i dagens marked må små bedrifter konkurrere mot massive bedrifter. En måte å sikre at de kan holde tritt på, er å bruke de riktige verktøyene og programvaren til å forbedre prosesser, optimalisere arbeidsflyter og øke produktiviteten. Med en sterk og effektiv arbeidsflyt på plass for alle større prosesser i en bedrift, er det mulig å få inn mer inntekter på kortere tid.
Men hvis det var så enkelt, ville alle bedrifter gjøre det. Å finne den perfekte plattformen for dine forretningsbehov betyr at du må bruke tid og oppmerksomhet på å undersøke og mulige alternativer, og i de fleste tilfeller en potensielt betydelig finansiell investering.
ikke bare dette, men folk er skapninger av vane, og disse vanene er vanskelige å forandre. Teamet ditt kan være vant til å gjøre ting på en bestemt måte allerede, og hvis den måten fungerer bra for dem, kan det føre til at deres motstand mot endring endrer seg helt. Denne motstanden kan være skadelig for hele selskapet.
svaret: Utvikle en plan først.
hva Er En Implementeringsplan For Programvare? Hvorfor Trenger Du En?
en programvareimplementeringsplan hjelper bedriften med å finne og distribuere riktig programvare for dine forretningsbehov. Vedta ny programvare er både tidkrevende og kan være kostbart i form av økonomi og menneskelige ressurser. Uten en plan på plass før prosessen starter, er det sannsynlig at programvaretiltak vil mislykkes.
med en riktig utviklet plan på plass, kan du unngå å ta forhastede beslutninger, sikre at de riktige personene er involvert i implementeringen, konfigurere systemet riktig og skape en situasjon der ansatte virkelig kan sette pris på de fulle fordelene programvaren har å tilby, samtidig som de gir tilstrekkelig opplæring.
for mange bedrifter, vedta ny programvare er en alvorlig oppgave. Hvis du ødelegger implementeringsprosessen, vil du sannsynligvis oppleve driftsstans som oversetter til tapte inntekter. På den annen side, hvis du tar deg tid til å gjøre forskningen din og forberede deg på forhånd, kan bedriften høste mange fordeler, inkludert akselerert vekst, kostnadsbesparelser, økt prosesseffektivitet og forbedret synlighet.
Programvareimplementeringsplan: 5 Kritiske Trinn
Trinn Ett: Bygg Din Business Case
uansett hvor stor eller liten bedriften din er, implementerer ny programvare ikke noe du gjør bare fordi du føler for det.
mens mindre bedrifter er mer kvikk enn sine større konkurrenter, feil av noe slag kan være kostbart og skade enhver bedrift, spesielt de på et begrenset budsjett.
Endringer, for eksempel oppgradering av gjeldende programvare eller utrulling av noe nytt, er også vanskelig for større organisasjoner fordi beslutningsprosessen blir mer kompleks etter hvert som et selskap vokser. Forskning viser at 72% av toppledere mener at dårlige strategiske beslutninger var «omtrent like hyppige som gode eller var den rådende normen i organisasjonen.»
Hvordan gjør du saken din?
- Vurder dine smertepunkter: Hvilke utfordringer står bedriften overfor? Hvilke aspekter trenger forbedring? Snakk med dine ansatte og andre relevante interessenter for å få svar. Hvis du finner ut at organisatorisk effektivitet er lav og selskapet mister inntekter, fokuser innsatsen på det. Arbeid for å justere forretningsmålene dine med målene dine.
- Kom opp med en løsning: Gi en detaljert oversikt over for eksempel hvordan en ny innkjøpsprogramvare eller ny prosjektstyringsprogramvare kan forbedre både teamets effektivitet og produktivitet, og hvorfor det er viktig å håndtere smertepunktene du fant.
- Utfør en kostnads-og nytteanalyse: hovedgrunnen til å bygge en sterk business case er å rettferdiggjøre investeringen. Analysere både materielle og immaterielle kostnader sammen med konkrete og immaterielle gevinster selskapet står å oppnå med en vellykket gjennomføring.
- Utvikle en tidslinje: Sett rimelig tid forventninger rundt hvor lang tid det tar å evaluere programvaren, implementere det nye systemet, og realisere en avkastning på investeringen.
- Planlegg hvordan du skal håndtere endring: Forskning indikerer at 70% av organisatorisk transformasjonsprogrammer mislykkes. Når det er mindre risikabelt å slå ned et forslag, kan ledere ha en vanskeligere tid å bestemme seg for å sikkerhetskopiere det. Legg vekt på kostnadene ved å ikke ta opp disse smertepunktene, og sørg for at de forstår at du vet risikoen, samt trinnene du skal ta for å unngå de samme feilene andre organisasjoner har gjort tidligere. Endringsledelse er avgjørende for en smidig implementeringsfase.
Trinn To: Velg Riktig Leverandør
når du har den nødvendige støtten, må du finne den mest passende programvareleverandøren. Uansett hvilken leverandør du velger vil være en strategisk partner i din bedrift, så det er viktig å ta deg tid med utvelgelsesprosessen.
Spørsmål å stille som du begrense alternativene inkluderer:
- Hva er det du trenger? vurder ting som funksjoner, pris, skybasert vs on-premise vs hybrid, og så videre.
- hvor lenge har leverandøren vært i virksomhet? Hva er deres legitimasjon?
- er programvaren skalerbar?
- er det skjulte kostnader?
- hva har kundene deres å si om dem?
- integreres programvaren med systemene du allerede har på plass?
- tilbyr leverandøren programvareopplæring?
- inkluderer implementeringskostnaden ettersalgsstøtte?
- er oppdateringer og oppgraderinger skybaserte?
Trinn Tre: Beskytt Mot Omfang Krype
hvis du ikke er forsiktig, de ekstra funksjonene ulike programvarealternativer gir kan skremme deg av sporet. Programvaremarkedet tilbyr en rekke alternativer og tilpasninger, så det er viktig å forberede et behovsdokument som skisserer alt du leter etter når det gjelder programvareevaluering.
Ideelt sett bør dokumentet gi leverandørene et klart bilde av hva organisasjonens spesifikke behov er. Hvis du bestemmer deg for å sette opp programvaren som hver tilgjengelig funksjonalitet eller tilpasse all sin evne på en gang, er dette når omfanget kryper skjer. Det er en felle du vil falle inn i som resulterer i:
- Eksponentielt øke kostnadene
- Interessenter som mister interessen
- Dra ut implementeringsprosessen
Prosjekter blir sjelden akkurat som de forventes, og programvareimplementering er ikke annerledes. Endringer i løpet av prosjektets livssyklus er en naturlig del av virksomheten, men for å hindre omfang krype, må du utøve en viss kontroll.
derfor er det viktig at implementeringsteamet bruker beste praksis for prosjektledelse, og at alle jobber sammen for å maksimere programvarebruken for avdelingene sine.
uansett størrelsen på teamet ditt, lar et samarbeidsprosjektstyringsverktøy deg skylle ut programvareimplementeringsprosessen. Noen alternativer inkluderer:
- Wrike: Dette er et godt valg for prosjektsporingsfunksjoner som Gantt-diagrammer og kanban-kort.
- Asana: Dette alternativet er ideelt for arbeid eller Sentriske funksjoner som overvåking av arbeidsbelastning. den inneholder en rekke innebygde prosjektmaler og er brukervennlig.
- Basecamp: Dette er et ideelt valg for oppgaveprioritering, planleggingsfunksjoner og dokumentlagring.
- Trello: Dette er en svært tilpassbar plattform som kan tilpasses enhver arbeidsflyt eller prosess. Styrene består av kort, som kan tildeles enkeltpersoner og flyttet rundt etter behov. Den integreres også med en rekke andre verktøy.
Trinn Fire: Sett sammen Et Implementeringsteam
programvareimplementeringsteamet ditt er avgjørende for prosjektets suksess. Det kan være så lite som to personer og kan vokse til så mange mennesker som du trenger for å få jobben gjort. Vanligvis, jo flere avdelinger som trenger programvare, jo større blir implementeringsteamet. Hver avdeling bør ha en representant for å fungere som mesteren til den nye programvaren. Denne representanten vil også svare på spørsmål og hjelpe til med å trene sine kolleger.
et lag kan inkludere:
- Prosjekteier: Dette er vanligvis leder av en bedrift eller avdelingen som implementerer det nye systemet. Det kan også være et team av ledere i stedet for en enkelt person.
- Prosjektleder: Dette er personen som er ansvarlig for å organisere implementeringsprosessen, inkludert budsjettet.
- systemadministrator: denne personen overvåker systemoppsett og teknisk administrasjon
- Kommunikasjonskontakt: denne personen fungerer som kontakt mellom prosjektgruppen og sluttbrukerne.
- Kjerneavdelingsmedlemmer: Dette er menneskene som kjemper for programvaren, fra hver avdeling i organisasjonen din.
Husk at typen personer du har tildelt implementeringsteamet ditt, gjenspeiler ditt engasjement for initiativets suksess. Som sådan er det best å bare inkludere teammedlemmer som er ekstremt talentfulle, teamorienterte og like forpliktet til prosjektets suksess.
Trinn Fem: Sett Den Til Å Bruke
det siste du vil ha er programvare som ingen vil bruke. Selvfølgelig, hvis du er sjefen, kan du bare kreve at teamet ditt tar i bruk det nye systemet, enten de liker det eller ikke. Men hvis du gjør dette, bør du være forberedt på pushback og en økning i ansattes misnøye.
for å unngå å tvinge teamet ditt til å bruke den nye programvaren, er det noen ting du kan gjøre:
- Forbered teamet ditt for bryteren så tidlig som mulig: jo raskere du lar ansatte få vite om endringen, jo mer aksepterende av det vil de være.
- Tilordne en endringsbehandling: Denne personen vil spydspiss endringen og gi ansatte en klar person å nærme seg når det gjelder spørsmål, opplæring, tilbakemeldinger og annen informasjon.
- kommuniser fordeler: Når alle forstår fordelene programvaren tilbyr dem, er det mer sannsynlig at du ser høyere adopsjonsrate.
- Gi tilstrekkelig opplæring: for ansatte å bruke programvaren og høste fordelene, må de vite hvordan den fungerer.
- Fortsett å gi støtte: Selv om implementeringsprosessen selv beveger seg jevnt, er det viktig å forvente at problemer oppstår, spesielt i de tidlige stadiene. For å holde ting i gang så jevnt som mulig, sørg for at jeg help desk eller teknisk support team er tilgjengelig for å hjelpe når det trengs.
DU kan bruke ADKAR Change Model for å sikre vedvarende adopsjon. Bedre ennå, kan du bruke denne metoden til å administrere noen form for endring i organisasjonen.
- Bevissthet: Sørg for at alle gjenkjenner problemet.
- Ønske: Incentivize ved hjelp av fordeler og konsekvenser
- Kunnskap: Vet hvordan du oppretter og opprettholder endring
- Evne: Arbeid for å lukke ferdighetsgap som begrenser endring
- Forsterkning: Mål og belønn gevinster
selv om det kan være fristende å bruke samme meldinger og kommunikasjon om implementeringsprosessen for hvert lag i organisasjonen, har du bedre lykke hvis du tar deg tid til å tilpasse alt for deg selv.hvert lag. Hvert lag har sannsynligvis forskjellige mål som det nye systemet hjelper dem med å oppnå. Ved å honing inn på disse teamspesifikke målene, vil du kunne drive adopsjon.
det kan ta tid å få alle opp til full fart med det nye systemet, og det er greit. Så lenge du fortsetter å jobbe bedre med programvaren hver dag, kommer du dit. For å støtte den langsiktige implementeringen av den nye programvaren, må du prioritere evnene som må mestres først. Dette bidrar til å påvirke trening og gir referanser for innsjekkingene dine.
Fokus innsats på kontinuerlig forbedring. Opplæring er en sentral del av denne prosessen. Etter trening ansatte på hvordan du bruker systemet, gi ytterligere læringsmuligheter etter behov. Når det er en stor systemoppdatering, bør du vurdere å være vert for en annen treningsøkt for å sikre at alle forstår endringene.
for en vellykket programvareimplementering er kommunikasjon nøkkelen. IT-ledere, systemmestere og implementeringsteam deler prosessen, og alle spiller en rolle i engasjement og adopsjon.
