Introduzione
Ciao! E ‘ Kristine qui con l’espresso per impressionare podcast.
Al giorno d’oggi, le chiamate in conferenza sono la norma. Sia che i membri del tuo team vivano entro un raggio di 30 minuti l’uno dall’altro o vivano in continenti diversi, è probabile che tu conduca tutte le riunioni tramite chiamate in conferenza. Ormai, si conosce alcuni dei potenziali pericoli di chiamate in conferenza. Qualcuno dimentica di silenziare se stessi, e li senti respirare o mangiare il loro pranzo, qualcuno dimentica di riattivare se stessi quando iniziano a parlare, qualcuno sta parlando, e poi il loro bambino o coniuge chiatte nel loro ufficio fare rumore. Non importa quale situazione insolita si svolge durante una chiamata in conferenza, qualcuno deve gestire la conversazione e renderla il più efficace possibile.
In questo episodio, imparerai come condurre le chiamate in conferenza. Ci concentreremo sulle chiamate in conferenza audio, non videoconferenze, che meritano il loro episodio.
Ogni settimana, condivido storie e suggerimenti per aiutarti a comunicare in modo chiaro e sicuro nella tua ricerca di lavoro, interviste e sul posto di lavoro in modo da poter raggiungere i tuoi obiettivi di carriera. Se ti piace il mio podcast, non dimenticare di iscriverti per ottenere nuovi episodi. Puoi iscriverti ovunque tu scarichi podcast come Apple, Pandora o il mio sito Web all’indirizzo express-to-impress.com.
Ora, cominciamo!
Storia
Ora, ti parlerò di una storia su una chiamata in conferenza andata male.
Un amico in HR stava conducendo una chiamata in conferenza quando la sua ragazza irruppe nella stanza. Con un piatto in una mano, lei allegramente annunciato, ” La colazione è pronta!”subito seguito dal soprannome sporco che ha per il suo ragazzo.
Il mio amico, ovviamente, era sbalordito. La sua ragazza era stordita. Eppure, ha dovuto continuare a guidare la chiamata, sperando, in qualche modo, che tutto sarebbe saltato.
Ma stava conducendo la chiamata, e non ha silenziato la sua chiamata, quindi, naturalmente, i suoi colleghi hanno imparato il suo piccolo nome sporco e altri dettagli sulla sua vita personale.
Dal momento che gli altri sulla chiamata disattivato le loro linee, eventuali sussulti o risate sono stati nascosti dal mio amico. E per fortuna, che era la fine di esso!
Ma ha fatto il soldato, sperando che i suoi colleghi non sentissero quello che sicuramente hanno sentito.
Questa è solo una delle tante storie di orrore conference call. Sabato Night Live ha una scenetta esilarante chiamato “Zoom Call” che è senza dubbio ispirato da alcuni eventi veri.
Ora, non c’è bisogno di preoccuparsi di condurre una chiamata in conferenza. Tutti noi possiamo imparare da errori divertenti. Continuiamo alla sezione suggerimenti, dove imparerete come condurre una chiamata in conferenza di successo.
Cosa fare prima di condurre le chiamate in conferenza
La tua chiamata in conferenza sarà produttiva ed efficiente con la preparazione.
Condividi un ordine del giorno prima della riunione
Il mio primo consiglio è quello di creare un ordine del giorno e condividerlo con tutti i partecipanti prima della riunione.
Padroneggia la tecnologia
Successivamente, è necessario padroneggiare la tecnologia che utilizzerai. Quindi, vai avanti e prova Microsoft Teams, Zoom o un altro strumento che utilizzerai durante la chiamata in conferenza. Assicurati di sapere come funzionano le funzionalità in modo da poter prendere il controllo della riunione e aiutare gli altri, se necessario.
Prepara il tuo ambiente
Infine, e soprattutto, prepara il tuo ambiente per la chiamata. Dì ai tuoi familiari della chiamata, inserisci una nota sulla tua porta, chiudi la porta e fai del tuo meglio per garantire che il tuo ambiente sia il più silenzioso possibile. Ciò può significare mettere il bambino giù per un pisolino prima della chiamata o istruire il vostro animale per entrare loro cassa.
Suggerimenti per le chiamate in conferenza leader
Ora, tuffiamoci in come condurre una chiamata in conferenza.
Arriva presto
Ti consigliamo di arrivare presto per garantire che la tecnologia funzioni correttamente e accogliere le persone alla chiamata mentre si uniscono. La tua presenza mostrerà anche ai partecipanti che sei preparato e responsabile. Ti consigliamo anche di intervenire prima o durante la chiamata se qualcuno ha una cattiva connessione o rumore di distrazione in background.
Apri una riunione
Dopo alcune chiacchiere con i colleghi, ti consigliamo di attirare l’attenzione di tutti per avviare la chiamata. Se la vostra cultura aziendale è quello di avviare chiamate in conferenza sul punto, assicurarsi di avviare la chiamata in tempo. Se è normale aspettare uno o due minuti per consentire i falegnami in ritardo nella tua azienda, allora dai alle persone quel tempo extra.
Quindi, per aprire una riunione, dovresti fare quanto segue:
- Ottenere l’attenzione di tutti
- Benvenuto e ringraziare il pubblico per l’adesione alla chiamata
- Introdurre nuovi colleghi o visitatori
- Spiegare le finalità e gli obiettivi del meeting
- Delineare l’agenda
- Condividere aspettative, come se la gente dovrebbe mute le loro linee, se non parlano se si deve utilizzare uno strumento di indicare che essi hanno una domanda o un commento in una chat online strumento
- Chiedere alla prima persona in agenda per iniziare
Ecco un esempio di come si potrebbe aprire una riunione.
Va bene. Sembra che la maggior parte delle persone siano arrivate. Rebecca sta arrivando. Ha chiamato per farci sapere che sarebbe stata ritardata, ma si unirà a noi presto. Andiamo avanti e ottenere questo spettacolo sulla strada.
Bene, buon pomeriggio a tutti. Voglio dare il benvenuto alla nostra visita, Jane Doe dell’Azienda, alla nostra chiamata di oggi. Siamo lieti di avervi con noi oggi. Lo scopo di questo invito è quello di identificare i potenziali tagli. Diamo una rapida occhiata all’ordine del giorno.
Come potete vedere, i cinque capi dipartimento riferiranno sulle potenziali aree da tagliare nei loro dipartimenti. Ogni capo reparto sarà dato 10 minuti per presentare, e poi avrete la possibilità di porre loro domande. Assicurati che la tua linea sia disattivata a meno che tu non stia presentando o facendo una domanda. Qualche domanda prima di iniziare? Bene, mettiamoci al lavoro. Sam, puoi iniziare?
Discuti i problemi
Ora diamo un’occhiata al tuo ruolo mentre le persone stanno discutendo i problemi.
Attenersi all’ordine del giorno
Quando qualcuno tenta di cambiare argomento, è necessario riportarlo all’ordine del giorno per mantenere la discussione in pista.
Puoi guidare la discussione allo scopo dell’incontro riconoscendo che qualcuno ha sollevato un buon punto, ma che è necessario riportare il gruppo al punto principale. Qui, è possibile sottolineare il vantaggio di rimanere in pista rassicurando il pubblico che si sa che sono occupati e vogliono farli fuori della chiamata in tempo.
Modifica l’argomento
Uno dei tuoi ruoli più importanti è quello di monitorare il tempo e l’interazione quando si passa a un nuovo argomento. A volte, dovrai concludere una discussione urgente mentre si sta svolgendo. Per fare ciò, puoi riconoscere che è un punto importante e dare alcune opzioni per risolverlo. Il team può discuterne più avanti nella chiamata se c’è più tempo, una chiamata di follow-up può essere programmata o la conversazione può continuare via e-mail dopo la chiamata in conferenza. Una volta concluso un argomento, è il momento di indirizzare l’attenzione del gruppo all’argomento successivo con un commento come:
Ora, diamo a Seth la nostra attenzione mentre ci fornisce alcuni aggiornamenti sul reparto IT.
Incoraggia l’impegno
Allarga la discussione
Indosserai molti cappelli nella conference call. Uno di questi è coinvolgere i partecipanti. Se noti che alcune persone non hanno contribuito, puoi porre una domanda come,
Quindi, cosa pensano gli altri?
Questo tipo di domanda amplierà la discussione per includere più persone.
Verifica accordo
Il progresso richiede di prendere decisioni e, in qualità di leader della conference call, dovrai verificare l’accordo per raggiungere le decisioni. Allora, come puoi farlo? Si può chiedere se tutti sono d’accordo o semplicemente chiedere se qualcuno non è d’accordo o ha preoccupazioni per quanto riguarda i piani in discussione.
Terminare una riunione
Alla fine, sarà il momento di terminare la riunione e sarà necessario condurre anche questo processo. Oltre a indicare che è il momento di terminare la riunione, riaffermare gli accordi e gli elementi di follow-up e chiedere l’input finale.
I partecipanti ti apprezzeranno rispettando il loro tempo, quindi assicurati di concludere in tempo.
Ecco come si potrebbe terminare una riunione.
Va bene, so che tutti voi avete impegni, e voglio farti uscire di qui in tempo. Ricapitoliamo cosa avevamo concordato. Ci muoveremo in avanti con il taglio della frutta low-hanging dal bilancio, per un totale di $55.000. Quindi, rivedremo il budget nel quarto trimestre e vedremo se sono necessari ulteriori tagli. Mentre ci concentriamo sull’eliminazione solo dei costi veramente inutili, ci compreremo un po ‘ di tempo e non causeremo un putiferio in ufficio. Sono tutti d’accordo?
Va bene, ora sai come condurre una chiamata in conferenza. Sai quali sono le tue responsabilità e hai alcune frasi da usare in punti importanti nelle chiamate in conferenza.
INTERVISTA COACHING
Ultimamente, sono stato occupato coaching 14 medici internazionali provenienti da Corea, Arabia Saudita, Perù, Taiwan, Palestina, e la Turchia, mentre si preparano per la residenza medica e interviste fellowship negli Stati Uniti. Sono incredibilmente ben informato e compiuto, ma intervistare in una seconda lingua non è un’impresa facile. Mi impressionano ogni giorno con la loro apertura a imparare e provare nuovi modi di comunicare per connettersi con i loro intervistatori e convincerli che avrebbero avuto successo nei loro programmi.
Se hai un’intervista in arrivo – un colloquio di lavoro, un colloquio di residenza medica, un colloquio di fellowship o un colloquio accademico–mi piacerebbe lavorare con te. Ti aiuterò con il contenuto delle tue risposte e con il modo in cui dici le tue risposte. Ti aiuterò anche a presentare le informazioni in modo conciso e impressionante! Dopo aver lavorato insieme, si arriva a interviste in bilico, fiducioso, e preparato.
Puoi prenotare una finta intervista con me sul mio sito web all’indirizzo express-to-impress.com.
Sintonizzati la prossima settimana
Va bene, ti invito a sintonizzarti la prossima volta per migliorare le tue abilità in inglese. Imparerai le definizioni di frasi e idiomi da questo episodio.
Grazie mille per aver ascoltato il podcast Express to Impress. Se ti è piaciuto questo episodio, ricordatevi di condividere con un amico! Ci vediamo la prossima volta. Ciao!
