hankkeen onnistuminen lasketaan yleensä perinteisillä arviointiparametreilla, joissa otetaan huomioon vain se, että hanke on noudattanut budjettia ja ohjelmaa. Usein tämä ei kuitenkaan riitä.
jotkin organisaatiot tarkastelevat perinteisiä laajempia muuttujia – kustannuksia, suunnittelua ja toimintaa – ja määrittävät hankkeen onnistumisen arvioimalla keskeisiä suoritusindikaattoreita, ns.KPI-mittareita.
tällä lähestymistavalla saadaan aikaan tarkoituksenmukaisempia, oikeudenmukaisempia ja tasapainoisempia hankkeiden tuloksellisuuden arviointeja.
joillakin organisaatioilla ei kuitenkaan ole yhtenäistä tapaa määritellä, mitä parametreja tulisi soveltaa sen määrittämiseksi, miten projekti on saavuttanut tavoitteensa ja miten se on vaikuttanut yritykseen konkreettisella ja ei-konkreettisella tavalla.
katsotaanpa siis tässä artikkelissa, mitkä ovat mahdolliset arviointiparametrit hankkeen onnistumisen kvantifioimiseksi.
miksi hankkeen onnistumista mitataan?
tämä voi tuntua hölmöltä kysymykseltä, mutta mikä on projektin onnistumisen mittaamisen pääasia?
loppujen lopuksi, kun projekti on valmis, sille ei voi tehdä paljoa enempää, oli se sitten menestys tai epäonnistuminen, vai mitä?
tämä on ollut pääfilosofiana jo pitkään, mutta oppimisen ja parhaiden käytäntöjen käsitteen kehittymisen myötä organisaation menneisyydestä kertovan tiedon tallentamisen arvo tulevan strategian ohjaamiseksi on yleistynyt.
nykyään tiedostetaan aikaisempaan tietoon perustuvan jatkuvan parantamisen arvo, ja sen perusteella yritykset voivat ymmärtää, mikä meni pieleen tietyn projektin aikana, jotta ne eivät lankea samoihin virheisiin myöhemmissä projekteissa.
integroimalla uutta tietoa erityisesti onnistumisista ja epäonnistumisista uusiin prosesseihin tehdään vähemmän virheitä ja saavutetaan parempi suorituskyky.
siksi projektin onnistumisen mittaaminen on tullut kriittiseksi jokaiselle projektipäällikölle.
projektin onnistumisen mittaamisessa on se ongelma, ettei se ole niin helppoa kuin miltä kuulostaa.
mikä hankkeen onnistumisen mittaamisessa on niin vaikeaa?
vaikuttaa loogiselta, että mittaamalla hankkeen onnistumista voidaan kerätä tietoja siitä, mikä meni erityisen hyvin tai huonosti, ja että voidaan määrittää ne menestystekijät, joita voidaan soveltaa tuleviin hankkeisiin.
mitä tapahtuu, jos hanke toteutuu ajallaan ja budjetilla, mutta kahden kuukauden kuluttua asiakas ei hyödy tuloksesta? Vai etkö todellakaan ole tyytyväinen?
päinvastoin, jotkut asiakkaat voivat olla täysin tyytyväisiä hankkeen lopputulokseen, joka on ollut hallinnoinnin kannalta lähes katastrofi, esimerkiksi ennakoimattomat viivästykset, kohtuuttomat resurssit, yrityksen taloudelliset menetykset jne.
projektin johto on vuosien ajan yrittänyt keksiä tarkempaa käsitystä siitä, mitä ”projektin onnistumisella” tarkoitetaan, ja vuosien ajan olemme yrittäneet selvittää, mitä tarvitaan hankkeen onnistumisen varmistamiseksi.
aiheesta on tehty paljon tutkimusta ja siitä on julkaistu useita tutkimuksia.
tulokset eivät kuitenkaan olleet yhtä yhtenäisiä: tuhansista ja tuhansista hankejohtamista käsittelevistä teksteistä, vuosikymmenten yksilöllisestä ja kollektiivisesta kokemuksesta ja projektityön määrän huomattavasta kasvusta huolimatta aineisto on johtanut siihen, että hankkeen onnistuminen on myös osittain hyvin subjektiivista ja vaihtelee tilanteiden, organisaatioiden, toimialojen ja sidosryhmien mukaan.
kaikilla voi todellakin olla erilainen käsitys hankkeesta ja sen tuloksesta.
onneksi on kuitenkin ilmennyt myös hyviä käytäntöjä, joiden avulla projektipäällikkö voi mitata projektiensa onnistumista yksinkertaisten prosessien avulla.
onnistuneen projektinhallinnan kriteerit
näistä kriteereistä löytyvät kaikki ne, jotka koskevat itse hanketta ja sen toteuttamista.
erityisesti nämä auttavat mittaamaan organisaation sisäistä tehokkuutta projektien toteuttamisessa ja tästä löydämme projektinhallinnan ”klassiset” elementit:
- hanke valmistuu aikataulun mukaisesti
- hanke valmistuu budjetin puitteissa
- hanke täyttää laatutavoitteensa
muut projektinhallinnan kriteerit voidaan lisätä, kuten:
- hanke sisältää kaikki soveltamisalan piiriin kuuluvat kohdat
- hanke täyttää kaupalliset tavoitteet tulojen ja voittojen osalta
, ja tähän luokkaan voidaan sisällyttää myös eri sidosryhmiin liittyvät kriteerit.:
- projektiryhmän tyytyväisyys
- loppukäyttäjien tyytyväisyys
- Toimittajatyytyväisyys
menestyksen subjektiivisuus on siis minimoitu käyttämällä ennalta määriteltyjä menestyskriteereitä.
jokainen tietää, minkä parissa työskentelee, ja kun on aika mitata menestystä, on käytettävissä vakiintuneita vertailukohtia.
” define, align and approve ”- paradigma
jotta vakiintuneet menestyskriteerit olisivat tyydyttävästi realistisia, kriteerien kehittämisessä on noudatettava” define, align and approve ” – paradigmaa.
lyhyesti sanottuna onnistumisperusteet on esitettävä asianmukaisesti mitattavina, ne on mukautettava hankkeen tarpeisiin ja rajoituksiin, ja kaikkien päätöksentekoprosessiin osallistuvien osapuolten on hyväksyttävä ne.
katsotaan jokainen kohta tarkemmin:
1. Menestymiskriteerit on esitettävä nimenomaisesti
Menestyskriteerit on mainittava erikseen, jotka liittyvät hankkeen hallintaprosessin toteuttamiseen, hankkeen toimiin ja niiden tuloksiin. Esimerkiksi: se on menestys, jos projekti on valmis Q4: n loppuun mennessä.
2. Menestymiskriteerit on ”yhdenmukaistettava” riittävästi.
Onnistumiskriteerit on sovitettava riittävällä tavalla yhteen hankkeen vision, laajuuden ja ponnistelujen kanssa ottaen huomioon hankkeen kokonaistarkoitus, saavutettavat hyödyt, organisatoriset valmiudet, prioriteetit, riskit ja toiminnalliset rajoitukset. Esimerkiksi: se on menestys, jos hanke johtaa siihen, että etäyhteyteen liittyvistä ongelmista raportoidaan 5 prosenttia vähemmän.
3. Menestymiskriteerit on hyväksyttävä asianmukaisesti
Menestyskriteerit on laadittava ja määriteltävä käyttäen jäsenneltyä ja yhteistoiminnallista prosessia, jossa kaikilla päätöksentekomenettelyyn osallistuvilla osapuolilla on mahdollisuus esittää mielipiteitään, kyseenalaistaa hypoteeseja, neuvotella ja lopulta antaa hyväksyntä ja hyväksyntä.
riippumatta siitä, mikä hanke on kyseessä, kun onnistumista voidaan mitata optimaalisten arviointiparametrien avulla, saadaan kriittistä tietoa, joka ei ehkä johda itse hankkeen parantamiseen vaan auttaa luomaan tietopankin tulevien onnistuneiden ohjelmien ja hankkeiden kehittämistä varten.
