Software Implementation Plan: 5 Critical Steps

Nel mercato di oggi, le piccole imprese devono competere contro le imprese di massa. Un modo per garantire che possano tenere il passo è utilizzando gli strumenti e il software giusti per migliorare i processi, ottimizzare i flussi di lavoro e aumentare la produttività. Con un flusso di lavoro forte ed efficiente in atto per tutti i principali processi all’interno di un business, è possibile portare in più entrate in meno tempo.

Ma se fosse così facile, tutte le aziende lo farebbero. Trovare la piattaforma perfetta per le tue esigenze aziendali significa che devi dedicare tempo e attenzione alla ricerca e alle possibili opzioni e, nella maggior parte dei casi, un investimento finanziario potenzialmente significativo.

Non solo questo, ma le persone sono creature abitudinarie e queste abitudini sono difficili da cambiare. Il tuo team potrebbe essere già abituato a fare le cose in un certo modo e se in questo modo funziona bene per loro, cambiare completamente i loro processi aziendali potrebbe causare la loro resistenza al cambiamento. Questa resistenza potrebbe rivelarsi dannosa per l’intera azienda.

La risposta: sviluppa prima un piano.

Che cos’è un piano di implementazione del software? Perché ne hai bisogno?

Un piano di implementazione software aiuta la tua azienda a trovare e distribuire il software giusto per le tue esigenze aziendali. L’adozione di nuovi software richiede molto tempo e può essere costosa in termini di finanze e risorse umane. Senza un piano in atto prima dell’avvio del processo, è probabile che l’adozione del software fallirà.

Con un piano adeguatamente sviluppato in atto, è possibile evitare di prendere decisioni affrettate, garantire che le persone corrette siano coinvolte nell’implementazione, configurare correttamente il sistema e creare una situazione in cui i dipendenti possano veramente apprezzare tutti i vantaggi che il software ha da offrire fornendo anche una formazione adeguata.

Per molte aziende, l’adozione di nuovi software è un’impresa seria. Se si incasina il processo di implementazione, è probabile che si verifichino tempi di inattività operativi che si traducono in perdite di entrate. D’altra parte, se si prende tempo per fare la vostra ricerca e prepararsi in anticipo, la vostra azienda può raccogliere molti vantaggi, tra cui, crescita accelerata, risparmio sui costi, aumentare l’efficienza del processo, e una migliore visibilità.

Piano di implementazione del software: 5 passaggi critici

Fase uno: costruisci il tuo business Case

Indipendentemente da quanto sia grande o piccola la tua azienda, l’implementazione di un nuovo software non è qualcosa che fai solo perché ne hai voglia.

Mentre le imprese più piccole sono più agili rispetto ai loro concorrenti più grandi, errori di qualsiasi tipo possono essere costosi e danneggiare qualsiasi azienda, soprattutto quelli con un budget limitato.

Le modifiche, come l’aggiornamento del software corrente o l’implementazione di qualcosa di nuovo, sono difficili anche per le organizzazioni più grandi perché il processo decisionale diventa più complesso man mano che un’azienda cresce. La ricerca mostra che circa il 72% dei dirigenti senior pensa che le decisioni strategiche sbagliate fossero “frequenti quanto quelle buone o che fossero la norma prevalente nella loro organizzazione.”

Come fai il tuo caso?

• Considera i tuoi punti deboli: quali sfide deve affrontare la tua azienda? Quali aspetti devono essere migliorati? Parlate con il vostro personale e altre parti interessate per ottenere risposte. Se si scopre che l’efficienza organizzativa è bassa e l’azienda sta perdendo entrate, concentrare gli sforzi su questo. Lavora per allineare i tuoi obiettivi di business con i tuoi obiettivi.
• Trovare una soluzione: Fornisci una descrizione dettagliata, ad esempio, di come un nuovo software di approvvigionamento o un nuovo software di gestione dei progetti potrebbe migliorare sia l’efficienza che la produttività del team e perché è fondamentale per affrontare i punti critici riscontrati.
• Condurre un’analisi costi-benefici: la ragione principale per costruire un business case forte è giustificare l’investimento. Analizzare sia i costi materiali e immateriali con i guadagni tangibili e intangibili che l’azienda sta per raggiungere con un’implementazione di successo.
• Sviluppa una timeline: Impostare aspettative di tempo ragionevole intorno a quanto tempo ci vuole per valutare il software, implementare il nuovo sistema, e realizzare un ritorno sull’investimento.
• Pianifica come gestire il cambiamento: la ricerca indica che il 70% dei programmi di trasformazione organizzativa fallisce. Quando è meno rischioso rifiutare una proposta, i dirigenti potrebbero avere più difficoltà a decidere di sostenerla. Sottolineare il costo di non affrontare questi punti di dolore e assicurarsi che capiscono che si conoscono i rischi, nonché i passi che si sta per prendere per evitare gli stessi errori altre organizzazioni hanno fatto in passato. La gestione del cambiamento è fondamentale per una fase di implementazione fluida.

Fase due: Scegliere il fornitore giusto

Una volta ottenuto il supporto necessario, è necessario trovare il fornitore di software più adatto. Qualunque fornitore si sceglie sarà un partner strategico nel vostro business, quindi è importante prendere il vostro tempo con il processo di selezione.

Domande da porre come si restringere le opzioni includono:

• Di cosa hai bisogno? prendere in considerazione cose come caratteristiche, prezzo, cloud-based vs. on-premise vs. ibrido, e così via.
• Da quanto tempo il venditore è in attività? Quali sono le loro credenziali?
• Il software è scalabile?
• Ci sono costi nascosti?
• Che cosa i loro clienti hanno da dire su di loro?
• Il software si integra con i sistemi già esistenti?
• Il fornitore fornisce formazione sul software?
• Il costo di implementazione include il supporto post-vendita?
• Gli aggiornamenti e gli aggiornamenti sono basati sul cloud?

Fase tre: Proteggere contro Scope Creep

Se non stai attento, le caratteristiche aggiuntive diverse opzioni software forniscono può spaventare fuori pista. Il mercato del software offre una varietà di opzioni e personalizzazioni in modo da preparare un documento esigenze che delinea tutto quello che stai cercando è fondamentale quando si tratta di valutazione del software.

Idealmente, il documento dovrebbe fornire ai fornitori un’immagine chiara di quali sono le esigenze specifiche della tua organizzazione. Se si decide di impostare il software che tutte le funzionalità disponibili o per personalizzare tutte le sue capacità in una sola volta, questo è quando scope creep accade. È una trappola in cui cadrai che si traduce in:

• Aumento esponenziale dei costi
• Stakeholder che perdono interesse
• Trascinando il processo di implementazione

I progetti raramente risultano esattamente come dovrebbero e l’implementazione del software non è diversa. Le modifiche durante il ciclo di vita del progetto sono una parte naturale del business, ma per evitare lo scorrimento dell’ambito, è necessario esercitare una certa quantità di controllo.

Questo è il motivo per cui è fondamentale che il team di implementazione applichi le best practice di gestione del progetto e che tutti collaborino per massimizzare l’utilizzo del software per i propri reparti.

Indipendentemente dalle dimensioni del tuo team, uno strumento di gestione collaborativa del progetto ti consente di eliminare il tuo piano di processo di implementazione del software. Alcune opzioni includono:

• Wrike: Questa è una buona scelta per le funzionalità di tracciamento del progetto come i grafici di Gantt e le schede Kanban.
• Asana: questa opzione è ideale per funzioni di lavoro o centriche come il monitoraggio del carico di lavoro. contiene una serie di modelli di progetto integrati ed è facile da usare.
• Basecamp: questa è la scelta ideale per la priorità delle attività, le funzionalità di pianificazione e l’archiviazione dei documenti.
• Trello: Questa è una piattaforma altamente personalizzabile che può essere adattata a qualsiasi flusso di lavoro o processo. Le schede sono costituite da carte, che possono essere assegnate agli individui e spostate in base alle esigenze. Si integra con una serie di altri strumenti, pure.

Fase quattro: Mettere insieme un team di implementazione

Il team di implementazione del software è fondamentale per il successo del progetto. Può essere piccolo come due persone e può crescere fino a quante più persone è necessario per ottenere il lavoro fatto. In genere, più reparti hanno bisogno di software, più grande diventa il team di implementazione. Ogni reparto dovrebbe avere un rappresentante per funzionare come il campione del nuovo software. Questo rappresentante risponderà anche alle domande e aiuterà a formare i loro colleghi.

Un team può includere:

• Proprietario del progetto: di solito è il capo di un’azienda o il dipartimento che sta implementando il nuovo sistema. Può anche essere un team di dirigenti piuttosto che una singola persona.
• Project manager: questa è la persona responsabile dell’organizzazione del processo di implementazione, incluso il budget.
• Amministratore di sistema: Questa persona supervisiona la configurazione del sistema e l’amministrazione tecnica
• Collegamento di comunicazione: questa persona funge da collegamento tra il team di progetto e gli utenti finali.
• Membri del dipartimento principale: Queste sono le persone che sostengono il software, da ogni reparto della tua organizzazione.

Ricorda, il tipo di persone che hai assegnato al tuo team di implementazione riflette il tuo impegno per il successo dell’iniziativa. Come tale, è meglio includere solo i membri del team che sono estremamente talentuosi, orientati al team e ugualmente impegnati nel successo del progetto.

Passo cinque: Mettilo da usare

L’ultima cosa che vuoi è il software che nessuno vuole usare. Naturalmente, se sei il capo, puoi semplicemente richiedere al tuo team di adottare il nuovo sistema che gli piaccia o no. Ma, se lo fai, dovresti essere preparato per il pushback e un aumento dell’insoddisfazione dei dipendenti.

Per evitare di dover forzare il tuo team a utilizzare il nuovo software, ci sono alcune cose che puoi fare:

• Preparate la vostra squadra per lo switch il più presto possibile: Prima si lascia dipendenti conoscere il cambiamento, più accettare di esso saranno.
• Assegnare un gestore di modifiche: Questa persona guiderà il cambiamento e darà ai dipendenti una persona chiara da affrontare quando si tratta di domande, formazione, feedback e altre informazioni.
• Comunicare chiaramente i vantaggi: quando tutti capiscono i vantaggi che il software offre loro, è molto più probabile che si vedano tassi di adozione più elevati.
• Fornire una formazione adeguata: per i dipendenti di utilizzare il software e raccogliere i benefici, devono sapere come funziona.
• Continuare a fornire supporto: Anche se il processo di implementazione si muove senza intoppi, è importante aspettarsi problemi a sorgere soprattutto durante le fasi iniziali. Per mantenere le cose in esecuzione nel modo più fluido possibile, assicurarsi che I help desk o team di supporto tecnico è a disposizione per assistere quando necessario.

È possibile utilizzare il modello di modifica ADKAR per garantire un’adozione duratura. Meglio ancora, puoi utilizzare questa metodologia per gestire qualsiasi tipo di cambiamento all’interno della tua organizzazione.

• Consapevolezza: assicurati che tutti riconoscano il problema.
• Desiderio: Incentivare utilizzando i benefici e le conseguenze
• Conoscenze: saper creare e mantenere il cambiamento
• Capacità: Lavoro per chiudere le lacune che limitano cambiare
• Rinforzo: Misurare e premiare vince

Mentre si può essere tentati di utilizzare la stessa per la messaggistica e la comunicazione sul processo di attuazione per ogni squadra all’interno della vostra organizzazione, avrai più fortuna se si prende il tempo per personalizzare il tutto per ogni squadra. È probabile che ogni squadra abbia obiettivi diversi che il nuovo sistema li aiuta a raggiungere. Affinando su questi obiettivi specifici del team, sarete in grado di guidare l’adozione.

Potrebbe essere necessario del tempo per far arrivare tutti a piena velocità con il nuovo sistema e va bene così. Finché si continua a lavorare meglio con il software ogni giorno, ci si arriva. Per supportare l’implementazione a lungo termine del nuovo software, dare la priorità alle capacità da padroneggiare prima. Questo aiuta a influenzare la formazione e fornisce benchmark per il check-in.

Concentrare gli sforzi sul miglioramento continuo. La formazione è una parte centrale di questo processo. Dopo la formazione del personale su come utilizzare il sistema, fornire ulteriori opportunità di apprendimento, se necessario. Quando c’è un importante aggiornamento del sistema, considera di ospitare un’altra sessione di allenamento per assicurarti che tutti comprendano i cambiamenti.

Per un’implementazione software di successo, la comunicazione è fondamentale. I leader IT, i campioni del sistema e i team di implementazione condividono il processo e svolgono tutti un ruolo nell’impegno e nell’adozione.