会議とイベントプランナー
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目的地コロラド州は、最も記憶に残ると生産的な会議のための標準です。 コロラド州は、グランドジャンクションとアスペン、テルライドとブエナビスタのはがきの完璧なピークの近くにブドウ畑にデンバーとフォートコリンズの近くの平野でフリーレンジバイソンを表示するなどの活動のための無限のオプションと太陽の300日を誇っています。 コロラド州が提供しなければならないすべてとあなたの最初質問はあるべきである、”なぜコロラド州のあなたの会合はないか。”
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18ヶ月アウト
はい、18ヶ月アウト（会議の1年半前）会議やイベントを計画する必要があります。 長い時間のように見えますか？ それを仕事の安定性と呼びます。 結局のところ、彼らはそれを理由のための会議計画と呼んでいますか？ コロラド州があなたの次の質問に会うあなたの行先のための場所であることを決定した後あるべきである”会合は何についてであるか。”この質問に答えることはあなたの目的が達成され、計画プロセス中のトラックの保つことを保障するのを助ける。
社内コミュニケーション
まず、イベントの目標と目的を特定します。 よく知られた格言の状態として、”あなたが見ることができないターゲットに当ることができない。”さらに、あなたの目的が測定可能である従って完了にあなたのでき事の成功を見直し、もし必要なら調節をすることができることを確かめなさい。 また、予備議題、ゲストリストを準備し、質問が適切にルーティングされるように期待が明確であることを確認するために、あなたのスタッフ、スポンサー、出展者、スピーカー、プレス、および登録者とのプロトコルを確立します。 昇進の行動計画の確立(会合の立案者としてあなたの役職を覚えなさいか。 この時点では、イベントを管理するポリシーを確認、更新、準備し、関連するすべてのスタッフに通知することができるように、”who-is-handling-what”を明確にするのに役
あなたとあなたのスタッフが軌道に乗るのを助ける一つの方法は、スタッフの会議、電話会議、およびウェビナーのカレンダーを作成することです。 カレンダーには、関係するすべての人のための既知の印刷要件、時刻表、および期限を含める必要があります。 期待が満たされ、責任が伝達されていることを確認できるように、イベントに関連するタスクを計画します。
多くのイベントには、研究や基調講演者が含まれています。 十八ヶ月のマークは、あなたとあなたのチームがあなたのスピーカーを確認し、選択するだけでなく、それらにあなたのイベントのために計画する時間を与
財務
全体的なROIを確立するための予備予算カテゴリの準備を開始するのは時期尚早ではありません。 良い予備予算はまた、過去、現在、および潜在的な資金調達源のあなたの調査結果が含まれます、そしてそれは保険を確立することをお勧めします。 あなたのすばらしい出展者の表示のためにむち打ち症の要求をするでき事の参加者がほしいと思わない。
イベントサイト
コロラド州が提供している多くの場所で、あなたの期待とあなたの参加者の期待を超えるサイトを選択することは問題ありません。 できるだけ早くあなたの会議のための可能な日付を識別し、あなたのイベントに出席することを期待するどのように多くのゲストの一般的なア 次のステップは？ 頭の上にwww.destinationcolorado.com あなたの完璧な会場を見つけるために。 会議の要件を選択したサイト(提案の要求(RFP))に送信した後、出席者の見込み客リストの組み立てを開始できます。 あなたの場所の提案が注ぎ始めると同時にあなたの出席者のための調節の必要性について考えることを忘れてはいけない。 それは会議場の玄関のベンチで眠るようにあなたの出席者を要求している間完全な開催地を持つ意味を成していない。 これが事実なら、私をあなたの次の計画された動きを推薦することを許可しなさい;求人情報のための分類されたのを見直しなさい。
いくつかの会場を選択したら、会場に関する情報の正確性を確保し、潜在的なホテル料金とブロックを特定するために、サイト訪問を行うように これが完了したら、あなたのウェブサイトに予備のでき事情報を出版し、あなたのでき事を販売し始めて準備ができている。
十五ヶ月のうち
十五ヶ月のマークは、あなたのイベントのマーケティングに焦点を当てるのに最適な時間です。 マーケティングの仕事は昇進の作戦を開発し、新聞発表を準備し、そして広告のようなあなたのさまざまな売り手のための特定の条件を、仕出し屋、装飾者、催し物、貨物扱う人、家具、印刷および支柱、保証、および他のサービスプロバイダ輪郭を描くことを含むべきである。 委員会を形成し、今後数ヶ月で多くのPR機能を実行する必要がありますように委任から敬遠しないでください。 最初のPRの義務は将来の出席者および展示者にあなたの最初会合の発表および宣伝資料から郵送することを含むべきである適切なら。
あなたの開催地を確認し、あなたの製造者の必要性を識別すると同時にあなたの実際の費用の感覚を得始める。 予算内で滞在し続けることによって、あなたはあなたの上司からの賞賛だけでなく、あなたの能力（および可能な雇用保障）への自信を得るでしょう。 どのようにあなたの予算内に残っていますか？ 二つの方法：あなたの資金を増やすか、あなたのサービスプロバイダとの交渉のいずれかに 以前のあなたはより良いあなたが最終的な費用を予測することになります適したあなたの保証を設定することができます。 これはあなたのでき事の必要性を保証することの長い方法を満たされ、あなたの基調講演のスピーカー、装置および調節の必要性のような他の重要な情報に焦点を合わせる呼吸部屋を可能にする行く。
十二ヶ月のうち
十二ヶ月のマークは、ホテルの契約とそれに関連する締め切り日を確認するのに適した時期です。 最終的な会議予算を作成し、必要に応じて会計手続きを改訂します。 また、あなたのマーケティング計画が軌道に乗っていることを確認するために、次の十二ヶ月を概説するメディアのための暫定的な会議のスケジュー 他のタスクは、コピー、レイアウト、および賞と選択基準のためのカテゴリを確立するなど、電話アプリの会議パンフレットを準備する必要があります。
十ヶ月
これは、組織の雑誌やニュースレターを通じてあなたのマーケティング活動を継続するための良い時間です。 効果的にあなたのターゲット参加者に達するためにあなたの発表者の伝記、ヘッドショット、および紹介を含めることを忘れないで
提案されたプログラムトピックのマスターリストを準備し、一般セッション、ワークショップ、および付随的なイベントのマスターフォーマットを洗練し、宿泊スペースを比較することによって、ハウスキーピングの努力を続けてください。 これはあなたの開催地の機能区域の考えを得、でき事および活動のための暫定的な部屋の割り当てを予測することを可能にする。 あなたの開催地についてできるだけ多くを知ることはあなたのでき事に会議およびアドミタンスのためのプロシージャそして制御を確立し、監
ゲームを先取りしたい場合は、残りのすべてのベンダーから最終的な選択を行い、プレゼンテーションを検討している論文をフォローアップします。 あなたの標的市場を再評価し、あなたのパンフレットのために材料を準備するのに時間をかけることはまた成功のためにあなた自身を後でセット
8ヶ月のうち
あなたが宿題をして期限を満たしていれば、8ヶ月のマークはあなたとあなたのチームが簡単にそれを取るための時間です、誰も今まで ユーモアはさておき、これはあなたの努力のすべてが一緒に来始める時です。 但し、フォローアップはあなたのでき事が滑らかに行くことを保障するために主に残る。 論文の最終選考を開始し、賞候補者リストを決定します。 あなたの最初の会議のパンフレットを電子メールで送信し、必要に応じて、あなたの第二の出展者の勧誘を準備します。 これは、あなたの会場に更新を伝える前に対処する必要があるすべての変更に最新のあなたを維持します。
参加者については、登録フォームを受け取ったら、それらを処理し、事前登録確認のメールを開始したいと思うでしょう。 また、登録リストと名前バッジを準備し、ゲストが資格情報を取得する方法のプロトコルを確立することを検討してください。
その他の事務業務には、登録のためのホテル機能空間図の作成、一般セッション、ワークショップ、社会機能などがあります。 すべてのイベントの最終スケジュールを決定し、プログラムブックの広告主を積極的に募集して、特定の人口統計の市場飽和を確実にすることがで
四ヶ月
あなたの第二のプロモーションパンフレットを潜在的な出席者に郵送し、あなたの賞の受信者の最終的な選択をする時間です。 出展者、スポンサー、広告主との勧誘とフォローアップを継続することで、すべての人のニーズが満たされていることを確認できます。 これはまた、登録パケットと注文会議パケットのための材料を識別するための時間です。 あなたの会議機能への入場のためのすべてのチケットを設計し、印刷し、宴会テーブルの看板や花などの部屋の装飾を含むすべての必要なオンサイトの家具や設備を注文することを忘れないでください。 すべての飲食メニューの選択を確認する必要があり、関連する資料を含む賞の注文を行う必要があります。 人材派遣については、現地の人材派遣責任を特定し、割り当て、イベントに関わるすべてのスタッフのためのブリーフィングノートを準備し始めます。
イベントに華やかさを加えたい場合は、スピーカーや他の賓客に贈り物を提示することが適切かどうかを検討してください。 これはそれらにあなたの感謝を示す優秀な方法であり未来のでき事のために戻るようにあなたのスピーカーを励ますかもしれない。
二から四ヶ月のうち
あなたはほとんどそこにいます。 物事はヒートアップし始めているが、あなたが準備され、あなたのイベントの成功を確保することに自信を持って精通した会議プランナーであること、右？
2-4ヶ月のマークは、あなたのイベントを聴衆に思い出させるために、あなたのニュースレターや他の定期刊行物に特別な会議の問題を準備する必要があ また、会場の施設や適切なイベントサプライヤーとのセッションスケジュール、部屋の割り当て、機能部屋の図を確認して確認することもできます。 スリーピングルームピックアップリスト、セキュリティニーズを決定し、リスク管理プロトコルを確立し、あなたのイベントがアメリカ障害法（ADA）に準拠して
その他のフォローアップ業務には、イベントの予算を確認し、必要に応じて調整し、プログラムブックのプリンタを選択し、まだ行っていない場合は、イベン
イベント当日
あなたはそれを信じることができますか？ あなたは過去十八ヶ月のために懸命に働いてきたし、その日は最終的にここにあります！ あなたのために幸運、あなたはまだやるべき仕事を持っています。
オンサイト
到着時に必ず会議マネージャーに会い、施設のウォークスルーを実行してください。 これは部屋、座席容量、力供給および火出口のサイズのよい考えを与える。 また、あなたの好まれた組み立て様式（劇場、教室、宴会）およびテーブルの選択（6′-10’フィートのテーブル、円卓会議）を同様に確認しなさい。
各部屋
ウォークスルーを完了すると、各宴会場に次のような適切なサービスが装備されていることを確認します; テーブル/リネン、椅子、バーテンダー、酒、仕出し屋、およびあなたの出席者による特別なニーズや質問を処理するために、少なくとも一つのコンサルタント。 表記および報酬のための適切な区域を見つけることはまた組み立ての間に定めるよい考えである。
登録デスク
会場には登録デスクのための所定の領域がある場合がありますので、場所について会議マネージャーに相談することが重要です（会場には同じ日に複数のイベントが開催される可能性があります）。 登録の枠組みと方法論、支払い、名前バッジ、登録リスト、レポート、および担当者に相談してください。 会議プランナーは、登録、支払い、入金、払い戻し、およびキャンセルの処理、確認、および報告を監督する必要があります。 イベントが現地での支払いを受け入れる場合は、支払いを安全に保つためのプロトコルを決定することをお勧めします。 また、登録リストやバッジの準備を監視し、イベントの開始前に登録パケットを組み立てることを確認してください。
人材派遣
事前会議や毎日のスタッフミーティングを実施し、登録スタッフ、データ収集者、ボランティアなどのための教育説明会を行います。 適切な責任レベルを確保するために、スタッフが指揮系統と権限レベルを知っていることを確認してください。 毎日の要件を確認し、スタッフと次の日のニーズを強調することは常に良いアイデアです。 責任、手順を確認し、というように、登録、食品保証、スピーカー、Vip、メディアルームのセットアップ、配偶者/ゲスト/子供のイベント、展示、スポンサー、およびのような重
商品
すべてのイベント関連資料の配送と集荷を確認および監視するために、施設管理者との毎日の請求書のレビューを手配します。 チップの発行については、必要に応じて会議サポート担当者に相談し、必要に応じて施設部門やサプライヤーと会議後のラップアップ会議を実施します。
その他の
イベントの関心領域は、写真家、ビデオ撮影者のニーズの決定、ホテルの予約と交通機関の確認、参加者へのウェルカムギフトの提供、ウェルカムサイン、プレゼンターバックドロップ、方向看板、エンターテイメントニーズ、仕出し屋などです。
イベントの直後
イベント後のフォローアップは、より重要ではないにしても、事前計画の努力と同じです。 感謝の手紙のリストを準備し、あなたのでき事の完了にすみやかに郵送することを確かめなさい。 出席者とスタッフから会議評価を取得し、すべての資料の在庫を梱包して実行し、財務を調整して組織が適切に請求されていることを確認します。 あなたの製造者のインボイスに含まれている隠された費用に気をつ サービスが提供される前に、ベンダー契約を書面で取得することが常に重要であるため、以前に合意されていないサービスに対して請求されません。
予算後のパフォーマンスレビューを実行し、最終的な会議レポートのためにデータを収集および整理します。 会議レポートには、適切なコストセンターと支払スケジュールが記載されたすべての評価フォームの概要が含まれている必要があります。
