az e-mail nehéz módja lehet A valakivel való kommunikációnak, mert nem látja a veled beszélgető személyt, vagy nem hallja a hangját. Ezért a dolgokat ki lehet venni a kontextusból. Amikor megpróbálunk megoldani egy problémát, vagy tisztázni egy félreértést az e-mailen keresztül, fontos, hogy megfogalmazzuk és megfelelő, erős szavakat használjunk gondolataink kifejezésére. Könnyű összekeverni a szarkazmust a durvasággal az Interneten keresztül, ezért olvassa el újra az e-mailt, mielőtt elküldi a címzettnek.
félreértés vagy félreértés elismerése. Ha bizonytalan az e-mail jelentésében, tegyen fel kérdéseket. Ha negatív módon kapott e-mailt küldött, biztosítsa a címzettet arról, hogy nem szándékozik hirtelen, elutasító, bosszúsnak tűnni, vagy bármilyen más negatív konnotációt vett fel a vevő. Tisztázza a jelentését, és ügyeljen arra, hogy udvarias kijelentéseket használjon, mint például a “Kérem” és a “köszönöm”.”
olvassa el újra az e-mailt, hogy megtudja, hol történhetett a félreértés. Világosan bemutatták-e az e-mailben szereplő információkat, vagy kétértelmű volt? Ha a félreértés adatokat, határidőket vagy egyéb elvárásokat tartalmaz, tegye a vonatkozó részleteket egy mondatba. Ezután adjon hozzá további információkat vagy megjegyzéseket. Ha kétértelmű elvárásokkal ellátott e-mailt kapott, tegyen fel kérdéseket.
ajánljon fel egy módot arra, hogy ketten megoldhassák a problémát, esetleg javasolja, hogy telefonon vagy személyesen beszéljenek az ügyről kávé mellett. Az idő nagylelkűsége közvetíti érdeklődését a jó kapcsolat fenntartása iránt más személlyel.
