So automatisieren Sie 70% Ihres Management Reporting-Prozesses

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der sich Ihre monatlichen Berichte von selbst aktualisieren. Eine einfachere Welt. Eine bessere Welt. In dieser Welt müssen Sie keine Personen mehr aufspüren, um ihre Updates vorzunehmen oder ihre Daten einzugeben. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob Sie die neuesten Informationen hochladen oder Personen mit widersprüchlichen Kopien derselben Berichte zur Besprechung erscheinen.

In dieser Welt erfasst Ihr Team Aktionselemente live, und nach dem Meeting wird automatisch ein Bericht generiert, der an die getroffenen Entscheidungen erinnert. Dann werden automatisch Erinnerungen an die Verantwortlichen für die nächsten Schritte gesendet. In dieser Welt kann die regelmäßige Berichterstattung mit einer nahtlosen Datenanalyse beginnen und in regelmäßig geplanten Besprechungen enden, anstatt eine Woche Vorbereitung und Teamkoordination in Anspruch zu nehmen.

Was könntest du mit all der zusätzlichen Zeit machen?

Diese einfachere, bessere Welt existiert. Mit den Planungs- und Benachrichtigungsfunktionen von ClearPoint können Sie all dies und noch mehr tun. Jetzt, da Sie 70% Ihres Berichtsprozesses automatisieren können, können Sie Ihre monatlichen Besprechungen abschließen und Aktionselemente in weniger als zwei Wochen im nächsten Monat senden. Click To Tweet

Mit all dieser Zeit können Sie und Ihr Team sich rechtzeitig über die jüngsten Fortschritte informieren und zur Diskussion und Entscheidungsfindung vorbereitet zum Meeting kommen. Sobald das Meeting beginnt, können Sie Aktionselemente in ClearPoint nachverfolgen, während Sie sich für sie entscheiden. Wenn das Meeting vorbei ist, kann das System Ihr Team automatisch daran erinnern, wofür es verantwortlich ist. Abhängig von der Komplexität Ihres Berichtsprozesses können Sie sogar Ihren nächsten Bericht in wenigen Tagen fertigstellen.

Als Ihr Partner im Strategiemanagement halten wir einen dokumentierten Berichtsprozess für äußerst wichtig. Wir haben unsere in unserem Management Reporting Guide beschrieben, der unsere Tipps und Tricks beschreibt, um Ihren Berichtsprozess zu rationalisieren und erfolgreich zu gestalten. Es ist dasselbe Dokument, das wir intern verwenden, um unsere eigenen Ziele und Metriken zu verfolgen, und wir haben unsere Prozesse automatisiert, um sicherzustellen, dass unsere Berichterstattung reibungslos verläuft.

Im Kalender und in den Beschreibungen unten finden Sie alle Ereignisse (blau dargestellt), die Sie automatisieren können, um Ihren Prozess zu vereinfachen. Berichtsworkflows ermöglichen es einem Administrator, die gesamte Automatisierung einzurichten und Erinnerungen, Berichte und Besprechungen an einem Ort zu planen. Weitere Informationen zum Einrichten von Berichtsworkflows in ClearPoint finden Sie hier. Ab sofort kann ClearPoint nicht mehr Ihre gesamte Arbeit für Sie erledigen, daher haben wir 30% des Prozesses für Sie und Ihr Team übrig. 😊

Automatisierter Daten-Upload, der Ihre Berechnungen und Auswertungen speist und auslöst.

In dieser neuen Welt sind Ihre Data Loader-Pakete bereits für die Ausführung am ersten Tag eines jeden Monats eingerichtet. Zu Beginn holt der Data Loader Daten aus Ihren anderen Quellen und Repositorys und lädt sie in Ihre strategischen Maßnahmen hoch. Sobald die Daten vorhanden sind, werden alle Ihre Berechnungen ausgeführt, sodass Ihre Daten automatisch aktualisiert werden. Als nächstes werden Diagramme mit den neuen Daten aktualisiert, und Ihre Auswertungen werden auf Rot, Gelb oder Grün aktualisiert, je nachdem, wie Ihre tatsächlichen Werte mit Ihren Zielwerten verglichen werden. Wenn sich Ihre Benutzer das nächste Mal anmelden, stehen ihnen aktuelle Daten, Diagramme, Auswertungen und zusammenfassende Berichte zur Überprüfung und Analyse zur Verfügung. Sie erhalten sogar benutzerdefinierte Benachrichtigungen, wenn die Daten für diesen Zeitraum aus der Spur geraten sind.

Automatische Erinnerung gesendet, um manuelle Daten, Projekte und qualitative Informationen zu aktualisieren.

Wenn sich Ihre Benutzer anmelden, erhalten sie nach dem Hochladen der Daten eine automatische E-Mail-Erinnerung, in der sie aufgefordert werden, zusätzliche Daten und qualitative Analysen zu ihren Maßnahmen und Projekten in ClearPoint zu aktualisieren. Jeder Benutzer erhält eine benutzerdefinierte E-Mail, die eine Liste der Elemente enthält, die er aktualisieren muss, und sogar Links, um auf jede Seite in ClearPoint zuzugreifen. Als Administrator können Sie die Nachricht mit speziellen Anweisungen anpassen und Benutzer an die Frist für Aktualisierungen erinnern.

Benutzer aktualisieren ihre Informationen.

Dies ist der erste Schritt in Ihrem Berichtsprozess, der etwas von Ihren Teammitgliedern erfordert. Sobald Benutzer die Erinnerungs-E-Mail erhalten haben, können sie sich anmelden, um ihre Projekte zu aktualisieren und ihren Maßnahmen qualitative Analysen hinzuzufügen. Jeder Benutzer verfügt über eine benutzerdefinierte Ansicht, die ihn durch den Aktualisierungsprozess führt, sodass er den Elementen, für die er verantwortlich ist, schnell und einfach Kontext hinzufügen kann. Sie können Aktualisierungen über einige Tage vornehmen, abhängig von den von Ihnen festgelegten Fristen. Automatische Erinnerungen werden dann angepasst, um nur weitere Erinnerungen an diejenigen Benutzer zu senden, die noch Aktualisierungen vornehmen müssen.

Zweite Erinnerung an Eigentümer, die noch Aktualisierungen vornehmen müssen.

Manchmal werden E-Mails in Ihrem Posteingang vergraben; es passiert jedem. Nachdem die ersten Erinnerungen an alle Updater gesendet wurden, wird eine automatische Erinnerung an alle Ihre Benutzer gesendet, die noch keine Updates vorgenommen haben. Sie können diese Nachricht anpassen, und Benutzer, die bereits ihre Updates vorgenommen haben, werden nicht gestört.

Berichtsperiode gesperrt.

Niemand mag Überraschungen in letzter Minute. Planen Sie ClearPoint so, dass es automatisch gesperrt wird, sodass Aktualisierungen nach Ablauf der Dateneingabefrist nicht mehr vorgenommen werden können. Dies stellt nicht nur sicher, dass alle die gleichen Informationen überprüfen, sondern gibt Ihrem Strategiebüro auch Zeit, die Agenda für das Führungsteam vorzubereiten. Vielleicht haben Sie beim ersten Mal Nachzügler, aber danach können Sie sicher sein, dass die Leute ihre Informationen rechtzeitig erhalten.

Briefingbuch generiert und zur Überprüfung an Administratoren gesendet.

Sobald sich alle Daten in ClearPoint befinden und der Zeitraum gesperrt ist, erhält das Strategiebüro (oder wer auch immer Sie wählen) einen automatisch generierten Bericht mit einer Vorschau der Ergebnisse des Monats. Jeder Benutzer kann den Bericht, den er erhält, so anpassen, dass er alle Informationen, die er benötigt, direkt in seinen Posteingang sendet.

Administratoren melden sich an und passen die Informationen bei Bedarf an.

Wenn Administratoren während ihrer Überprüfung feststellen, dass Informationen angepasst werden müssen, können sie sich bei ClearPoint anmelden und Änderungen vornehmen. Dies kann zusätzliche Analysen, Fragen, auf die Sie sich während der Besprechungen konzentrieren können, oder sogar Änderungen an Diagrammen umfassen.

Briefingbuch generiert und an das Führungsteam gesendet.

Vor dem Strategieüberprüfungstreffen generiert ClearPoint automatisch das Briefingbuch, das im Meeting verwendet werden soll, und sendet es an die Besprechungsteilnehmer. Sie können sicher sein, dass es bei dem Treffen keine Überraschungen gibt, und mit einem Read-Ahead-Dokument sind sie eher bereit, Strategien zu diskutieren und Maßnahmen zu ergreifen. Dieser Bericht kann nach Belieben angepasst werden, sei es nur eine Zusammenfassung oder alle Details — was auch immer für Ihre Führungskräfte am besten geeignet ist.

Erfassen Sie Aktionselemente live während des Strategieüberprüfungstreffens.

Alle Teilnehmer werden zur Besprechung mit derselben Version des Berichts angezeigt (da er ihnen zuvor automatisch per E-Mail zugesandt wurde), und Sie können ClearPoint projizieren, um die Besprechung auszuführen. Während der Besprechung können Sie Aktionselemente hinzufügen, mit Zielen, Maßnahmen und Projekten verknüpfen, Verantwortlichkeit zuweisen und ein Fälligkeitsdatum festlegen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich vor der Vertagung auf getroffene Entscheidungen und ergriffene Maßnahmen einigen.

Briefingbuch mit generierten und an das Team gesendeten Aktionselementen.

ClearPoint erstellt automatisch ein Briefingbuch mit Ihren Aktionselementen aus dem Meeting und sendet es an Ihr Team. Wenn jemand die Besprechung verpasst hat, werden ihm die zugewiesenen Aktionselemente aktualisiert, und es gibt keine Entschuldigung mehr für fehlende Fristen für Aktionselemente.

Dashboard für Berichtsworkflows

Berichterstellungsprozesse umfassen viele Schritte. Als Administrator bietet Ihnen das Dashboard für den Berichtsworkflow einen Überblick darüber, wie viel Fortschritt Ihr Team bei den monatlichen Updates erzielt hat. Zeigen Sie die Gesamtzahl der aktualisierten Elemente an und sehen Sie sich den individuellen Status jeder Person an. Sie können sogar zusätzliche Erinnerungen an Teamkollegen senden, von denen Sie wissen, dass Sie einen kleinen zusätzlichen Schub benötigen oder die häufig E-Mails in ihrem Posteingang verlieren.

Administratoren können auch alle Schritte ihres Prozesses in der Kalenderansicht anzeigen. Sie können sehen, wann Ihre Daten aktualisiert, Ihre Erinnerungs-E-Mails gesendet und Ihre Berichte generiert werden. Der Kalender zeigt einzelne Berichtsworkflows oder alle Ihre Workflows im selben Kalender (farbcodiert!).

Wir sind alle beschäftigt, und es gibt eine Menge Dinge, die getan werden müssen, um strategische Entscheidungen in einer Organisation zu treffen.

Durch die Automatisierung von Teilen Ihres Berichtsprozesses können Sie mehr Zeit für die Ausführung Ihrer strategischen Initiativen aufwenden und Ihrem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen. Niemand möchte seine Zeit damit verbringen, Daten einzugeben, Berichte zu erstellen, E-Mails zu senden oder Aktionselemente zu schreiben. Mit ClearPoint können Sie viele Teile des Prozesses automatisieren und sich die Zeit nehmen, um Ihre Organisation bei der Ausführung zu unterstützen.

Haben Sie jetzt mehr Zeit, als Sie wissen, womit Sie anfangen sollen? Planen Sie einen Anruf mit ClearPoint, um zu sehen, wie einfach es ist, Ihr Reporting mit ClearPoint zu automatisieren! Wir freuen uns darauf, bald zu sprechen. In der Zwischenzeit glückliche Berichterstattung!