szoftver megvalósítási terv: 5 kritikus lépés

a mai piacon a kisvállalkozásoknak versenyezniük kell a hatalmas vállalkozásokkal. Az egyik módja annak, hogy lépést tartsanak, a megfelelő eszközök és szoftverek használata a folyamatok javítására, a munkafolyamatok optimalizálására és a termelékenység növelésére. Egy erős és hatékony munkafolyamattal a vállalat minden főbb folyamatához, így kevesebb idő alatt több bevételt lehet elérni.

de ha ez ilyen egyszerű lenne, minden vállalkozás ezt tenné. Az üzleti igényeinek megfelelő platform megtalálása azt jelenti, hogy időt és figyelmet kell fordítania a kutatásra és a lehetséges lehetőségekre, és a legtöbb esetben potenciálisan jelentős pénzügyi befektetésre.

nem csak ez, hanem az emberek a szokások teremtményei, és ezeket a szokásokat nehéz megváltoztatni. Lehet, hogy csapata már megszokta a dolgokat egy bizonyos módon, és ha ez így jól működik számukra, akkor az üzleti folyamatok teljes megváltoztatása ellenállhat a változásoknak. Ez az ellenállás károsnak bizonyulhat az egész vállalat számára.

a válasz: először dolgozzon ki egy tervet.

mi az a szoftver megvalósítási terv? Miért Van Szükséged Rá?

a szoftver implementációs terv segít a vállalatnak megtalálni és telepíteni az üzleti igényeinek megfelelő szoftvert. Az új szoftverek elfogadása időigényes és költséges lehet a pénzügyek és az emberi erőforrások szempontjából. A folyamat megkezdése előtt elkészített terv nélkül valószínűleg a szoftver elfogadása kudarcot vall.

egy megfelelően kidolgozott tervvel elkerülheti az elhamarkodott döntések meghozatalát, biztosíthatja a megfelelő emberek bevonását a megvalósításba, a rendszer helyes konfigurálását és olyan helyzetet teremthet, amelyben az alkalmazottak valóban értékelhetik a szoftver által kínált összes előnyt, miközben megfelelő képzést is nyújtanak.

sok vállalkozás számára az új szoftverek elfogadása komoly vállalkozás. Ha elrontja a végrehajtási folyamatot, akkor valószínűleg működési leállást tapasztal, ami bevételkiesést jelent. Másrészt, ha időt vesz igénybe a kutatás elvégzésére és az idő előtti felkészülésre, a vállalat számos előnnyel járhat, beleértve a gyorsabb növekedést, a költségmegtakarítást, a folyamat hatékonyságának növelését és a jobb láthatóságot.

szoftver implementációs terv: 5 kritikus lépés

első lépés: Építsd meg üzleti ügyedet

függetlenül attól, hogy mekkora vagy kicsi a vállalkozásod, az új szoftverek megvalósítása nem olyan, amit csak azért csinálsz, mert úgy érzed.

míg a kisebb vállalkozások fürgébbek, mint a nagyobb versenytársak, bármilyen hiba költséges lehet, és árthat bármely vállalatnak, különösen a korlátozott költségvetéssel rendelkezőknek.

a változások, mint például a jelenlegi szoftverek frissítése vagy valami új bevezetése, a nagyobb szervezetek számára is nehézek, mert a döntéshozatali folyamat összetettebbé válik, ahogy a vállalat növekszik. A kutatások azt mutatják, hogy a felsővezetők 72% – A úgy gondolja, hogy a rossz stratégiai döntések ” körülbelül olyan gyakoriak voltak, mint a jók, vagy a szervezetükben uralkodó normák voltak.”

hogyan teszi az ügyet?

• fontolja meg a fájdalom pontjait: milyen kihívásokkal szembesül a vállalat? Milyen szempontokat kell javítani? Beszéljen munkatársaival és más érdekelt felekkel, hogy válaszokat kapjon. Ha úgy találja, hogy a szervezeti hatékonyság alacsony, és a vállalat Bevételeket veszít,összpontosítson erre. Dolgozzon az üzleti célok összehangolásán a célokkal.
• találj ki egy megoldást: Adjon részletes vázlatot például arról, hogy egy új beszerzési szoftver vagy új projektmenedzsment szoftver hogyan javíthatja mind a csapat hatékonyságát, mind a termelékenységet, és miért kritikus fontosságú a talált fájdalompontok kezelése.
• költség-haszon elemzés elvégzése: az erős üzleti eset felépítésének fő oka a beruházás igazolása. Elemezze mind a tárgyi, mind az immateriális költségeket, valamint azokat a tárgyi és immateriális nyereségeket, amelyeket a vállalat sikeres megvalósítással kíván elérni.
• idővonal kidolgozása: Állítson be ésszerű időbeli elvárásokat arra vonatkozóan, hogy mennyi ideig tart a szoftver értékelése, az új rendszer bevezetése és a befektetés megtérülése.
• tervezze meg, hogyan fogja kezelni a változásokat: a kutatások azt mutatják, hogy a szervezeti átalakítási programok 70% – a kudarcot vall. Ha kevésbé kockázatos elutasítani egy javaslatot, a vezetőknek nehezebb lehet eldönteni, hogy támogatják-e azt. Hangsúlyozzák a költségek nem foglalkozik ezekkel a fájdalom pontokat, és győződjön meg róla, hogy megértsék, hogy ismeri a kockázatokat, valamint a lépéseket fogsz tenni, hogy elkerül a ugyanazokat a hibákat más szervezetek tettek a múltban. A változásmenedzsment elengedhetetlen a zökkenőmentes végrehajtási szakaszhoz.

második lépés: Válassza ki a megfelelő szállítót

miután megkapta a szükséges támogatást, meg kell találnia a legmegfelelőbb szoftvergyártót. Bármelyik szállítót választja, stratégiai partner lesz a vállalkozásában, ezért fontos, hogy időt szánjon a kiválasztási folyamatra.

a lehetőségek szűkítése során feltett kérdések a következők:

• mire van szükséged? fontolja meg a funkciókat, az árat, a felhőalapú vs.helyszíni vs. hibrid stb.
• mióta működik az eladó? Mik a hitelesítő adataik?
• a szoftver skálázható?
• vannak rejtett költségek?
• mit mondanak róluk az ügyfelek?
• integrálódik-e a szoftver a már meglévő rendszerekkel?
• nyújt-e az eladó szoftveres képzést?
• a megvalósítás költségei tartalmazzák az értékesítés utáni támogatást?
• a frissítések felhőalapúak?

harmadik lépés: védelem a hatókör kúszása ellen

ha nem vigyáz, a különféle szoftveropciók által nyújtott kiegészítő funkciók megijeszthetik a pályát. A szoftverpiac számos lehetőséget és testreszabást kínál, így a szoftverértékelés szempontjából kritikus fontosságú egy olyan igénydokumentum elkészítése, amely felvázolja mindazt, amit keres.

ideális esetben a dokumentumnak világos képet kell adnia a szállítóknak arról, hogy mi a szervezet sajátos igénye. Ha úgy dönt, hogy állítsa be a szoftvert, hogy minden rendelkezésre álló funkciót, vagy testre minden képesség egy időben, ez az, amikor hatálya kúszás történik. Ez egy csapda, amelybe beleesik, ami azt eredményezi:

• exponenciálisan növeli a költségeket
• érdekelt felek, akik elveszítik az érdeklődésüket
• a megvalósítási folyamat elhúzódása

a projektek ritkán alakulnak pontosan úgy, ahogy elvárják, és a szoftver implementációja sem különbözik egymástól. A projekt életciklusa során bekövetkező változások az üzleti élet természetes részét képezik, de a hatókör kúszásának megakadályozása érdekében bizonyos mértékű ellenőrzést kell gyakorolnia.

ezért nagyon fontos, hogy az implementációs csapat alkalmazza a projektmenedzsment legjobb gyakorlatait, és hogy mindenki együtt dolgozzon, hogy maximalizálja a szoftverhasználatot a részlegei számára.

a csapat méretétől függetlenül egy együttműködő projektmenedzsment eszköz lehetővé teszi a szoftver implementációs folyamat tervének kiürítését. Néhány lehetőség a következőket tartalmazza:

• Wrike: Ez jó választás olyan projektkövetési funkciókhoz, mint a Gantt-diagramok és a Kanban-táblák.
• ászana: ez az opció ideális munka-vagy központú funkciókhoz, például a munkaterhelés figyeléséhez. számos beépített projektsablont tartalmaz, és felhasználóbarát.
• Basecamp: ez ideális választás a tevékenységek rangsorolásához, ütemezési funkciókhoz és dokumentumtároláshoz.
• Trello: ez egy nagyon testreszabható platform, amely bármilyen munkafolyamathoz vagy folyamathoz igazítható. A táblák kártyákból állnak, amelyeket egyénekhez lehet rendelni, és szükség szerint mozgathatók. Számos más eszközzel is integrálható.

negyedik lépés: állítson össze egy implementációs csapatot

a szoftver implementációs csapata elengedhetetlen a projekt sikeréhez. Lehet, hogy olyan kicsi, mint két ember, és annyi emberre nőhet, amennyire szüksége van a munka elvégzéséhez. Általában minél több részlegnek van szüksége szoftverre, annál nagyobb lesz a megvalósító csapat. Minden osztálynak rendelkeznie kell egy képviselővel, aki az új szoftver bajnokaként működik. Ez a képviselő válaszol a kérdésekre, és segít kollégáik képzésében.

egy csapat tartalmazhat:

• projekt tulajdonos: ez általában egy vállalkozás vezetője vagy az új rendszert végrehajtó osztály. Ez is lehet egy csapat vezetők helyett egy személy.
• projektmenedzser: ez a személy felelős a végrehajtási folyamat megszervezéséért, beleértve a költségvetést is.
• rendszergazda: ez a személy felügyeli a rendszerbeállítást és a műszaki adminisztrációt
• kommunikációs kapcsolattartó: ez a személy szolgál kapcsolattartóként a projektcsapat és a végfelhasználók között.
• Főosztálytagok: Ezek azok az emberek, akik a szoftverért küzdenek, a szervezet minden részlegéből.

ne feledje, hogy a végrehajtó csapathoz rendelt személyek típusa tükrözi a kezdeményezés sikere iránti elkötelezettségét. Mint ilyen, a legjobb, ha csak olyan csapattagokat veszünk fel, akik rendkívül tehetségesek, csapatorientáltak, és ugyanolyan elkötelezettek a projekt sikere iránt.

ötödik lépés: tedd használni

az utolsó dolog, amit akarsz, az a szoftver, amelyet senki sem akar használni. Természetesen, ha te vagy a főnök, egyszerűen megkövetelheti csapatától, hogy fogadja el az új rendszert, akár tetszik, akár nem. De ha ezt megteszi, fel kell készülnie a visszalépésre és a munkavállalók elégedetlenségének növekedésére.

annak elkerülése érdekében, hogy a csapatot az új szoftver használatára kényszerítse, néhány dolgot megtehet:

• készítse elő csapatát a váltásra a lehető leghamarabb: minél hamarabb értesíti az alkalmazottakat a változásról, annál elfogadóbbak lesznek.
• változáskezelő hozzárendelése: Ez a személy fogja vezetni a változást, és világos személyt ad az alkalmazottaknak, hogy megközelítsék a kérdéseket, képzést, visszajelzést és egyéb információkat.
• egyértelműen közölje az előnyöket: amikor mindenki megérti a szoftver által kínált előnyöket, nagyobb valószínűséggel látja a magasabb örökbefogadási arányt.
• megfelelő képzés biztosítása: ahhoz, hogy az alkalmazottak használhassák a szoftvert, és élvezhessék az előnyöket, tudniuk kell, hogyan működik.
• továbbra is támogatást nyújt: Még akkor is, ha maga a végrehajtási folyamat zökkenőmentesen zajlik, fontos, hogy a problémák különösen a korai szakaszban merüljenek fel. Annak érdekében, hogy a dolgok a lehető legegyszerűbben működjenek, győződjön meg róla, hogy a help desk vagy a tech support team rendelkezésre áll, hogy segítsen, ha szükséges.

használhatja az ADKAR változási modellt a tartós örökbefogadás biztosításához. Még jobb, ha ezt a módszertant használhatja bármilyen változás kezelésére a szervezeten belül.

• tudatosság: győződjön meg róla, hogy mindenki felismeri a problémát.
• vágy: Ösztönözze az előnyök és következmények használatát
• tudás: tudja, hogyan kell létrehozni és fenntartani a változást
• képesség: dolgozzon a változást korlátozó készséghiányok megszüntetésén
• megerősítés: intézkedés és jutalom nyer

bár csábító lehet ugyanazt az üzenetet és kommunikációt használni a megvalósítási folyamatról a szervezet minden egyes csapata számára, nagyobb szerencséje lesz, ha időt szán arra, hogy személyre szabja az egészet a szervezeten belül minden csapat. Minden csapatnak valószínűleg különböző céljai vannak, amelyeket az új rendszer segít elérni. A csapatspecifikus célok betartásával képes lesz vezetni az örökbefogadást.

időbe telhet, amíg mindenki teljes sebességgel halad az új rendszerrel, és ez rendben van. Mindaddig, amíg minden nap jobban dolgozik a szoftverrel, odaér. Az új szoftver hosszú távú megvalósításának támogatása érdekében rangsorolja azokat a képességeket, amelyeket először el kell sajátítani. Ez segít befolyásolni a képzést, és referenciaértékeket biztosít a bejelentkezésekhez.

összpontosítsa erőfeszítéseit a folyamatos fejlesztésre. A képzés ennek a folyamatnak a központi része. Miután kiképezte a személyzetet a rendszer használatáról, szükség szerint biztosítson további tanulási lehetőségeket. Ha jelentős rendszerfrissítés történik, fontolja meg egy másik edzés megrendezését, hogy mindenki megértse a változásokat.

a sikeres szoftver implementációhoz a kommunikáció kulcsfontosságú. Az informatikai vezetők, a rendszer bajnokok és a megvalósítási csapatok megosztják a folyamatot, és mindannyian szerepet játszanak az elkötelezettségben és az elfogadásban.