üzleti jelentés: Mi ez és hogyan kell írni? (Lépések & formátum)

az akadémiai írásról, például esszékről és cikkekről a komplex üzleti jelentésekre való áttérés ijesztő lehet!

üzleti jelentésre van szükség szinte minden munkaterületen. Ezek tényalapú dokumentumok, amelyeket egy üzleti döntés meghozatalához használnak.

az üzleti jelentéseket több célra is felhasználhatja, például egy ötlet megfogalmazására, egy ötlet elemzésére, egyesülés megfogalmazására, egyesülés elemzésére, annak bizonyítására, hogy vállalata megfelel a jogi és szociális irányelveknek, vagy a munkájával és a munkájával kapcsolatos bármely konkrét témának.

tehát, ha van munkája, elengedhetetlen, hogy megértse az üzleti jelentések fogalmát és hogyan kell hatékonyan írni őket.

ebben a cikkben a különböző típusú jelentésekről és azok céljáról, az üzleti jelentések fontosságáról és arról fogunk beszélni, hogyan lehet hatékonyan strukturálni a sajátját!

de hé, először is. Értsük meg egy kicsit jobban az üzleti jelentések fogalmát.

mi az üzleti jelentés? (Meghatározás)

az üzleti jelentés olyan hivatalos dokumentum, amely tényszerű információkat, statisztikai adatokat, kutatási eredményeket vagy bármilyen más, a munka lefolyása szempontjából releváns információt tartalmaz.

ez a jelentés egy hivatalos dokumentum, amelyet a lényegre írtak, hogy tömör, mégis világos módon közvetítsék az információkat. Az üzleti jelentéseket elsősorban a szervezeten belüli belső kommunikációra használják.

az objektivitás fontos elem az üzleti jelentések írása során. Bármit is mondasz, azt adatokkal és tényekkel kell alátámasztani, nem pedig véleményekkel és perspektívákkal. Például ahelyett, hogy azt mondaná , hogy az utolsó negyedévben az értékesítés nagyon alacsony volt, adatokkal mutatja meg.

a jelentés a jelentés céljától és típusától függően oldalanként több oldalig változhat, ami a második részhez vezet: az üzleti jelentések típusai.

Bővebben: üzleti levelek: meghatározás, típusok, formátum és tippek!

az üzleti jelentések típusai

a szervezetben sokféle üzleti jelentést használnak különböző célokra. Nyilvánvaló, hogy nem használhatja ugyanazt a jelentést az alkalmazottak teljesítményének és értékesítésének elemzésére az utolsó negyedévben, igaz?

Íme néhány általános típusú üzleti jelentések:

információs jelentések

akkor használja ezt a jelentést, amikor a főnök kér adatokat, amelyek tisztán objektív, azaz csak egyszerű tények nélkül érvelés vagy potenciális eredmények. Például egy munkaerő-jelentés, amely tartalmazza a vállalat alkalmazottainak számát, feladatait, munkaügyi osztályát és felelősségét.

Olvass tovább: Hogyan írhatok Projektjelentéseket, amelyek ‘ Wow ‘ ügyfeleit? (Sablon mellékelve)

analitikai jelentés

ahogy a neve is sugallja, ezt a jelentést akkor használják, amikor néhány kritikus vállalati adatot elemezni kell a megalapozott döntések meghozatala érdekében.

például az értékesítés visszaesését elemezve az elmúlt pénzügyi évben. Ez a jelentés az értékesítési számokból áll, ezeknek a számoknak a összehasonlítása a korábbi évekkel, valamint az esés okainak megtalálása. A jelentés azt is jelzi, hogy a vállalat milyen intézkedéseket tehet a probléma megoldására.

kutatási jelentés

kutatási jelentést használ, amikor valami nagy jön! Ez lehet egy esetleges egyesülés, vagy egy új termékcsalád, vagy a jelenlegi munkamódszer eltolódása.

a nagy változáshoz átfogó jelentés szükséges, amely megvizsgálja annak minden következményét. Például, ha a vállalat új terméket kíván bevezetni, a kutatási jelentés olyan elemekből áll, mint a célközönség, a marketingstratégia, a reklámkampányok stb.

magyarázó jelentés

ezt a jelentést akkor használja, amikor el akarja magyarázni az egyéni projektet az egész csapatnak. Tegyük fel, hogy kutatást végzett.

egy magyarázó jelentés bemutatja a tényeket, felsorolja az eredményeket, és meghatározza a kutatás következtetéseit. Nagyon egyszerű, tömör és világos szavakkal kell írni. Bár az olvasók többnyire ugyanannak az iparágnak a társai, kerülni kell a zsargont.

előrehaladási jelentés

ez egy kis jelentés, amelyet a vállalat frissítéseinek értesítésére használnak.

milyen volt az előző hét?

hogyan alakul az eladás ebben a negyedévben?

mennyi a konverziók százalékos változása az elmúlt hét/hónap óta?

az ilyen kérdésekre az előrehaladási jelentés válaszol. Nem tartalmaz elemzést. Csak információk és változások.

az előrehaladási jelentések jó médiumot jelentenek a vállalatok számára, hogy nyomon kövessék mindennapi munkájukat, és új ötleteket találjanak a növekedéshez és a terjeszkedéshez.

még mindig nem győzte meg? Íme 4 kényszerítő ok, amiért az üzleti jelentések fontosak a hatékony munkafolyamat a szervezetben.

Bővebben: mi az előrehaladási jelentés és hogyan kell írni?

az üzleti jelentések fontossága

kommunikációs mód

tudod, hogyan kommunikálsz vagy hívsz a mindennapi életben? A vállalkozásokban jelentéseket készítenek róla. Azt mondhatjuk, hogy az üzleti jelentések kommunikációs eszközként működnek egy szervezetben.

de miért történik ez?

nos, a nagyvállalatokban a munkafolyamat teljes sora zajlik. Úgy is ismert, mint a feladatok átruházása. Ebben a munkafolyamatban vannak ágak, alágak, osztályok és niche-specifikus zónák. Ha a kommunikáció szóban történik, az információ elveszhet vagy szennyezett lehet.

tehát minden fontos kommunikációhoz írásos jelentést készítenek. Bárki, akinek szüksége van az információhoz való hozzáférésre, elolvashatja a jelentést, és első kézből szerelheti fel magát.

döntéshozatal

új termékcsalád bevezetésén gondolkodik? Készítsen jelentést.

célja A vállalati költségek csökkentése? Készítsen jelentést.

a célközönség meghatározásától a munkavállalók elbocsátásáig minden döntés tényekkel és statisztikákkal készített részletes jelentések alapján történik.

a jelentések kétirányú átvitelre kerülnek egy szervezetben. Az alkalmazottak üzleti jelentéseket készítenek, és elküldik őket a felső vezetésnek döntéshozatal céljából. A felső vezetés jelentéseket készít az információk, feladatok stb. a munkaerő között.

válságkezelés

válság, káosz és pánikkitörések esetén mindenkinek van véleménye az ügyről, és a gondolatok szóbeli átadása munkahelyi pletykákhoz vezet.

ilyen helyzetben üzleti jelentések jönnek létre, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen, majd tényszerűen elemezzék a problémát.

a válságkezelési jelentések tartalmazzák a probléma okát, a kárelhárítás lépéseit, valamint az ilyen válság elleni jövőbeli védelmet javasló politikákat.

hatékony irányítás

a feladatok átruházása jelentések útján történik. Minden alkalmazottnak saját teendői vannak a kijelölt határidővel. Ez hozzájárul a vállalat hatékonyabb és hatékonyabb irányításához.

minden információ életképes írásos dokumentumokban található, a döntéseket gondos elemzés alapján hozzák meg, és a vállalat általános működése jobb az üzleti jelentések felhasználásával.

tehát most, hogy tudjuk, hogy üzleti jelentéseket kell készítenünk a vállalati világban való túléléshez, térjünk át a következő és valószínűleg a legfontosabb szakaszra, ahol megtanítjuk, hogyan kezdheti el a megfelelő jelentés írását.

Bővebben: üzleti követelmények dokumentum( BRD): mit, miért és hogyan kell írni?

Hogyan írjunk üzleti jelentést? (Lépések és formátum)

kövesse ezt a lépésenkénti útmutatót a hatékony üzleti jelentés létrehozásához:

1.lépés: cselekvési terv létrehozása

üzleti jelentést ír, nem iskolai esszét. Nem alapozhatja a jelentését a gondolatokra, amikor jönnek. A jelentés megkezdése előtt határozza meg annak célját.

határozza meg, hogy mit szeretne elérni a jelentéssel, és hogyan kívánja bemutatni. Ne verje a bokor körül! Ez segít egy világos és tömör jelentés elkészítésében.

2. lépés: Ellenőrizze a házon belüli formátumot

lehet, hogy vállalatának van egy speciális formátuma a jelentések írására. Kérdezze meg felettesét, vagy keresse meg a vállalat kézikönyvét. Ne vakon bízz az interneten.

Ha azonban nincs megadva ilyen formátum, használhatja a következő lépésekben felsorolt szabványos globális formátumot.

3.lépés: cím hozzáadása

a jelentés címe megadható a felügyelőtől kapott tájékoztatóban. Ha nem, megírhatja saját címét. Világosnak, élesnek kell lennie, és képesnek kell lennie arra, hogy közvetítse a jelentés célját.

kerülje a nagyon hosszú és bonyolult címek használatát. Például használja a 2020-21-es pénzügyi évre vonatkozó értékesítési jelentést ahelyett, hogy elemezné az elmúlt 12 hónapban a vállalattal folytatott ügyfél-interakciót az előző évekhez képest. Az emberek ásítanak és elhagyják a szobát a jelentés elején!

ezenkívül adja meg a nevét és a jelentés készítésében részt vevő más személyek nevét. Ábrázolása valaki másnak a háttérben kemény munka, mint a saját nagyon etikátlan a munkahelyen.

4.lépés: Tartalomjegyzék írása

Tartalomjegyzék oldalt csak akkor kell tartalmaznia, ha a jelentés hosszú és alszakaszokat tartalmaz.

ha ezt az oldalt hozzáadja, győződjön meg arról, hogy a tartalmat pontosan úgy írja be, ahogyan a fejlécek a jelentésbe vannak írva. Az összes tartalmat megfelelően számozni kell, hogy az olvasó könnyen navigálhasson a jelentésben, vagy ugorjon egy adott szakaszra.

5.lépés: összefoglaló/ absztrakt hozzáadása

ez egy nagyon fontos oldal minden jelentésben. Az absztraktot úgy kell megírnia, hogy még akkor is, ha valaki nem olvassa el a teljes jelentést, ez az oldal világos és részletes képet adhat az egészről.

tartalmaznia kell a címét, kiadását, legfontosabb megállapításait és következtetéseit. Alapvetően össze kell foglalnia mindent, amit a jelentésben írt, hogy beleférjen az absztraktba.

6.lépés: írjon be egy bevezetőt

most kezdődik a tényleges jelentés. Ezen az oldalon adja meg a jelentés megírásának célját, valamint a fő érv rövid elképzelését.

ezen az oldalon a téma hátterét is felveheti.

7.lépés: Adja meg módszertanát

ezen az oldalon mondja el az olvasóknak, hogyan készítette ezt a jelentést. Ez magában foglalja az információforrásokat, az adatok típusát (minőségi vagy mennyiségi), az információ fogadásának csatornáit stb.

Ennek célja, hogy felkészítse olvasóit az átélt folyamatra, vagy-amint azt a városi szlengben elmondhatjuk-a jelentés BTS-jére. Ez hitelesebbé teszi a jelentését.

8.lépés: mutassa be megállapításait

ez a fő rész, ahol bemutatja megállapításait. Azt kell közvetíteni, hogy alapos kutatást végzett. Tehát tartalmazzon statisztikákat, tényeket és grafikonokat az információk ábrázolásához.

annak megakadályozása érdekében, hogy rendetlen, igazítsa az adatokat különböző címsorok és alszámok. Használjon mutatókat, felsorolással vagy számozással, amikor csak szükséges.

9. lépés: Adjon következtetést vagy ajánlást

zárja le jelentését kényszerítő következtetéssel. Ezt a korábban megállapított megállapításokból kell levonni.

ajánlásokat is adhat a házirend módosítására vagy javítására, érvényes dokumentációval alátámasztva. A következtetésnek erősnek kell lennie, tényadatok alapján, nem elfogult nézetek vagy vélemények alapján.

10.lépés: bibliográfia és hivatkozások hozzáadása

ennek a szakasznak a hozzáadása jogi kényszer minden olyan jelentésben, amelyben az adatokat korábban közzétett forrásokból vették vagy inspirálták.

magyarázzuk el egyszerűen. Ha bármilyen adatot vagy statisztikát adott hozzá a jelentéséhez, megfelelő hitelt kell adnia az eredeti szerzőnek. Egyébként plágiumnak számít, ami büntetendő bűncselekmény.

ezenkívül vegye figyelembe a referenciák és a bibliográfia közötti különbséget, és ne keverje össze a kettőt!

Íme egy példa:

tegyük fel, hogy online olvas egy üzleti jelentést, és inspirálta. Habár, nem használta az adatait a saját jelentésében. Ebben az esetben a jelentést a bibliográfia szakasz alatt sorolja fel.

Ha azonban a jelentésből származó adatokat közvetlenül a sajátjába vette, akkor ezt a referencia részben felsorolja.

11.lépés: lektorálás

lektorálás vagy revízió nagyon fontos a jelentés véglegesítése előtt. Ebben a szakaszban ellenőrizze a helyesírási hibákat, nyelvtani hibákat vagy írásjeleket. Ezek apró balesetek, amelyek nagyon rossz benyomást kelthetnek.

lektorálás közben ellenőrizze az idézeteket, lábjegyzeteket, függelékeket stb., A vállalati szabványoknak megfelelően. Lehetnek olyan irányelvek, amelyeket elmulasztott a jelentés írása közben!

Bit.ai: a végső eszköz írásban üzleti jelentések

a new-age cloud technológia bit ad az üzleti jelentés nagyhatalmak!

előre megtervezett sablonok közül választhat, és csak aggódnia kell a tartalom beillesztése miatt.

a Bit intelligens integrációjával másodpercek alatt hozzáadhat multimédiás elemeket, például weblinkeket, PDF-eket, beágyazásokat, matematikai egyenleteket, grafikonokat és még sok mást az üzleti jelentésekbe.

nem csak ez, bit.ai lehetővé teszi, hogy valós időben dolgozzon a csapatával. Szerkesztheti és használhatja az inline megjegyzéseket, hogy munkatársait ugyanarra a helyre hozza, hogy döntéseket hozzon az üzleti jelentésekkel kapcsolatban.

még dokumentumkövetéssel is rendelkezik, hogy lássa, ki nyitja meg a jelentést, és mennyi időt töltött rá.

próbálja meg használni a Bit ingyenes sablonjait még ma.

Wrap Up

mint láttuk, az üzleti jelentés írása sok szempontot tartalmaz. Minden időt és energiát felemészt a vonzó tartalom írása, és az ember hajlamos elfelejteni a tervezési elemet.

igen, a tervezés minden jelentés nagyon fontos szempontja. Amikor a jelentés vizuálisan vonzó, bevonja az olvasót, és kiemelkedik egy fekete-fehér szöveggel teli szobában.

… és a bit segít ebben!

a bit-en szerkesztheti a dokumentumot a létrehozott jelentés típusának megfelelően, anélkül, hogy veszélyeztetné a tervet. Játsszon több száz betűtípussal, témával és színpalettával a Bit segítségével, hogy hatással legyen a munkájára!

melyik volt az utolsó üzleti jelentése, amely valóban változást hozott? Melyik eszközt használtad, hogy elkészítsd?

Tweetelj velünk @bit_docs és tudasd velünk!

további olvasmányok:

üzletmenet-folytonossági terv: Mi, miért & hogyan hozzuk létre?

7 típusú jelentések az üzleti biztosan szüksége van!

Teljesítményjelentés: Mi ez & hogyan lehet létrehozni? (Lépéseket tartalmaz)

hivatalos jelentések: mik azok & hogyan hozzuk létre őket!

üzleti dokumentumok: meghatározás, típusok, előnyök & lépések a létrehozásukhoz!

Üzleti Függőlegesek: Meghatározás, Előnyök & Példák!

Technikai jelentés: meghatározás, fontosság és hogyan kell írni?

16 legjobb üzleti eszköz, amelyre minden vállalkozásnak szüksége van 2021-ben

Hogyan írjunk üzleti esetet: lépésről lépésre útmutató

Hogyan írjunk üzleti javaslatot?

Hogyan Készítsünk Teljes Bizonyító Üzleti Tervet?