10 Errori che i nuovi Operations Manager fanno

Tutti commettono errori, soprattutto quando appena agli inizi in un nuovo lavoro o attività. Ci sono alcuni errori che rookie operations manager tendono a fare. Non sentirti troppo male se li hai fatti tutti; anche i responsabili delle operazioni esperti a volte li fanno anche loro. Ma se non hai ancora scivolato su questi passi falsi, solo sapere su di loro aumenta le possibilità di evitarli.

Iniziare un percorso di miglioramento senza una mappa

Forse l’errore più frequente che anche i responsabili delle operazioni esperti fanno è non documentare i loro processi esistenti. In qualsiasi progetto di miglioramento del processo, sapere da dove si parte è essenziale. Come fai a sapere se hai fatto qualche miglioramento se non sai da dove hai iniziato? Anche se questa documentazione iniziale è spesso considerata una perdita di tempo, documentando il processo corrente scopre dove nel processo esistono punti di difficoltà.

Esecuzione senza metriche

Assicurarsi di misurare le prestazioni delle operazioni nel processo. Queste metriche devono essere quantitative, pertinenti e abbastanza facili da ottenere. Si desidera prendere diverse misure diverse, tra cui queste basi:

• Quanto tempo ogni operazione richiede di completare il suo compito

• Tempo necessario per un prodotto, per ottenere attraverso il processo dall’inizio alla fine

• Quanto lavoro di ogni operazione, in un dato periodo di tempo

• la Quantità di inventario nel processo

• Un’operazione che il livello di coerenza

• un prodotto è conforme alle norme

la Creazione di eccessivamente complessi processi

Semplice è sempre meglio quando si tratta di progettazione di processi, quindi evita la tentazione di sviluppare processi eccessivamente complessi. Una cosa comune che accade nei processi stabiliti è che i passaggi e le attività vengono aggiunti, spesso come un work-around per un’operazione interrotta, e questi passaggi diventano una parte permanente del processo, aggiungendo alla complessità.

Quando documenta e analizza un processo, sii alla ricerca della dichiarazione: “Beh, lo abbiamo sempre fatto in questo modo.”Ci sono buone probabilità che tu possa semplificare notevolmente un processo correlato a tale affermazione. Guarda anche i processi che nessuno può descrivere completamente. Questi processi sono spesso troppo complessi per il compito che dovrebbero svolgere.

Manca il vero collo di bottiglia

Se non analizzi correttamente un processo, probabilmente identificherai erroneamente il collo di bottiglia. Il collo di bottiglia è quella risorsa che limita la produzione del processo ed è la risorsa con la capacità più piccola. Se identifichi erroneamente il collo di bottiglia, perderai tempo e denaro aggiungendo capacità a qualcosa che in realtà non limita la tua produzione in primo luogo.

Le persone spesso presumono che il collo di bottiglia sia il pezzo di equipaggiamento più costoso o più grande del sistema e aggiungono erroneamente capacità ad esso. Assicurati di analizzare attentamente il processo in modo da non soccombere a questa ipotesi errata.

Gestione basata sull’utilizzo

Molti manager pensano erroneamente che le loro risorse debbano funzionare continuamente. Nulla è più lontano dalla verità, e questa mentalità aggiunge solo alla quantità di inventario di lavoro in processo. L’unica risorsa che deve funzionare 100 per cento del tempo è il collo di bottiglia, e questo è solo se la domanda per esso esiste.

Concentrarsi sull’utilizzo del collo di bottiglia è importante, ma per altre fasi di un processo, si desidera concentrarsi sull’eliminazione degli sprechi e sul miglioramento della qualità per migliorare le operazioni in generale.

Non standardizzare

La standardizzazione dei processi è importante per ridurre la complessità, e semplice è sempre meglio. La standardizzazione è particolarmente importante quando più di una struttura produce lo stesso prodotto. Potete immaginare quale potrebbe essere l’impatto sulla qualità se ogni franchising McDonald utilizzato un processo diverso per assemblare un cheeseburger e preparare patatine fritte? La standardizzazione consente a un’azienda di produrre una qualità costante sia nei prodotti che nei servizi.

Automazione di processi non validi

Se un processo non funziona come desiderato, si può presumere che l’automazione possa portare a miglioramenti. Ma un cattivo processo automatizzato è ancora un cattivo processo, non importa quanta automazione si implementa.

Molte aziende utilizzano sistemi di gestione aziendale per integrare e gestire i propri processi. Ma questi sistemi sono costosi e richiedono molto tempo per l’implementazione e la manutenzione, e sono solo buoni come i processi sottostanti. Fino a quando una società può risolvere i suoi processi difettosi, questi sistemi costosi non possono fornire molto aiuto.

Misdefining qualità

La qualità è ciò che il cliente dice che è! Quando i responsabili delle operazioni e i leader aziendali dimenticano questo fatto, perdono tempo e denaro per migliorare aspetti del prodotto o del servizio che potrebbero non essere importanti in termini di redditività o soddisfazione del cliente.

In altre parole, solo perché un output soddisfa le misurazioni di qualità dell’obiettivo aziendale non significa che i clienti lo percepiscano come un prodotto di qualità.

Un altro errore da evitare è presumere che la definizione di qualità rimanga la stessa nel tempo. I desideri e i gusti dei clienti cambiano costantemente e le aziende devono adeguarsi per soddisfare questi requisiti mutevoli.

Non compromettere la qualità per soddisfare le pressioni sui tempi o sui costi perché ciò può portare a clienti insoddisfatti e difetti del prodotto che a loro volta possono portare a richiami, contenziosi e una reputazione danneggiata. I fallimenti di qualità possono mettere le aziende fuori dal mercato.

Non abbastanza pianificazione del progetto in anticipo

Ecco alcuni importanti errori rookie relativi alla gestione del progetto:

• Inadeguata pianificazione

• Utilizzando una stima di tempi e costi, piuttosto che la gamma di stime che riconoscere la variabilità

• Non identificare correttamente il percorso critico

Il percorso critico, come un collo di bottiglia, è che il percorso di attività che determina il progetto di temporizzazione. Non riuscendo a identificare il percorso critico porta i project manager a concentrarsi sulle attività sbagliate nei punti sbagliati nel tempo. Una corretta pianificazione iniziale può aiutare a eliminare questo errore.

Non concentrarsi sul cliente

Non dimenticare mai che il cliente ha sempre ragione. I responsabili delle operazioni spesso dimenticano il cliente finale-la persona che alla fine acquista il prodotto o il servizio. Invece, alcuni OMS si concentrano su metriche di prestazioni interne che non hanno alcuna conseguenza per il cliente. Rimanere concentrati su ciò che il cliente desidera effettivamente richiede uno stretto legame tra le operazioni e altri reparti, come lo sviluppo del prodotto e il marketing.