tudja, hogy előbb vagy utóbb vállalkozása válsággal szembesülhet. Ennek oka lehet belső problémák (például lemondások sorozata, fontos ügyfél elvesztése vagy menedzser hiánya) vagy külső tényezők (gazdasági válság, természeti katasztrófák, nyersanyaghiány, közlekedési sztrájkok…).
nem számít, mi a válság eredete, a következmények katasztrofálisak lehetnek a vállalat számára, és veszélyeztethetik a jövőjét. Az ilyen forgatókönyvek elkerülése és bármilyen típusú válság hatékony kezelése érdekében elengedhetetlen a gyors reagálás és a megfelelő intézkedések meghozatala annak érdekében, hogy vállalkozása kiszabaduljon a zűrzavarból. Annak ellenére, hogy nincs csoda megoldás a válság hatékony kezelésére, kövesse ezeket a 7 lépést egy megvalósítható válságkezelési terv létrehozásához.
1. Azonosítsa a kockázatokat.
a jó válságkezelés a kockázatok előrejelzésével kezdődik, amelyekkel a vállalat szembesülhet. Szervezzen ötletbörzét, és gyűjtse össze az összes osztály képviselőit annak érdekében, hogy teljes listát készítsen az összes lehetséges kockázatról. Ezek a természeti katasztrófától a számítógépes összeomlásig terjedhetnek, beleértve a munkahelyi baleseteket, számítógépes támadásokat vagy hibás termékeket.
Nest, elemezzen minden kockázatot, hogy meghatározza annak előfordulásának valószínűségét és a szervezetre gyakorolt hatását; majd hozzon létre egy rangsort. Ezzel a mélyreható vizsgálattal rájössz, hogy bizonyos kockázatok elkerülhetők a munkafolyamatok módosításával és a jelenlegi gyakorlatok megváltoztatásával. Például csökkentheti a kibertámadások kockázatát, ha hatékony víruskereső szoftverekbe fektet be, és rendszeres kiberbiztonsággal kapcsolatos képzéseket biztosít az alkalmazottainak.
2. Cselekvési terv meghatározása
miután azonosította a lehetséges kockázatokat, meg kell határoznia az emberi és anyagi erőforrásokat, amelyeket minden válsághelyzetben hatékonyan kell kezelni. A válságkezelési terv minden lehetséges forgatókönyvet figyelembe vesz, és operatív válaszokat is tartalmaz. Ez magában foglalhatja az üzletmenet-folytonossági tervezést (BCP), az üzleti helyreállítási tervet, az evakuálási tervet stb.
fontos, hogy a válság bekövetkezése előtt jól felkészüljünk és készen álljunk a reagálási tervre. Miért? Mivel valószínűleg másképp (kevésbé hatékonyan) reagál nyomás alatt, amikor valódi válsághelyzettel kell megküzdenie.
Megjegyzendő, hogy a válságkezelési tervet rendszeresen felül kell vizsgálni és aktualizálni kell, mivel a kockázatok változhatnak. Azt is meg kell vizsgálni annak hatékonyságának biztosítása érdekében.
3. Válságkezelő egység létrehozása
a válságkezelő egység a válságkezelés kulcsfontosságú helye. Ez egy olyan hely, ahol a válságkezelő szervezet központosított, a reagálási terveket kísérletezik, és a válságkommunikációs stratégiát végrehajtják.
a válságkezelő egység általában a vállalat munkatársaiból, valamint érzékeny vagy kritikus helyzet esetén különleges tapasztalattal rendelkező külső szakértőkből áll:
- fő döntéshozók a vállalat (vezetők, szolgáltatási vezetők, felsővezetők),
- belső vagy külső szakértők, akik ismerik a természet a válság;
- kommunikációs és PR szakemberek;
- jogi tanácsadók, ügyvédek vagy biztosítók.
a válságcellán belül hoznak döntéseket a válság kezelésére, valamint a vállalat, üzleti tevékenységének és hírnevének védelmére.
4. Jelöljön ki és képezzen ki egy szóvivőt
válság idején elengedhetetlen a vállalati kommunikáció gondos koordinálása a vállalat imázsának és hírnevének megőrzése érdekében, de annak bizonyítására is, hogy a helyzet ellenőrzés alatt áll.
a kommunikáció két fő típusa válsághelyzetben:
- kommunikáció, amely lehetővé teszi a válság kezelését és az üzleti működésre gyakorolt hatásának csökkentését(az ügyfelek és / vagy a nyilvánosság figyelmeztetése, utasítások küldése az alkalmazottaknak, a műveletek koordinálása);
- kommunikáció, amelynek célja a botrányok elkerülése és a vállalat hírnevének védelme.
a társaságnak ki kell jelölnie, hogy válság esetén ki lesz a hivatalos szóvivője. Ők (lehet, hogy több is) lesznek az egyetlen felhatalmazott fél, aki a vállalat nevében beszél. Hivatalos információforrásnak fogják tekinteni a vállalat helyzetéről és tevékenységéről.
a szóvivőket gondosan kiválasztják és kiképzik arra, hogy különböző kommunikációs csatornákon keresztül beszéljenek.
5. A
továbbításra szánt üzenetek meghatározása válság idején a vállalatnak minden közönségét meg kell szólítania: alkalmazottakat, ügyfeleket, partnereket, beszállítókat, nyilvánosságot stb. Az üzenetek ezért a tervezett céltól függően változnak, de az információk terjesztésére kiválasztott médiumoktól is(weboldal, közösségi média, sajtó stb.). Ne feledje azonban, hogy az alapvető üzenetnek egyszerűnek, világosnak és mindenki számára könnyen érthetőnek kell lennie. Próbáljon a lehető legátláthatóbb lenni, és kerülje a probléma létezésének tagadását azzal a kockázattal, hogy elveszíti minden hitelességét.
az első üzenetek általában a figyelmeztető üzenetek szellemében vannak. Ezután kommunikálnia kell a helyzet alakulásáról. Annak elkerülése érdekében, hogy üzeneteit befolyásolja a válsághelyzetben jelenlévő stressz és nyomás, ne habozzon fejleszteni őket az első lépés során azonosított katasztrófa-forgatókönyvek szoros megfigyelésével.
6. Tegyen helyet a válságkezelésnek
amikor válság következik be, itt az ideje, hogy reagáljon az összes előre elkészített intézkedés végrehajtásával. Észrevett egy problémát vagy abnormális helyzetet? Értékelje a fenyegetés szintjét, és ennek alapján indítsa el a válságkezelő egységet, tegyen riasztásokat, és állítsa be a reagálási tervet.
7. Maradj pozitív
a válság gyakran valódi teszt a vállalat számára. Ha azonban jól kezelik, új lehetőségeket teremthet azáltal, hogy arra kényszeríti a társadalmat, hogy kreatív és innovatív legyen, valamint arra ösztönzi őket, hogy előrelépjenek a visszapattanással. Belsőleg a válság lehetőséget jelenthet a csapat kohéziójának és a munkavállalók összetartozásának erősítésére. Külsőleg úgy tekinthető, mint egy alkalom arra, hogy megmutassuk a vállalat erejét, reakcióképességét és rugalmasságát.
a hatékonyan kezelt válság javítja vagy erősíti vállalkozásának imázsát és hírnevét.
