Mettre en œuvre un Système de Management de la Qualité : Bonnes Pratiques

Mettre en œuvre un Système de Management de la Qualité (SMQ) est autant un art qu’une science. Il faut des données, une approche méthodologique et la capacité d’engager les gens.

Cet article traitera de la mise en œuvre d’un SMQ et répondra à vos questions fréquemment posées sur le sujet.

Chez Ideagen, nous aidons les organisations depuis plus de 25 ans à atteindre la qualité et l’excellence opérationnelle. Nous avons de l’expérience dans la mise en œuvre et la consultation d’organisations de toutes tailles, nous pouvons donc offrir une perspective experte sur la mise en œuvre réussie d’un nouveau système de gestion de la qualité.

Découvrez:

• qu’est-ce qu’un Système de Management de la Qualité
• pourquoi il est important pour toutes les organisations qui veulent réussir
• les avantages de la mise en œuvre d’un SMQ
• les exigences d’un SMQ
• La logistique de l’exploitation d’un SMQ dans un environnement hautement réglementé
• l’importance d’une culture hiérarchique
• Étapes cruciales de la mise en œuvre

Qu’est-ce qu’un Système de Gestion de la Qualité (SMQ)?

Un SMQ est un ensemble coordonné de valeurs et de processus mis en œuvre par une organisation pour s’assurer et démontrer qu’elle répond aux normes exigées pour satisfaire les demandes et les attentes de ses clients. La norme internationale ISO 9001:2015 est la déclaration acceptée des exigences générales d’un système de gestion de la qualité.

Pourquoi un SGQ est-il important ?

Un SMQ pleinement opérationnel aidera une organisation à atteindre et à démontrer qu’elle a atteint certains objectifs:

1. Répondre constamment aux exigences des clients.
2. Gestion cohérente des exigences internes.
3. Gestion cohérente des exigences externes. par exemple, l’allocation efficace des ressources

Quels sont les avantages de la mise en œuvre d’un SMQ?

La mise en œuvre d’un système de gestion de la qualité se traduira par un certain nombre de gains commerciaux à long terme. Voici quelques avantages de la mise en œuvre efficace d’un SMQ:

1. Atteindre les objectifs organisationnels
2. Réduire les erreurs coûteuses et le gaspillage
3. Augmenter la satisfaction des clients
4. Commercialiser votre entreprise plus efficacement
5. Gérer plus efficacement la croissance
6. Améliorer la disponibilité de la documentation
7. Corriger les problèmes pour améliorer continuellement les produits et services
8. Accroître les parts de marché dans de nouveaux territoires et secteurs de marché
9. Créer une culture de la qualité
10. Intégrer la vision dans tous les projets
11. Une meilleure communication interne
12. Des produits cohérents
13. Efficacement mesurer la performance des individus et des équipes
14. Améliorer la conformité

Comment un SMQ aide-t-il une organisation à gérer les problèmes culturels ?

La mise en place d’un système de management de la qualité peut froisser les plumes des employés. Cela peut les sortir de leur zone de confort et les éloigner des processus institutionnalisés. C’est pourquoi le soutien de la direction opérationnelle et exécutive dès le départ est essentiel à la mise en œuvre d’un système de management de la qualité.

Ideagen a travaillé avec des centaines de responsables de la qualité et a toujours constaté qu’il était préférable d’amener la direction à promouvoir la qualité. Il est conseillé aux gestionnaires de se lancer dans une routine de renforcement positif au début de la vie des systèmes. Non seulement cela favorisera l’utilisation du système, mais cela motivera le personnel.

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Pour être efficace, un système de gestion de la qualité doit être robuste, intuitif et flexible. Le diagramme ci-dessous montre comment les modules logiciels d’Ideagen interagissent pour renforcer un SGQ holistique.

Dans le cadre d’un SMQ, les processus devraient être soumis à une gestion plus stricte. Il est sage de s’attendre à des changements dans la façon dont le personnel interagit et dans la répartition des responsabilités et de la reddition de comptes. Tenir compte de la perception du personnel et reconnaître les attitudes existantes des employés et dissiper les préoccupations qu’ils ont est un élément essentiel de la stratégie managériale lors de la mise en œuvre d’un SMQ.

S’appuyant sur le thème de la communication du personnel, lors de la mise en œuvre d’un SMQ, une organisation ne doit pas fermer l’oreille à la suggestion des employés. Les employés sont ceux qui utiliseront le système de gestion de la qualité, il est donc logique de faire toutes les modifications nécessaires pour répondre à leurs besoins et améliorer la convivialité.

Il est également conseillé à une organisation de prévoir une phase initiale de décalage avant que les améliorations ne deviennent la norme. Un SMQ offre la tranquillité d’esprit que les exigences réglementaires sont respectées et que l’organisation adopte continuellement une approche centrée sur le client.

Que nécessite un SGQ ?

Un système de gestion de la qualité nécessite un certain nombre d’éléments essentiels. En voici six:

1. Un cadre et un outil de communication, généralement un logiciel qms.
2. Une politique de qualité et des objectifs de qualité. Ces déclarations doivent être documentées.
3. Un manuel de qualité comprenant la portée, les justifications de toute exclusion, les procédures documentées et les descriptions des interactions des processus. Cela précisera comment un SMQ sera observé et soulignera les engagements de l’entreprise à la fois en matière d’amélioration continue et de qualité.
4. Toute procédure documentée requise par la norme de conformité.
5. Tous les documents nécessaires pour assurer le fonctionnement, la planification et le contrôle efficaces des processus de l’entreprise.
6. Des documents tels que des preuves de conformité aux exigences et d’un fonctionnement efficace du SGQ seront requis par la norme de conformité.

Fonctionnement dans un environnement contrôlé :

De nombreuses organisations déploient un système de gestion de la qualité pour démontrer leur conformité aux exigences réglementaires. Un SGQ peut prendre en charge une organisation opérant dans un environnement contrôlé de plusieurs manières:

• Pour s’assurer que les normes de conformité sont respectées, tous les documents de l’entreprise doivent être conformes aux processus QMS.
• Cela garantira la conformité du comportement du personnel dans l’exercice de ses fonctions, une méthode uniforme d’enregistrement des données et une formation uniforme du personnel.
• La tenue de dossiers tels que les constatations d’audit, la surveillance des données, les rapports de non-conformité et les mesures correctives, etc. peut être utilisé comme preuve de l’utilisation et de l’efficacité du SMQ.
• Un SGQ peut être utilisé pour faire respecter l’approbation et la disposition requises des documents et des dossiers.
• Il est important que seule la version la plus à jour des documents soit disponible pour les utilisateurs de l’entreprise. Pour être conformes, les documents doivent avoir un contrôle d’identité et de version unique lorsqu’ils sont soumis à des modifications.
• Les signatures des auteurs et des approbateurs du document peuvent être requises.
• Un résumé de l’historique des documents indiquant les modifications et les dates de révision peut être requis.

Pour s’assurer que tous les documents sont à la fois traçables et récupérables, les documents doivent être gérés et contrôlés de la même manière que les documents. Il est conseillé de leur attribuer des identifiants uniques, qui seront fournis par un outil QMS électronique.

L’importance de l’organisation hiérarchique :

L’organisation est vitale lorsqu’il s’agit de documents contrôlés. Une hiérarchie suggérée pour la gestion de la documentation QMS est:

1. Manuel qualité
2. Politiques
3. Procédures
4. Instructions de travail
5. Listes
6. Formulaires

Tout type de document supplémentaire peut être utilisé à la discrétion de l’entreprise.

Étapes de mise en œuvre:

La mise en œuvre d’un SMQ est un défi à multiples facettes. Voici un plan approximatif pour mettre en œuvre un SGQ:

1. Des modèles généraux pour tous les documents contrôlés que l’entreprise prévoit d’utiliser doivent être établis avant la rédaction des documents QMS. Les modèles doivent avoir des styles et des formats cohérents, ce qui les rend faciles à lire et à naviguer. Tous les modèles de procédures et d’instructions doivent comporter des sections sur l’objet, la portée et les responsabilités. Les modèles doivent également répondre à des exigences de document contrôlées, par exemple un identifiant unique, etc. Il est facultatif qu’un logo d’entreprise soit inclus dans un en-tête de document.
2. De nombreuses entreprises auront déjà des procédures écrites en place; cependant, ces procédures actuelles peuvent ne pas être à la hauteur, car elles sont obsolètes ou incomplètes, etc. Certains secteurs d’activité, comme les finances, ne sont pas considérés comme relevant du SMQ et les procédures existantes peuvent être considérées comme la meilleure option pour assurer la conformité. Les entreprises doivent s’assurer que ces domaines n’ont pas d’impact sur la gestion globale de la qualité.
3. Les entreprises devraient entreprendre une cartographie de type organigramme des processus de gestion du cadre de qualité. Cela aide à inclure toutes les parties prenantes dans le processus, met en évidence les domaines de non-conformité et les documents manquants, et constitue une excellente méthode pour identifier les domaines où des changements sont nécessaires.
4. Il est utile de cartographier vos documents QMS et de les structurer selon la hiérarchie à l’aide de cartes de processus/documents et d’organigrammes.
5. Les documents doivent être rédigés selon les spécifications des cartes des documents; soyez conscient de votre public et utilisez un langage approprié en conséquence. Une grande entreprise internationale avec un personnel bilingue peut avoir besoin de publier de la documentation en plusieurs langues.
6. Les brouillons électroniques doivent être gérés de manière appropriée. Ils doivent être documentés et classés de manière à pouvoir être facilement identifiés, récupérés, examinés, suivis et gérés. Le processus utilisé dans le mécanisme de contrôle des documents devrait être cohérent avec celui utilisé dans le processus de rédaction.
7. Il est important que tous les documents soient examinés par des experts de tous les domaines concernés par la portée du document. L’omission d’examiner les documents peut entraîner une réduction de la conformité, augmenter le risque d’écart par rapport au SGQ et créer des frictions entre le personnel et les ministères.
8. Il est important d’obtenir le niveau d’approbation approprié pour un document délivré qui sera dicté par la norme de conformité. Une fois délivré et approuvé, une copie papier du document doit être déposée dans un endroit sécurisé. Une fois les documents publiés, le personnel peut être formé pour les utiliser.

En résumé

• Évaluez votre entreprise existante
• Assurez-vous que la mise en œuvre d’un SMQ est nécessaire
• Assurez-vous que les processus fonctionnent
• Révisez ces processus si nécessaire et effectuez des examens continus
• Étudiez les Solutions électroniques de Gestion de la Qualité (SMQ) comme moyen d’automatiser et de simplifier le processus

Et ensuite ?

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