nykymarkkinoilla pienyritysten on kilpailtava massiivisia yrityksiä vastaan. Yksi tapa varmistaa, että he pysyvät mukana, on käyttää oikeita työkaluja ja ohjelmistoja prosessien parantamiseen, työnkulkujen optimointiin ja tuottavuuden lisäämiseen. Kun vahva ja tehokas työnkulku on käytössä kaikissa yrityksen keskeisissä prosesseissa, on mahdollista saada enemmän tuloja lyhyemmässä ajassa.
mutta jos se olisi noin helppoa, kaikki yritykset tekisivät niin. Löytää täydellinen alusta yrityksesi tarpeisiin tarkoittaa sinun täytyy viettää aikaa ja huomiota tutkimiseen ja mahdollisia vaihtoehtoja, ja useimmissa tapauksissa, mahdollisesti merkittävä taloudellinen investointi.
tämän lisäksi ihmiset ovat tapojen olentoja ja niitä tapoja on vaikea muuttaa. Tiimisi voi olla jo tottunut tekemään asioita tietyllä tavalla, ja jos se toimii heille hyvin, liiketoimintaprosessien täydellinen muuttaminen voi aiheuttaa heidän muutosvastarintansa. Tämä vastustus voi osoittautua vahingolliseksi koko yhtiölle.
vastaus: Laadi ensin suunnitelma.
mikä on ohjelmiston toteutussuunnitelma? Mihin Tarvitset Sitä?
ohjelmiston käyttöönottosuunnitelma auttaa yritystäsi löytämään ja ottamaan käyttöön oikean ohjelmiston yrityksesi tarpeisiin. Uusien ohjelmistojen käyttöönotto on sekä aikaa vievää että voi tulla kalliiksi talouden ja henkilöresurssien kannalta. Ilman suunnitelmaa ennen prosessin alkua, on todennäköistä, että ohjelmiston käyttöönotto epäonnistuu.
oikein kehitetyn suunnitelman avulla voit välttää hätäisiä päätöksiä, varmistaa, että oikeat ihmiset ovat mukana toteutuksessa, konfiguroida järjestelmän oikein ja luoda tilanteen, jossa työntekijät voivat todella arvostaa ohjelmiston tarjoamia kaikkia etuja ja tarjota samalla asianmukaista koulutusta.
monille yrityksille uusien ohjelmistojen käyttöönotto on vakava hanke. Jos sotket toteutusprosessin, koet todennäköisesti käyttökatkoksia, mikä johtaa menetettyihin tuloihin. Toisaalta, jos otat aikaa tehdä tutkimusta ja valmistautua etukäteen, yrityksesi voi saada monia etuja, kuten, nopeutettu kasvu, kustannussäästöjä, lisätä prosessin tehokkuutta, ja parempi näkyvyys.
ohjelmiston käyttöönottosuunnitelma: 5 kriittistä vaihetta
ensimmäinen vaihe: Rakenna liiketoimintasi
riippumatta siitä, kuinka suuri tai pieni yrityksesi on, uuden ohjelmiston käyttöönotto ei ole jotain mitä teet vain siksi, että sinusta tuntuu siltä.
vaikka pienemmät yritykset ovat ketterämpiä kuin suuremmat kilpailijansa, kaikenlaiset virheet voivat tulla kalliiksi ja vahingoittaa mitä tahansa yritystä, erityisesti niitä, joilla on rajallinen budjetti.
muutokset, kuten nykyisen ohjelmiston päivittäminen tai uuden käyttöönotto, ovat vaikeita myös suuremmille organisaatioille, koska päätöksenteko monimutkaistuu yrityksen kasvaessa. Tutkimus osoittaa noin 72% ylimmän johdon mielestä huonoja strategisia päätöksiä olivat ”suunnilleen yhtä usein kuin hyviä tai olivat vallitseva normi organisaatiossaan.”
How do you make your case?
- mieti kipupisteitä:millaisia haasteita yritykselläsi on? Mitä seikkoja on parannettava? Kysy vastauksia henkilökunnaltasi ja muilta sidosryhmiltä. Jos huomaat, että organisaation tehokkuus on alhainen ja yritys menettää tuloja, keskittyä ponnisteluja, että. Työ yhdenmukaistaa liiketoiminnan tavoitteet tavoitteidesi kanssa.
- keksi ratkaisu: Esitä yksityiskohtainen kuvaus esimerkiksi siitä, miten Uusi hankintaohjelmisto tai uusi projektinhallintaohjelmisto voisi parantaa sekä tiimin tehokkuutta että tuottavuutta ja miksi se on ratkaisevaa löytämiesi kipupisteiden käsittelemiseksi.
- tee kustannus-hyötyanalyysi: tärkein syy vahvan liiketoimintatavan rakentamiseen on investoinnin oikeuttaminen. Analysoi sekä aineelliset että aineettomat kustannukset sekä aineelliset ja aineettomat voitot, jotka yritys saavuttaa onnistuneella toteutuksella.
- kehitä aikajana: Aseta kohtuullisia aikaodotuksia siitä, kuinka kauan ohjelmiston arviointi, uuden järjestelmän käyttöönotto ja sijoituksen tuotto kestää.
- suunnittele, miten hallitset muutosta: tutkimusten mukaan 70% organisaation muutosohjelmista epäonnistuu. Kun on vähemmän riski hylätä ehdotus, johtajien voi olla vaikeampi päättää tukea sitä. Korostaa kustannuksia ei käsitellä näitä kipupisteitä ja varmista, että he ymmärtävät, että tiedät riskit sekä vaiheet aiot ottaa vältellä samoja virheitä muut organisaatiot ovat tehneet aiemmin. Muutoksen johtaminen on ratkaisevaa sujuvan toteutusvaiheen kannalta.
Vaihe kaksi: Valitse oikea toimittaja
kun sinulla on tarvittava tuki, sinun täytyy löytää sopivin ohjelmistotoimittaja. Kumpi myyjä valitset on strateginen kumppani yrityksesi joten on tärkeää ottaa aikaa valintaprosessin.
vaihtoehtoja rajattaessa kysyttäviä kysymyksiä ovat:
- mitä sinä tarvitset? harkitse asioita, kuten ominaisuuksia, hinta, pilvipohjainen vs. on-lähtökohta vs. hybridi, ja niin edelleen.
- kuinka kauan myyjä on toiminut? Mitkä ovat heidän valtakirjansa?
- onko ohjelmisto skaalautuva?
- onko piilokustannuksia?
- mitä sanottavaa asiakkailla on heistä?
- integroituuko ohjelmisto jo käytössä oleviin järjestelmiin?
- tarjoaako myyjä ohjelmistokoulutusta?
- sisältyykö toteutuskustannuksiin myynnin jälkeinen tuki?
- ovatko päivitykset ja päivitykset pilvipohjaisia?
vaihe kolme: suojaa Scope Creep
jos et ole varovainen, eri ohjelmistovaihtoehtojen tarjoamat lisäominaisuudet voivat pelottaa sinut pois raiteiltaan. Ohjelmistomarkkinat tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja ja mukautuksia niin valmistelu tarvitsee asiakirjan, joka hahmotellaan kaiken etsit on kriittinen, kun se tulee ohjelmiston arviointi.
Ihannetapauksessa asiakirjan pitäisi antaa myyjille selkeä kuva organisaatiosi erityistarpeista. Jos päätät perustaa ohjelmiston, että kaikki käytettävissä olevat toiminnot tai muokata kaikki sen valmiudet kerralla, tämä on, kun laajuus hiipiä tapahtuu. Se on ansa, johon lankeat.:
- Exponentiaalisesti kasvavat kustannukset
- sidosryhmät, jotka menettävät kiinnostuksensa
- täytäntöönpanoprosessin pitkittyminen
hankkeet harvoin toteutuvat täsmälleen odotetusti, eikä ohjelmistojen toteutuksessa ole eroa. Projektin elinkaaren aikaiset muutokset ovat luonnollinen osa liiketoimintaa, mutta scope Creepin estämiseksi sinun on harjoitettava tiettyä kontrollia.
siksi on tärkeää, että toteutustiimisi soveltaa projektinhallinnan parhaita käytäntöjä ja että kaikki työskentelevät yhdessä maksimoidakseen ohjelmistokäytön osastoillaan.
tiimisi koosta riippumatta yhteistyöprojektinhallintatyökalun avulla voit tyhjentää ohjelmiston toteutusprosessisuunnitelman. Joitakin vaihtoehtoja ovat:
- Wrike: Tämä on hyvä valinta projektien seurantaominaisuuksiin, kuten Gantt-kaavioihin ja Kanban-tauluihin.
- Asana: tämä vaihtoehto sopii työhön tai keskeisiin ominaisuuksiin, kuten työmäärän seurantaan. se sisältää useita sisäänrakennettuja projektimalleja ja on käyttäjäystävällinen.
- Basecamp: tämä on ihanteellinen valinta tehtävien priorisointiin, aikataulutusominaisuuksiin ja dokumenttien tallennukseen.
- Trello: tämä on hyvin muokattavissa oleva alusta, joka voidaan mukauttaa mihin tahansa työnkulkuun tai prosessiin. Laudat koostuvat korteista, joita voidaan antaa yksilöille ja liikutella tarpeen mukaan. Se integroituu useita muita työkaluja, samoin.
neljäs vaihe: kokoa Toteutustiimi
ohjelmiston toteutustiimi on ratkaisevan tärkeä projektin onnistumisen kannalta. Se voi olla niin pieni kuin kaksi ihmistä ja voi kasvaa niin monta ihmistä kuin tarvitset saada työtä. Tyypillisesti, mitä enemmän osastoja, jotka tarvitsevat ohjelmistoja, sitä suurempi toteutustiimi tulee. Jokaisella osastolla pitäisi olla edustaja, joka toimisi uuden ohjelmiston esitaistelijana. Tämä edustaja vastaa myös kysymyksiin ja auttaa kollegoiden kouluttamisessa.
joukkue voi olla:
- hankkeen omistaja: tämä on yleensä uuden järjestelmän toteuttavan yrityksen tai osaston johtaja. Kyse voi olla myös johtoryhmästä eikä yksittäisestä henkilöstä.
- projektipäällikkö: tämä on henkilö, joka vastaa toteutusprosessin ja talousarvion järjestämisestä.
- Järjestelmän ylläpitäjä: tämä henkilö valvoo järjestelmän asennusta ja teknistä hallintoa
- viestintäyhteys: tämä henkilö toimii yhteyshenkilönä projektiryhmän ja loppukäyttäjien välillä.
- Ydinosaston jäsenet: Nämä ihmiset puolustavat ohjelmistoa organisaationne jokaiselta osastolta.
muista, että täytäntöönpanotiimiisi määrätyt henkilöt kuvastavat sitoutumistasi aloitteen onnistumiseen. Siksi on parasta ottaa mukaan vain tiimin jäseniä, jotka ovat erittäin lahjakkaita, tiimilähtöisiä ja yhtä sitoutuneita projektin onnistumiseen.
vaihe viisi: laita se käyttöön
viimeinen asia, jonka haluat on ohjelmisto, jota kukaan ei halua käyttää. Tietenkin, jos olet pomo, voit yksinkertaisesti vaatia tiimisi omaksua uuden järjestelmän, he haluavat tai eivät. Mutta jos teet tämän, sinun pitäisi olla valmis työntöiskuun ja työntekijöiden tyytymättömyyden lisääntymiseen.
jotta tiimiä ei tarvitsisi pakottaa käyttämään uutta ohjelmistoa, on muutamia asioita, joita voi tehdä:
- valmistele tiimisi vaihtoon mahdollisimman aikaisin: mitä nopeammin ilmoitat työntekijöille muutoksesta, sitä hyväksyvämpiä he ovat.
- Määritä muutosjohtaja: Tämä henkilö johtaa muutosta ja antaa työntekijöille selkeän henkilön, jota lähestyä kysymyksissä, koulutuksessa, palautteessa ja muissa tiedoissa.
- ilmoita selkeästi hyödyt: kun kaikki ymmärtävät ohjelmiston heille tarjoaman hyödyn, on todennäköisempää, että hyväksymisaste on korkeampi.
- riittävä koulutus: jotta työntekijät voivat käyttää ohjelmistoa ja hyötyä siitä, heidän on tiedettävä, miten se toimii.
- tuen jatkaminen: Vaikka itse toteutusprosessi etenee sujuvasti, on tärkeää odottaa, että ongelmia syntyy erityisesti alkuvaiheessa. Pitää asiat käynnissä mahdollisimman sujuvasti, varmista I help desk tai tekninen tukitiimi on käytettävissä auttamaan tarvittaessa.
adkar-Muutosmallia voi käyttää jatkuvan adoption varmistamiseen. Vielä parempi, voit käyttää tätä menetelmää hallita kaikenlaista muutosta organisaatiossasi.
- tietoisuus: varmista, että kaikki tunnistavat ongelman.
- halu: Incentivize käyttämällä etuja ja seurauksia
- Knowledge: Know how to create and maintain change
- Ability: Work to close skill Gails that limit change
- Strengthing: Measure and reward wins
vaikka se voi olla houkuttelevaa käyttää samaa viestittelyä ja viestintää toteutusprosessista jokaiselle organisaatiosi tiimille, sinulla on parempi onni, jos otat aikaa muokata kaikki jokainen joukkue. Jokaisella joukkueella on todennäköisesti erilaisia tavoitteita, joita Uusi Järjestelmä auttaa heitä saavuttamaan. Hioutumalla näihin joukkuekohtaisiin tavoitteisiin pystyt ajamaan adoptiota.
saattaa viedä aikaa saada kaikki täyteen vauhtiin uuden systeemin kanssa ja se ei haittaa. Niin kauan kuin jatkat työskentelyä paremmin ohjelmiston kanssa joka päivä, pääset sinne. Tukea pitkän aikavälin täytäntöönpanoa uuden ohjelmiston, priorisoida valmiuksia on hallittava ensin. Tämä auttaa vaikuttamaan koulutukseen ja tarjoaa vertailukohtia lähtöselvityksillesi.
keskity jatkuvaan parantamiseen. Koulutus on keskeinen osa tätä prosessia. Kun henkilöstö on koulutettu järjestelmän käyttöön, tarjotaan tarvittaessa lisää oppimismahdollisuuksia. Kun järjestelmäpäivitys on suuri, harkitse toisen koulutustilaisuuden järjestämistä, jotta kaikki ymmärtävät muutokset.
onnistuneen ohjelmiston toteutuksen kannalta viestintä on avainasemassa. IT-johtajat, järjestelmän mestarit ja toteutustiimit jakavat prosessin, ja kaikilla on rooli sitoutumisessa ja hyväksymisessä.
