tijdlijn en controlelijst voor Vergaderplanners
download hier de checklist voor Vergaderplanners
Destination Colorado is de standaard voor de meest memorabele en productieve vergaderingen. Colorado biedt 300 dagen zon met eindeloze mogelijkheden voor activiteiten, waaronder het bekijken van scharrelbison in de vlaktes in de buurt van Denver en Fort Collins naar wijngaarden in de buurt van Grand Junction en ansichtkaart-perfecte toppen van Aspen, Telluride en Buena Vista. Met alles wat Colorado te bieden heeft, zou je eerste vraag moeten zijn, ” Waarom zijn je vergaderingen niet in Colorado?”
Event Planning Tools: Destination Colorado heeft deze downloadbare tijdlijnchecklist voor vergaderplanners gemaakt om ervoor te zorgen dat uw volgende vergadering niet alleen succesvol zal zijn, maar ook onvergetelijk zal zijn.
18 maanden uit
Ja, 18 maanden uit (anderhalf jaar voor uw vergadering) u moet uw vergadering of evenement plannen. Lijkt het lang? Noem het job stabiliteit. Immers, ze noemen het vergadering planning voor een reden toch? Nadat u hebt besloten dat Colorado is de plaats voor uw bestemming vergadering uw volgende vraag moet zijn, ” waar gaat de vergadering over?”Het beantwoorden van deze vraag zal helpen ervoor te zorgen dat uw doelstellingen worden gehaald en houden u op het spoor tijdens het planningsproces.
Interne Communicatie
identificeer eerst de doelstellingen van uw evenement. Zoals het bekende gezegde luidt: “Je kunt een doel niet raken dat je niet kunt zien.”Bovendien, zorg ervoor dat uw doelstellingen meetbaar zijn, zodat u het succes van uw evenement kunt beoordelen na de voltooiing en eventuele aanpassingen indien nodig. Maak ook een voorlopige agenda, gastenlijst en maak een protocol met uw medewerkers, sponsors, exposanten, sprekers, pers en registranten om ervoor te zorgen dat de verwachtingen duidelijk zijn, zodat vragen op de juiste manier worden gerouteerd. Tot vaststelling van promotionele Actieplannen (herinner je je functie als vergaderplanner?) op dit moment zal helpen verduidelijken “wie-is-handling-Wat”, zodat u kunt beoordelen, bijwerken, en voor te bereiden beleid met betrekking tot het evenement en houden alle relevante medewerkers op de hoogte.
een manier om u en uw personeel op het juiste spoor te houden, is het maken van een agenda met personeelsvergaderingen, conference calls en webinars. De kalender moet alle bekende afdrukvereisten, tijdschema ‘ s en deadlines voor alle betrokkenen bevatten. Plan rond taken die gerelateerd zijn aan het evenement, zodat je ervoor kunt zorgen dat aan de verwachtingen wordt voldaan en Verantwoordelijkheden worden gecommuniceerd.
veel evenementen omvatten onderzoek en keynote speakers. De achttien maanden mark is een uitstekend moment om richtlijnen voor het indienen van papers vast te stellen, zodat u en uw team voldoende tijd om uw sprekers te beoordelen en te selecteren, evenals geven ze tijd om te plannen voor uw evenement.
Financials
het is nooit te vroeg om te beginnen met het opstellen van voorlopige begrotingscategorieën om uw totale ROI ‘ s vast te stellen. dit omvat uw AP/AR en financiële procedures, registratiekosten en annuleringsstructuren, tentoonstellingskosten en nieuwe financieringsbronnen indien nodig. Een goed voorlopig budget zal ook uw bevindingen van het verleden, huidige, en potentiële financieringsbronnen, en het is een goed idee om verzekeringsdekking vast te stellen. Je wilt niet dat deelnemers aan het evenement claims van whiplash maken vanwege je geweldige exposant displays.
Evenementsite
met de vele locaties die Colorado te bieden heeft, zou u geen probleem moeten hebben om een site te selecteren die uw verwachtingen en die van uw bezoekers overtreft. Identificeer mogelijke data voor uw vergadering zo snel mogelijk en heb een algemeen idee van hoeveel gasten je verwacht om uw evenement bij te wonen. De volgende stap? Ga naar www.destinationcolorado.com om uw perfecte locatie te vinden. Nadat u de voldoen aan de vereisten naar uw geselecteerde sites – uw requests for proposals (RFP ‘ s) – U kunt beginnen met het samenstellen van een deelnemer prospect lijst. Als uw site voorstellen beginnen te stromen in, vergeet dan niet om na te denken over de accommodatie behoeften voor uw bezoekers. Het heeft geen zin om de perfecte locatie te hebben terwijl je bezoekers op de bankjes in de gang van het congrescentrum moeten slapen. Als dit het geval is, laat me dan uw volgende geplande verhuizing aanbevelen; bekijk de geclassificeerde ‘ s voor vacatures.
zodra u een paar locaties selecteert, kunt u bezoeken ter plaatse uitvoeren om de nauwkeurigheid van de informatie over de locatie te garanderen en mogelijke hotelprijzen en blokken te identificeren. Nadat dit is voltooid, bent u klaar om de voorlopige evenementinformatie op uw website te publiceren en te beginnen met het op de markt brengen van uw evenement.
vijftien maanden van tevoren
de vijftien maanden mark is een perfect moment om u te concentreren op het op de markt brengen van uw evenement. Marketingtaken moeten bestaan uit het ontwikkelen van een promotiestrategie, het voorbereiden van persberichten en het schetsen van specifieke vereisten voor uw verschillende leveranciers, zoals reclame, cateraars, decorateurs, entertainment, vrachtafhandelaars, meubels, drukkerijen en rekwisieten, beveiliging en andere dienstverleners. Don ‘ t schuw weg van delegeren als je nodig hebt om commissies te vormen en het uitvoeren van veel PR-functies in de komende maanden. De eerste PR-taken moeten het versturen van uw eerste vergadering aankondigingen en promotiemateriaal aan potentiële deelnemers en exposanten, indien van toepassing.
Monitor uw budget. U begint een idee te krijgen van uw werkelijke kosten als u uw locatie bevestigt en de behoeften van uw leveranciers identificeert. Door te blijven-binnen-budget, zult u lof krijgen van uw superieuren, evenals vertrouwen in uw capaciteiten (en mogelijke werkzekerheid). Hoe blijft u binnen uw budget? Twee manieren: door het verhogen van uw financiering of onderhandelen met uw serviceproviders. Hoe eerder u uw garanties kunt instellen, hoe beter geschikt u zult zijn om de uiteindelijke uitgaven te voorspellen. Dit zal een lange weg te gaan in het waarborgen van de behoeften van uw evenement wordt voldaan en geeft u wat ademruimte om zich te concentreren op andere belangrijke informatie, zoals de behoeften van uw keynote sprekers, apparatuur, en accommodaties.
twaalf maanden uit
de twaalfmaands mark is een goed moment om hotelcontracten en de bijbehorende deadlines te herzien. Maak een definitief vergaderbudget en maak indien nodig herzieningen van uw boekhoudprocedures. U kunt ook een voorlopig vergaderschema voor te bereiden voor de media waarin de komende twaalf maanden om ervoor te zorgen dat uw marketing plan is op schema. Andere taken zijn het opstellen van een conferentiebrochure met telefoonapps, inclusief kopie, lay-out en het vaststellen van categorieën voor prijzen en selectiecriteria.
tien maanden later
dit is een goed moment om uw marketinginspanningen door te zetten via organisatiebladen en nieuwsbrieven. Zorg ervoor dat u de biografieën, headshots en introducties van uw presentatoren opneemt om effectief uw doelgroep-deelnemers te bereiken.
Ga door met uw huishoudelijke inspanningen door een hoofdlijst van voorgestelde programmaonderwerpen op te stellen, het hoofdformaat voor uw algemene sessies, workshops en bijkomende evenementen te verfijnen en accommodatieruimten te vergelijken. Dit zal u toelaten om een idee van de functionele gebieden van uw locatie te krijgen en voorspellen voorlopige ruimte opdrachten voor evenementen en activiteiten. Als u zoveel mogelijk over uw locatie Weet, kunt u procedures en controles voor sessies en toegang tot uw evenementen instellen en controleren.
als u een voorsprong wilt hebben, maak dan uw laatste selecties van al uw resterende leveranciers en volg op alle papers die u overweegt te presenteren. De tijd nemen om uw doelmarkten opnieuw te evalueren en materialen voor uw brochure voor te bereiden, zal u later ook succes opleveren.
acht maanden later
Als u uw huiswerk hebt gedaan en uw deadlines hebt gehaald, is de acht maanden voor u en uw team een tijd om het rustig aan te doen, zei niemand ooit. Humor terzijde, dit is het moment waarop al je inspanningen samen beginnen te komen. Follow-up blijft echter essentieel om ervoor te zorgen dat uw evenement soepel verloopt. Begin met de definitieve selectie van papers en bepaal de lijst met genomineerden. E-mail uw eerste meeting brochure en bereid uw tweede exposant verzoeken, indien van toepassing. Dit houdt u op de hoogte van eventuele wijzigingen die moeten worden aangepakt voordat u de updates aan uw locatie doorgeeft.
wat uw deelnemers betreft, zodra u registratieformulieren hebt ontvangen, wilt u ze verwerken en preregistratiebevestigingen per e-mail versturen. Overweeg ook om registratielijsten en naambadges voor te bereiden en een protocol op te stellen voor hoe uw gasten hun referenties zullen verkrijgen.
andere administratieve taken omvatten het opstellen van Hotel functie ruimte diagrammen voor registratie, algemene sessies, workshops, sociale functies, enzovoort. Bepaal het definitieve schema voor alle evenementen en actief vragen adverteerders voor uw programma boek, zodat u kunt zorgen voor de markt verzadiging voor uw specifieke Demografie.
over vier maanden
is het tijd om uw tweede promotiebrochure naar potentiële deelnemers te mailen en de definitieve selectie te maken van de ontvangers van de award. Door te blijven vragen en follow-up met exposanten, sponsors en adverteerders kunt u ervoor zorgen dat aan ieders behoeften wordt voldaan. Dit is ook het moment om materialen voor registratiepakketten te identificeren en conferentiepakketten te bestellen. Vergeet niet om alle tickets voor toegang tot uw vergaderfuncties te ontwerpen en te printen en om alle benodigde meubels en apparatuur op het terrein te bestellen, inclusief de inrichting van de kamer, zoals bewegwijzering en bloemen voor bankettafels. Alle menu-selecties voor eten en drinken moeten worden bevestigd, en bestellingen moeten worden geplaatst voor awards met gerelateerde materialen. Met betrekking tot het personeel, beginnen met het identificeren en toewijzen van on-site personeel verantwoordelijkheden en briefing notities voor alle medewerkers die betrokken zijn bij het evenement.
als u iets aan uw evenement wilt toevoegen, overweeg dan of het passend is om geschenken aan uw sprekers en andere voorname gasten te presenteren. Dit is een uitstekende manier om jullie waardering aan hen te tonen, en het kan jullie sprekers aanmoedigen om terug te keren voor toekomstige gebeurtenissen.
twee tot vier maanden later
je bent er bijna. Dingen beginnen te warmen-up, maar als een savvy meeting planner bent u voorbereid en vertrouwen in het waarborgen van het succes van uw evenement, toch?
de periode van twee tot vier maanden is het tijdstip waarop u in uw newsletter of in andere tijdschriften een speciaal vergadernummer moet voorbereiden om uw publiek aan uw evenement te herinneren. U kunt ook uw sessieschema, zaaltoewijzingen en functie-zaaldiagrammen bekijken en bevestigen met de faciliteiten van uw locatie en geschikte evenementleveranciers. Het is ook een goed idee om de ophaallijst voor de slaapkamerruimte te bepalen, veiligheidsbehoeften vast te stellen, een risicobeheerprotocol op te stellen en te bevestigen dat uw evenement in overeenstemming is met de American Disabilities Act (ADA).
andere vervolgtaken zijn: het budget van uw evenement bekijken en waar nodig aanpassen, een printer selecteren voor uw Programmaboek, als u dat nog niet gedaan hebt, en de evaluatieformulieren van uw evenement voorbereiden en afdrukken voor feedback.
dag van de gebeurtenis
kan je het geloven? Je hebt de afgelopen achttien maanden hard gewerkt en de dag is eindelijk hier! Gelukkig voor jou heb je nog werk te doen.
on-site
zorg ervoor dat u bij aankomst uw conferentiemanager ontmoet en hun faciliteiten doorloopt. Dit geeft u een goed idee van de grootte van de kamers, de capaciteit van de zitplaatsen, de beschikbaarheid van stroom, en de nooduitgangen. Ook, bevestigen uw voorkeur setup-stijlen (theater, klaslokaal, banket) en tafel keuzes (6′-10′ voet tafels, ronde tafels) ook.
elke kamer
na het voltooien van uw wandeling, bevestigen dat elke banketzaal is uitgerust met de juiste diensten, zoals; tafels / Beddengoed, stoelen, barkeepers, drank, cateraars, en ten minste één consultant om speciale behoeften en vragen van uw bezoekers te behandelen. Het lokaliseren van geschikte gebieden voor bewegwijzering en premies is ook een goed idee om te bepalen tijdens de installatie.
registratiebalie
uw locatie kan een vooraf bepaalde ruimte hebben voor uw registratiebalie, dus overleg met uw conferentiemanager over de locatie is cruciaal (aangezien uw locatie meerdere evenementen op dezelfde dag kan hebben). Raadpleeg over registratie kader en methodologie, betalingen, naambadges, registratie lijsten, rapporten, en personeel. Als vergaderplanner moet u toezicht houden op de verwerking, bevestiging en rapportage van registraties, betalingen, stortingen, terugbetalingen en annuleringen. Als uw evenement on-site betalingen accepteert, is het een goed idee om een protocol te bepalen om betalingen veilig te houden. Controleer ook de voorbereiding van registratielijsten en badges en zorg ervoor dat de registratiepakketten voor de opening van uw evenement worden samengesteld.
personeelsbezetting
voer voorbereidende vergaderingen en dagelijkse personeelsvergaderingen uit en geef instructiebijeenkomsten voor uw registratiepersoneel, gegevensverzamelaars, vrijwilligers en anderen. Zorg ervoor dat uw personeel de commandostructuur en de niveaus van autoriteit kent om te zorgen voor passende verantwoordelijkheidsniveaus. Het is altijd een goed idee om de eisen van elke dag te herzien en de behoeften van de volgende dag met het personeel te markeren. Bekijk verantwoordelijkheden, procedures en overlap gebieden zoals registratie, voedselgaranties, sprekers, VIPs, media room setups, echtgenoot/gast/kinderen evenementen, tentoonstellingen, sponsors, enzovoort.
goederen
regel een dagelijkse factuurcontrole met uw facility manager om de levering en het ophalen van alle event-gerelateerde materialen te bevestigen en te controleren. Overleg met ondersteunend personeel voor vergaderingen voor de uitgifte van fooien en het uitvoeren van een post-conferentie wrap-up vergadering met facility afdelingen en leveranciers als dat nodig is.
andere
andere aandachtsgebieden voor uw evenement zijn het bepalen van de behoeften van uw fotograaf, videograaf, het bevestigen van hotelreserveringen en vervoer, het leveren van welkomstgeschenken voor aanwezigen, decoraties waaronder welkomstborden, presentator backdrops, directionele bewegwijzering, entertainmentbehoeften en cateraars.
onmiddellijk na de gebeurtenis
uw follow-up na de gebeurtenis is net zo, zo niet belangrijker, als uw inspanningen voor de planning. Zorg ervoor dat je een lijst met bedankbrieven klaarmaakt en mail ze onmiddellijk na afloop van je evenement. Verkrijg conferentieevaluaties van deelnemers en medewerkers, pak en voer een inventaris van al uw materialen in en vergelijk uw financiën om ervoor te zorgen dat uw organisatie correct is gefactureerd. Let op verborgen kosten inbegrepen in uw leveranciersfacturen. Het is altijd belangrijk om uw leveranciersovereenkomsten schriftelijk te krijgen voordat diensten worden verleend, zodat u geen kosten in rekening brengt voor diensten die niet eerder zijn overeengekomen.
voer een post-budget prestatiebeoordeling uit en verzamel en organiseer uw gegevens voor de eindverslagen van de vergadering. Uw vergaderrapporten moeten een samenvatting van alle evaluatieformulieren met de juiste kostencentra en betalingsschema ‘ s uitgebroken bevatten.
