Implementering Av Et Kvalitetsstyringssystem: Best Practice

Implementering Av Et Kvalitetsstyringssystem (QMS) er like mye en kunst som det er en vitenskap. Det tar data, en metodologisk tilnærming og evnen til å engasjere folk.

Denne artikkelen vil diskutere implementering AV EN QMS og svare på vanlige spørsmål om emnet.

Her Hos Ideagen har Vi hjulpet organisasjoner i over 25 år med å oppnå kvalitet og drift. Vi har erfaring med implementering og rådgivning med organisasjoner av alle størrelser, derfor kan vi tilby et ekspertperspektiv på vellykket implementering av et nytt kvalitetsstyringssystem.

Finn Ut:

• Hva Et Kvalitetsstyringssystem er
• hvorfor det er viktig for alle organisasjoner som ønsker å lykkes
• fordelene ved å implementere EN QMS
• kravene til EN QMS
• logistikken ved å drive EN QMS i et sterkt regulert miljø
• betydningen av en hierarkisk kultur
• avgjørende skritt for implementering

hva er et kvalitetsstyringssystem (qms)?

ET QMS er et koordinert sett av verdier og prosesser implementert av en organisasjon for å sikre og demonstrere at det oppfyller standardene som kreves for å tilfredsstille kundenes krav og forventninger. Den internasjonale ISO 9001: 2015-standarden er den aksepterte erklæringen om de brede kravene til et kvalitetsstyringssystem.

Hvorfor er EN QMS viktig?

ET fullt operativt QMS vil hjelpe en organisasjon til å møte og demonstrere at den har oppnådd visse mål:

1. Konsekvent møte kundens krav.
2. konsekvent håndtering av interne krav.
3. konsekvent håndtering av eksterne krav. f. eks effektiv tildeling av ressurser

hva er fordelene med å implementere EN QMS?

Implementering av et kvalitetsstyringssystem vil resultere i en rekke langsiktige kommersielle gevinster. Her er bare noen få fordeler med å effektivt implementere EN QMS:

1. Oppnå organisatoriske mål
2. Reduser kostbare feil og svinn
3. Øk kundetilfredsheten
4. Markedsfør virksomheten din mer effektivt
5. Administrer veksten mer effektivt
6. Forbedre dokumentasjonstilgjengeligheten
7. Korrigere problemer for kontinuerlig å forbedre produkter og tjenester
8. vokse markedsandel i nye territorier og markedssektorer
9. lag en kvalitetskultur
10. embed visjon I alle prosjekter
11. Bedre intern kommunikasjon
12. konsistente produkter
13. effektivt mål ytelsen til enkeltpersoner og team
14. Forbedre samsvar

Hvordan støtter EN QMS en organisasjon for å håndtere kulturelle problemer?

Implementering av et kvalitetsstyringssystem kan buste fjærene til ansatte. Det kan ta dem ut av komfortsonen og bort fra institusjonaliserte prosesser. Derfor er støtte fra operasjonell og ledende ledelse fra begynnelsen avgjørende for implementeringen av et kvalitetsstyringssystem.

Ideagen har jobbet med hundrevis av kvalitetsledere og har alltid funnet ut at det er best å få ledelsen til å fremme kvalitet. Det er tilrådelig for ledere å starte en rutine med positiv forsterkning i de tidlige stadiene av systemlivet. Ikke bare vil dette fremme systembruk, men det vil motivere ansatte.

Last ned vår mal for interessentengasjement for en trinnvis plan for å få innkjøp fra dine interne interessenter.

for å være effektiv må et kvalitetsstyringssystem være robust, intuitivt og fleksibelt. Diagrammet nedenfor viser Hvordan Ideagens programvaremoduler samhandler for å styrke et helhetlig QMS.

under EN QMS bør prosesser bli utsatt for strammere styring. Det er lurt å forvente endringer i måten ansatte samhandler og i fordelingen av ansvar og ansvarlighet. Vurdere ansatte oppfatning og gjenkjenne eksisterende ansattes holdninger og fjerne eventuelle bekymringer de holder er en viktig del av ledelsesstrategi når du implementerer EN QMS.

Bygge på temaet personalkommunikasjon, når implementere EN QMS en organisasjon bør ikke lukke ørene for ansattes forslag. Ansatte er de som vil bruke kvalitetsstyringssystemet, slik at det er fornuftig å gjøre nødvendige endringer for å passe deres behov og forbedre brukervennligheten.

det er også tilrådelig for en organisasjon å tillate en innledende forsinkelsesfase før forbedringer blir normen. EN QMS gir trygghet for at regulatoriske krav blir overholdt, og at organisasjonen kontinuerlig tar i bruk en kundesentrisk tilnærming.

hva krever EN QMS?

et kvalitetsstyringssystem krever en rekke viktige elementer. Her er seks av dem:

1. et rammeverk og verktøy for kommunikasjon, vanligvis qms programvare.
2. en kvalitetspolitikk og kvalitetsmål. Disse uttalelsene må dokumenteres.
3. en kvalitetshåndbok med omfang, begrunnelser for utelukkelse, dokumenterte prosedyrer og prosessinteraksjonsbeskrivelser. Dette vil spesifisere hvordan EN QMS vil bli observert og understreke selskapets forpliktelser til både kontinuerlig forbedring og kvalitet.
4. alle dokumenterte prosedyrer som kreves av samsvarsstandarden.
5. alle dokumenter som trengs for å sikre effektiv drift, planlegging og kontroll av selskapets prosesser.
6. Poster som bevis på samsvar med krav og effektiv qms-drift vil være påkrevd av samsvarsstandarden.

Opererer i et kontrollert miljø:

Mange organisasjoner distribuerer et kvalitetsstyringssystem for å demonstrere samsvar med forskriftsmessige krav. EN QMS kan støtte en organisasjon som opererer i et kontrollert miljø på en rekke måter:

• for å sikre samsvar standarder er oppfylt, alle firmadokumenter skal samsvare MED QMS prosesser.
• Dette vil sikre samsvar i personaladferd når de utfører sine oppgaver, en ensartet dataregistreringsmetode og konsistens i personalopplæring.
• journalføring som revisjonsfunn, dataovervåking, avviksrapporter og korrigerende tiltak mv. kan brukes som bevis PÅ QMS bruk og effektivitet.
• EN QMS kan brukes til å håndheve den nødvendige godkjenning og disponering av dokumenter og poster.
• det er viktig at bare den mest oppdaterte versjonen av dokumenter er tilgjengelig for bedriftsbrukere. For å være kompatibel, dokumenter bør ha unik identitet og versjonskontroll når utsatt for endring.
• signaturene til forfattere og godkjennere av dokumentet kan være påkrevd.
• et sammendrag av dokumenthistorikk som viser endringer og datoer for revisjon kan være nødvendig.

for å sikre at alle poster er både sporbare og gjenfinnbare, må poster administreres og kontrolleres på samme måte som dokumenter. Det anbefales å tildele dem unike identifikatorer, som vil bli levert av et elektronisk QMS-verktøy.

betydningen av hierarkisk organisasjon:

Organisasjon er viktig når man arbeider med kontrollerte dokumenter. Et foreslått hierarki for håndtering AV qms-dokumentasjon er:

1. Kvalitetshåndbok
2. Retningslinjer
3. Prosedyrer
4. Arbeidsinstruksjoner
5. Lister
6. Skjemaer

eventuelle andre dokumenttyper kan brukes etter eget skjønn.

Implementeringstrinn:

Implementering AV EN QMS er en mangesidig utfordring. Her er en grov plan for å få en QMS implementert:

1. Generelle maler For Alle Kontrollerte Dokumenter som selskapet planlegger å bruke, skal utarbeides før qms-dokumenter skrives. Maler bør ha konsekvent stiler og formater dermed gjør dem enkle å lese og navigere. Alle mal prosedyrer og instruksjoner bør ha formål, omfang og ansvar seksjoner. Maler må også oppfylle kontrollerte dokumentkrav, f. eks. unik identifikator osv. Det er valgfritt for en firmalogo som skal inkluderes i et dokument header.
2. Mange bedrifter vil ha skriftlige prosedyrer allerede på plass; imidlertid kan disse nåværende prosedyrene ikke være opp til scratch når det gjelder å være utdatert eller ufullstendig etc. Det kan være noen områder av virksomheten, for eksempel finans, som ikke er sett på som faller inn under OMFANGET AV QMS og eksisterende prosedyrer kan bli sett på som det beste alternativet for å oppnå etterlevelse. Selskapene må sørge for at disse områdene ikke påvirker den generelle kvalitetsstyringen.
3. Bedrifter bør foreta en flytdiagramstil kartlegging av kvalitetsrammehåndteringsprosesser. Dette bidrar til å inkludere alle interessenter i prosessen, fremhever områder med manglende overholdelse og manglende dokumenter, og er en flott metode for å identifisere områder der endring er nødvendig.
4. det er nyttig å kartlegge qms-dokumenter og struktur i henhold til hierarki ved hjelp av prosess – / dokumentkart og organisasjonskart.
5. Dokumenter skal utarbeides i henhold til spesifikasjonene i dokumentkartene; vær oppmerksom på publikum og bruk passende språk tilsvarende. Et stort internasjonalt selskap med tospråklig personale må kanskje publisere dokumentasjon på flere språk.
6. Elektroniske utkast skal håndteres på riktig måte. De skal dokumenteres og arkiveres slik at de enkelt kan identifiseres, hentes, gjennomgås, spores og administreres. Prosessen som brukes i dokumentkontrollmekanismen, bør være konsistent med den som brukes i utkastingsprosessen.
7. Det er viktig at alle dokumenter gjennomgås av Fageksperter fra alle områder som er berørt av dokumentomfanget. Manglende gjennomgang av dokumenter kan føre til reduksjon av etterlevelse, øke risikoen for avvik fra QMS og skape friksjon mellom ansatte / avdelinger.
8. det er viktig å skaffe riktig godkjenningsnivå for et utstedt dokument som vil bli diktert av samsvarsstandarden. Når utstedt og godkjent, må en papirkopi av dokumentet være arkivert på et sikkert sted. Når dokumentene er publisert ansatte kan trenes til å bruke dem.

i sammendrag

• Evaluer din eksisterende virksomhet
• Sørg for at implementering AV EN QMS er nødvendig
• Sørg for at prosessene fungerer
• Revidere disse prosessene der det er nødvendig og foreta kontinuerlige vurderinger
• Undersøk Elektroniske Kvalitetsstyringsløsninger (EQMS) som en måte for å automatisere og forenkle prosessen

hva neste?

Finn Ut Hvordan Ideagen kan hjelpe din bedrift med å implementere Et Kvalitetsstyringssystem. Q-Pulse QMS ER programvaren til valg for mer enn 2000 selskaper over hele verden, ett system, støttet av 25 års innovasjon, fra en etablert og pålitelig leverandør.