Appropriazione indebita è definito come il furto condotto da dipendenti o altre parti commerciali di fiducia. Di solito coinvolge un dipendente (o chiunque sia affiliato con la società) deviando i fondi aziendali per ottenere un profitto illegale.
Tuttavia, può anche includere il furto di inventario, proprietà dell’ufficio e persino dati. Appropriazione indebita può eseguire la gamma da elaborate false truffe contabili e contabili e trasferimenti di fondi non autorizzati al semplice furto di beni o piccoli contanti. A seconda della scala del crimine e di quanti soldi o titoli finiscono per essere rubati, l’appropriazione indebita può essere un crimine grave.
Mentre può essere sgradevole pensare che i dipendenti possono essere rubare dalla società o cova un piano per farlo, è ancora una realtà sfortunata per cui imprenditori devono essere preparati. Il danno causato da appropriazione indebita può essere significativo. Infatti, più del 30% di tutti i fallimenti aziendali sono stati collegati a appropriazione indebita e furto di dipendenti.
La differenza tra frode e appropriazione indebita
L’appropriazione indebita comporta sempre frode, ma la frode non comporta sempre appropriazione indebita. La differenza principale tra i due è il fatto che l’appropriazione indebita coinvolge l’azienda che ripone fiducia nei propri dipendenti o appaltatori per gestire determinati beni.
Quando si verifica una frode, qualcuno sta dando informazioni false, ma appropriazione indebita coinvolge sempre un business. Ad esempio, essere truffati tramite uno schema di phishing potrebbe essere un tipo di attività fraudolenta, ma non è appropriazione indebita. Ma se il tuo Chief Financial Officer ruba denaro direttamente dalla tua azienda falsificando documenti, è sia frode che appropriazione indebita.
La frode ruba fondi da una società in un modo un po ‘ indiretto, con una parte ingannando un altro al fine di ottenere l’accesso a informazioni o fondi. Appropriazione indebita si riferisce al furto diretto di fondi da una società.
Come prevenire l’appropriazione indebita
Discutiamo di cosa puoi fare per ridurre il rischio di appropriazione indebita e quali opzioni avrai se un atto criminale commesso dai tuoi dipendenti causa un danno finanziario significativo alla tua attività.
E sebbene questo non sia un elenco esaustivo o completo, dovrebbe iniziare a muovere i primi passi della tua azienda verso la prevenzione e la neutralizzazione della minaccia di appropriazione indebita.
Condurre controlli in background Quando si assumono
Quando si cerca di assumere dipendenti a tempo pieno o appaltatori, è una buona idea fare i compiti prima di assumere. Prendetevi il tempo per passare attraverso i loro riferimenti. C’è qualcosa nella loro storia di lavoro che è sospetto o indica loro di essere un rischio per la vostra azienda?
Secondo un rapporto HireRight, 85% dei datori di lavoro scoperto una bugia o travisamento sul curriculum di un candidato.
Per le posizioni di alto livello, in cui i candidati possono avere accesso ai fondi e ai sistemi informatici, è consigliabile espandere il processo di assunzione per includere controlli dettagliati dei precedenti. Se decidi di seguire questa strada, devi creare una politica di controllo dei precedenti per la tua azienda. La politica dovrebbe documentare quali controlli saranno condotti, come verranno utilizzate le informazioni raccolte e chi sarà in grado di accedervi. Ciò contribuirà a garantire che il processo sia equo, sicuro e trasparente per tutte le persone coinvolte.
Inoltre, tieni presente che se hai intenzione di condurre controlli in background, è fondamentale garantire che l’intero processo sia legale e conforme. Prendi in considerazione il Fair Credit Reporting Act (FCRA), la guida Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) e tutte le normative statali e locali quando consideri il controllo dei potenziali dipendenti.
Ad esempio, ai sensi della FCRA, devi prima informare il candidato della tua intenzione di condurre un controllo dei precedenti e ottenere il loro consenso per iscritto. Se non finisci per assumerli, dovrai consentire loro di rivedere il controllo dei precedenti che è stato eseguito. Se trovano eventuali inesattezze, possono presentare una controversia e cercare di risolvere il problema prima di poter decidere di non assumerli. Con tutta questa legislazione complicata, è sempre una buona idea parlare con un avvocato o assumere uno in-house per una guida su queste questioni.
Separazione dei compiti
Separazione dei compiti significa che compiti specifici richiedono che più di una persona sia completa. Le frodi interne diventano significativamente più difficili se le attività relative a denaro, conti e controlli richiedono l’esecuzione di diversi dipendenti.
Ad esempio, se un dipendente ha il potere di approvare i pagamenti e scrivere assegni, potrebbe essere molto facile per loro abusare di questo potere. Se questi compiti sono divisi tra diversi dipendenti, diventa più difficile per chiunque all’interno di quella catena di dipendenti per tirare fuori una truffa.
È anche una buona idea introdurre un signoff di due persone per tutte le transazioni online. Eventuali modifiche ai dettagli dell’account della tua azienda devono essere elaborate e approvate per telefono o di persona. La gestione di questi processi finanziari via e-mail apre la tua azienda a una maggiore quantità di rischio.
Effettuare depositi giornalieri e condurre controlli mensili
Se sei una società di vendita al dettaglio o un bar o un ristorante che gestisce elevate quantità di denaro al giorno, può essere abbastanza facile per i dipendenti di rubare i soldi fuori la parte superiore senza che nessuno si accorga se i protocolli di sicurezza non sono fino al tabacco da fiuto.
Questo è il motivo per cui è una buona idea effettuare depositi in contanti giornalieri, in modo da non avere mai troppi soldi in giro. Inoltre, dovresti sforzarti di riconciliare i tuoi estratti conto bancari ogni mese. Questo vi permetterà di individuare eventuali irregolarità e problemi rapidamente, che consente di fermare i truffatori in modo rapido ed evitare perdite significative.
Dovresti anche stare attento con la piccola cassa. Si tratta in genere di una piccola quantità di fondi che un’azienda ha a disposizione per apportare modifiche o per piccoli acquisti che non giustificano assegni o trasferimenti. È un bersaglio facile per i dipendenti disonesti perché nessuno presta davvero attenzione a questi fondi.
Anche se si tratta di una piccola quantità, il furto consistente di piccoli contanti può sommarsi rapidamente. Per fortuna, è abbastanza facile istituire una politica che richiede che tutte le transazioni di piccola cassa vengano registrate regolarmente. Quando il fondo deve essere riempito, dovrebbe richiedere più firme per evitare qualsiasi potenziale manomissione.
Considera di investire nell’assicurazione contro il crimine
Avere protocolli di sicurezza in atto per prevenire atti di disonestà dei dipendenti è essenziale. Tuttavia, quando tutte le misure e le procedure falliscono, è necessario disporre di una rete di sicurezza. Questo è dove l’assicurazione crimine entra in gioco.
Una buona polizza di assicurazione crimine commerciale fornirà copertura disonestà dei dipendenti per proteggere il vostro business da appropriazione indebita commessa da dipendenti, appaltatori, o altre persone di fiducia nella vostra azienda. Offrirà una protezione conveniente per un’ampia varietà di reati e salvaguarderà la tua attività da potenziali esposizioni. Una politica di disonestà dei dipendenti in genere copre quanto segue:
- Furto di denaro e proprietà da parte dei tuoi dipendenti
- Falsificazione di assegni o cambiali
- Frodi con carte di credito o di debito
- Schemi di trasferimento di fondi
Quando cerchi un’assicurazione per proteggere la tua attività da appropriazione indebita, è fondamentale lavorare con il broker assicurativo giusto per garantire la politica giusta le vostre esigenze uniche. Lavorare con un broker dedicato che comprende il vostro settore consente di procurarsi la politica giusta senza massicciamente overpaying per esso o lasciando lacune nella copertura che potrebbe lasciare aperto a esposizioni inutili.
Se vuoi capire come trasferire il rischio di appropriazione indebita al tuo assicuratore, sentiti libero di contattare uno dei nostri broker esperti in qualsiasi momento.
