når prosjektet er delt inn i aktiviteter og ressurser som er tildelt disse aktivitetene, er det på tide å bestemme aktivitetsvarighetene. Denne betydningen av dette trinnet bør ikke tas lett, fordi disse varighetene vil bli brukt til å konstruere prosjektplanen.
akkurat som de små o-ringene som brakte ned Romfergen Challenger, resulterer en liten undervurdering ofte i en kjedereaksjon som prosjektet ikke kan gjenopprette fra.
PMBOK
PMBOK inneholder en prosess som kalles «Estimat Aktivitetsvarigheter» som omfatter oppgavene som er involvert i å forberede aktivitetsvarighetsestimater.
PMBOK, 5. Utgave, Avsnitt 6.5, «Estimat Aktivitetsvarigheter»
Estimat Aktivitetsvarigheter er prosessen med å estimere antall arbeidsperioder som trengs for å fullføre individuelle aktiviteter med estimerte ressurser. Den viktigste fordelen med denne prosessen er at den gir hvor mye tid hver aktivitet vil ta å fullføre, noe som er en stor inngang I Utviklingsplanprosessen.
en prosjektleder konsulterer et dokument kalt en ressurskalender for å fastslå tilgjengeligheten av ressurser. Dette angir tilgjengeligheten av en ressurs, for eksempel
Mark er på jobsite X Fra September. 1 Til Sep. 30
Det nye prosjektet som planlegges, Kan Selvsagt Ikke bruke denne arbeideren på den tiden(med mindre det er avtalt med den andre prosjektlederen, antar jeg). Ressurskalenderen kan variere fra en enkel liste over arbeidernes tilgjengelighet til full kalender i prosjektledelse programvare som sporer ansatte tidsplaner.
på forrige side opplistet vi de tre hovedtyper av estimater. På denne siden vil vi utvide dem, jobbe gjennom dem, og legge til en mer. De fire typer estimater er:
- Analogt Estimering
- Parametrisk Estimering
- trepunkts Estimering
- Ekspertvurdering
Analogt Estimering
som navnet antyder, er dette når du gjør en analogi til den samme eller lignende oppgaven som har blitt utført før. Dette er den beste kilden til informasjon fordi faktisk arbeid utført er ekstremt pålitelig, selv om det krever justeringer. For vårt tømmerhuseksempel gir tidligere prosjekter en utmerket sammenligning for å bestemme ressurser, kostnader og varigheter. Faktisk har mange selskaper mange lignende prosjekter, og dette er det naturlige utgangspunktet. For hver oppgave må du imidlertid ofte gjøre noen tilpasninger. Her er en sjekkliste over justeringer:
- oppgaven er større eller mindre enn den forrige.
Skalere varigheten opp eller ned med riktig beløp. For eksempel har tømmerhuset litt mer kvadratfot, eller oppkjørselen er lengre, eller flere flere vinduer er lagt til. Dette kan høres opplagt, men det er ikke de store, åpenbare tingene som forårsaker problemer for prosjektledere, det er de små tingene, og du må sørge for at du inkluderer nok situasjoner for dem. - oppgaven trenger spesialprodukter eller tjenester som den siste ikke gjorde.
i dette tilfellet legger du til de aktuelle produktene og tjenestene og fortsetter som vanlig. Dette høres også opplagt, men har like stort potensial for prosjektoverskridelser. For eksempel krever de litt større takstolene den neste større kranstørrelsen. Eller grunnlaget krever fjerning av stein i stedet for leire. - oppgaven er for et litt annet sluttprodukt.
Bestem forskjellen i materialer og / eller utførelse og finn ut forskjellen i ressurser, kostnader og tid. For eksempel kan du beregne fra planene at tømmerhuset krever 20% mer tømmer enn den forrige. Da kan du anslå at det ville ta 20% mer tid I Trearbeidsoppgaven.
Et av de mest problematiske problemene med analog estimering er at det bare er så pålitelig som oppgaven estimatet blir tatt fra. Ofte må du ha vært prosjektleder for komparatorprosjektet, eller i det minste nær nok til å vite hva som skjedde og hvordan det gikk. Si for eksempel at kranen brøt sammen og tilbrakte fire dager på stedet i stedet for to, du ville være dobbelt så lang tid (og pris) hvis du ikke visste om den detalj og derfor ikke regnet med det.
produktiviteten til arbeidet er også et viktig hensyn. For kunnskapsarbeidere som ingeniører, legger flere av dem noen ganger ned produksjons-og beslutningsprosessen i stedet for å øke hastigheten. På samme måte har en meget erfaren arbeider høyere produktivitet enn en mindre erfaren. Dermed, hvis det forrige prosjektet brukt en uerfaren arbeider å plassere takstoler, og denne gangen du skal bruke en mer erfaren en, estimatet kan, og bør, være annerledes.
Parametrisk Estimering
en annen vanlig metode for estimering av aktivitetsvarigheter krever at arbeidet bores ned i en enhetskostnad, for eksempel en byggetid per kvadratmeter tømmerhus. Her er noen eksempler:
- Total byggetid per kvadratfot av tømmerhus.
- Pouring tid per kubikkyard av betong.
- Installasjonstid for teppe per kvadratmeter.
i verkstedindustrien gjøres nesten alt på denne måten, fra ingeniørtiden til byggematerialene. Hvis logg hjem selskapet holdt styr på byggetiden, spesielt for den enkelte oppgaven med «Tre Arbeid,» sammen med arealet av hjemmet, kan de til slutt komme frem til en ganske god parametrisk estimat for oppgaven varighet. Hvis din bedrift har mange lignende prosjekter og ikke gjør dette, bør det.
noen ganger kan en parametrisk verdi inkluderer faste elementer, for eksempel dører og vinduer som krever en fast tid for installasjon uansett hvor mye tømmer det er å bygge. I dette tilfellet kan de faste elementene skilles ut og legges til det samlede parametriske estimatet.
trepunkts Estimering
i denne metoden bestemmer estimatoren tre tall:
- Optimistisk
- Mest Sannsynlig
- Pessimistisk
den andre, «Mest Sannsynlig» er gjennomsnittet av hva oppgavens varighet ville være hvis den ble utført mange ganger. Det er det «normale» estimatet at du ellers kan komme opp med å bruke de andre metodene. De to andre representerer øvre og nedre grenser som du ikke sannsynligvis vil overskride.
for å gjøre dette numerisk vil du tilordne et sikkert intervall for øvre og nedre grenser (optimistiske og pessimistiske verdier), for eksempel 90%. Mange lærebøker bruker 99% eller en annen verdi, metodikken varierer. Men hvis du konsulterer tidligere prosjekter og bestemmer 90% konfidensintervall (1 av 10 prosjekter overstiger), kan du kjøre med det.
Vanligvis brukes En av to distribusjoner. Den trekantede fordelingen er bare et gjennomsnitt av de tre estimatene, og betafordelingen er litt strammere.
| Trekantet (gjennomsnitt) distribusjon | Betafordeling |
|---|---|
| te = (a + m + b) / 3 | te = (a + 4m + b) / 6 |
Hvor:
- te = Forventet varighet
- A = Optimistisk
- m = mest sannsynlig
- b = Pessimistisk
den trekantede fordelingen vil forskyve resultatene til verdien som er langt borte fra den Mest Sannsynlige verdien. Hvis du vil at estimatet skal være strammere (nærmere) til den Mest Sannsynlige verdien, bruker du betafordelingen. Jeg tror ikke det bør bli mer komplisert enn dette. Du må bestemme hvor tett til Den Mest Sannsynlige verdien du vil være.
la oss for eksempel si at den forventede varigheten av Aktiviteten Tre Arbeid er 18 dager (m = 18), og du finne det er betydelig potensial for forsinkelser. Det Optimistiske estimatet er 15 dager (a = 15), Men Det Pessimistiske estimatet er 33 dager (b = 33). Beta distribusjon gir:
te = (15 + 4 x 18 + 33) / 6 = 20 dager
det opprinnelige estimatet var 18 dager, men på grunn av potensialet for å nå så mye som 33 dager, bør estimatet økes til 20 dager.
videre nedover denne veien er standardavviket for oppgaven ganske enkelt:
σ = (b-a) / 6
hvis du legger sammen alle varighetene (∑m) og standardavvik( ∑ σ) for hver oppgave, vil du ha den totale prosjektvarigheten i tillegg til det er standardavvik. Du kan trekke følgende konklusjoner fra dette:
- konfidensnivået i ett standardavvik, dvs. m ± σ er omtrent 68%.
- konfidensnivået i to standardavvik, dvs. m ± σ er omtrent 95%.
- konfidensnivået for to standardavvik, dvs. M ± σ er omtrent 99,7%.
i eksemplet ovenfor er Standardavviket for Trearbeidsoppgaven (33 – 15) / 6 = 3.0. Aktivitetsvarigheten er derfor:
- 20 dager er det offisielle estimatet.
- 23 dager med 68% konfidens.
- 26 dager med 95% konfidens.
- 29 dager med 99,7% konfidens.
ville ikke sjefen din elske dette?
bare vær ikke lurt av fancy statistikk hvis inngangsdataene dine er upålitelige. Resultatet er bare så godt som inngangsdataene, med andre ord søppel inn, søppel ut.
Ekspertvurdering
Profesjonelle estimatorer vil fortelle deg at til tross for alle teknikkene i boken, vil en teknisk ekspert være den beste ressursen du noensinne kan ha. De kan være den eneste ressursen du trenger for å estimere. Tekniske eksperter er notorisk opptatt fordi deres kompetanse blir brukt på mange prosjekter. Men hvis du har tilgang til en, enten inne i selskapet eller ute, bør du finne en måte å bruke dem på.
men hva om en teknisk ekspert motsier de andre metodene? La oss for eksempel si at du installerer teppe og teppeinstallatøren din forteller deg at et bestemt prosjekt vil ta 4 dager, men tidligere erfaring (analagous) forteller deg at det vil ta 10 dager. Hvor verdifull er ekspertens mening da? Det er vanskelig å gi gode råd som gjelder for alle situasjoner. Du ma bare veie de to metodene mot hverandre, vurderer de underliggende dataene for hver metode. For eksempel undervurderer kanskje denne teppeinstallatøren ofte varigheten, eller tidligere erfaringsestimater er skjevt av et bestemt stykke data.
Prosjektledelse i seg selv eksisterer ikke uavhengig av den tekniske kompetansen som ligger i prosjektet. Det vil si at prosjektlederen eller ledelsen må være minst forbipasserende kjent med de tekniske aspektene av arbeidet, eller prosjektet har liten sjanse for suksess.
Eksempelprosjekt
for å bygge tømmerhuset vårt, ville vi inspisere hver ressurstabell fra forrige trinn og bestemme hvor mye tid som kreves. I dette tilfellet har jeg tatt med situasjoner på mellom 50% og 100%, fordi varigheten må inkludere nedetid. For eksempel kan det være 3 dager med rørleggerarbeid, men oppgaven må inkludere tiden før de kommer, og jeg tror ikke at de sannsynligvis kommer fram til tiden.
| Oppgave-ID | Navn | Varigheter | Kostnad |
|---|---|---|---|
| 110 | Utgravning | 6 dager | $5,850 |
| 120 | Hell Foundation | 10 dager | $4,700 |
| 210 | tre arbeid | 20 dager | $60,850 |
| 310 | Elektrisk & Vvs | 10 dager | $20,260 |
| 320 | Gulv | 8 dager | $18,760 |
| 330 | Etterbehandling | 12 dagen | $16,760 |
| 410 | Landskaps | 14 dagen | $7,620 |
| TOTALT | 80 dager | $134,800 | |
tror du at du kan bygge et lite tømmerhus for $ 134 800 ?
den totale varigheten av 80 dager på dette punktet betyr ikke mye. Et enkelt tillegg av aktivitetsvarigheter tar ikke hensyn til en potensiell reduksjon på grunn av å utføre oppgaver parallelt, eller en potensiell økning på grunn av tilgjengeligheten av ressurser. I neste trinn vil vi bestemme den «kritiske banen» slik at vi potensielt kan forkorte tidsplanen.
