Meeting e Event Planners Timeline e lista di controllo
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Destinazione Colorado è lo standard per le riunioni più memorabili e produttivi. Colorado vanta 300 giorni di sole con infinite opzioni per le attività, tra cui la visualizzazione di bisonti ruspanti nelle pianure vicino a Denver e Fort Collins ai vigneti vicino a Grand Junction e le cime da cartolina di Aspen, Telluride e Buena Vista. Con tutto ciò che il Colorado ha da offrire, la tua prima domanda dovrebbe essere: “Perché i tuoi incontri non sono in Colorado?”
Strumenti per la pianificazione di eventi: Destination Colorado ha creato questa lista di controllo della timeline dei pianificatori di riunioni scaricabile per garantire che il tuo prossimo incontro non solo abbia successo ma sia memorabile.
18 Mesi fuori
Sì, 18 mesi fuori (un anno e mezzo prima della riunione) si dovrebbe pianificare la vostra riunione o evento. Ti sembra tanto tempo? Chiamalo stabilità del lavoro. Dopo tutto, lo chiamano meeting planning per un motivo giusto? Dopo aver deciso che Colorado è il luogo per la vostra riunione di destinazione la tua prossima domanda dovrebbe essere, ” Che cosa è la riunione circa?”Rispondere a questa domanda contribuirà a garantire il raggiungimento dei vostri obiettivi e tenervi in pista durante tutto il processo di pianificazione.
Comunicazione interna
Innanzitutto, identifica gli obiettivi e gli obiettivi del tuo evento. Come afferma l’adagio familiare, ” Non puoi colpire un bersaglio che non puoi vedere.”Inoltre, assicurati che i tuoi obiettivi siano misurabili in modo da poter rivedere il successo del tuo evento al suo completamento e apportare eventuali modifiche se necessario. Inoltre, preparare un ordine del giorno preliminare, lista degli ospiti, e stabilire un protocollo con il personale, sponsor, espositori, relatori, stampa, e dichiaranti per garantire le aspettative sono chiare in modo che le domande vengono indirizzati in modo appropriato. Stabilire piani d’azione promozionali (ricordate il vostro titolo di lavoro come meeting planner?) in questo momento aiuterà a chiarire “chi-sta-gestendo-cosa” in modo da poter rivedere, aggiornare e preparare tutte le politiche che regolano l’evento e tenere informato tutto il personale pertinente.
Un modo per aiutare voi e il vostro personale rimanere in pista è quello di creare un calendario di riunioni del personale, chiamate in conferenza, e webinar. Il calendario dovrebbe includere tutti i requisiti di stampa noti, orari e scadenze per tutti coloro che sono coinvolti. Pianifica le attività correlate all’evento in modo da assicurarti che le aspettative vengano soddisfatte e le responsabilità vengano comunicate.
Molti eventi includono relatori di ricerca e keynote. Il marchio di diciotto mesi è un momento eccellente per stabilire le linee guida per la presentazione di documenti per consentire a te e al tuo team di avere tutto il tempo per rivedere e selezionare i tuoi relatori e dare loro il tempo di pianificare il tuo evento.
Dati finanziari
Non è mai troppo presto per iniziare a preparare le categorie di budget preliminari per stabilire il ROI complessivo. Ciò include le procedure AP/AR e finanziarie, le strutture di registrazione e cancellazione, le spese di esibizione e nuove fonti di finanziamento, se necessario. Un buon budget preliminare includerà anche i risultati delle fonti di finanziamento passate, attuali e potenziali, ed è una buona idea stabilire una copertura assicurativa. Non vuoi che i partecipanti all’evento facciano affermazioni di colpo di frusta a causa dei tuoi fantastici espositori.
Sito dell’evento
Con le numerose località che il Colorado ha da offrire, non dovresti avere problemi a selezionare un sito che superi le tue aspettative e quelle dei tuoi partecipanti. Identifica le date possibili per il tuo incontro il prima possibile e hai un’idea generale di quanti ospiti ti aspetti di partecipare al tuo evento. Il prossimo passo? Vai a www.destinationcolorado.com per trovare il luogo perfetto. Dopo aver inviato i requisiti di riunione ai siti selezionati-le vostre richieste di proposte (RFP) – è possibile iniziare l’assemblaggio di un elenco di partecipanti prospettiva. Quando le proposte del tuo sito iniziano a riversarsi, non dimenticare di pensare alle esigenze di alloggio per i tuoi partecipanti. Non ha alcun senso avere il luogo perfetto mentre richiede ai partecipanti di dormire sulle panchine del corridoio del centro congressi. Se questo è il caso, allora mi permetta di raccomandare la prossima mossa pianificata; rivedere il classificato per annunci di lavoro.
Una volta selezionati alcuni luoghi, fare un punto per eseguire visite in loco per garantire l’accuratezza delle informazioni sulla sede, nonché identificare potenziali tariffe alberghiere e blocchi. Dopo questo è completo, si è pronti a pubblicare le informazioni evento preliminare al tuo sito web e iniziare a commercializzare il vostro evento.
Quindici mesi fuori
Il marchio di quindici mesi è un momento perfetto per concentrarsi sul marketing del vostro evento. Le attività di marketing dovrebbero includere lo sviluppo di una strategia promozionale, la preparazione di comunicati stampa e la definizione di requisiti specifici per i vari fornitori come pubblicità, catering, decoratori, intrattenimento, gestori di merci, mobili, stampa e oggetti di scena, sicurezza e altri fornitori di servizi. Non rifuggire dalla delega in quanto dovrai formare comitati ed eseguire molte funzioni di PR nei prossimi mesi. I compiti di PR iniziali dovrebbero includere l’invio di annunci di prima riunione e materiali promozionali a potenziali partecipanti ed espositori, se appropriato.
Monitora il tuo budget. Si inizierà a ottenere un senso dei costi effettivi come si conferma la sede e identificare le esigenze dei vostri fornitori. Continuando a rimanere all’interno del budget, guadagnerai elogi dai tuoi superiori e fiducia nelle tue capacità (e possibile sicurezza del lavoro). Come si fa a rimanere all’interno del vostro budget? Due modi: aumentando il finanziamento o negoziando con i fornitori di servizi. Quanto prima è possibile impostare le garanzie il più adatto sarà quello di prevedere le spese finali. Questo andrà un lungo cammino per assicurare le esigenze del vostro evento sono soddisfatte e consentono un po ‘ di respiro per concentrarsi su altre informazioni importanti come le esigenze dei vostri relatori, attrezzature e alloggi.
Dodici mesi fuori
Il marchio di dodici mesi è un buon momento per rivedere i contratti alberghieri e le loro date di scadenza associate. Crea un budget per la riunione finale e, se necessario, effettua revisioni delle procedure contabili. Si consiglia inoltre di preparare un programma di incontro provvisorio per i media che delinea i prossimi dodici mesi per garantire il vostro piano di marketing è sulla buona strada. Altre attività dovrebbero includere la preparazione di un opuscolo conferenza di telefono app, tra cui copia, layout, e stabilire le categorie per i premi e criteri di selezione.
Dieci mesi fuori
Questo è un buon momento per continuare i vostri sforzi di marketing attraverso riviste organizzative e newsletter. Assicurati di includere le biografie, i colpi alla testa e le presentazioni dei tuoi presentatori per raggiungere efficacemente i tuoi partecipanti target.
Continua i tuoi sforzi di pulizia preparando un elenco principale di argomenti del programma suggeriti, perfezionando il formato master per le sessioni generali, i workshop e gli eventi accessori, oltre a confrontare gli spazi degli alloggi. Questo ti permetterà di avere un’idea delle aree funzionali della tua sede e di prevedere le assegnazioni di stanze provvisorie per eventi e attività. Conoscere il più possibile la vostra sede vi aiuterà a stabilire e monitorare le procedure e controlli per le sessioni e l’ammissione ai vostri eventi.
Se si vuole essere ahead-of-the-game effettuare le selezioni finali da tutti i fornitori rimanenti e follow-up su tutti i documenti che si stanno prendendo in considerazione per la presentazione. Prendendo tempo per rivalutare i vostri mercati di destinazione e preparare i materiali per la vostra brochure sarà anche impostare voi stessi per il successo in seguito.
Otto mesi fuori
Se avete fatto i compiti e hanno rispettato le scadenze, il marchio di otto mesi è un momento per voi e il vostro team di prendere facilmente, ha detto nessuno mai. Umorismo a parte, questo è il momento in cui tutti i vostri sforzi cominciano a venire insieme. Tuttavia, il follow-up rimane fondamentale per garantire che il tuo evento vada liscio. Inizia la selezione finale dei documenti e determina le liste dei candidati al premio. Invia la tua prima brochure di riunione e prepara le tue seconde sollecitazioni degli espositori, se del caso. Questo ti terrà aggiornato su eventuali modifiche che devono essere affrontate prima di trasmettere gli aggiornamenti alla tua sede.
Per quanto riguarda i partecipanti, una volta ricevuti i moduli di registrazione, si desidera elaborarli e iniziare a inviare le conferme di pre-registrazione. Inoltre, prendere in considerazione la preparazione di liste di registrazione e badge nome e stabilire un protocollo per come i vostri ospiti acquisiranno le loro credenziali.
Altri compiti amministrativi includono la preparazione di diagrammi di spazio per le funzioni alberghiere per la registrazione, sessioni generali, workshop, funzioni sociali e così via. Determina il programma finale per tutti gli eventi e sollecita attivamente gli inserzionisti per il tuo libro programma in modo da poter garantire la saturazione del mercato per i tuoi dati demografici specifici.
Quattro mesi fuori
E ‘ il momento di inviare la seconda brochure promozionale ai potenziali partecipanti ed effettuare le selezioni finali dei destinatari del premio. Continuando a sollecitare e follow-up con espositori, sponsor e inserzionisti è possibile garantire le esigenze di tutti sono soddisfatte. Questo è anche il momento di identificare i materiali per i pacchetti di registrazione e pacchetti conferenza ordine. Non dimenticare di progettare e stampare tutti i biglietti per l’ingresso alle tue funzioni di riunione e ordinare tutti i mobili e le attrezzature necessari in loco, tra cui l’arredamento della stanza come segnaletica e fiori per i tavoli per banchetti. Tutte le selezioni di menu di cibo e bevande dovranno essere confermate e gli ordini devono essere effettuati per i premi con materiali correlati. Per quanto riguarda il personale, iniziare a identificare e assegnare le responsabilità del personale in loco e preparare note di briefing per tutto il personale coinvolto nell’evento.
Se desideri aggiungere un po ‘ di brio al tuo evento, considera se sia appropriato o meno presentare regali ai tuoi oratori e ad altri ospiti illustri. Questo è un ottimo modo per mostrare loro il vostro apprezzamento, e può incoraggiare i vostri oratori a tornare per eventi futuri.
Da due a quattro mesi
Sei quasi arrivato. Le cose stanno iniziando a riscaldarsi, ma essendo un esperto meeting planner si sono preparati e fiduciosi nel garantire il successo del vostro evento, giusto?
Il marchio da due a quattro mesi è il momento in cui dovrai preparare un numero di riunione speciale nella tua newsletter, o in altri periodici, per ricordare al tuo pubblico il tuo evento. Si consiglia inoltre di rivedere e confermare il programma della sessione, le assegnazioni delle sale e i diagrammi delle sale funzione con le strutture della sede e i fornitori di eventi appropriati. Determinare l’elenco di ritiro della camera da letto, le esigenze di sicurezza, stabilire un protocollo di gestione del rischio e confermare che il tuo evento è conforme all’American Disabilities Act (ADA) è anche una buona idea.
Altri compiti di follow-up includono: rivedere il budget del tuo evento e apportare le modifiche necessarie, selezionare una stampante per il tuo libro di programma, se non l’hai già fatto, e preparare e stampare i moduli di valutazione del tuo evento per il feedback.
Giorno dell’evento
Riesci a crederci? Hai lavorato duramente negli ultimi diciotto mesi e il giorno è finalmente arrivato! Fortunatamente per te, hai ancora del lavoro da fare.
On-site
Assicurati di incontrare il tuo responsabile della conferenza ed eseguire una procedura dettagliata delle loro strutture all’arrivo. Questo vi darà una buona idea delle dimensioni delle camere, capacità di posti a sedere, disponibilità di energia, e uscite antincendio. Inoltre, confermare il vostro preferito setup-stili (teatro, aula, banchetto) e le scelte di tabella (6′-10′ piedi tavoli, tavole rotonde) pure.
Ogni stanza
Dopo aver completato la procedura dettagliata, conferma che ogni sala banchetti è dotata dei suoi servizi appropriati come; tavoli / biancheria, sedie, baristi, liquori, ristoratori, e almeno un consulente per gestire le esigenze speciali e le domande da parte dei partecipanti. Individuazione di aree appropriate per segnaletica e premi è anche una buona idea per determinare durante l’installazione.
Registration Desk
La tua sede potrebbe avere un’area predeterminata per il tuo registration desk, quindi è fondamentale consultare il tuo conference manager sulla posizione (poiché la tua sede potrebbe avere più eventi che si svolgono nello stesso giorno). Consultare il quadro di registrazione e la metodologia, i pagamenti, badge nome, liste di registrazione, rapporti, e il personale. Come pianificatore di riunioni, dovrai supervisionare l’elaborazione, la conferma e la segnalazione di registrazioni, pagamenti, depositi, rimborsi e cancellazioni. Se il tuo evento accetta pagamenti in loco, è una buona idea determinare un protocollo per mantenere i pagamenti sicuri. Inoltre, controlla la preparazione delle liste di registrazione e dei badge e assicurati di assemblare i pacchetti di registrazione prima dell’apertura del tuo evento.
Staffing
Conduci riunioni del personale pre-conferenza e giornaliere e fornisci briefing didattici per il personale di registrazione, i raccoglitori di dati, i volontari e altri. Assicurati che il tuo personale conosca la catena di comando e i livelli di autorità per garantire livelli di responsabilità appropriati. E ‘ sempre una buona idea di rivedere le esigenze di ogni giorno ed evidenziare le esigenze del giorno successivo con il personale pure. Rivedere le responsabilità, le procedure e le aree di sovrapposizione come la registrazione, le garanzie alimentari, gli altoparlanti, i VIP, le configurazioni della sala multimediale, gli eventi del coniuge/ospite/bambino, le mostre, gli sponsor e così via.
Merci
Organizza una revisione giornaliera delle fatture con il tuo facility manager per confermare e monitorare la consegna e il ritiro di tutti i materiali relativi all’evento. Consultare il personale di supporto alle riunioni come richiesto per l’emissione di mance e condurre una riunione di chiusura post-conferenza con i dipartimenti e i fornitori della struttura, se necessario.
Altro
Altre aree di interesse per il vostro evento sono determinare le esigenze del vostro fotografo, operatore video, confermando prenotazioni alberghiere e trasporto, fornendo regali di benvenuto per i partecipanti, decorazioni tra cui segni di benvenuto, fondali presentatore, segnaletica direzionale, esigenze di intrattenimento, e ristoratori.
Subito dopo l’evento
Il tuo follow-up post-evento è altrettanto importante, se non più importante, dei tuoi sforzi di pre-pianificazione. Assicurati di preparare un elenco di lettere di ringraziamento e inviarle tempestivamente al termine del tuo evento. Ottieni valutazioni della conferenza da parte di partecipanti e personale, prepara ed esegui un inventario di tutti i tuoi materiali e riconcilia i tuoi dati finanziari per assicurarti che la tua organizzazione sia stata fatturata in modo appropriato. Fai attenzione ai costi nascosti inclusi nelle fatture dei fornitori. E ‘ sempre importante per ottenere i vostri accordi fornitore per iscritto prima che i servizi sono resi, in modo da non addebitato per i servizi che non sono stati concordati in precedenza.
Eseguire una revisione delle prestazioni post-budget e raccogliere e organizzare i dati per i rapporti di riunione finale. I report delle riunioni dovrebbero includere un riepilogo di tutti i moduli di valutazione con centri di costo appropriati e programmi di pagamento suddivisi.
