Business Report: cos’è e come scriverlo? (Passi e formato)

Il passaggio dalla scrittura accademica, come saggi e articoli, a rapporti aziendali complessi, può essere spaventoso!

È necessario un rapporto aziendale in quasi tutti i campi di lavoro. Questi sono documenti basati sui fatti che vengono utilizzati per prendere decisioni in un business.

È possibile utilizzare i report aziendali per diversi scopi, come pitching un’idea, analisi di un’idea, pitching una fusione, analisi di una fusione, dimostrando che la vostra azienda è conforme alle linee guida legali e sociali o qualsiasi argomento specifico relativo al vostro lavoro e lavoro.

Quindi, se hai un lavoro, è fondamentale comprendere il concetto di rapporti commerciali e come scriverli in modo efficace.

In questo articolo, parleremo dei diversi tipi di report e del loro scopo, dell’importanza dei report aziendali e di come strutturare i tuoi in modo impattante!

Ma hey, prima cosa prima. Capiamo un po ‘ meglio il concetto di rapporti commerciali.

Che cos’è un Business Report? (Definizione)

Un rapporto aziendale è definito come un documento ufficiale che contiene informazioni fattuali, dati statistici, risultati della ricerca o qualsiasi altra forma di informazione pertinente allo svolgimento del lavoro.

Questa relazione è un documento formale scritto al punto per trasmettere informazioni in modo conciso ma chiaro. I report aziendali sono utilizzati principalmente per la comunicazione interna all’interno di un’organizzazione.

L’obiettività è un elemento importante durante la scrittura di rapporti commerciali. Qualunque cosa tu dica dovrebbe essere supportata da dati e fatti, non opinione e prospettiva. Ad esempio, invece di dire “le vendite nell’ultimo trimestre sono state molto basse”, lo mostri per mezzo di dati.

Il report può variare da una pagina a più pagine a seconda dello scopo e del tipo di report, il che ci porta alla seconda parte: Tipi di report aziendali.

Leggi di più: Lettere commerciali: definizione, tipi, formato e suggerimenti!

Tipi di report aziendali

Esistono molti tipi di report aziendali utilizzati in un’organizzazione per vari scopi. Ovviamente, non puoi usare lo stesso rapporto per analizzare le prestazioni e le vendite dei dipendenti nell’ultimo trimestre, giusto?

Ecco alcuni tipi comuni di rapporti commerciali:

Rapporti informativi

Si utilizza questo rapporto quando il tuo capo chiede dati che sono puramente oggettivi cioè, solo semplici fatti senza alcun ragionamento o risultati potenziali. Per esempio, un rapporto di forza lavoro che indica il numero di dipendenti in azienda, le loro funzioni, dipartimento di lavoro, e le responsabilità.

Per saperne di più: Come scrivere report di progetto che ‘ Wow ‘ i vostri clienti? (Modello incluso)

Rapporto analitico

Come suggerisce il nome, questo rapporto viene utilizzato quando alcuni dati aziendali critici devono essere analizzati al fine di prendere decisioni informate.

Ad esempio, analizzando il calo delle vendite nell’ultimo esercizio. Questo rapporto è costituito da numeri di vendita, un confronto di quei numeri con gli anni precedenti, e trovare ragioni per la caduta. Il rapporto indicherà anche le possibili misure che l’azienda può adottare per risolvere questo problema.

Rapporto di ricerca

Si utilizza un rapporto di ricerca quando qualcosa di grande è in arrivo! Potrebbe essere una potenziale fusione, o una nuova linea di prodotti, o un cambiamento nel modo attuale di lavorare.

Un grande cambiamento richiede un rapporto completo che studi tutte le sue implicazioni. Ad esempio, se l’azienda vuole introdurre un nuovo prodotto, il rapporto di ricerca sarà composto da elementi come target di riferimento, strategia di marketing, campagne pubblicitarie, ecc.

Relazione esplicativa

Si utilizza questo rapporto quando si desidera spiegare il proprio progetto individuale all’intero team. Supponiamo che tu abbia fatto delle ricerche.

Un rapporto esplicativo mostrerà i fatti, elencherà i risultati e determinerà la conclusione della ricerca. Dovrebbe essere scritto in parole molto semplici, concise e chiare. Anche se i lettori sono per lo più coetanei dello stesso settore, gergo dovrebbe essere evitato.

Progress Report

Questo è un piccolo report utilizzato per notificare gli aggiornamenti in un’azienda.

Com’è andata la settimana precedente?

Come procede la vendita per questo trimestre?

Qual è la variazione percentuale delle conversioni dall’ultima settimana / mese?

Domande come queste trovano risposta in una relazione sullo stato di avanzamento. Non contiene analisi. Solo informazioni e modifiche.

I rapporti sui progressi sono un buon mezzo per le aziende per monitorare il loro lavoro quotidiano e trovare nuove idee per la crescita e l’espansione.

Ancora non convinto? Ecco 4 validi motivi per cui i report aziendali sono importanti per un flusso di lavoro efficiente in un’organizzazione.

Leggi di più: Cos’è un rapporto sullo stato di avanzamento e come scriverne uno?

Importanza dei rapporti commerciali

Modalità di comunicazione

Sai come si testo o chiamare nella vita quotidiana per comunicare? Nelle aziende, i rapporti sono preparati per questo. Possiamo dire che i rapporti commerciali fungono da mezzo di comunicazione in un’organizzazione.

Ma perché è fatto?

Bene, nelle grandi aziende, c’è un’intera linea di flusso di lavoro che si svolge. È anche conosciuto come una delegazione di doveri. In questo flusso di lavoro, ci sono rami, sotto-rami, dipartimenti e zone specifiche di nicchia. Se la comunicazione è fatta verbalmente, le informazioni possono andare perse o contaminate.

Quindi per ogni importante pezzo di comunicazione, viene creato un rapporto scritto. Chiunque abbia bisogno di accedere a tali informazioni può leggere il rapporto e dotarsi di dati di prima mano.

Processo decisionale

Stai pensando di lanciare una nuova linea di prodotti? Preparare un rapporto.

Obiettivo di ridurre i costi aziendali? Preparare un rapporto.

Dalla decisione del target di riferimento al licenziamento dei dipendenti, ogni decisione viene presa sulla base di rapporti dettagliati preparati con fatti e statistiche.

I report vengono trasferiti a due vie in un’organizzazione. I dipendenti creano report aziendali e li inviano alla direzione superiore per il processo decisionale. La gestione superiore crea report per far circolare informazioni, attività, ecc. tra la forza lavoro.

Gestione delle crisi

In caso di crisi, caos e focolai di panico, tutti hanno un’opinione in merito e il trasferimento di pensieri verbalmente dà origine a pettegolezzi sul posto di lavoro.

In una situazione del genere, vengono creati report aziendali per ottenere tutti sulla stessa pagina e quindi analizzare di fatto il problema.

Le relazioni sulla gestione delle crisi comprendono la causa del problema, le misure da adottare per il controllo dei danni e le politiche che suggeriscono una futura protezione da tale crisi.

Gestione efficace

La delega dei compiti avviene tramite rapporti. Ogni dipendente ha le proprie attività da svolgere con una scadenza assegnata. Questo aiuta a una gestione più sana ed efficace dell’azienda.

Tutte le informazioni sono in documenti scritti validi, le decisioni sono prese su un’attenta analisi e il funzionamento generale dell’azienda è migliore utilizzando i rapporti commerciali.

Quindi, ora che sappiamo che dobbiamo preparare rapporti commerciali per sopravvivere nel mondo aziendale, passiamo alla sezione successiva e probabilmente la più importante in cui ti insegniamo come iniziare a scrivere un rapporto corretto.

Per saperne di più: Business Requirements Document (BRD): Cosa, perché e come scrivere?

Come scrivere un rapporto aziendale? (Passi e formato)

Segui questa guida passo-passo per creare il tuo potente report aziendale:

Passo 1: Crea un piano d’azione

Stai scrivendo un rapporto aziendale, non un saggio scolastico. Non puoi basare il tuo rapporto sui pensieri come e quando arrivano. Prima di iniziare il rapporto, identificare il suo scopo.

Definisci cosa intendi ottenere con il report e come intendi presentarlo. Non battere intorno al cespuglio! Questo ti aiuterà a scrivere un rapporto chiaro e conciso.

Passaggio 2: verifica un formato interno

La tua azienda potrebbe avere un formato specifico per la scrittura di report. Chiedi al tuo supervisore o controlla il manuale dell’azienda per trovarlo. Non fidarti ciecamente di Internet.

Tuttavia, se non viene specificato tale formato, è possibile utilizzare il formato globale standard elencato nei passaggi seguenti.

Fase 3: Aggiungere un titolo

Il titolo del report può essere specificato nel brief ricevuto dal supervisore. In caso contrario, si può scrivere il proprio titolo. Dovrebbe essere chiaro, nitido ed essere in grado di trasmettere lo scopo della relazione.

Dovresti evitare di usare titoli molto lunghi e complicati. Ad esempio, utilizzare “Rapporto sulle vendite per l’esercizio 2020-21 “invece di” Analizzare l’interazione del cliente con l’azienda negli ultimi 12 mesi rispetto agli anni precedenti”. La gente sbadiglierà e lascerà la stanza all’inizio del tuo rapporto!

Inoltre, aggiungi il tuo nome e i nomi di altre persone coinvolte nella creazione del rapporto. Ritrarre il duro lavoro di qualcun altro come il tuo è altamente immorale sul posto di lavoro.

Passo 4: Scrivi un sommario

Dovresti includere una pagina sommario solo se il rapporto è lungo e contiene sottosezioni.

Se questa pagina viene aggiunta, assicurarsi di scrivere i contenuti esattamente nel modo in cui le intestazioni sono scritte all’interno del report. Tutti i contenuti devono essere numerati correttamente per consentire al lettore di navigare facilmente attraverso il report o saltare su una sezione specifica.

Passo 5: Aggiungi un sommario/ Abstract

Questa è una pagina molto importante in qualsiasi rapporto. Dovresti scrivere l’abstract in modo tale che anche se una persona non legge l’intero rapporto, questa pagina può dare loro un’idea chiara e dettagliata dell’intera cosa.

Dovrebbe contenere il titolo, il problema, i risultati chiave e le conclusioni. Si dovrebbe fondamentalmente riassumere tutto ciò che hai scritto nella relazione per adattarsi in astratto.

Passo 6: Scrivi un’introduzione

Ora inizia il tuo rapporto effettivo. In questa pagina, specificare lo scopo di scrivere il rapporto insieme a una breve idea dell’argomento principale.

Puoi anche includere alcuni retroscena dell’argomento in questa pagina.

Passaggio 7: Indica la tua metodologia

In questa pagina, comunica ai lettori come hai creato questo rapporto. Include le fonti di informazione, il tipo di dati (qualitativi o quantitativi), i canali di ricezione delle informazioni, ecc.

Questo è per dotare i tuoi lettori del processo che hai attraversato o, come possiamo dire nel gergo urbano, il BTS del rapporto. Rende il vostro rapporto più credibile.

Passo 8: Presenta i tuoi risultati

Questa è la sezione principale in cui presenti i tuoi risultati. Dovrebbe trasmettere che hai fatto una ricerca approfondita. Quindi includi statistiche, fatti e grafici per ritrarre le informazioni.

Per evitare che diventi disordinato, allineare i dati in varie intestazioni e sottovoci. Utilizzare puntatori, puntati o numerati quando richiesto.

Passo 9: Dare una conclusione o una raccomandazione

Terminare il rapporto con una conclusione convincente. Questo dovrebbe essere tratto da risultati precedentemente dichiarati.

È inoltre possibile fornire consigli per la modifica o il miglioramento di una politica, supportati da una documentazione valida. La conclusione dovrebbe venire fuori forte, sulla base di dati fattuali, non di parte opinioni o opinioni.

Passo 10: Aggiungi bibliografia e riferimenti

L’aggiunta di questa sezione è una costrizione legale in qualsiasi rapporto in cui i dati sono presi o ispirati da fonti precedentemente pubblicate.

Cerchiamo di spiegare semplicemente. Se hai aggiunto dati o statistiche nel tuo rapporto, devi dare il dovuto credito all’autore originale. Altrimenti, conta come plagio, che è un reato punibile.

Inoltre, nota la differenza tra riferimenti e bibliografia e non confondere i due!

Ecco un esempio:

Supponiamo di leggere un rapporto aziendale online e di essere stato ispirato da esso. Anche se, non hai utilizzato nessuno dei suoi dati nel tuo rapporto. In questo scenario, elencherai quel rapporto nella sezione bibliografia.

Tuttavia, se hai preso i dati da quel rapporto per includerli direttamente nel tuo, li elencherai nella sezione di riferimento.

Passo 11: Bozze

Correzione di bozze o revisione è molto importante prima di finalizzare un rapporto. In questa sezione, controllare eventuali errori di ortografia, errori grammaticali o punteggiature. Questi sono piccoli contrattempi che possono fare una pessima impressione.

Inoltre, durante la correzione di bozze, controllare le citazioni, le note a piè di pagina, le appendici, ecc., secondo gli standard aziendali. Ci possono essere linee guida vi siete persi durante la scrittura del rapporto!

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Con l’integrazione intelligente di Bit, è possibile aggiungere elementi multimediali come collegamenti Web, PDF, incorporamenti, equazioni matematiche, grafici e molto altro nei report aziendali in pochi secondi.

Non solo questo, bit.ai ti consente di lavorare con il tuo team in tempo reale. È possibile modificare e utilizzare i commenti in linea per portare i colleghi nello stesso luogo per prendere decisioni relative ai report aziendali.

Hai anche il monitoraggio dei documenti per vedere chi sta aprendo il tuo rapporto e quanto tempo hanno speso su di esso.

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Concludere

Come abbiamo visto, scrivere un rapporto aziendale comporta molti aspetti. Tutto il tempo e l’energia viene consumata nella scrittura di contenuti coinvolgenti, e si tende a dimenticare l’elemento di design.

Sì, il design è un aspetto molto importante di qualsiasi rapporto. Quando il rapporto è visivamente accattivante, si impegna il lettore e si distingue in una stanza piena di testo in bianco e nero.

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