Implementazione di un sistema di gestione della qualità: Best Practice

L’implementazione di un sistema di gestione della qualità (SGQ) è tanto un’arte quanto una scienza. Ci vogliono dati, un approccio metodologico e la capacità di coinvolgere le persone.

Questo articolo discuterà l’implementazione di un SGQ e risponderà alle domande più frequenti sull’argomento.

Qui a Ideagen, abbiamo aiutato le organizzazioni per oltre 25 anni per raggiungere la qualità e l’eccellenza operativa. Abbiamo esperienza nell’implementazione e nella consulenza con organizzazioni di tutte le dimensioni, quindi possiamo offrire una prospettiva esperta sull’implementazione di successo di un nuovo sistema di gestione della qualità.

Scopri:

• che un Sistema di Gestione della Qualità è
• perché è importante per tutte le organizzazioni che vogliono avere successo
• i vantaggi dell’implementazione di un SGQ
• i requisiti di un SGQ
• La logistica di funzionamento di un SGQ in un ambiente estremamente regolamentato
• l’importanza di una cultura gerarchica
• passi fondamentali per l’attuazione

che Cosa è un Sistema di Gestione della Qualità (SGQ)?

Un SGQ è un insieme coordinato di valori e processi implementati da un’organizzazione per garantire e dimostrare che soddisfa gli standard richiesti per soddisfare le richieste e le aspettative dei propri clienti. Lo standard internazionale ISO 9001: 2015 è la dichiarazione accettata degli ampi requisiti di un sistema di gestione della qualità.

Perché un SGQ è importante?

Un SGQ pienamente operativo aiuterà un’organizzazione a raggiungere e dimostrare di aver raggiunto determinati obiettivi:

1. Soddisfare costantemente le esigenze dei clienti.
2. Gestione coerente dei requisiti interni.
3. Gestione coerente dei requisiti esterni. ad esempio l’allocazione effettiva delle risorse

Quali sono i vantaggi dell’implementazione di un SGQ?

L’attuazione di un sistema di gestione della qualità comporterà una serie di vantaggi commerciali a lungo termine. Qui ci sono solo alcuni vantaggi di implementare in modo efficace un SGQ:

1. Raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione
2. Ridurre i costosi errori e gli sprechi
3. Aumentare la soddisfazione del cliente
4. commercializzare il vostro business in modo più efficace
5. Gestire la crescita in modo più efficace
6. il Miglioramento della documentazione, della disponibilità
7. risolvere i problemi e per migliorare continuamente i prodotti e servizi
8. aumentare la quota di mercato in nuovi territori e settori di mercato
9. Creare una cultura di qualità
10. Incorporare la visione in tutti i progetti
11. Migliore comunicazione interna
12. Coerente prodotti
13. in modo Efficace misurare le prestazioni di individui e team
14. Migliorare la conformità

In che modo un SGQ supporta un’organizzazione nella gestione di questioni culturali?

L’implementazione di un sistema di gestione della qualità può arruffare le piume dei dipendenti. Può portarli fuori dalla loro zona di comfort e lontano dai processi istituzionalizzati. Questo è il motivo per cui il supporto da parte della gestione operativa ed esecutiva fin dall’inizio è fondamentale per l’implementazione di un sistema di gestione della qualità.

Ideagen ha lavorato con centinaia di responsabili della qualità e ha sempre trovato che è la migliore pratica per ottenere la gestione per promuovere la qualità. È consigliabile che i manager intraprendano una routine di rinforzo positivo durante le prime fasi della vita dei sistemi. Non solo questo promuoverà l’uso del sistema, ma motiverà il personale.

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Per essere efficace, un sistema di gestione della qualità deve essere robusto, intuitivo e flessibile. Lo schema seguente mostra come i moduli software di Ideagen interagiscono per rafforzare un SGQ olistico.

Nell’ambito di un SGQ, i processi dovrebbero essere sottoposti a una gestione più rigorosa. È saggio aspettarsi cambiamenti nel modo in cui il personale interagisce e nella distribuzione della responsabilità e della responsabilità. Considerare la percezione del personale e riconoscere gli atteggiamenti dei dipendenti esistenti e dissipare le preoccupazioni che detengono è una parte vitale della strategia manageriale quando si implementa un SGQ.

Basandosi sul tema della comunicazione del personale, quando si implementa un SGQ un’organizzazione non dovrebbe chiudere le orecchie ai suggerimenti dei dipendenti. I dipendenti sono quelli che utilizzeranno il sistema di gestione della qualità in modo da apportare le modifiche necessarie per soddisfare le loro esigenze e migliorare l’usabilità ha senso.

È inoltre consigliabile che un’organizzazione consenta una fase iniziale di ritardo prima che i miglioramenti diventino la norma. Un SGQ offre la tranquillità che i requisiti normativi vengono rispettati e che l’organizzazione adotta continuamente un approccio incentrato sul cliente.

Cosa richiede un SGQ?

Un sistema di gestione della qualità richiede una serie di elementi essenziali. Qui ci sono sei di loro:

1. Un quadro e strumento per la comunicazione, di solito software qms.
2. A Politica della qualità e obiettivi di qualità. Queste affermazioni devono essere documentate.
3. Un manuale di qualità che include la portata, le giustificazioni per qualsiasi esclusione, le procedure documentate e le descrizioni delle interazioni di processo. Ciò specificherà come verrà osservato un SGQ e enfatizzerà gli impegni dell’azienda sia per il miglioramento continuo che per la qualità.
4. Qualsiasi procedura documentata richiesta dallo standard di conformità.
5. Tutti i documenti necessari per garantire l’efficace funzionamento, pianificazione e controllo dei processi aziendali.
6. I record come la prova della conformità ai requisiti e dell’efficace funzionamento del SGQ saranno richiesti dallo standard di conformità.

Operare in un ambiente controllato:

Molte organizzazioni implementano un sistema di gestione della qualità per dimostrare la conformità ai requisiti normativi. Un SGQ può supportare un’organizzazione che opera in un ambiente controllato in diversi modi:

• Per garantire il rispetto degli standard di conformità, tutti i documenti aziendali devono essere conformi ai processi QMS.
• Ciò garantirà la conformità del comportamento del personale nell’esercizio delle sue funzioni, un metodo uniforme di registrazione dei dati e la coerenza nella formazione del personale.
• La tenuta di registri come risultati di audit,monitoraggio dei dati, rapporti di non conformità e azioni correttive ecc. può essere usato come prova dell’uso e dell’efficacia del SGQ.
• Un SGQ può essere utilizzato per imporre l’approvazione e la disposizione richieste di documenti e record.
• È importante che solo la versione più aggiornata dei documenti sia disponibile per gli utenti aziendali. Per essere conformi, i documenti devono avere un’identità e un controllo di versione univoci quando sono soggetti a modifiche.
• Possono essere richieste le firme di autori e approvatori del documento.
• Potrebbe essere necessario un riepilogo della cronologia dei documenti che mostri le modifiche e le date di revisione.

Per garantire che tutti i record siano tracciabili e recuperabili, i record devono essere gestiti e controllati in modo simile ai documenti. Si consiglia di assegnare loro identificatori univoci, che saranno forniti da uno strumento SGQ elettronico.

L’importanza dell’organizzazione gerarchica:

L’organizzazione è vitale quando si tratta di documenti controllati. Una gerarchia suggerita per la gestione della documentazione SGQ è:

1. Manuale di qualità
2. Politiche
3. Procedure
4. Istruzioni di lavoro
5. Elenchi
6. Moduli

Qualsiasi tipo di documento aggiuntivo può essere utilizzato a discrezione dell’azienda.

Fasi di attuazione:

L’implementazione di un SGQ è una sfida multiforme. Ecco un piano approssimativo per ottenere un SGQ implementato:

1. I modelli generali per tutti i documenti controllati che la società prevede di utilizzare devono essere redatti prima della stesura dei documenti SGQ. I modelli dovrebbero avere stili e formati coerenti, rendendoli così facili da leggere e navigare. Tutte le procedure e le istruzioni del modello dovrebbero avere sezioni di scopo, ambito e responsabilità. I modelli devono inoltre soddisfare i requisiti dei documenti controllati, ad esempio un identificatore univoco, ecc. È facoltativo che un logo aziendale sia incluso in un’intestazione del documento.
2. Molte aziende avranno già in atto procedure scritte; tuttavia, queste procedure attuali potrebbero non essere all’altezza in termini di obsolescenza o incompleti, ecc. Ci possono essere alcune aree del business, come la finanza, che non rientrano nel campo di applicazione del SGQ e procedure esistenti possono essere visti come l’opzione migliore per raggiungere la conformità. Le aziende devono garantire che queste aree non abbiano un impatto sulla gestione generale della qualità.
3. Le aziende dovrebbero intraprendere una mappatura in stile diagramma di flusso dei processi di gestione del quadro di qualità. Questo aiuta a includere tutte le parti interessate nel processo, mette in evidenza le aree di non conformità e documenti mancanti, ed è un ottimo metodo per identificare le aree in cui è necessario il cambiamento.
4. È utile mappare i documenti e la struttura del SGQ in base alla gerarchia utilizzando mappe di processo/documento e organigrammi.
5. I documenti devono essere redatti secondo le specifiche contenute nelle mappe dei documenti; sii consapevole del tuo pubblico e usa un linguaggio appropriato di conseguenza. Una grande società internazionale con personale bilingue potrebbe aver bisogno di pubblicare documentazione in diverse lingue.
6. Le bozze elettroniche devono essere gestite in modo appropriato. Dovrebbero essere documentati e archiviati in modo che possano essere facilmente identificati, recuperati, rivisti, monitorati e gestiti. Il processo utilizzato nel meccanismo di controllo dei documenti dovrebbe essere coerente con quello utilizzato nel processo di redazione.
7. È importante che tutti i documenti siano esaminati da esperti in materia provenienti da tutte le aree interessate dall’ambito del documento. La mancata revisione dei documenti può comportare una riduzione della conformità, aumentare il rischio di deviazione dal SGQ e creare attriti tra personale/reparti.
8. È importante ottenere il livello di approvazione appropriato per un documento emesso che sarà dettato dallo standard di conformità. Una volta rilasciato e approvato, una copia cartacea del documento deve essere depositata in un luogo sicuro. Una volta pubblicati i documenti, il personale può essere addestrato per utilizzarli.

In sintesi

• Valutare il vostro business esistente
• Garantire l’implementazione di un SGQ è necessario
• assicurarsi che i processi di lavoro
• Rivedere questi processi, dove necessario e si impegnano continuo recensioni
• Indagare Elettronico Soluzioni di Gestione della Qualità (EQMS) come un modo di automatizzare e semplificare il processo di

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