E-Post Kan være en vanskelig måte å kommunisere med noen fordi du ikke kan se personen som snakker til deg eller høre tonen i stemmen sin. Derfor kan ting tas ut av kontekst. Når du prøver å løse et problem eller rydde opp en misforståelse via e-post, er det viktig å være artikulere og bruke passende, sterke ord for å uttrykke dine tanker. Det er lett å forvirre sarkasme med uhøflighet over Internett, så les e-posten din før du sender den til mottakeren.
Erkjenner en misforståelse eller misforståelser. Hvis du er usikker på betydningen av en e-post, stille spørsmål. Hvis du sendte en e-post som ble mottatt på en negativ måte, forsikre mottakeren om at du ikke hadde tenkt å høres plutselig, avvisende, irritert eller hva som helst annen negativ konnotasjon ble tatt av mottakeren. Forklar din mening, og vær sikker på å bruke høflige uttalelser,for eksempel «vær så snill» og » takk.»
Les e-posten på nytt for å se hvor misforståelsen kunne ha skjedd. Var informasjonen i e-posten presentert klart, eller var det tvetydig? Hvis misforståelsen innebærer data, tidsfrister eller andre forventninger, legg de relevante detaljene i en setning. Legg deretter til tilleggsinformasjon eller kommentarer. Hvis du mottok en e-post med tvetydige forventninger, still spørsmål.
Tilby en måte dere to kan løse problemet, kanskje foreslå å snakke om saken over telefon eller personlig over kaffe. Din generøsitet av tid formidler din interesse i å opprettholde et godt forhold til andre personer.
