Forretningsrapport: Hva er det og Hvordan Skrive det? (Trinn Og Format)

skiftet fra akademisk skriving, som essays og artikler, til komplekse forretningsrapporter, kan være skummelt!

en forretningsrapport er nødvendig i nesten alle arbeidsområder. Dette er faktabaserte dokumenter som brukes til å ta beslutninger i en bedrift.

du kan bruke forretningsrapporter til flere formål som å pitche en ide, analysere en ide, pitche en fusjon, analysere en fusjon, bevise at bedriften din overholder juridiske og sosiale retningslinjer eller et bestemt emne relatert til jobben din og arbeidet ditt.

så hvis du har en jobb, er det avgjørende at du forstår begrepet forretningsrapporter og hvordan du skriver dem effektivt.

i denne artikkelen vil vi snakke om de ulike typer rapporter og deres formål, betydningen av forretningsrapporter, og hvordan å strukturere din egen på en virkningsfull måte!

men hei, første ting først. La oss forstå begrepet forretningsrapporter litt bedre.

Hva Er En Forretningsrapport? (Definisjon)

en forretningsrapport er definert som et offisielt dokument som inneholder faktainformasjon, statistiske data, forskningsresultater eller annen form for informasjon som er relevant for løpet av jobben.

denne rapporten er et formelt dokument skrevet til punkt og prikke for å formidle informasjon på en konsis, men klar måte. Forretningsrapporter er majorly brukes for intern kommunikasjon i en organisasjon.

Objektivitet er et viktig element når du skriver forretningsrapporter. Uansett hva du sier bør støttes av data og fakta, ikke mening og perspektiv. For eksempel, i stedet for å si ‘salg i siste kvartal var svært lav’, du viser det ved hjelp av data.

rapporten kan variere fra en side til flere sider avhengig av formål og type rapport, som bringer oss til den andre delen: Typer Forretningsrapporter.

Les mer: Forretningsbrev: Definisjon, Typer, Format og Tips!

Typer Forretningsrapporter

det finnes mange typer forretningsrapporter som brukes i en organisasjon for ulike formål. Åpenbart kan du ikke bruke samme rapport for å analysere ansattes ytelse og salg i siste kvartal, ikke sant?

her er noen vanlige typer forretningsrapporter:

Informasjonsrapporter

du bruker denne rapporten når sjefen din ber om data som er rent objektive, dvs. bare rene fakta uten begrunnelse eller potensielle utfall. For eksempel, en arbeidsstyrke rapport som angir antall ansatte i selskapet, deres plikter, avdeling for arbeid og ansvar.

Les mer: Hvordan Skrive Prosjektrapporter Som ‘ Wow ‘ Dine Kunder? (Mal Inkludert)

Analytisk Rapport

som navnet antyder, brukes denne rapporten når noen kritiske bedriftsdata må analyseres for å kunne ta informerte beslutninger.

for eksempel analysere salgsfallet i det siste regnskapsåret. Denne rapporten består av salgstall, en sammenligning av disse tallene med tidligere år, og finne årsaker til høsten. Rapporten vil også indikere mulige tiltak selskapet kan ta for å løse dette problemet.

Forskningsrapport

du bruker en forskningsrapport når noe stort kommer opp! Det kan være en potensiell fusjon, eller en ny produktlinje, eller et skifte i dagens arbeidsmåte.

en stor endring krever en omfattende rapport som studerer alle dens implikasjoner. For eksempel, hvis selskapet ønsker å introdusere et nytt produkt, vil forskningsrapporten bestå av elementer som målgruppe, markedsføringsstrategi, reklamekampanjer, etc.

Forklarende Rapport

du bruker denne rapporten når du vil forklare ditt individuelle prosjekt for hele teamet. La oss anta at du har utført forskning.

en forklarende rapport vil vise fakta, liste funnene og bestemme konklusjonen av forskningen. Det bør være skrevet i svært enkle, konsise og klare ord. Selv om leserne er for det meste jevnaldrende i samme bransje, bør sjargong unngås.

Fremdriftsrapport

Dette er en liten rapport som brukes til å varsle oppdateringer i et selskap.

hvordan var forrige uke?

hvordan er salget for dette kvartalet kommer sammen?

hva er prosentvis endring i konverteringer siden forrige uke / måned?

Slike spørsmål besvares i en fremdriftsrapport. Den inneholder ikke analyser. Kun informasjon og endringer.

Fremdriftsrapporter er et godt medium for bedrifter å spore sitt daglige arbeid og komme med nye ideer for vekst og ekspansjon.

Fortsatt ikke overbevist? Her er 4 overbevisende grunner til at forretningsrapporter er viktige for effektiv arbeidsflyt i en organisasjon.

Les mer: Hva er En Fremdriftsrapport og Hvordan Skrive En?

Viktigheten Av Forretningsrapporter

Kommunikasjonsmodus

du vet hvordan du tekst eller ringe i dagliglivet til å kommunisere? I bedrifter er rapporter utarbeidet for det. Vi kan si at forretningsrapporter fungerer som et kommunikasjonsmedium i en organisasjon.

men hvorfor er det gjort?

vel, i store selskaper, det er en hel linje av arbeidsflyt som finner sted. Det er også kjent som en delegering av oppgaver. I denne arbeidsflyten er det grener, undergrener, avdelinger og nisjespesifikke soner. Hvis kommunikasjon gjøres muntlig, kan informasjon gå tapt eller forurenset.

så for hver viktig kommunikasjon opprettes en skriftlig rapport. Alle som trenger tilgang til denne informasjonen, kan lese rapporten og utstyre seg med førstehåndsdata.

Beslutningsprosesser

Tenker du på å lansere en ny produktlinje? Forbered en rapport.

Tar sikte på å kutte selskapets kostnader? Forbered en rapport.

fra å bestemme målgruppen til å si opp ansatte, er hver beslutning tatt på grunnlag av detaljerte rapporter utarbeidet med fakta og statistikk.

Rapporter overføres toveis i en organisasjon. Ansatte lager forretningsrapporter og sender dem til høyere ledelse for beslutningstaking. Øverste ledelse skaper rapporter for å sirkulere informasjon, oppgaver, etc. blant arbeidsstyrken.

Krisehåndtering

i tilfelle krise, kaos og panikkutbrudd, har alle en mening om saken, og overføring av tanker gir verbalt opphav til arbeidsplass sladder.

i en slik situasjon opprettes forretningsrapporter for å få alle på samme side og deretter analysere problemet.

Krisehåndteringsrapporter omfatter årsaken til problemet, tiltak for å ta for skadekontroll og retningslinjer som tyder på fremtidig beskyttelse mot en slik krise.

Effektiv ledelse

delegering av oppgaver skjer via rapporter. Hver ansatt har sine egne gjøremål med en tildelt frist. Dette bidrar til mer lyd og effektiv styring av selskapet.

all informasjon er i levedyktige skriftlige dokumenter, beslutninger tas ved nøye analyse, og den generelle driften av selskapet er bedre å bruke forretningsrapporter.

så nå som vi vet at vi må forberede forretningsrapporter for å overleve i bedriftsverdenen, la oss gå videre til neste og sannsynligvis den viktigste delen der vi lærer deg hvordan du kan komme i gang med å skrive en skikkelig rapport.

Les Mer: Business Krav Dokument (BRD): Hva, Hvorfor, Og Hvordan Å Skrive?

hvordan skrive en forretningsrapport? (Trinn Og Format)

Følg denne trinnvise veiledningen for å lage din kraftige forretningsrapport:

Trinn 1: Lag en handlingsplan

du skriver en forretningsrapport, ikke en skoleoppgave. Du kan ikke basere rapporten på tanker som og når de kommer. Før du starter rapporten, identifiser dens formål.

Definer hva du ønsker å oppnå med rapporten og hvordan du planlegger å presentere den. Ikke slå rundt bushen! Dette vil hjelpe deg med å skrive en klar og kortfattet rapport.

Trinn 2: Se etter et internt format

firmaet ditt kan ha et bestemt format for å skrive rapporter. Spør din veileder eller sjekk selskapets håndbok for å finne den. Ikke blindt stole på internett.

hvis det ikke er angitt noe slikt format, kan du imidlertid bruke det standard globale formatet som er oppført i følgende trinn.

Trinn 3: Legg til en tittel

tittelen på rapporten kan angis i meldingen du mottok fra din overordnede. Hvis ikke, kan du skrive din egen tittel. Det skal være klart, skarpt og kunne formidle formålet med rapporten.

du bør unngå å bruke svært lange og kompliserte titler. For eksempel, bruk ‘Salgsrapport for FY 2020-21’ i stedet For ‘Analysere kundeinteraksjonen med selskapet de siste 12 månedene i forhold til tidligere år’. Folk vil gjespe og forlate rommet ved starten av rapporten!

legg også til navnet ditt og navnene til andre som er involvert i å lage rapporten. Portretterer andres bakgrunn hardt arbeid som din egen er svært uetisk på arbeidsplassen.

Trinn 4: Skriv en innholdsfortegnelse

du bør bare inkludere en innholdsfortegnelse hvis rapporten er lang og inneholder underavsnitt.

hvis denne siden legges til, må du sørge for å skrive innholdet nøyaktig slik overskriftene er skrevet i rapporten. Alt innholdet skal være riktig nummerert for leseren å enkelt navigere gjennom rapporten eller hoppe på en bestemt seksjon.

Trinn 5: Legg Til Et Sammendrag/ Sammendrag

Dette er en svært viktig side i enhver rapport. Du bør skrive abstrakt på en slik måte at selv om en person ikke leser hele rapporten, kan denne siden gi dem en klar og detaljert ide om hele greia.

den skal inneholde tittel, utgave, viktige funn og konklusjoner. Du bør i utgangspunktet oppsummere alt du skrev i rapporten for å passe abstrakt.

Trinn 6: Skriv en introduksjon

begynner nå din faktiske rapport. På denne siden angir du formålet med å skrive rapporten sammen med en kort ide om hovedargumentet.

du kan også inkludere litt bakgrunn av emnet på denne siden.

Trinn 7: Oppgi metodikken din

fortell leserne hvordan du opprettet denne rapporten på denne siden. Det inkluderer kilder til informasjon, type data(kvalitativ eller kvantitativ), kanaler for mottak av informasjon, etc.

Dette er å utstyre leserne med prosessen du gikk gjennom eller, som vi kan si i urban slang, bts av rapporten. Det gjør rapporten mer troverdig.

Trinn 8: Presenter dine funn

dette er hoveddelen der du presenterer dine funn. Det bør formidle at du har gjort grundig forskning. Så inkluderer statistikk, fakta og grafer for å skildre informasjonen.

juster dataene i ulike overskrifter og underoverskrifter for å hindre at det blir rotete. Bruk pekere, punktmerkede eller nummererte når det er nødvendig.

Trinn 9: Gi en konklusjon eller anbefaling

Avslutt rapporten med en overbevisende konklusjon. Dette bør trekkes fra tidligere nevnte funn.

du kan også gi anbefalinger for endring eller forbedring i en policy, støttet av gyldig dokumentasjon. Konklusjonen bør komme av sterk, basert på faktuelle data, ikke partiske synspunkter eller meninger.

Trinn 10: Legg til bibliografi og referanser

Å Legge til denne delen er en juridisk tvang i enhver rapport hvor dataene er hentet eller inspirert fra tidligere publiserte kilder.

la oss forklare det enkelt. Hvis du har lagt til data eller statistikk i rapporten, må du kreditere den opprinnelige forfatteren. Ellers teller det som plagiering, som er en straffbar lovbrudd.

legg også merke til forskjellen mellom referanser og bibliografi, og ikke forveksle de to!

her er et eksempel:

Anta at du leser en forretningsrapport på nettet og ble inspirert av den. Selv om du ikke brukte noen av dataene i din egen rapport. I dette scenariet vil du liste denne rapporten under delen bibliografi.

men hvis du tok data fra den rapporten til å inkludere direkte i din, vil du liste det i referanseseksjonen.

Trinn 11: Korrekturlesing

Korrekturlesing eller revisjon er svært viktig før du fullfører en rapport. Se etter stavefeil, grammatiske feil eller tegnsetting i denne delen. Dette er små uhell som kan gjøre et veldig dårlig inntrykk.

også, mens korrekturlesing, sjekk sitater, fotnoter, vedlegg, etc, i henhold til selskapets standarder. Det kan være retningslinjer du savnet mens du skrev rapporten!

Bit.ai: Den Ultimate Verktøy For Å Skrive Forretningsrapporter

med sin new-age cloud teknologi bit gir din bedrift rapport superkrefter!

Du kan velge mellom forhåndsdesignede maler og bare bekymre deg for å sette innholdet i det.

Med Bit smart integrasjon, kan du legge til rike medieelementer som weblinker, pdf-filer, bygger, matematiske ligninger, grafer, og mye mer i forretningsrapporter i løpet av sekunder.

Ikke bare dette, bit.ai lar deg jobbe med teamet ditt i sanntid. Du kan redigere samtidig og bruke innebygde kommentarer for å bringe kollegene dine til samme sted for å ta beslutninger knyttet til forretningsrapportene dine.

du har til og med dokumentsporing for å se hvem som åpner rapporten og hvor mye tid de brukte på den.

Prøv å bruke En Av Bit gratis maler i dag.

Pakk Opp

som vi har sett, innebærer det å skrive en forretningsrapport mange aspekter. All tid og energi forbrukes skriftlig engasjerende innhold, og man har en tendens til å glemme designelementet.

ja, designet er et svært viktig aspekt av enhver rapport. Når rapporten er visuelt tiltalende, engasjerer den leseren og skiller seg ut i et rom fullt av svart og hvit tekst.

… og bit hjelper deg med å gjøre nettopp det!

på bit kan du redigere dokumentet i henhold til typen rapport du opprettet uten å gå på kompromiss med designen. Lek litt med hundrevis av fonter, temaer og fargepaletter Med Bit for å skape en innvirkning på arbeidet ditt!

Hvilken var din siste forretningsrapport som virkelig førte til en endring? Hvilket verktøy brukte du til å lage det?

Tweet oss @ bit_docs og gi oss beskjed!

videre leser:

Forretningskontinuitetsplan: Hva, Hvorfor & Hvordan Lage den?

7 Typer Rapporter Din Bedrift Absolutt Trenger!

Resultatrapport: Hva er det & Hvordan Lage det? (Trinn Inkludert)

Formelle Rapporter: hva er de & Hvordan Lage dem!

Forretningsdokumenter: Definisjon ,Typer, Fordeler & Trinn For Å Lage Dem!

Forretnings Vertikaler: Definisjon, Fordeler & Eksempler!

Teknisk Rapport: Definisjon, Betydning og Hvordan Skrive den?

16 Beste Forretningsverktøy Hver Bedrift Trenger i 2021

Hvordan Skrive En Business Case: Steg For Steg Guide

Hvordan Skrive En Business Forslag?

Hvordan Lage En Full Proof Forretningsplan?