a professzionális szolgáltatásokban a legalapvetőbb viták az óradíjak, a havi rögzítők és a projektalapú díjak körül forognak. Az ügyfelek igényeinek sikeres kielégítése annyi beszélgetést von maga után a költség körül, mint a tényleges munkát-és ennek eredményeként a szerződéses feltételeket gondosan és aprólékosan meg kell állapodni az indulás előtt. Ez különösen fontos annak tisztázása, hogy pontosan milyen tevékenységek minősülnek számlázhatónak vs. nem számlázható órák.
könnyebb mondani, mint megtenni, azonban annak meghatározása, hogy melyik feladat melyik kategóriába tartozik, meglehetősen kihívást jelenthet. Ezt követően a számlázási folyamatnak mind a számlák küldését, mind a fizetés fogadását ésszerű idővonalon kell elvégeznie.
de van egy jó hír: a számlázással kapcsolatos bevált gyakorlatok elfogadása megkönnyítheti az egész folyamatot. Annak világos megértésével, hogy mit lehet számlázni az ügyfeleknek, és hogyan lehet a legjobban számlázni, a vállalkozások egyszerűsíthetik működésüket, javíthatják az általános hatékonyságot és magasabb jövedelmezőséget tapasztalhatnak. Olvassa el, hogy megtanuljon három intelligens stratégiát, amelyek segítenek vállalkozásának növelni a számlázható órákat, csökkenteni a nem számlázható órákat, és magabiztosan navigálni a projektszámlázásban.
maradjon időben és a költségvetésben
nyissa meg ingyenes Webináriumainkat a mai munkaerő számára épített globális és mobil vállalati megoldásokhoz
nézze meg most
ingyenes webináriumok
de először is: mi számlázható, és mi nem?
mi a számlázható óra?
a számlázható órák sajnos nem egyszerűen “ledolgozott órák”. Mindig lesz néhány százaléka feladatokat kell elvégezni, és nem számlázható. Röviden: a számlázható feladatok “tiszta projektmunka, amelyet vissza lehet számlázni az ügyfélnek”, mint például a projekttervezés, az ügyfélkommunikáció és az értekezletek (ütemezett és nem tervezett), a kutatás, a termelési munka, a mérnöki munka és a felülvizsgálatok.
mi számlázható vs. nem számlázható óra?
a nem számlázható órák azokat a tevékenységeket tartalmazzák, amelyeket a szervezet akkor is végezne, ha az ügyfél nem létezne. Ezek a tevékenységek magukban foglalják a belső találkozókat, a hálózatépítést és az új ügyfelek kutatását, a marketinget és a reklámozást, az adminisztratív feladatokat, mint például a papírmunka, a bejelentés, a számlázás, a költségkövetés, a hibajavítás vagy a kód refaktorálása, képzés stb.
mi a számlázható és nem számlázható órák nyomon követése?
mindannyian tudjuk, hogy a szolgáltatók szeretnek sok számlázható órát számlázni az ügyfélnek, de azt sem tagadhatjuk, hogy igazolnia kell egy feladatra vagy projektre fordított időt is. Az órák helyes nyomon követése nemcsak azért szükséges, hogy projektjeit a jövőben sikeresebbé tegye, hanem azért is, mert reális jövőképet ad számos üzleti statisztikába, például:
- mennyi időt töltöttek az alkalmazottak egy adott feladatra vagy projektre
- mennyi nyereséget vagy veszteséget termelt az Ön vállalkozása
- mennyi a csapata produktív, és mi a teljesítménye
- hogyan lehet hatékonyabban tervezni
- hogyan lehetne jobb jövőbeli számlázási becsléseket készíteni
- költséghatékony a projekt az Ön vállalkozása számára volt
- hogyan lehet a projekteket gyümölcsözőbbé tenni a jövőben
jól hangzik? Ezután térjünk át ezekre a legjobb gyakorlatokra:
1. Fektessen be a minőségi időkövető szoftverbe
a minőség minőséget szül. De az egyes alkalmazottak fáradságosan rögzítik az órákat egy táblázatban, a Word doc-ban – vagy akár tollal és papírral-nem pontosan mérik fel. Másoknak még mindig össze kell gyűjteniük ezeket az adatokat valami értelmesre, figyelembe véve az eltérő fizetési arányokat és még többet – és még akkor is, az emberi hiba lehetősége szinte garantált. Pontos, valós idejű projektkövetés nélkül a szervezetnek nincsenek megfelelő eszközei a számlázható órák pontos mérésére-ami végül folyamatosan kieső bevételt eredményez. A valódi minőség biztosításának egyetlen módja egy olyan időkövető szoftverbe történő befektetés, amely szorgalmasan és azonnal rögzíti az alkalmazottak óráit könnyedén és kényelmesen. Az előnyök azonnali:
- takarítson meg időt és elpazarolt erőfeszítést az alkalmazottak és a pénzügyi személyzet részéről, ha minden, ami az idővel és a számlázással kapcsolatos, automatizált.
- értsd meg a munkavállaló hozzájárulását—mind az egyes projektekhez, mind az üzlet általános egészségi állapotához és sikeréhez—a kihasználtsági arány és a termelékenység megtekintésével.
- valós időben értékelje a projekt állapotát és állapotát, figyelve a projekt előrehaladását az alkalmazottak által eltöltött órákhoz képest.
- a legjobb erőforrások kiosztása (vagy átcsoportosítása) azon ügyfelek alapján, akik a legtöbbet járulnak hozzá a bevételhez.
- rögzítse a projektek tényleges költségeit, és használja az összesített adatokat annak biztosítására, hogy a jövőbeli projektbecslések pontosabbak legyenek.
2. Mindent nyomon követni-beleértve a nem számlázható órákat is
a számlázható órák nyomon követése kiemelkedő vállalkozás–, de kevésbé a nem számlázható órák nyomon követésével és vizsgálatával szerzett előnyök. Ezzel a vállalkozásoknak lehetőségük van felfedezni néhány izgalmas trendet a “nagy képben”, valamint a finom pontokban. A helyzet áttekintésével elkezdheti a prioritások megváltoztatását, és iránymutatásokat állíthat be a különböző feladatokhoz, például az értekezletekhez, a képzéshez és a csapat tevékenységéhez. Például, mennyi találkozási idő szükséges az ügyfélprojektekhez? Mennyi időt kell fordítani a képzésre? Jól működik együtt a csapatod? Minden betekintéssel együtt jár az a képesség, hogy mindenki számára javítsa a helyzetet.
3. Automatizálja a számlázási feladatokat
az adminisztratív feladatok soha nem lesznek számlázható órás feladatok, miért ne minimalizálná azok hatását? Ennek legjobb módja az automatizálás. Egy könnyen telepíthető, skálázható megoldás mindent megadhat, amire egy szervezetnek szüksége van a sikerhez:
- az alkalmazottak visszavehetik az óráik és feladataik nyomon követésével töltött értékes időt, ami azt jelenti, hogy a potenciális számlázható órák száma növekszik, mivel a munkavállalók frusztrációja csökken.
- a menedzserek valós időben láthatják a projekt előrehaladását és jövedelmezőségét, ami lehetővé teszi a kiigazításokat.
- a pénzügyeknek és a számlázásnak már nem kell aprólékosan összesíteniük az eltérő adatforrásokat az ügyfelek számlázása érdekében, és ugyanazon az oldalon vannak a kézbesítési csapattal.
- az ügyfelek automatizált számlákat kapnak, amelyek következetesek és informatívak. Bónusz: az ügyfelek kevésbé valószínű, hogy kifogásolják a projekt költségeit, ha világosan látják, hogy az órákat hogyan osztották fel.
- a vállalat számára előnyös, ha minimalizálja a nem számlázható órákat, és minden hónapban időben elküldi a számlákat.
egy olyan szoftvermegoldással, amely központosítja az időrögzítést, kiküszöböli a kézi rendszer kihívásait, egyszerűsíti a számlázást és a számlázást, időt takarít meg, javítja a morált és örömet okoz az ügyfeleknek, csodálkozni fog, hogyan működött valaha automatizált szoftvermegoldás nélkül.
