Tagungs- und Event-Planer Timeline und Checkliste
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Destination Colorado ist der Standard für unvergessliche und produktive Besprechungen. Colorado bietet 300 Sonnentage mit endlosen Möglichkeiten für Aktivitäten, darunter die Beobachtung von freilaufenden Bisons in den Ebenen in der Nähe von Denver und Fort Collins bis hin zu Weinbergen in der Nähe von Grand Junction und Postkarten-perfekten Gipfeln von Aspen, Telluride und Buena Vista. Bei allem, was Colorado zu bieten hat, sollte Ihre erste Frage lauten: „Warum sind Ihre Meetings nicht in Colorado?“
Tools für die Veranstaltungsplanung: Destination Colorado hat diese herunterladbare Checkliste für die Zeitleiste der Besprechungsplaner erstellt, um sicherzustellen, dass Ihr nächstes Meeting nicht nur erfolgreich, sondern auch unvergesslich wird.
18 Monate vor Ihrem Meeting
Ja, 18 Monate vor Ihrem Meeting (anderthalb Jahre vor Ihrem Meeting) sollten Sie Ihr Meeting oder Ihre Veranstaltung planen. Scheint wie eine lange Zeit? Nennen wir es Arbeitsplatzstabilität. Nach alldem, Sie nennen es Besprechungsplanung aus einem bestimmten Grund, oder? Nachdem Sie sich entschieden haben, dass Colorado der Ort für Ihr Zieltreffen ist, sollte Ihre nächste Frage lauten: „Worum geht es bei dem Treffen?“ Wenn Sie diese Frage beantworten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Ziele erreicht werden, und Sie während des gesamten Planungsprozesses auf dem Laufenden halten.
Inhouse-Kommunikation
Identifizieren Sie zunächst die Ziele Ihrer Veranstaltung. Wie das bekannte Sprichwort sagt: „Du kannst kein Ziel treffen, das du nicht sehen kannst.“ Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Ziele messbar sind, damit Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung nach Abschluss überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen können. Bereiten Sie außerdem eine vorläufige Agenda, eine Gästeliste und ein Protokoll mit Ihren Mitarbeitern, Sponsoren, Ausstellern, Referenten, Presse und Registranten vor, um sicherzustellen, dass die Erwartungen klar sind und die Fragen entsprechend weitergeleitet werden. Erstellung von Werbeaktionsplänen (erinnern Sie sich an Ihre Berufsbezeichnung als Besprechungsplaner?) zu diesem Zeitpunkt wird dazu beitragen, zu klären, „who-is-handling-what“, so dass Sie überprüfen können, aktualisieren, und bereiten Sie alle Richtlinien für die Veranstaltung und halten alle relevanten Mitarbeiter informiert.
Eine Möglichkeit, Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, besteht darin, einen Kalender mit Mitarbeiterbesprechungen, Telefonkonferenzen und Webinaren zu erstellen. Der Kalender sollte alle bekannten Druckanforderungen, Zeitpläne und Fristen für alle Beteiligten enthalten. Planen Sie Aufgaben, die sich auf das Ereignis beziehen, damit Sie sicherstellen können, dass Erwartungen erfüllt und Verantwortlichkeiten kommuniziert werden.
Viele Veranstaltungen beinhalten Forschung und Keynote-Speaker. Die Achtzehn-Monats-Marke ist ein ausgezeichneter Zeitpunkt, um Richtlinien für die Einreichung von Papieren festzulegen, damit Sie und Ihr Team genügend Zeit haben, Ihre Referenten zu überprüfen und auszuwählen und ihnen Zeit zu geben, Ihre Veranstaltung zu planen.
Finanzen
Es ist nie zu früh, mit der Vorbereitung vorläufiger Budgetkategorien zu beginnen, um Ihren Gesamt-ROI zu ermitteln. Dazu gehören Ihre AP / AR- und Finanzverfahren, Anmeldegebühr- und Stornierungsstrukturen, Ausstellungsgebühren und gegebenenfalls neue Finanzierungsquellen. Ein gutes vorläufiges Budget enthält auch Ihre Erkenntnisse über vergangene, aktuelle und potenzielle Finanzierungsquellen, und es ist eine gute Idee, einen Versicherungsschutz einzurichten. Sie möchten nicht, dass Veranstaltungsteilnehmer aufgrund Ihrer erstaunlichen Ausstelleranzeigen ein Schleudertrauma geltend machen.
Veranstaltungsseite
Mit den vielen Standorten, die Colorado zu bieten hat, sollten Sie kein Problem haben, eine Website auszuwählen, die Ihre Erwartungen und die Ihrer Teilnehmer übertrifft. Identifizieren Sie mögliche Termine für Ihr Meeting so schnell wie möglich und haben Sie eine allgemeine Vorstellung davon, wie viele Gäste Sie zu Ihrer Veranstaltung erwarten. Der nächste Schritt? Gehen Sie zu www.destinationcolorado.com um Ihren perfekten Veranstaltungsort zu finden. Nachdem Sie die Besprechungsanforderungen an Ihre ausgewählten Standorte gesendet haben – Ihre Ausschreibungen (Requests for Proposals, RFPs) – können Sie mit der Zusammenstellung einer Teilnehmerliste beginnen. Wenn Ihre Website-Vorschläge eingehen, vergessen Sie nicht, über die Unterbringungsbedürfnisse Ihrer Teilnehmer nachzudenken. Es macht keinen Sinn, den perfekten Veranstaltungsort zu haben, während Ihre Teilnehmer auf den Flurbänken des Kongresszentrums schlafen müssen. Wenn dies der Fall ist, dann lassen Sie mich Ihren nächsten geplanten Umzug empfehlen; Überprüfen Sie die Kleinanzeigen für Stellenangebote.
Sobald Sie einige Veranstaltungsorte ausgewählt haben, sollten Sie Besuche vor Ort durchführen, um die Richtigkeit der Informationen über den Veranstaltungsort sicherzustellen und potenzielle Hotelpreise und -blöcke zu identifizieren. Nachdem dies abgeschlossen ist, können Sie die vorläufigen Ereignisinformationen auf Ihrer Website veröffentlichen und mit der Vermarktung Ihrer Veranstaltung beginnen.
Fünfzehn Monate aus
Die Marke von fünfzehn Monaten ist der perfekte Zeitpunkt, um sich auf die Vermarktung Ihrer Veranstaltung zu konzentrieren. Marketingaufgaben sollten die Entwicklung einer Werbestrategie, die Vorbereitung von Pressemitteilungen und die Festlegung spezifischer Anforderungen für Ihre verschiedenen Anbieter wie Werbung, Caterer, Dekorateure, Unterhaltung, Frachtabfertiger, Möbel, Druck und Requisiten, Sicherheit und andere Dienstleister umfassen. Scheuen Sie sich nicht, zu delegieren, da Sie in den kommenden Monaten Ausschüsse bilden und viele PR-Funktionen wahrnehmen müssen. Zu den ersten PR-Aufgaben sollte gehören, dass Sie Ihre ersten Besprechungsankündigungen und Werbematerialien gegebenenfalls an potenzielle Teilnehmer und Aussteller versenden.
Überwachen Sie Ihr Budget. Sie werden anfangen, ein Gefühl für Ihre tatsächlichen Kosten zu bekommen, wenn Sie Ihren Veranstaltungsort bestätigen und die Bedürfnisse Ihrer Lieferanten identifizieren. Indem Sie weiterhin innerhalb des Budgets bleiben, erhalten Sie Lob von Ihren Vorgesetzten sowie Vertrauen in Ihre Fähigkeiten (und mögliche Arbeitsplatzsicherheit). Wie bleiben Sie innerhalb Ihres Budgets? Zwei Möglichkeiten: Entweder indem Sie Ihre Finanzierung erhöhen oder mit Ihren Dienstleistern verhandeln. Je früher Sie Ihre Garantien festlegen können, desto besser können Sie die endgültigen Ausgaben prognostizieren. Dies wird einen großen Beitrag dazu leisten, dass die Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung erfüllt werden, und Ihnen Raum zum Atmen geben, um sich auf andere wichtige Informationen wie die Bedürfnisse Ihrer Hauptredner, Ausrüstung und Unterkünfte zu konzentrieren.
Zwölf Monate aus
Die Zwölf-Monats-Marke ist ein guter Zeitpunkt, um Hotelverträge und die damit verbundenen Fristen zu überprüfen. Erstellen Sie ein endgültiges Besprechungsbudget und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an Ihren Buchhaltungsverfahren vor. Möglicherweise möchten Sie auch einen vorläufigen Besprechungsplan für die Medien erstellen, der die nächsten zwölf Monate umreißt, um sicherzustellen, dass Ihr Marketingplan auf Kurs ist. Weitere Aufgaben sollten die Vorbereitung einer Konferenzbroschüre der Telefon-App sein, einschließlich Kopie, Layout und Festlegung von Kategorien für Auszeichnungen und Auswahlkriterien.
Zehn Monate
Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Marketingbemühungen durch Organisationsmagazine und Newsletter fortzusetzen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Biografien, Kopfschüsse und Einführungen Ihrer Moderatoren angeben, um Ihre Zielteilnehmer effektiv zu erreichen.
Setzen Sie Ihre Haushaltsbemühungen fort, indem Sie eine Masterliste mit vorgeschlagenen Programmthemen erstellen, das Masterformat für Ihre allgemeinen Sitzungen, Workshops und Nebenveranstaltungen verfeinern und die Unterkunftsräume vergleichen. Auf diese Weise können Sie sich ein Bild von den Funktionsbereichen Ihres Veranstaltungsortes machen und vorläufige Raumzuweisungen für Veranstaltungen und Aktivitäten vorhersagen. Wenn Sie so viel wie möglich über Ihren Veranstaltungsort wissen, können Sie Verfahren und Kontrollen für Sitzungen und die Zulassung zu Ihren Veranstaltungen festlegen und überwachen.
Wenn Sie dem Spiel voraus sein wollen, treffen Sie Ihre endgültige Auswahl aus allen Ihren verbleibenden Anbietern und verfolgen Sie alle Papiere, die Sie für die Präsentation in Betracht ziehen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Zielmärkte neu zu bewerten und Materialien für Ihre Broschüre vorzubereiten, werden Sie später auch erfolgreich sein.
Acht Monate
Wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben und Ihre Fristen eingehalten haben, ist die Acht-Monats-Marke eine Zeit für Sie und Ihr Team, es ruhig angehen zu lassen, sagte niemand jemals. Humor beiseite, Dies ist die Zeit, in der alle Ihre Bemühungen zusammenkommen. Das Follow-up bleibt jedoch der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft. Beginnen Sie mit der endgültigen Auswahl der Papiere und bestimmen Sie die Nominiertenlisten. Senden Sie eine E-Mail an Ihre erste Besprechungsbroschüre und bereiten Sie gegebenenfalls Ihre zweiten Ausstelleranfragen vor. Auf diese Weise bleiben Sie über alle Änderungen auf dem Laufenden, die behoben werden müssen, bevor Sie die Aktualisierungen an Ihren Veranstaltungsort übermitteln.
Sobald Sie Registrierungsformulare erhalten haben, möchten Sie diese bearbeiten und mit der E-Mail-Bestätigung der Vorregistrierung beginnen. Erwägen Sie auch, Registrierungslisten und Namensschilder vorzubereiten und ein Protokoll darüber zu erstellen, wie Ihre Gäste ihre Anmeldeinformationen erhalten.
Andere administrative Aufgaben umfassen die Vorbereitung von Hotelfunktionsraumdiagrammen für die Registrierung, allgemeine Sitzungen, Workshops, soziale Funktionen usw. Bestimmen Sie den endgültigen Zeitplan für alle Veranstaltungen und werben Sie aktiv Werbetreibende für Ihr Programmbuch an, damit Sie die Marktsättigung für Ihre spezifischen demografischen Daten sicherstellen können.
Vier Monate später
Es ist an der Zeit, Ihre zweite Werbebroschüre an potenzielle Teilnehmer zu senden und die endgültige Auswahl Ihrer Preisträger zu treffen. Indem Sie weiterhin Aussteller, Sponsoren und Werbetreibende ansprechen und nachverfolgen, können Sie sicherstellen, dass die Bedürfnisse aller erfüllt werden. Dies ist auch die Zeit, um Materialien für Registrierungspakete zu identifizieren und Konferenzpakete zu bestellen. Vergessen Sie nicht, alle Eintrittskarten für Ihre Besprechungsveranstaltungen zu entwerfen und auszudrucken und alle notwendigen Möbel und Geräte vor Ort zu bestellen, einschließlich Raumdekorationen wie Beschilderungen und Blumen für Banketttische. Alle Speisen- und Getränkekarten müssen bestätigt werden, und Bestellungen für Auszeichnungen mit verwandten Materialien sollten aufgegeben werden. Beginnen Sie in Bezug auf die Personalausstattung mit der Identifizierung und Zuweisung von Personalverantwortlichkeiten vor Ort und bereiten Sie Briefing-Notizen für alle an der Veranstaltung beteiligten Mitarbeiter vor.
Wenn Sie Ihrer Veranstaltung etwas Schwung verleihen möchten, überlegen Sie, ob es angebracht ist, Ihren Rednern und anderen angesehenen Gästen Geschenke zu überreichen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, ihnen Ihre Wertschätzung zu zeigen, und es kann Ihre Redner ermutigen, für zukünftige Veranstaltungen zurückzukehren.
Zwei bis vier Monate später
Sie sind fast da. Die Dinge beginnen sich zu erwärmen, aber als versierter Besprechungsplaner sind Sie vorbereitet und zuversichtlich, den Erfolg Ihrer Veranstaltung sicherzustellen, richtig?
Die Zwei- bis Viermonatsmarke ist die Zeit, in der Sie eine spezielle Besprechungsausgabe in Ihrem Newsletter oder anderen Zeitschriften vorbereiten müssen, um Ihr Publikum an Ihre Veranstaltung zu erinnern. Möglicherweise möchten Sie auch Ihren Sitzungsplan überprüfen und bestätigen, Raumzuweisungen, und Funktionsraumdiagramme mit den Einrichtungen Ihres Veranstaltungsortes und den entsprechenden Veranstaltungsanbietern. Es ist auch eine gute Idee, die Abholliste des Schlafzimmers, die Sicherheitsbedürfnisse, die Erstellung eines Risikomanagementprotokolls und die Bestätigung, dass Ihre Veranstaltung dem American Disabilities Act (ADA) entspricht, zu bestimmen.
Weitere Folgeaufgaben sind: Überprüfung des Budgets Ihrer Veranstaltung und Anpassung bei Bedarf, Auswahl eines Druckers für Ihr Programmbuch, falls Sie dies noch nicht getan haben, und Vorbereitung und Druck der Bewertungsformulare Ihrer Veranstaltung für Feedback.
Tag des Ereignisses
Können Sie es glauben? Sie haben in den letzten achtzehn Monaten hart gearbeitet und der Tag ist endlich da! Zum Glück hast du noch Arbeit vor dir.
Vor Ort
Stellen Sie sicher, dass Sie sich mit Ihrem Konferenzmanager treffen und bei der Ankunft eine exemplarische Vorgehensweise der Einrichtungen durchführen. Auf diese Weise erhalten Sie eine gute Vorstellung von der Größe der Räume, der Sitzplatzkapazität, der Verfügbarkeit von Strom und den Brandausgängen. Bestätigen Sie auch Ihre bevorzugten Einrichtungsstile (Theater, Klassenzimmer, Bankett) und Tischauswahl (6 ‚-10‘ Fußtische, runde Tische).
Jedes Zimmer
Bestätigen Sie nach Abschluss Ihrer exemplarischen Vorgehensweise, dass jeder Bankettsaal mit den entsprechenden Dienstleistungen ausgestattet ist, z; tische / Bettwäsche, Stühle, Barkeeper, Spirituosen, Caterer und mindestens ein Berater für besondere Bedürfnisse und Fragen Ihrer Teilnehmer. Das Auffinden geeigneter Bereiche für Beschilderung und Beleuchtung ist ebenfalls eine gute Idee, um während der Einrichtung zu bestimmen.
Registration Desk
Ihr Veranstaltungsort verfügt möglicherweise über einen vorgegebenen Bereich für Ihren Registrierungsschalter, daher ist es wichtig, sich mit Ihrem Konferenzmanager über den Standort zu beraten (da an Ihrem Veranstaltungsort möglicherweise mehrere Veranstaltungen am selben Tag stattfinden). Beratung zu Registrierungsrahmen und -methodik, Zahlungen, Namensschildern, Registrierungslisten, Berichten und Personal. Als Besprechungsplaner müssen Sie die Verarbeitung, Bestätigung und Meldung von Anmeldungen, Zahlungen, Einzahlungen, Rückerstattungen und Stornierungen überwachen. Wenn Ihre Veranstaltung Zahlungen vor Ort akzeptiert, ist es eine gute Idee, ein Protokoll festzulegen, um Zahlungen sicher zu halten. Überwachen Sie auch die Erstellung von Registrierungslisten und Abzeichen und stellen Sie sicher, dass Sie die Registrierungspakete vor der Eröffnung Ihrer Veranstaltung zusammenstellen.
Personalausstattung
Führen Sie Besprechungen vor der Konferenz und tägliche Mitarbeiterbesprechungen durch und geben Sie Anweisungen für Ihr Registrierungspersonal, Datensammler, Freiwillige und andere. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Befehlskette und die Autoritätsebenen kennen, um ein angemessenes Verantwortungsniveau sicherzustellen. Es ist immer eine gute Idee, die Anforderungen des jeweiligen Tages zu überprüfen und auch die Bedürfnisse des folgenden Tages mit den Mitarbeitern hervorzuheben. Überprüfen Sie Verantwortlichkeiten, Verfahren und Überschneidungsbereiche wie Registrierung, Essensgarantien, Referenten, VIPs, Einrichtung von Medienräumen, Veranstaltungen für Ehepartner / Gäste / Kinder, Ausstellungen, Sponsoren usw.
Waren
Vereinbaren Sie eine tägliche Rechnungsüberprüfung mit Ihrem Facility Manager, um die Lieferung und Abholung aller veranstaltungsbezogenen Materialien zu bestätigen und zu überwachen. Wenden Sie sich an das Meeting-Support-Personal, falls dies für die Ausstellung von Trinkgeldern erforderlich ist, und führen Sie bei Bedarf ein Abschlussgespräch nach der Konferenz mit den Einrichtungsabteilungen und Lieferanten durch.
Sonstiges
Weitere wichtige Bereiche für Ihre Veranstaltung sind die Ermittlung der Bedürfnisse Ihres Fotografen, Videofilmers, die Bestätigung von Hotelreservierungen und Transporten, die Bereitstellung von Begrüßungsgeschenken für Teilnehmer, Dekorationen einschließlich Begrüßungsschildern, Präsentationshintergründen, Richtungsschildern, Unterhaltungsbedürfnissen und Caterern.
Unmittelbar nach der Veranstaltung
Ihr Follow-up nach der Veranstaltung ist genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger, wie Ihre Vorplanungsbemühungen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste mit Dankesbriefen erstellen und diese umgehend nach Abschluss Ihrer Veranstaltung versenden. Erhalten Sie Konferenzauswertungen von Teilnehmern und Mitarbeitern, packen und führen Sie eine Bestandsaufnahme aller Ihrer Materialien durch und stimmen Sie Ihre Finanzen ab, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation ordnungsgemäß in Rechnung gestellt wurde. Achten Sie auf versteckte Kosten, die in Ihren Lieferantenrechnungen enthalten sind. Es ist immer wichtig, Ihre Lieferantenvereinbarungen schriftlich zu erhalten, bevor Dienstleistungen erbracht werden, so dass Sie nicht für Dienstleistungen in Rechnung gestellt, die nicht früher vereinbart wurden.
Führen Sie eine Leistungsüberprüfung nach dem Budget durch und sammeln und organisieren Sie Ihre Daten für abschließende Besprechungsberichte. Ihre Besprechungsberichte sollten eine Zusammenfassung aller Bewertungsformulare mit den entsprechenden Kostenstellen und Zahlungsplänen enthalten.
