Impostare regole di base, documentare le violazioni, utilizzando un processo di disciplina formale e riconoscendo problemi sul posto di lavoro più grandi può andare un lungo cammino verso la risoluzione di problemi con ritardo.
Di Tracy Morley
I datori di lavoro si aspettano che i loro dipendenti vengano a lavorare in tempo e capiscano che essere puntuali e affidabili è importante per il rapporto di lavoro. Problemi con traffico eccessivo, treni in ritardo o autobus o problemi familiari a volte possono rendere i dipendenti in ritardo, e quando i dipendenti arrivano occasionalmente con un paio di minuti di ritardo non è generalmente un grosso problema. Il ritardo cronico, d’altra parte, è diverso, e per i proprietari di piccole imprese, il personale che arriva in ritardo può avere implicazioni significative in termini di tempo e costi. Può influenzare negativamente la produttività e la redditività di una piccola impresa.
I casi ripetuti di ritardo dovrebbero essere trattati con fermezza e professionalità. È importante per i proprietari di piccole imprese per impostare le aspettative chiare con i loro dipendenti in modo da capire e rispettare questa importante regola sul posto di lavoro, e hanno una piena comprensione di ciò che le conseguenze sono se il ritardo continua ad essere un problema.
Di seguito sono riportati alcuni passaggi che i proprietari di piccole imprese possono adottare per gestire meglio i problemi di ritardo prima che si trasformino in un problema più grande.
Passo 1: Impostare le regole di base
È importante che i dipendenti sappiano cosa ci si aspetta da loro. Questo può essere fatto stabilendo e comunicando una politica di ritardo. Alcune cose da includere nella politica sono:
• Le aspettative del datore di lavoro per venire a lavorare in tempo. Ad esempio, i dipendenti sono tenuti a riferire al lavoro come programmato, essere in tempo e pronti per iniziare il lavoro. Gli arrivi tardivi non approvati sono dirompenti e dovrebbero essere evitati.
• Le conseguenze per arrivare in ritardo al lavoro.
• Come verrà tracciato il tempo (ad esempio, carte magnetiche, punzonatura di un orologio o firma di un foglio di presenza).
• Una procedura per la segnalazione di ritardo, compreso chi il dipendente deve notificare se sta per essere in ritardo, e da quando.
• Come i dipendenti saranno tenuti a recuperare il tempo perso (se applicabile).
Inoltre, la politica dovrebbe essere abbastanza flessibile da consentire situazioni speciali che potrebbero sorgere.
Tieni presente che affinché una politica sia efficace dovrebbe essere applicata in modo equo e coerente in tutto il luogo di lavoro e che i dipendenti dovrebbero essere disciplinati in modo uniforme. I dipendenti specifici non dovrebbero essere mirati. L’applicazione incoerente delle politiche lascia il datore di lavoro aperto alle lamentele dei dipendenti per un trattamento ingiusto.
Attenzione:
È importante garantire che la politica di un datore di lavoro sul ritardo sia conforme e coordinata con le leggi statali e federali applicabili come la compensazione dei lavoratori, il Family and Medical Leave Act e l’Americans with Disabilities Act.
Suggerimento:
In linea con le aspettative comunicanti, è importante che i dipendenti conoscano i loro orari. Gli orari di lavoro prevedibili dovrebbero essere impostati con largo anticipo in modo che i dipendenti possano prepararsi di conseguenza.
Step 2: Document and Counsel
È importante disporre di una documentazione appropriata per le violazioni delle regole sul posto di lavoro che potrebbero portare a un dipendente disciplinato. Quando un dipendente arriva a lavorare in ritardo, tale arrivo deve essere registrato dal supervisore di turno. La formazione sulla vigilanza può aiutare a garantire che i supervisori conoscano i loro ruoli e responsabilità quando si tratta di documentare il ritardo e di consigliare e disciplinare i dipendenti.
Spesso, il ritardo cronico può essere risolto in modo informale. Una volta identificato un modello di ritardo, ricorda al dipendente perché è importante essere in tempo per lavorare e assicurarsi che comprenda la differenza tra le aspettative del datore di lavoro e il suo comportamento effettivo. Dare al dipendente l’opportunità di spiegare perché è regolarmente in ritardo e incoraggiarlo a sviluppare una soluzione che funziona sia per il dipendente e il datore di lavoro, con il risultato finale che il dipendente arriva a lavorare in tempo.
Affrontare il problema in questo modo contribuirà a garantire che il dipendente trovi una soluzione che acquista e possa aiutare a risolvere il problema senza la necessità di ulteriori azioni disciplinari.
Suggerimento:
Avere la conversazione di consulenza con un dipendente prima che il ritardo diventi eccessivo. Aiutare il dipendente a scoprire il motivo per cui è in ritardo e fornire supporto e guida può fare una grande differenza. Dimostrare un atteggiamento premuroso può aiutare a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.
Fase 3: Utilizzare misure disciplinari formali
Se il ritardo continua, potrebbe essere necessario adottare misure disciplinari più formali. È importante segnalare ai dipendenti l’importanza di arrivare al lavoro in tempo e di indicare chiaramente le conseguenze se arrivano continuamente in ritardo.
Alcuni datori di lavoro scelgono di adottare un sistema di disciplina progressiva che utilizza misure disciplinari crescenti per cercare di correggere la condotta di un dipendente. Le misure progressive dipendono dalla natura e dalla frequenza del problema e i passaggi in genere vanno dalla consulenza alla cessazione del rapporto di lavoro.
Se la documentazione e la consulenza discusse nella fase due non raggiungono i risultati desiderati, il dipendente dovrebbe essere chiaramente consapevole delle conseguenze per il ritardo continuato. Ad esempio:
• La prima istanza di ritardo dopo la sessione di consulenza potrebbe comportare un promemoria su ciò che il dipendente ha accettato nella sessione di consulenza.
• La seconda istanza sarebbe un avvertimento verbale.
Attenzione:
È importante ricordare che i dipendenti non dovrebbero essere disciplinati o vendicati se il motivo del loro ritardo è legalmente protetto. Ad esempio, arrivare più tardi rispetto ad altri dipendenti a causa di un alloggio protetto ai sensi della legge Americans with Disabilities.
Suggerimento:
Mantieni la discrezione e la flessibilità in qualsiasi politica riguardante la condotta e la disciplina dei dipendenti. Queste politiche dovrebbero essere redatte in modo da consentire al datore di lavoro di rispondere in modo appropriato ed efficace in tutte le circostanze. È importante riservarsi il diritto di combinare, saltare o aggiungere passaggi in qualsiasi processo disciplinare e di conservare il diritto e la discrezione di terminare immediatamente.
Fase 4: Riconoscere un problema sul posto di lavoro più ampio
Se un datore di lavoro ha molti dipendenti che arrivano costantemente in ritardo al lavoro, potrebbe essere il momento di adottare ulteriori misure. Considera di condurre alcune sessioni di formazione sull’importanza della puntualità sul posto di lavoro. Rafforzare i ruoli e le responsabilità di vigilanza e comunicare periodicamente la politica contribuirà a mantenere le cose in cima alla mente.
Dare l’esempio. Se i supervisori sono spesso in ritardo, questo invierà un messaggio ai dipendenti che questo è un comportamento accettabile. Il personale di vigilanza dovrebbe garantire che arrivi al lavoro in tempo e dimostrare di comprendere l’importanza di essere in tempo.
Nel complesso, tieni presente che i dipendenti che entrano in lavoro in ritardo possono avere un impatto negativo sulla linea di fondo del datore di lavoro e sul morale dei colleghi. Gestire efficacemente questo problema sul posto di lavoro può comportare notevoli risparmi sui costi e avere una forza lavoro più efficace, efficiente e impegnata.
Codici di abbigliamento dei dipendenti
Un datore di lavoro ha il diritto di aspettarsi che i propri dipendenti mantengano determinati standard di abbigliamento e aspetto personale. Avere un codice di abbigliamento in atto e richiedere ai dipendenti di vestirsi in modo professionale, aiuta a trasmettere un’immagine positiva al pubblico e fornisce ai dipendenti le linee guida di ciò che è, e non è, considerato abbigliamento da lavoro accettabile.
I codici di abbigliamento possono differire in base al lavoro di un dipendente o al settore in cui opera il datore di lavoro e dovrebbero prendere in considerazione le esigenze aziendali del datore di lavoro, le esigenze specifiche del lavoro e le considerazioni di sicurezza e salute. Diversi tipi di politiche di codice di abbigliamento che un datore di lavoro può avere includono:
• Codice di abbigliamento casual aziendale-In genere implementato quando un datore di lavoro desidera che i dipendenti si vestano comodamente proiettando un’immagine professionale ai clienti. Un datore di lavoro di solito stabilisce linee guida chiare su ciò che l’abbigliamento è e non è ammissibile ai sensi della politica.
• Codice di abbigliamento estivo-Può essere implementato quando si indossa un abito per lavorare in estate è estremamente scomodo per i dipendenti.
• Casual Venerdì dress code-Può essere utilizzato dai datori di lavoro che vogliono mantenere un’immagine professionale sul posto di lavoro, ma anche capire il desiderio dei dipendenti di vestirsi. Può essere utilizzato per aumentare il morale dei dipendenti, evitando di cambiare la politica complessiva.
La politica dovrebbe essere abbastanza flessibile da consentire qualsiasi sistemazione a causa delle credenze religiose o dell’osservanza di un dipendente (inclusi abiti religiosi e pratiche di toelettatura), condizioni mediche o disabilità.
Molti datori di lavoro richiedono una forza lavoro in uniforme per presentare una certa immagine al pubblico. Un datore di lavoro che richiede uniformi dovrebbe assicurarsi che le uniformi sono accessibili e pratico e che essi sono resi disponibili in tutte le dimensioni. I benefici che derivano dall’avere tutti i dipendenti vestiti in modo uniforme andranno persi se i dipendenti si sentono a disagio in ciò che indossano.
Un datore di lavoro dovrebbe garantire un’applicazione equa e coerente delle politiche in tutto il luogo di lavoro in modo da non dar luogo a denunce di trattamento ingiusto da parte dei dipendenti.
Tracy Morley è l’editor legale di XpertHR. Trovalo a fransocial.franchise.org.
