Database sono costruiti per memorizzare i dati che possono essere utili a qualcuno che possiede o utilizza tali dati. I dati diventano informazioni quando vengono presentati in un formato utile per un visualizzatore. Esistono molti modi per convertire i dati in informazioni e il più comune è creare un report.
Un report organizza i dati in un formato utile per uno scopo specifico. Ad esempio, i dati di vendita possono essere organizzati per scoprire le tendenze delle vendite, classificare i venditori o scoprire quali promozioni aziendali stanno generando il maggior reddito. Come consulenti FileMaker, progettisti di database e sviluppatori Web, è raro quando costruiamo un database che a un certo punto non viene utilizzato per creare un report. Questo articolo descrive un processo in 5 fasi per rendere la progettazione dei report semplice ed efficiente.
Sapere quali informazioni avete bisogno.
Il primo passo nella creazione di un rapporto è sapere quali informazioni è necessario porsi le seguenti domande:
- Qual è lo scopo di questo rapporto?
- Cosa vorrei sapere?
- Chi avrà bisogno di vedere questo rapporto?
- In che modo le informazioni su questo rapporto saranno utilizzate da ogni persona o gruppo che lo vedrà?
2. Determinare i dati che verranno elencati nel report.
Ora è il momento di progettare il vostro rapporto. Utilizzare le risposte alle domande del passaggio 1 per progettare il layout del report. Chiedilo a te stesso:
- Quali dati devono essere elencati nel tuo rapporto per raggiungere il suo scopo?
- L’elenco dei dati deve essere aggregato raggruppato e o ordinato in un modo particolare? In tal caso, quali gruppi, tipi e calcoli aggregati sono necessari?
3. Disegna un report di esempio
A volte, non è possibile sostituire un controllo visivo. Convalida ciò che hai determinato nei passaggi 1 e 2 disegnando il report su un foglio di carta, un elaboratore di testi, un foglio di calcolo o il tuo strumento di layout grafico preferito. Potresti scoprire di aver lasciato qualcosa nei passaggi 1 e 2. Se è così, sciacquare e ripetere fino ad avere il rapporto di esempio dei tuoi sogni.
4. Garantire la raccolta dei dati appropriati.
Raccogliere i dati appropriati significa assicurarsi che il database sia modellato e progettato correttamente. Le domande da porre al progettista del database sono:
- Il database memorizza i dati di cui ho bisogno per il report che voglio?
- Il mio database è strutturato correttamente in modo da poter utilizzare i dati memorizzati per creare il report desiderato? Questo passaggio richiede una conoscenza di una buona modellazione e progettazione di database e questo argomento è troppo grande per essere riassunto qui. Se don t sapere molto sulla modellazione dei dati, è possibile leggere alcuni buoni articoli sull’argomento on-line o consultare un esperto di progettazione software di database per determinare se il database è strutturato correttamente per quello che ti serve.
5. Crea il tuo rapporto.
Utilizzare il report di esempio per creare un layout con la tecnologia utilizzata per presentare i dati dal database alle persone che necessitano del report. Alcuni esempi di tale tecnologia sono:
- Una pagina web costruita con php e mysql
- Un sistema di gestione dei contenuti come WordPress o Drupal
- Una piattaforma software di database come FileMaker Pro
- Uno strumento di reporting come Tableau.
I report sono uno strumento importante e utile per aiutarti a capire la tua attività e informare i tuoi processi decisionali. Assicurati che i tuoi rapporti rimangano semplici, efficaci e mirati utilizzando le linee guida di cui sopra. Se avete bisogno di più strumenti, suggerimenti o indicazioni durante la progettazione di report o database non esitate a contattarci per chiedere aiuto.
