Un recente webinar intitolato “A Leap Forward for Finance Leaders: How to Shorten Your Company’s Financial Close and Reporting in 2016” fornisce ottimi consigli alle organizzazioni che desiderano semplificare il processo di chiusura e reporting.
Nel webinar, è stato condotto un sondaggio in cui ai partecipanti è stato chiesto se hanno chiuso i loro libri in modo tempestivo. Circa il 28,5% degli intervistati ha affermato di non aver chiuso i propri libri in modo efficiente. Questo è un numero allarmante, ma fortunatamente, ci sono modi semplici per migliorare la velocità e la precisione del processo di chiusura.
Priorità prima della chiusura
Semplifica la tua procedura, in modo che il tuo team possa chiudere rapidamente i libri.
È necessario disporre di un elenco di priorità prima della chiusura, in modo da poter affrontare il processo nel modo più strategico possibile. Secondo Warren May, controllore presso l’Associazione Internazionale dei vigili del fuoco, la sua organizzazione è più focalizzata sul budget che sulla segnalazione effettiva. Come un senza scopo di lucro, praticamente tutti i loro soldi che viene in come entrate viene successivamente utilizzato sulle spese. Cita la necessità di una registrazione puntuale di tutte le transazioni, quindi l’analisi finanziaria alla fine di ogni mese è più accurata e possono facilmente modificare il loro approccio di budget se necessario.
Migliorare l’efficienza del processo di chiusura
Per accelerare il processo di chiusura, aiuta a identificare le aree più problematiche per il tuo approccio. Gary Wong, il controller aziendale di Planful, afferma che il suo obiettivo è sempre stato quello di chiudere i libri in un lasso di tempo di 5 giorni, che è un obiettivo raggiungibile a condizione che si stia avvicinando metodicamente al processo di chiusura.
Wong afferma, tuttavia, che la velocità di chiusura dipende in gran parte dal tipo di attività e dai loro processi. Le aziende che forniscono servizi richiederanno probabilmente più tempo per chiudere, così come le aziende che utilizzano strategie di chiusura ad alta intensità di lavoro. Con il software EPM (Enterprise Performance Management) basato su cloud, il monitoraggio delle spese aziendali è più efficiente e accurato, il che può ridurre drasticamente la tempistica del processo di chiusura.
Cosa dovrebbero prendere in considerazione le imprese multinazionali durante il processo di reporting?
Brad Tingey, il controller aziendale di Golden State Foods, afferma che le considerazioni varieranno tra le diverse organizzazioni. Per le aziende multinazionali, devono gestire sia le procedure di reporting e chiusura locali che globali. Con le grandi aziende, è essenziale ottenere un’unica fonte di verità, quindi rimanere coerenti in tutte le filiali e dipartimenti è imperativo. Con una soluzione EPM basata su cloud, le grandi aziende possono condividere facilmente i dati nel cloud, consentendo a tutti i reparti all’interno di un’organizzazione di seguire le stesse procedure.
Razionalizzazione della chiusura finanziaria per le organizzazioni no-profit
Riduci le pratiche burocratiche e migliora l’organizzazione con i report basati sul cloud.
Semplificando il processo di chiusura, le organizzazioni senza scopo di lucro possono migliorare l’efficienza, pur mantenendo la precisione. May dice che il suo team si basa sull’automazione di alcune attività di chiusura per semplificare la loro procedura. Automatizzare l’approvazione dei voucher, la rendicontazione delle spese e altre attività di routine ha permesso al suo team di accelerare il processo di chiusura, riducendo al contempo gli errori manuali.
Anche l’eliminazione dei silos di dati è stata fondamentale. Con il software di chiusura e reporting basato su cloud, le aziende possono consolidare i dati provenienti da diversi reparti per eliminare i silos di dati, fornendo loro una visione più accurata delle finanze aziendali.
I processi di rendicontazione finanziaria possono sempre essere migliorati. Tingey dice che è imperativo avere un processo strategico in atto, che è la lezione più critica che ha imparato dal suo rapporto 2015. Nel 2016, il suo team intende acquisire nuovi talenti e continuare a migliorare il loro processo, rafforzando i ruoli chiave dei membri del team. Il modo migliore per accelerare il reporting e la chiusura è eliminare tattiche inefficienti come Excel, affidarsi all’automazione delle attività quando possibile e utilizzare software basato su cloud che promuove il consolidamento dei dati e la condivisione dei dati.
Guarda il webinar, un salto in avanti per i leader della finanza: come abbreviare la chiusura finanziaria e la rendicontazione della tua azienda nel 2016, per saperne di più. Quindi prenditi il tempo per visualizzare una demo per sperimentare la soluzione EPM Planful.
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