Ne soyez pas malheureux À propos de Vos Facturables: Un Guide

Dans les services professionnels, certaines des discussions les plus fondamentales tournent autour des taux horaires, des retenues mensuelles et des frais basés sur le projet. Satisfaire avec succès les besoins des clients implique autant de conversation autour du coût que du travail réel demandé – et par conséquent, les conditions contractuelles doivent être soigneusement et méticuleusement convenues avant de commencer. Cela rend particulièrement important de clarifier exactement quelles activités constituent facturables par rapport à. heures non facturables.

Plus facile à dire qu’à faire, cependant, car déterminer quelle tâche appartient à quelle catégorie peut présenter tout un défi. Ensuite, le processus de facturation doit subir à la fois l’envoi de factures et la réception du paiement dans un délai raisonnable.

Mais il y a une bonne nouvelle: l’adoption de bonnes pratiques concernant les facturables peut aider à faciliter l’ensemble du processus. Grâce à une compréhension claire de ce qui peut être facturé aux clients et de la meilleure façon de facturer, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, améliorer leur efficacité globale et accroître leur rentabilité. Poursuivez votre lecture pour découvrir trois stratégies intelligentes pour aider votre entreprise à augmenter les heures facturables, à réduire les heures non facturables et à naviguer dans la facturation des projets en toute confiance.

Mais Tout d’abord: Qu’est-Ce qui est facturable et Qu’est-Ce qui ne l’est pas?

Qu’est-ce que les heures facturables?

Les heures facturables ne sont malheureusement pas simplement des  » heures travaillées « . Il y aura toujours un certain pourcentage de tâches qui doivent être accomplies et qui ne sont pas facturables. En bref: Les tâches facturables sont « du travail de projet pur qui peut être facturé au client », comme la planification de projet, la communication avec le client et les réunions (programmées et non planifiées), la recherche, les travaux de production, l’ingénierie et les révisions.

Qu’est-ce qui est facturable par rapport aux heures non facturables?

Les heures non facturables comprennent les activités que votre organisation effectuerait même si le client n’existait pas. Ces activités comprennent les réunions internes, le réseautage et la prospection de nouveaux clients, le marketing et la publicité, les tâches administratives telles que la paperasse, le classement, la facturation, le suivi des dépenses, la correction de bugs ou le refactoring de codes, la formation, etc.

Quelle est l’importance du suivi des heures facturables et non facturables?

Nous savons tous que les fournisseurs de services adorent facturer au client de nombreuses heures facturables, mais nous ne pouvons pas non plus nier que vous devez également justifier le temps que vous avez passé sur une tâche ou un projet. Le suivi des heures correctement est non seulement nécessaire pour que vous puissiez réussir vos projets à l’avenir, mais aussi parce qu’il donne une vision réaliste de plusieurs statistiques commerciales comme:

• Combien de temps vos employés ont passé sur une tâche ou un projet particulier
• Combien de profits ou de pertes votre entreprise a généré
• Combien votre équipe est-elle productive et quelle est sa performance
• Comment pouvez-vous planifier plus efficacement
• Comment devriez-vous faire de meilleures estimations de facturation futures
• Combien rentable le projet était pour votre entreprise
• Comment rendre les projets plus fructueux à l’avenir

Sonne bien? Passons ensuite à ces meilleures pratiques:

1. Investissez dans un logiciel de suivi du temps de qualité

La qualité engendre la qualité. Mais les employés individuels capturant minutieusement les heures dans une feuille de calcul, un document Word – ou même avec un stylo et du papier – ne sont pas exactement à la hauteur. D’autres doivent encore agréger ces données en quelque chose de significatif, tenant compte des différents taux de rémunération et plus encore – et même dans ce cas, le potentiel d’erreur humaine est presque garanti. Sans un suivi de projet précis et en temps réel en place, une organisation n’a pas les outils appropriés pour mesurer avec précision les heures facturables, ce qui entraîne finalement une perte de revenus constante. Investir dans un logiciel de suivi du temps qui enregistre avec diligence et rapidité les heures des employés avec facilité et commodité est le seul moyen d’assurer une véritable qualité. Les bénéfices sont immédiats:

• Économisez du temps et des efforts gaspillés par les employés et le personnel des finances lorsque tout ce qui est associé au temps et à la facturation est automatisé.
• Comprenez les contributions d’un employé – à la fois aux projets individuels et à la santé et au succès globaux de l’entreprise — en visualisant son taux d’utilisation et sa productivité.
• Évaluez la santé et l’état d’un projet en temps réel en observant l’avancement du projet par rapport aux heures passées par les employés.
• Allouez (ou réaffectez) vos meilleures ressources en fonction des clients qui contribuent le plus à vos revenus.
• Saisissez le coût réel des projets et utilisez les données agrégées pour vous assurer que les estimations futures des projets sont plus précises.

2. Suivre tout – y compris les heures non facturables

Le suivi des heures facturables est une entreprise importante – mais les avantages glanés par la surveillance et l’examen des heures non facturables le sont moins. Ce faisant, les entreprises ont la possibilité de découvrir certaines tendances passionnantes dans la « vue d’ensemble » ainsi que les points saillants. Avec une vue d’ensemble soignée de la situation, vous pouvez commencer à modifier les priorités et à définir des directives pour différentes tâches telles que les réunions, la formation et les activités d’équipe. Par exemple, combien de temps de réunion est nécessaire pour les projets clients? Combien de temps devrait être consacré à la formation? Votre équipe travaille-t-elle bien ensemble ? Avec chaque idée vient la capacité d’améliorer la situation pour tout le monde.

3. Automatiser pour facturer les tâches

Les tâches administratives ne seront jamais des tâches facturables, alors pourquoi ne pas minimiser leur impact? La meilleure façon d’y parvenir est l’automatisation. Une solution facilement déployée et évolutive peut fournir tout ce dont une organisation a besoin pour réussir:

• Les employés peuvent reprendre le temps précieux consacré au suivi de leurs heures et de leurs tâches, ce qui signifie que les heures facturables potentielles augmentent à mesure que la frustration des employés diminue.
• Les gestionnaires ont une visibilité en temps réel sur l’avancement du projet et la rentabilité à ce jour, ce qui permet d’effectuer des ajustements.
• La finance et la facturation n’ont plus besoin d’agréger méticuleusement des sources de données disparates pour facturer les clients et sont sur la même longueur d’onde que l’équipe de livraison.
• Les clients reçoivent des factures automatisées cohérentes et informatives. Bonus: les clients sont moins susceptibles de s’opposer aux coûts du projet lorsqu’ils peuvent voir clairement comment les heures ont été allouées.
• L’entreprise bénéficie de la réduction des heures non facturables et de l’envoi des factures à temps tous les mois.

Avec une solution logicielle qui centralise la capture du temps, élimine les défis d’un système manuel, rationalise la facturation, économise du temps, améliore le moral et ravit les clients, vous vous demanderez comment vous avez jamais fonctionné sans une solution logicielle automatisée.