a projekt sikerét általában hagyományos értékelési paraméterekkel számítják ki, amelyek csak azt veszik figyelembe, hogy a projekt tiszteletben tartotta a költségvetést és a programot. Gyakran azonban ez nem elég.
egyes szervezetek a hagyományosnál szélesebb paramétereket – költség, tervezés és üzemeltetés – vesznek figyelembe, és a fő teljesítménymutatók, az úgynevezett KPI-k értékelésével határozzák meg a projekt sikerét.
ez a megközelítés relevánsabb, méltányosabb és kiegyensúlyozottabb projektteljesítmény-értékeléseket eredményez.
néhány szervezetnek azonban nincs következetes módja annak meghatározására, hogy milyen paramétereket kell alkalmazni annak meghatározására, hogy egy projekt hogyan érte el céljait, és hogyan befolyásolta a vállalatot kézzelfogható és nem kézzelfogható módon.
ezért nézzük meg ebben a cikkben, hogy melyek a lehetséges értékelési paraméterek a projekt sikerének számszerűsítésére.
miért mérjük egy projekt sikerét?
ez buta kérdésnek tűnhet, de mi a fő szempont a projekt sikerének mérésében?
végül is, ha egy projekt befejeződött, nem sokkal többet tehet róla, függetlenül attól, hogy siker vagy kudarc, igaz?
ez már régóta az elsődleges filozófia, de a tanulás és a legjobb gyakorlat koncepciójának fejlődésével egyre inkább elterjedt a szervezet múltjáról szóló információk rögzítése a jövőbeli stratégia irányításához.
manapság felismerik a múltbeli adatokon alapuló folyamatos fejlesztés értékét, és ezen alapul, hogy a vállalatok megértsék, mi romlott el egy adott projekt során, hogy ne essenek ugyanazokba a hibákba a későbbi projektek során.
az új ismeretek, különösen a sikerek és kudarcok új folyamatokba történő integrálásával kevesebb hiba történik, és nagyobb teljesítmény érhető el.
ezért vált minden projektmenedzser számára kritikus jelentőségűvé a projekt sikerének mérése.
a projekt sikerének mérésével az a probléma, hogy nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik.
mi olyan nehéz a projekt sikerének mérésében?
logikusnak tűnik, hogy egy projekt sikerének mérésével adatokat lehet gyűjteni arról, hogy mi ment különösen jól vagy rosszul, és hogy meg tudja határozni azokat a sikertényezőket, amelyeket a jövőbeli projektekre alkalmazni kell.
mi történik, ha a projekt időben és költségkereten érkezik, de két hónappal később az ügyfél nem részesül az eredményből? Vagy egyáltalán nem elégedett?
éppen ellenkezőleg, egyes ügyfelek teljesen elégedettek lehetnek egy olyan projekt eredményével, amely szinte katasztrófa volt a menedzsment szempontjából, például előre nem látható késésekkel, túlzott erőforrásokkal, a vállalat pénzügyi veszteségeivel stb.
a projektmenedzsment évek óta próbál pontosabb képet alkotni arról, hogy mit jelent a “projekt sikere”, és évek óta próbáljuk meghatározni, hogy mi szükséges a projekt sikerének biztosításához.
sok kutatást végeztek ebben a témában, és számos tanulmányt publikáltak.
az eredmények azonban nem voltak annyira homogének: a projektmenedzsmentről írt több ezer szöveg, az évtizedes egyéni és kollektív tapasztalat, valamint a projektalapú munka mennyiségének jelentős növekedése ellenére az adatok rávilágítottak arra, hogy a projekt sikere részben nagyon szubjektív, és helyzetektől, szervezetektől, ágazatoktól és érdekeltektől függően változik.
valóban, mindenki másképp vélekedhet a projektről és annak eredményéről.
szerencsére azonban olyan jó gyakorlatok is megjelentek, amelyek segítenek a projektmenedzsernek a projektek sikerének egyszerű folyamatokkal történő mérésében.
a sikeres projektmenedzsment kritériumai
ezekben a kritériumokban megtaláljuk mindazokat, amelyek magára a projektre és annak végrehajtására vonatkoznak.
ezek különösen segítenek mérni a szervezet belső hatékonyságát a projektek megvalósításában, és itt találjuk a projektmenedzsment “klasszikus” elemeit:
- a projekt ütemterv szerint befejeződött
- a projekt költségvetésen belül befejeződött
- a projekt megfelel a minőségi célkitűzéseknek
további projektmenedzsment kritériumok adhatók hozzá, mint például:
- a projekt magában foglalja a hatókör által lefedett összes pontot
- a projekt megfelel a kereskedelmi céloknak a bevétel és a nyereség szempontjából
és ebben a kategóriában is lehetőség van a különböző érdekelt felekkel kapcsolatos kritériumok felvételére:
- projektcsapat elégedettsége
- Végfelhasználói elégedettség
- beszállítói elégedettség
ezért a siker szubjektivitása az előre meghatározott sikerkritériumok használatával minimálisra csökken.
mindenki tudni fogja, Min dolgozik, és amikor eljön a siker mérésének ideje, a megállapított referenciaértékek rendelkezésre állnak.
a “define, align and approvate” paradigma
annak biztosítása érdekében, hogy a megállapított teljesítési feltételek kielégítően reálisak legyenek, a kritériumok kidolgozásának a “define, align and approvate” paradigmát kell követnie.
röviden, a sikerkritériumokat megfelelően, mérhető módon kell meghatározni, össze kell hangolni a projekt szükségleteivel és korlátaival, és a döntéshozatali folyamatban részt vevő valamennyi félnek jóvá kell hagynia.
nézzük meg az egyes pontokat részletesebben:
1. A teljesítési feltételeket kifejezetten meg kell határozni
a teljesítési feltételeket a projektmenedzsment folyamat végrehajtásához, a projekttevékenységekhez és azok eredményeihez kapcsolódóan kell meghatározni. Például: sikeres, ha a projekt a Q4 végére befejeződik.
2. A teljesítési feltételeket megfelelően össze kell hangolni.
a Sikerkritériumokat megfelelően össze kell hangolni a projekt jövőképével, hatókörével és erőfeszítéseivel, figyelembe véve az általános célt, az elérendő előnyöket, a szervezeti kapacitást, a prioritásokat, a kockázatokat és a működési korlátokat. Például: sikeres, ha a projekt 5% – kal csökkenti a rendszerhez való távoli hozzáféréssel kapcsolatos problémákról szóló jelentéseket.
3. A teljesítési feltételeket megfelelően jóvá kell hagyni
a teljesítési feltételeket strukturált és együttműködő folyamat segítségével kell kidolgozni és meghatározni, amelynek során a döntéshozatali folyamatban részt vevő valamennyi félnek lehetősége van arra, hogy bemenetet nyújtson, megkérdőjelezze a hipotéziseket, tárgyaljon, és végül elfogadja és jóváhagyja.
bármi legyen is a szóban forgó projekt, amikor az optimális értékelési paraméterekkel lehet mérni a sikert, kritikus információkat kapnak, amelyek talán nem vezetnek magának a projektnek a javításához, hanem segítenek létrehozni egy tudásbázist a jövőbeni sikeres programok és projektek kidolgozásához.
