documentbeheer is het proces waarin informatie op een efficiënte en passende manier wordt gecreëerd, gedeeld, georganiseerd en opgeslagen. Weten hoe je een document management systeem te creëren is essentieel voor bedrijven.
voor veel bedrijven ligt de focus van een documentbeheersysteem op de organisatie en opslag van documenten. Ze willen documenten op een georganiseerde en veilige manier opslaan, waardoor het gemakkelijk is om documenten te vinden.
als u “document management system” intypt in een zoekmachine, krijgt u lange lijsten met “oplossingen voor documentbeheer”, waarvan vele met software of toepassingen die de voordelen van een papierloos kantoor verheerlijken.
hoe een documentbeheersysteem te maken
ongeacht of u software gebruikt of niet, om het documentbeheer van uw bedrijf effectief te laten werken, moet het een aantal best practices volgen. Het beantwoorden van deze vier vragen zal u helpen een documentbeheersysteem te ontwikkelen:
wat zijn de regels voor het maken van documenten?
facturen, betalingsherinneringen, verkoopcontracten, e – mails, balansen, spreadsheets, rapporten-alle bedrijven maken een verscheidenheid aan documenten tijdens de normale bedrijfsvoering. Om dingen georganiseerd te houden, bedrijven nodig hebben om regels vast te stellen voor het maken van documenten.
bijvoorbeeld:
- zijn er interne sjablonen voor sommige van uw standaard zakelijke documenten, zoals brieven en facturen? Waar bevinden ze zich?
- is er een interne stijlgids die moet worden gevolgd?
- MOETEN in nieuwe documenten de datum en het tijdstip worden vermeld?
- welke procedures moeten worden gevolgd voor het delen of herzien van deze documenten?
voor sommige kleine ondernemingen is het enige dat van belang is bij het maken van documenten waar de templates voor verschillende zakelijke documenten zich bevinden en hoe ze moeten worden gebruikt. Echter, als bij het maken van documenten in uw bedrijf verschillende mensen betrokken zijn die samenwerken, documenten herzien of bijwerken, moet u wat tijd besteden aan het beslissen hoe deze dingen moeten worden gedaan om efficiëntie en consistentie te garanderen.
Hoe gaan we documenten opslaan?
in feite zijn er twee aspecten aan deze vraag. De eerste betreft de fysieke aspecten van opslag. Zelfs als uw kleine bedrijf is het opslaan van documenten in archiefkasten, zijn er kosten verbonden aan de opslag – niet alleen de kosten van de bestanden, maar de tijd die u of uw medewerkers besteden aan het indienen of ophalen van documenten. In feite, voor de meeste kleine bedrijven, de grootste kosten in verband met opslag is waarschijnlijk de kosten van verspilde tijd wanneer mensen op zoek zijn naar documenten.
het tweede aspect van documentopslag is organisatorisch. Hoe worden de documenten gearchiveerd? De sleutel tot het archiveren van documenten is om goede praktijken voor bestandsbeheer te volgen. Hoe gaat u om met bestanden die verouderd zijn of klaar zijn om te worden verwijderd in uw document management systeem?
aan het begin van elk jaar ga ik bijvoorbeeld door de verschillende werkgerelateerde bestanden op mijn computer, verwijder de bestanden die niet meer actueel zijn, maak ik nieuwe mappen met het label jaar en/of onderwerp, verplaats ik bestanden zoals vereist.
hetzelfde kan worden gedaan met papieren bestanden. Het is niet moeilijk om oude documenten uit een map te verwijderen en een nieuw label aan te maken met “oud” in de titel. Sommige softwareoplossingen bieden automatische archiefopties. Met Microsoft Outlook kunt u bijvoorbeeld oude e-mails archiveren.
Hoe kan het opzoeken van documenten worden vereenvoudigd?
deze vraag raakt de kern van uw documentbeheersysteem. Uit onderzoek blijkt dat het zoeken naar belangrijke documenten en informatie zeer hoge kosten met zich meebrengt.
eens te meer kunnen goede archiveringspraktijken het probleem helpen oplossen. Als u dingen doet zoals consequent het volgen van strikte naamgeving praktijken, de documenten zullen veel gemakkelijker te vinden.
of u nu de enige eigenaar bent die alleen werkt of een bedrijfseigenaar met werknemers, Maak een lijst met bestandslocaties die gebruikers eraan herinneren waar specifieke bestandstypen naartoe gaan en waar specifieke documenten te vinden zijn. Vergeet niet op te nemen of het bestand zich in het computersysteem, op een interne server, in de cloud of, indien op papier, gearchiveerd op een fysieke locatie.
stel bijvoorbeeld dat u afbeeldingen, video ’s of zelfs papieren foto’ s in uw bedrijf gebruikt. Een vermelding in uw bestand locatie lijst zou kunnen zijn:
- digitale beelden / video: computer – of server) – drive E: / foto ’s – bestand in de betreffende onderwerpmap
papieren foto’ s: archiefkast 3 – foto ‘ s – per onderwerp
gedeelde netwerk-of cloudmappen moeten worden gelabeld volgens de inhoud, net als de laden van een archiefkast.
Hoe kunnen we onze documenten beveiligen?
de eerste verdedigingslinie op het gebied van documentbeveiliging is het fysiek beschermen van de faciliteiten van het bedrijf. Alle bedrijven moeten beveiligingssystemen hebben geïnstalleerd, zoals een alarmsysteem-zelfs thuiskantoren.
bedrijven kunnen ook willen (of moeten) investeren in andere beveiligingsmaatregelen, zoals het installeren van bars of Beveiligingscamera ‘ s of het inhuren van beveiligingsdiensten. U kunt alle tijd in de wereld doorbrengen met het maken van wachtwoorden en het versleutelen van bestanden om uw elektronische bestanden te beschermen, maar het zal niet erg effectief zijn als iemand gewoon kan inbreken en uw computer en de harde schijf erin stelen.
alle archiefkasten moeten sloten hebben en gesloten worden gehouden na kantooruren (en gesloten tijdens de lunch als er niemand in de buurt is).
Algemene beveiligingsprocedures voor elektronische documenten omvatten het regelmatig back-uppen van documenten en het bewaren van back-ups van documenten op een andere locatie dan de harde schijf waar de originele documenten zich bevinden. Off-site opslag is ideaal voor het beschermen van uw gegevens tegen natuurrampen (een andere reden waarom de cloud is een geweldige optie).
kleine bedrijven met werknemers die hetzelfde computernetwerk delen, willen mogelijk ook de toegang van sommige gebruikers beperken, zodat zij slechts een deel van de netwerkbronnen kunnen gebruiken of bekijken. U kunt bijvoorbeeld een gedeelde netwerk-of cloudmap hebben met de naam “Accounting” met alleen beheertoegang. Zelfs als een gebruiker toegang heeft tot een bron, zoals een toepassing, kunnen specifieke documenten met een wachtwoord worden beveiligd. Documentinhoud kan ook worden versleuteld, waardoor het alleen toegankelijk is voor degenen die de encryptiesleutel hebben.
Informatiediefstal door werknemers is een andere bedreiging voor de gegevensbeveiliging. In het kader van het interne beleid zouden kleine bedrijven werknemers moeten doorlichten en een antecedentenonderzoek moeten laten doen.
uw documentbeheersysteem implementeren
zodra u de bovenstaande vragen hebt beantwoord en uw documentbeheerplan hebt gemaakt, bent u klaar om het te implementeren, zodat uw hele team de details van het documentbeheersysteem van uw bedrijf kent en de juiste procedures volgt voor het aanmaken, opslaan en ophalen van documenten.
u moet er ook voor zorgen dat alle gebruikers die toegang hebben tot en gebruik maken van documenten in uw organisatie synchroon zijn en documenten correct benoemen en opslaan. Om dit te garanderen, regelmatig controleren of specifieke bestanden gemakkelijk kunnen worden gevonden en of er eventuele archieffouten.
softwareoplossingen voor kleine bedrijven
kleine bedrijven kunnen ook profiteren van de voordelen van een softwareoplossing voor het beheer van documenten, zonder er een fortuin aan te hoeven uitgeven. Opties zoals software-as-a-service (SaaS) en training via e-learning minimaliseren de kosten en vergemakkelijken de implementatie.
Kom meer te weten over SoftExpert ECM en ontdek de voordelen die deze oplossing uw bedrijf kan bieden. Wij garanderen dat het u geld bespaart en een snel rendement op uw investering biedt.
meer informatie over SoftExpert ECM
