hoe automatiseer je 70% van je Managementrapportageproces

stel je een wereld voor waarin je maandelijkse rapporten zichzelf bijwerken. Een simpelere wereld. Een betere wereld. In deze wereld hoef je niet langer mensen op te sporen om hun updates te maken of hun gegevens in te voeren. U hoeft zich geen zorgen te maken over het uploaden van de nieuwste informatie of mensen die naar de vergadering komen met tegenstrijdige kopieën van dezelfde rapporten.

in deze wereld legt uw team actie-items live vast en wordt na de vergadering automatisch een rapport gegenereerd als herinnering aan de genomen beslissingen. Dan, herinneringen gaan automatisch naar degenen die verantwoordelijk zijn voor het nemen van de volgende stappen. In deze wereld kan regelmatige rapportage beginnen met een naadloze data-analyse en eindigen in regelmatig geplande vergaderingen, in plaats van een week voorbereiding en teamcoördinatie.

Wat kunt u doen met al die extra tijd?

die eenvoudiger, betere wereld bestaat. Met ClearPoint ‘ s planning en kennisgeving functies, kunt u dit alles en meer doen. Nu u 70% van uw rapportageproces kunt automatiseren, kunt u uw maandelijkse vergaderingen voltooien en actiepunten verzonden minder dan twee weken in de volgende maand. Klik om te Twitteren

met al die tijd kunnen u en uw team ruim van tevoren de recente vooruitgang lezen en naar de vergadering komen die voorbereid is op discussie en besluitvorming. Zodra de vergadering begint, kunt u actie-items in ClearPoint volgen terwijl u erover beslist. Als de vergadering voorbij is, kun je het systeem je team automatisch laten herinneren waar ze verantwoordelijk voor zijn. Afhankelijk van de complexiteit van uw rapportageproces, kunt u zelfs uw volgende rapport klaar om te gaan in een paar dagen.

als uw partners in strategiemanagement vinden wij het van cruciaal belang om een gedocumenteerd rapportageproces te hebben. We hebben de onze beschreven in onze Management Reporting Guide, waarin onze tips en trucs worden beschreven om uw rapportageproces gestroomlijnd en succesvol te maken. Het is hetzelfde document dat we intern gebruiken om onze eigen doelen en statistieken bij te houden, en we hebben onze processen geautomatiseerd om ervoor te zorgen dat onze rapportage soepel verloopt.

bekijk de kalender en beschrijvingen hieronder voor alle gebeurtenissen (weergegeven in het blauw) die u kunt automatiseren om uw proces te vereenvoudigen. Met workflows voor rapportage kan een beheerder alle automatiserings-en planningsherinneringen, rapporten en vergaderingen op één plek instellen. U kunt hier meer lezen over het instellen van Rapportageworkflows in ClearPoint. Vanaf nu kan ClearPoint niet al je werk voor je doen, dus hebben we 30% van het proces overgelaten aan jou en je team om aan te werken. 😊

geautomatiseerde Upload van gegevens die uw berekeningen en evaluaties feeds en triggers.

in deze nieuwe wereld zijn uw Data Loader-pakketten al ingesteld om op de eerste dag van elke maand te draaien. Om te beginnen, zal de Data Loader data uit je andere bronnen en repositories halen en deze uploaden naar je strategische maatregelen. Zodra de gegevens er zijn, worden al uw berekeningen uitgevoerd, zodat uw gegevens automatisch worden bijgewerkt. Vervolgens worden grafieken bijgewerkt met de nieuwe gegevens en worden uw evaluaties bijgewerkt naar rood, geel of groen, afhankelijk van hoe uw werkelijke waarden zich verhouden tot uw streefwaarden. De volgende keer dat uw gebruikers inloggen, hebben ze up-to-date gegevens, grafieken, evaluaties en samenvattende rapporten klaar voor hun beoordeling en analyse. Ze zullen zelfs aangepaste waarschuwingen ontvangen als gegevens voor die periode van het spoor zijn afgeweken.

automatische herinnering om handmatige gegevens, projecten en kwalitatieve informatie bij te werken.

over uw gebruikers die inloggen gesproken, zodra de gegevens zijn geüpload, ontvangen ze een automatische e-mailherinnering met de vraag om aanvullende gegevens en kwalitatieve analyses bij te werken aan hun maatregelen en projecten in ClearPoint. Elke gebruiker ontvangt een aangepaste e-mail met een lijst van de elementen die ze nodig hebben om bij te werken en zelfs links om toegang te krijgen tot elke pagina in ClearPoint. Als beheerder kunt u het bericht aanpassen met speciale instructies en gebruikers herinneren aan de deadline voor het maken van updates.

gebruikers werken hun informatie bij.

dit is de eerste stap in uw rapportageproces dat iets van uw teamleden vereist. Zodra gebruikers de herinneringsmail ontvangen, kunnen ze inloggen om updates te maken voor hun projecten en kwalitatieve analyse toe te voegen aan hun maatregelen. Elke gebruiker heeft een aangepaste weergave die hen door het updateproces leidt, waardoor het snel en gemakkelijk voor hen om context toe te voegen aan de elementen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Ze kunnen updates maken over een paar dagen, afhankelijk van de deadlines die u bepaalt. Automatische herinneringen worden vervolgens aangepast om alleen verdere herinneringen te sturen naar gebruikers die nog steeds updates moeten maken.

tweede herinnering aan eigenaars die nog updates moeten maken.

soms worden e-mails begraven in uw postvak in; het overkomt iedereen. Na de eerste herinneringen zijn gegaan naar alle updaters, een geautomatiseerde herinnering zal worden verzonden naar een van uw gebruikers die nog geen updates hebben gemaakt, waardoor ze een klein duwtje en hen te herinneren aan de deadline. U kunt dit bericht aanpassen, en gebruikers die hun updates al hebben gemaakt, zullen niet worden gehinderd.

rapportageperiode vergrendeld.

niemand houdt van verrassingen op het laatste moment. Plan ClearPoint om automatisch te vergrendelen, zodat updates niet kunnen worden gemaakt na de deadline voor het invoeren van gegevens. Dit zal er niet alleen voor zorgen dat iedereen dezelfde informatie reviews, maar geeft ook uw strategie kantoor tijd om de agenda voor het leiderschap team uit te voeren op te bereiden. Je hebt misschien een aantal achterblijvers de eerste keer rond, maar na dat, kunt u er zeker van mensen zullen hun informatie in op tijd.

Briefingboek gegenereerd en naar de beheerders gestuurd voor beoordeling.

zodra alle gegevens in ClearPoint zijn en de periode is vergrendeld, ontvangt het strategy office (of wie u ook kiest) een automatisch gegenereerd rapport met een preview van de resultaten van de maand. Elke gebruiker kan het rapport dat ze ontvangen aanpassen, zodat ze alle informatie die ze nodig hebben rechtstreeks naar hun inbox hebben gestuurd.

beheerders log in en pas indien nodig informatie aan.

als beheerders vinden dat er informatie is die moet worden aangepast tijdens hun beoordeling, kunnen ze inloggen op ClearPoint en wijzigingen aanbrengen. Dit kan aanvullende analyse, vragen om zich te concentreren op tijdens vergaderingen, of zelfs wijzigingen in grafieken omvatten.

Briefingboek gegenereerd en verzonden naar het leiderschapsteam.

voorafgaand aan de strategy review meeting genereert ClearPoint automatisch het briefingboek dat tijdens de vergadering gebruikt moet worden en stuurt het naar de deelnemers aan de vergadering. Ze kunnen er zeker van zijn dat er geen verrassingen zijn tijdens de vergadering, en met een read-ahead document zijn ze eerder bereid om strategie te bespreken en actie te ondernemen. Dit rapport kan worden aangepast zoals u wilt, of het nu gewoon een samenvatting of alle details—wat het beste werkt voor uw leiders.

leg actiepunten live vast tijdens de strategy review meeting.

Alle deelnemers zullen naar de vergadering verschijnen met dezelfde versie van het rapport (omdat het eerder automatisch naar hen werd gemaild), en u kunt ClearPoint projecteren om de vergadering uit te voeren. Tijdens de vergadering kunt u actiepunten toevoegen, ze koppelen aan doelen, maatregelen en projecten, verantwoording toewijzen en een vervaldatum instellen. Zorg ervoor dat u het eens bent over gemaakte beslissingen en genomen acties voor de schorsing.

Briefing boek met actiepunten gegenereerd en naar het team verzonden.

ClearPoint genereert automatisch een Briefingboek met uw actiepunten van de vergadering en stuurt het naar uw team. Als iemand de vergadering heeft gemist, hebben ze een update van de toegewezen actiepunten en is er geen excuus meer voor het missen van deadlines voor actiepunten.

rapportage Workflow Dashboard

er zijn veel stappen om processen te rapporteren. Als beheerder biedt het Rapportageworkflow Dashboard u inzicht in hoeveel vooruitgang uw team elke maand heeft geboekt op hun updates. Bekijk het totale aantal bijgewerkte elementen en bekijk de individuele Status van elke persoon. U kunt zelfs extra herinneringen sturen naar teamgenoten die een beetje extra duwtje nodig hebben of die vaak e-mails verliezen in hun inbox.

beheerders kunnen ook alle stappen van hun proces bekijken in de agendaweergave. U kunt zien wanneer uw gegevens worden bijgewerkt, uw herinneringsmails worden verzonden en uw rapporten worden gegenereerd. De kalender toont individuele rapportage Workflows, of al uw workflows op dezelfde kalender (kleur gecodeerd!).

we zijn allemaal druk bezig, en er moet veel gebeuren om strategische beslissingen te nemen in een organisatie.

door delen van uw rapportageproces te automatiseren, kunt u meer tijd besteden aan het uitvoeren van uw strategische initiatieven en uw organisatie helpen haar doelen te bereiken. Niemand wil zijn tijd besteden aan het invoeren van gegevens, het maken van rapporten, het verzenden van e-mails of het schrijven van actie-items. Met ClearPoint kunt u veel onderdelen van het proces automatiseren en de tijd terugnemen om uw organisatie te helpen uitvoeren.

heb je nu meer tijd dan je weet wat je ermee moet doen? Plan een oproep met ClearPoint om te zien hoe eenvoudig het is om uw rapportage te automatiseren met ClearPoint! We kijken ernaar uit om snel te praten. In de tussentijd, gelukkige rapportage!