L’e-mail può essere un modo difficile per comunicare con qualcuno perché non puoi vedere la persona che ti parla o sentire il tono della sua voce. Pertanto, le cose possono essere prese fuori dal contesto. Quando si cerca di risolvere un problema o chiarire un malinteso via e-mail, è importante essere articolato e utilizzare appropriate, parole forti per esprimere i vostri pensieri. È facile confondere il sarcasmo con la maleducazione su Internet, quindi rileggi la tua email prima di inviarla al destinatario.
Riconoscere un malinteso o un errore di comunicazione. Se siete incerti circa il significato di una e-mail, porre domande. Se hai inviato un’e-mail che è stata ricevuta in modo negativo, assicurati al ricevitore che non hai intenzione di suonare brusco, sprezzante, infastidito o qualsiasi altra connotazione negativa è stata presa dal ricevitore. Chiarisci il tuo significato e assicurati di usare affermazioni educate, come “per favore” e “grazie.”
Rileggi l’e-mail per vedere dove potrebbe essersi verificato l’equivoco. Le informazioni contenute nell’e-mail sono state presentate chiaramente o erano ambigue? Se il malinteso coinvolge dati, scadenze o altre aspettative, mettere i dettagli pertinenti in una frase. Quindi aggiungere ulteriori informazioni o commenti. Se hai ricevuto un’e-mail con aspettative ambigue, fai domande.
Offri un modo in cui voi due potete risolvere il problema, forse suggerendo di parlare della questione al telefono o di persona davanti a un caffè. La vostra generosità di tempo trasmette il vostro interesse a mantenere un buon rapporto con l’altra persona.
