen. Het is belangrijk om werknemers duidelijk te maken hoe belangrijk het is om op tijd te komen werken en om duidelijk te maken wat de gevolgen zijn als ze voortdurend te laat komen.
sommige werkgevers kiezen voor een systeem van progressieve discipline dat gebruik maakt van toenemende disciplinaire maatregelen om te proberen het gedrag van een werknemer te corrigeren. De progressieve maatregelen hangen af van de aard en de frequentie van het probleem en de stappen variëren meestal van counseling tot beëindiging van het dienstverband.
indien de in Stap twee besproken documentatie en begeleiding niet de gewenste resultaten oplevert, dient de werknemer duidelijk op de hoogte te worden gesteld van de gevolgen voor blijvende vertraging. Bijvoorbeeld:
* het eerste geval van vertraging na de counseling sessie kan resulteren in een herinnering over wat de werknemer overeengekomen in de counseling sessie.
• het tweede geval zou een mondelinge waarschuwing zijn.
* het derde geval zou een nieuwe counseling sessie rechtvaardigen met een schriftelijke waarschuwing waarin het probleem duidelijk wordt vermeld. De werknemer moet worden gevraagd om de waarschuwing te lezen en te ondertekenen. Tijdens deze sessie, ervoor zorgen dat de werknemer begrijpt dat als de situatie blijft, meer ernstige gevolgen, tot en met beëindiging van het dienstverband, kan resulteren.
waarschuwing:
het is belangrijk om te onthouden dat werknemers niet gedisciplineerd mogen worden of tegen represailles mogen worden gebruikt als de reden voor hun vertraging wettelijk beschermd is. Bijvoorbeeld, later aankomen dan andere werknemers als gevolg van een accommodatie beschermd onder de Americans with Disabilities Act.
Tip:
behoud discretie en flexibiliteit in elk beleid met betrekking tot gedrag en discipline van werknemers. Dit beleid moet zodanig worden opgesteld dat de werkgever onder alle omstandigheden adequaat en effectief kan reageren. Het is belangrijk om het recht voor te behouden om stappen te combineren, over te slaan of toe te voegen in een disciplinaire procedure en om het recht en de discretie te behouden om onmiddellijk te beëindigen.
Stap 4: Erken een groter Werkplekprobleem
als een werkgever veel werknemers consequent laat op het werk heeft, is het misschien tijd om aanvullende maatregelen te nemen. Overweeg enkele trainingssessies over het belang van stiptheid op de werkplek. Het versterken van de toezichthoudende taken en verantwoordelijkheden en het periodiek opnieuw communiceren van het beleid zal helpen om de zaken in de gaten te houden.
voorbeeld geven. Als toezichthouders vaak te laat zijn, stuurt dit een bericht naar werknemers dat dit acceptabel gedrag is. Toezichthoudend personeel moet ervoor zorgen dat het op tijd op het werk aankomt en aantonen dat het belangrijk is om op tijd te zijn.Houd er in het algemeen rekening mee dat werknemers die laat op het werk komen een negatieve impact kunnen hebben op de bottom line van de werkgever en op het moreel van de medewerkers. Een doeltreffend beheer van dit probleem op de werkplek kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen en tot een effectiever, efficiënter en meer betrokken personeel.
kledingcodes voor werknemers
een werkgever heeft het recht van zijn werknemers te verwachten dat zij bepaalde normen voor kleding en persoonlijke uitstraling van werknemers handhaven. Het hebben van een dresscode op zijn plaats, en het vereisen van werknemers om zich op een professionele manier te kleden, helpt om een positief beeld over te brengen aan het publiek, en biedt werknemers met richtlijnen van wat wel en niet als aanvaardbaar wordt beschouwd werkplek kleding.
dresscodes kunnen verschillen op basis van het werk van een werknemer of de bedrijfstak waarin de werkgever actief is, en moeten rekening houden met de zakelijke behoeften van de werkgever, de specifieke behoeften van de baan en veiligheids-en gezondheidsoverwegingen. Verschillende soorten dresscode beleid een werkgever kan hebben zijn:
* Business dresscode-over het algemeen geschikt voor een professionele sfeer waarin er sprake is van significante interactie met klanten en klanten.
* business casual dress code-meestal geïmplementeerd wanneer een werkgever wil dat werknemers zich comfortabel kleden terwijl ze nog steeds een professioneel imago naar klanten projecteren. Een werkgever stelt meestal duidelijke richtlijnen over wat kleding is en is niet toegestaan onder het beleid.
* Zomerkleding-kan worden toegepast wanneer het dragen van een pak naar het werk in de zomer is zeer ongemakkelijk voor werknemers.
• Casual Friday dress code-kan worden gebruikt door werkgevers die een professioneel imago op het werk willen behouden, maar ook de wens van werknemers om zich te kleden begrijpen. Kan worden gebruikt om het moreel van de werknemer te stimuleren, terwijl het vermijden van het veranderen van het algemene beleid.
het beleid moet flexibel genoeg zijn om alle accommodaties toe te staan die te wijten zijn aan de religieuze overtuiging of naleving van een werknemer (met inbegrip van religieuze kleding en verzorgingspraktijken), medische toestand of handicap.
veel werkgevers hebben een uniform personeelsbestand nodig om een bepaald imago aan het publiek te kunnen presenteren. Een werkgever die uniformen vereist moet ervoor zorgen dat de uniformen betaalbaar en praktisch zijn en dat ze beschikbaar zijn in alle maten. De voordelen die voortkomen uit het uniform gekleed hebben van alle werknemers zullen verloren gaan als werknemers zich ongemakkelijk voelen in wat ze dragen.
een werkgever dient te zorgen voor een eerlijke en consistente toepassing van het beleid op de gehele werkplek, om te voorkomen dat werknemers klachten krijgen over oneerlijke behandeling. Tracy Morley is juridisch redacteur bij XpertHR. Vind hem op fransocial.franchise.org.
