Databaser er bygget for å lagre data som kan være nyttige for noen som eier eller bruker disse dataene. Data blir informasjon når den presenteres i et format som er nyttig for en seer. Det er mange måter å konvertere data til informasjon, og det vanligste er å opprette en rapport.
en rapport organiserer data i et format som det er nyttig for et bestemt formål. For eksempel kan salgsdata organiseres for å oppdage trender i salg, rangere selgere eller finne ut hvilke selskapskampanjer som genererer mest inntekt. Som FileMaker-konsulenter, databasedesignere og webutviklere er det sjeldent når vi bygger en database som ikke på et tidspunkt brukes til å lage en rapport. Denne artikkelen beskriver en 5-trinns prosess for å gjøre rapportdesign enkel og effektiv.
Vet hvilken informasjon du trenger.
det første trinnet i å lage en rapport er å vite hvilken informasjon du trenger spør deg selv følgende spørsmål:
- hva er formålet med denne rapporten?
- Hva vil jeg vite?
- Hvem trenger å se denne rapporten?
- Hvordan vil informasjonen i denne rapporten bli brukt av hver person eller gruppe som vil se den?
2. Bestem dataene som vil bli oppført på rapporten.
nå er det på tide å utforme rapporten. Bruk svarene på spørsmålene i trinn 1 til å utforme oppsettet for rapporten. Spør deg selv:
- Hvilke data må være oppført på rapporten for at den skal oppnå sitt formål?
- må listen over data aggregeres gruppert og eller sorteres på en bestemt måte? I så fall, hvilke grupper, sorterer og aggregerte beregninger er nødvendig?
3. Skisse en eksempelrapport
Noen ganger er det ingen erstatning for en visuell sjekk. Validere hva du har bestemt i trinn 1 og 2 ved å skissere rapporten på et stykke papir, tekstbehandler, regneark eller din favoritt grafisk layout verktøy. Du kan finne ut at du forlot noe i trinn 1 og 2. I så fall, skyll og gjenta til du har prøven rapport av dine drømmer.
4. Sørg for at de riktige dataene blir samlet inn.
Innsamling av de riktige dataene betyr at databasen er modellert og utformet riktig. Spørsmål å stille din database designer er:
- lagrer databasen dataene jeg trenger for rapporten jeg vil ha?
- er databasen strukturert slik at jeg kan bruke de lagrede dataene til å opprette rapporten jeg vil ha? Dette trinnet krever kunnskap om god databasemodellering og design, og dette emnet er for stort til å oppsummere her. Hvis du ikke vet mye om datamodellering, kan du lese noen gode artikler om emnet på nettet eller konsultere en databaseprogramvareutformingsekspert for å avgjøre om databasen din er strukturert riktig for det du trenger.
5. Lag din rapport.
Bruk eksempelrapporten til å opprette et oppsett med teknologien du bruker til å presentere data fra databasen til personene som trenger rapporten. Noen eksempler på slik teknologi er:
- en nettside bygget med php og mysql
- et innholdsstyringssystem som WordPress eller Drupal
- en databaseprogramvareplattform som FileMaker Pro
- et rapporteringsverktøy som Tableau.
Rapporter er et viktig og nyttig verktøy for å hjelpe deg med å forstå din virksomhet og informere dine beslutningsprosesser. Sørg for at rapportene dine forblir enkle, effektive og målrettede ved hjelp av retningslinjene ovenfor. Hvis du trenger flere verktøy, tips eller veiledning når du utformer rapporter eller databaser ikke nøl med å kontakte oss for å få hjelp.
