La Valeur des Audits Internes (et Comment en effectuer Un)

À l’ère numérique d’aujourd’hui, les audits de conformité externes et les attestations de tiers (par exemple, SOC 2) sont devenus de plus en plus cruciaux dans les décisions d’achat B2B. Non seulement ils fournissent une vérification objective par une tierce partie de la posture de sécurité / conformité d’un fournisseur, mais les audits fournissent également des informations utiles sur les points faibles ou les faiblesses de l’environnement de contrôle interne d’une organisation. En d’autres termes, les conclusions d’un audit formel peuvent servir de recette pour réduire les risques.

Bien que les audits externes officiels aient leur place, ils ne doivent pas être considérés comme le seul moyen de connaître les lacunes de sécurité de votre organisation. Dans l’environnement des risques en évolution rapide d’aujourd’hui, les organisations ont besoin d’une combinaison de méthodes pour se protéger adéquatement. En plus des audits officiels programmés, les organisations doivent procéder en permanence à des audits internes pour identifier les vulnérabilités et comprendre leur conformité et leur posture de sécurité.

Ne pas traiter les risques de façon continue est une pratique dangereuse, car les organisations sont exposées aux risques et aux menaces de manière continue.

Avec des environnements de risque en évolution rapide, les organisations ont besoin d’une combinaison de méthodes pour se protéger adéquatement. En plus des audits officiels programmés, les organisations doivent effectuer des audits internes afin de pouvoir identifier les vulnérabilités et comprendre leur conformité et leur posture de sécurité de manière continue.

En fait, une enquête menée par Globalscape et le Ponemon Institute a révélé que les entreprises qui effectuaient de fréquents audits de conformité réduisaient leurs coûts de conformité de 2,86 millions de dollars en moyenne. D’autre part, l’enquête a révélé que les entreprises qui n’effectuent pas du tout d’audits de conformité subissent les coûts de conformité les plus élevés.

La réalisation d’audits internes permet à votre entreprise de comprendre les lacunes/points faibles de votre environnement de contrôle interne — afin que vous puissiez combler ces lacunes avant que des auditeurs externes ne se présentent à votre bureau et avoir la certitude que vous réussirez cet audit externe.

Dans cet article, nous discuterons des différences critiques entre les audits internes et externes, de ce que font les auditeurs internes, des différents types d’audits internes que votre organisation peut effectuer, ainsi que des étapes clés pour réussir un audit interne.

Rôle de l’audit interne

Les employés de l’entreprise effectuent des audits internes pour évaluer les risques globaux pour la conformité et la sécurité et déterminer si l’entreprise suit les directives internes. Des vérifications internes devraient avoir lieu tout au long de l’année. Les équipes de gestion peuvent utiliser les rapports générés par les audits internes pour identifier les domaines nécessitant des améliorations. Les audits internes mesurent les objectifs de l’entreprise par rapport aux résultats et aux risques stratégiques.

Audits internes par rapport aux audits externes

Les audits internes et externes ont des objectifs différents, mais en fin de compte, ils servent tous les deux la même fin: s’assurer que votre entreprise se conforme aux réglementations ainsi qu’aux normes internes / externes, afin que vous puissiez éviter les perturbations commerciales et les amendes, pénalités ou atteintes à la réputation pouvant résulter de violations de la conformité.

Les audits externes sont des audits officiels effectués par un tiers indépendant. Un audit externe mesure les processus et les contrôles de l’organisation à un moment donné par rapport à certaines normes externes, telles que ISO 27001 ou NIST 800-53. Mais ils peuvent également être obligatoires si une entreprise a une violation de données ou un autre événement de sécurité qui ne respecte pas une norme légalement requise.

D’autre part, les audits internes sont effectués par des employés formés au sein de votre organisation. La portée d’un audit interne peut être assez étroite ou relativement large.

Rôle de l’auditeur interne & Responsabilités

Les auditeurs internes ont un rôle unique: ils doivent être complètement objectifs quant aux processus et aux équipes qu’ils évaluent, et ils ne peuvent pas être directement connectés aux départements qu’ils auditent. Les auditeurs internes relèvent généralement directement de la haute direction ou des membres du conseil d’administration. Leur travail consiste à évaluer objectivement les services ou les fonctions opérationnelles et la façon dont ils répondent aux normes établies. Il est important de se rappeler que le travail d’un auditeur est en fin de compte d’aider l’entreprise, et leurs commentaires aident à bâtir une entreprise plus forte.

L’Institut des auditeurs internes (IIA) est l’association la plus importante et la plus largement reconnue servant et établissant des normes pour les auditeurs internes. Ils fournissent des certifications dans différents domaines de l’audit interne, et ils ont élaboré le Guide des Normes & – Cadre international des Pratiques professionnelles, qui fournit aux auditeurs internes des conseils obligatoires et recommandés sur leur rôle et la mission des auditeurs internes.

Le type d’activités qu’un auditeur effectue varie quelque peu en fonction du type d’audit qu’il effectue. Néanmoins, certaines activités sont cruciales pour tout type d’audit interne.

Évaluation des contrôles

Qu’un vérificateur évalue le processus du service comptable pour les états financiers de fin d’exercice ou la conformité du service marketing à l’ACCP, il examinera et évaluera les contrôles en place qui visent à atténuer les risques et à prévenir les incidents indésirables. Presque tous les processus opérationnels doivent avoir un certain type de contrôle et de responsabilité en place pour s’assurer qu’il n’y a pas d’occasions de réduire les angles ou de créer des problèmes. Les auditeurs examinent à la fois les contrôles documentés et les contrôles réellement mis en œuvre pour s’assurer qu’ils sont exécutés et fonctionnent comme prévu.

Évaluation des risques

Bien que la direction à tous les niveaux doive utiliser ses connaissances uniques pour identifier les risques pour son équipe et l’organisation dans son ensemble, il incombe à un auditeur d’évaluer ces risques, d’anticiper les problèmes futurs liés à ces risques et de trouver des moyens de contrôler ou d’éliminer ces risques pour l’organisation.

Analyse des opérations

Les auditeurs internes doivent comprendre les objectifs stratégiques d’une organisation et comment les choses fonctionnent au niveau tactique. Ils travaillent avec des gestionnaires de niveaux inférieurs, analysent les opérations et déterminent si ces opérations s’inscrivent dans les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Travailler avec d’autres fournisseurs d’assurance

Les auditeurs internes travaillent aux côtés des professionnels de la gestion des risques, des responsables de la conformité et d’autres pour assurer aux dirigeants de leur entreprise que les risques sont gérés de manière efficace et efficiente. Alors que de nombreux autres rôles de fournisseurs d’assurance mettent en œuvre des processus et élaborent des contrôles pour atténuer les risques, les auditeurs internes évaluent ces contrôles et processus pour s’assurer qu’ils fonctionnent et répondent aux normes dont ils ont besoin, qu’elles soient établies en interne ou en externe.

5 Types d’audits internes

Il existe quelques types d’audits internes différents, et chacun apporte de la valeur. Si vous commencez tout juste à développer votre fonction d’audit interne, vous n’avez pas besoin de vous lancer dans l’exécution de tout cela en même temps. Cependant, c’est une bonne idée de vous concentrer sur la réalisation de ces types d’audits internes, car ils vous permettent chacun d’optimiser une partie différente de vos opérations commerciales.

Audit de conformité informatique

Un audit interne de conformité informatique examine les pratiques de sécurité des données d’une entreprise pour déterminer si elles sont conformes aux cadres et normes de sécurité des données requis ou choisis et aux exigences légales auxquelles une entreprise peut être confrontée en matière de sécurité et de confidentialité des données. Un audit interne peut être utilisé comme test pour voir comment cette entreprise se comporterait dans un audit externe formel. Parce que les conséquences d’une non-conformité peuvent être coûteuses pour une entreprise, des audits de conformité doivent être effectués fréquemment. Les processus moins risqués et moins complexes peuvent être vérifiés une ou deux fois par an, tandis que les processus plus compliqués et à risque plus élevé devraient être vérifiés plus fréquemment (p. ex., une fois par semaine).

Audit informatique

Un audit informatique est axé sur les contrôles et les processus des technologies de l’information. Bien que cela chevauche un audit de conformité, certaines fonctions informatiques qui ne sont pas incluses dans les audits de conformité doivent tout de même être évaluées. En plus de s’assurer que les contrôles informatiques en place protègent les informations, un audit informatique interne vérifie également si les processus et les actifs informatiques (matériel et logiciels) fonctionnent efficacement. Contrairement à un audit de conformité, les processus informatiques ne sont pas comparés à une norme externe dans un audit informatique. Au lieu de cela, l’audit examine s’ils servent leur objectif et aident l’entreprise à atteindre ses objectifs.

Audit financier

Un audit financier examine les finances d’une entreprise pour s’assurer que les activités financières sont enregistrées correctement et que les bonnes pratiques comptables sont utilisées. Il est impératif que ces types d’audits soient menés par une personne impartiale et déconnectée des fonctions comptables et financières de l’entreprise; s’ils trouvent quelque chose d’illégal ou de frauduleux, ils doivent pouvoir immédiatement faire part de leurs préoccupations à la direction.

Audit opérationnel

Un audit opérationnel est axé sur la performance d’un département ou d’une fonction opérationnelle. L’auditeur examinera les processus et les extrants du ministère et évaluera comment ils contribuent aux objectifs clés de l’entreprise. L’auditeur examinera le personnel, la gestion des actifs du département, les extrants, la productivité et la structure organisationnelle.

Audit d’enquête

Un audit d’enquête a lieu en réponse à un rapport ou à une plainte concernant un comportement suspect d’un employé ou d’une équipe au sein de l’entreprise. Dans ce cas, la vérification inclurait les résultats d’un employé ou d’un ministère. Ensuite, si le rapport est crédible, ils évalueraient l’ampleur des pertes, détermineraient quelles faiblesses ont permis qu’il se produise et formuleraient des recommandations sur les mesures à prendre pour éviter que cela ne se reproduise à l’avenir.

Comment un audit interne est effectué

Étant donné que chaque entreprise est différente et que différents types d’audits nécessitent différentes étapes et considérations, il n’y a pas un seul processus d’audit qui fonctionnera pour chaque audit dans chaque entreprise. Cependant, vous pouvez suivre une formule de base pour vos audits afin de vous assurer de collecter toutes les informations nécessaires et d’utiliser efficacement ce que vous apprenez. Ce sont les quatre phases de tout audit interne réussi:

Planification

Avant de commencer un audit, l’équipe d’audit interne devrait définir la portée et l’objectif de l’audit. L’approche d’un audit sans objectif clairement défini entraîne un glissement de la portée, c’est-à-dire lorsque la portée du projet ne cesse de croître pour inclure des problèmes ou des processus supplémentaires rencontrés par l’équipe. Décider ce qui relève ou non de la portée de votre audit avant de commencer permettra à votre équipe de travailler efficacement et de prendre des décisions sur ce qui doit être inclus facilement.

Au cours de cette phase, vous déterminerez également qui sont les parties prenantes, quels propriétaires de processus seront impliqués dans l’audit, établirez un calendrier et examinerez les audits précédents (le cas échéant) pour voir s’il y a des problèmes que vous devriez être prêt à rencontrer. Vous devez sortir de cette phase de planification avec un plan d’audit documenté qui vous guidera dans l’exécution de l’audit.

De manière générale, pour créer un plan d’audit solide, vous devez considérer quelques éléments:

• Règlements existants: Il est essentiel de comprendre les exigences réglementaires du ou des domaines que vous allez auditer pour mener un audit efficace.
• Préoccupations des employés : Si des employés ont déjà exprimé des préoccupations au sujet de processus spécifiques, vous devez intégrer des questions dans votre plan d’audit pour approfondir les questions.
• Preuves nécessaires pour tester les contrôles : Vous devez réfléchir aux types de preuves que vous devrez recueillir pour tester les contrôles dans le cadre de l’audit.

Travail sur le terrain (aka « collecte et test de preuves »)

Le travail sur le terrain implique généralement des entretiens avec les propriétaires de processus afin que vous puissiez comprendre le processus et les contrôles, examiner la documentation du processus, tester les contrôles actuellement en place pour le processus et documenter vos conclusions et recommandations.

Au cours de cette étape, vous devez examiner toutes les données disponibles sur le processus en cours d’audit. Les données générées avant votre audit devraient vous donner un aperçu non filtré du fonctionnement du processus et s’il existe des écarts entre ce que la personne interrogée vous dit et la réalité. Il vous fournira également potentiellement une sauvegarde de vos recommandations lorsque vous présenterez des modifications que vous pensez devoir apporter à la haute direction.

Rapports

Une fois votre travail de terrain terminé, vous compilerez vos constatations et recommandations dans un rapport d’audit. Un rapport d’audit résumera le plan d’audit, décrira vos résultats — plus précisément, ce que vous avez constaté n’était pas conforme aux normes internes ou aux exigences externes — et discutera de vos recommandations.

N’oubliez pas que l’objectif d’un audit interne est de cerner les problèmes et de présenter un plan pour améliorer les processus ou les fonctions. Le rapport d’audit ne vise pas à blâmer ou à pointer du doigt; il s’agit de déterminer où les processus ne fonctionnent pas, quelles en sont les conséquences et comment ces problèmes peuvent être corrigés. Les problèmes identifiés doivent être pris au sérieux et ne pas être minimisés ou expliqués. Le rapport d’audit devrait en fin de compte présenter les forces de l’entreprise et la façon dont celles-ci peuvent résoudre les problèmes identifiés dans l’audit.

Suivi

La dernière étape d’un audit consiste à suivre les recommandations pour assurer la mise en œuvre et la résolution des problèmes. Ce suivi devrait être enregistré en même temps que le reste des informations d’audit à prendre en compte lors des audits futurs.

Ce que l’audit interne ne devrait pas faire

Les auditeurs internes ne devraient pas concevoir ou mettre en œuvre les contrôles — les politiques, procédures, processus et composants techniques mis en place au sein de leur organisation. Leur travail consiste à évaluer objectivement les contrôles des équipes opérationnelles (par exemple, ingénierie, ventes, RH, finance, etc.) ont été mis en place pour déterminer si les conceptions de contrôle conviennent à l’objectif visé des contrôles, si les contrôles ont été mis en œuvre efficacement et si les contrôles ont fonctionné de manière cohérente.

Hyperproof Rend les audits internes & externes plus efficaces

Hyperproof réduit la surcharge administrative dans les processus d’audit typiques. En fait, l’application est spécialement conçue pour aider les auditeurs internes et les professionnels de la conformité à collecter et à gérer les preuves de conformité dont ils ont besoin pour comprendre et vérifier le bon fonctionnement des processus actuels et ce qui ne fonctionne pas.

Hyperproof peut servir de référentiel central pour toutes les exigences de conformité, les évaluations des risques, les contrôles (avec leur description, leur propriétaire) et les preuves d’une organisation. Dans Hyperproof, il est facile pour un auditeur interne de demander aux opérateurs de contrôle et aux propriétaires de processus métier d’une organisation de soumettre des preuves qu’ils doivent tester. Les propriétaires de contrôle peuvent venir directement dans Hyperproof pour fournir la preuve des contrôles dont ils sont responsables, et ces informations sont liées à une demande spécifique dans votre plan d’audit.

Au lieu d’envoyer des courriels et des invitations de calendrier manuel à des collègues pour leur rappeler d’examiner des preuves ou de soumettre de nouvelles preuves, les auditeurs internes peuvent utiliser Hyperproof pour émettre des tâches avec des dates d’échéance et des rappels. Ensuite, les opérateurs de contrôle sont automatiquement avertis lorsqu’il est temps pour eux d’examiner et de soumettre de nouvelles preuves.

De plus, les auditeurs internes peuvent configurer Hyperproof pour extraire automatiquement la preuve de l’efficacité de contrôles spécifiques de nombreuses applications professionnelles et outils de développement (par exemple, les demandes d’extraction et les approbations de GitHub). De cette façon, les auditeurs internes peuvent se concentrer sur le test des preuves au lieu de passer beaucoup de temps à essayer de collecter les données.

Les collègues des unités opérationnelles seront également heureux de ne pas avoir à répondre aussi souvent aux demandes d’audit. Une fois qu’une équipe d’audit interne ou de conformité se sent prête pour un audit externe, elle peut  » partager son travail » avec l’auditeur externe directement dans Hyperproof et n’exposer que les informations qu’elle souhaite partager. Pour en savoir plus sur Hyperproof ou voir une démonstration de toutes ses capacités, visitez Hyperproof.io aujourd’hui.