ajattele suosikkiasi seikkailutarinasta. Olipa se Taru sormusten herrasta tai henkien viemää, heillä kaikilla on yksi yhteinen asia: kokonaisvaltainen tehtävä — tehtävät matkan varrella, ja (toivottavasti) suunnitelma ohjata sankari läpi päämääräänsä.
samoin, kun aloitat uuden projektin – oli se sitten talon kunnostaminen tai uuden sovelluksen suunnittelu — sama rakenteen ja vauhdin tunne auttaa pitämään asiat raiteillaan. Tässä kohtaa työsuunnitelma tulee tarpeeseen.
työsuunnitelma on asiakirja, joka kartoittaa reitin tavoitteeseesi. Se sisältää asioita, kuten budjetit ja resurssit, sekä aikataulut ja rajoitukset. Se on yhteinen ponnistus sinun, usein tiimisi jäsenten, ja lähes aina sidosryhmien — jotka tarvitset buy-in.
tässä on kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää ensimmäisen työsuunnitelman laatimisesta, mukaan lukien miten saat sen hyväksytyksi ja mitä teet projektin valmistuttua. Sukelletaan.
mikä on työsuunnitelma?
työsuunnitelma on virallinen asiakirja, joka sisältää keskeisiä askelia, jotka vievät sinua kohti tavoitteen saavuttamista. Se sisältää budjetit, resurssit, määräajat, välitavoitteet ja aikajanan. Se on yleensä varattu isommille projekteille, mutta voit käyttää pared-back-versiota pienempiin tehtäviin.
se on ohjaava asiakirja, joka auttaa kaikkia tekemään yhteistyötä tavoitteen saavuttamiseksi. Ennen kuin tarkastelemme, miten luoda yksi, katsotaanpa nopeasti läpi joitakin keskeisiä termejä.
tavoite kuvaa asiaa, jonka haluaa saavuttaa. Esimerkiksi, rebrand yrityksesi, luoda sovellus, tai lisätä voittoja.
strategia on reitti, jonka avulla saavutat tavoitteesi. Esimerkiksi, jos tavoitteena oli rebrand, se voisi sisältää suunnitella uuden logon, määrittää uuden äänensävyn, ja luoda uuden mission selvitys.
tavoitteesi ovat tuloksia, jotka on määritelty strategiassasi. Ne olisi määriteltävä selkeästi, ja niihin olisi sisällyttävä määräajat ja mitattavissa olevat tekijät. Näiden asettaminen auttaa sinua pysymään raiteilla ja mittaamaan edistymistä.
taktiikat ovat tekniikoita, joilla autat saavuttamaan tietyt tavoitteet. Esimerkiksi, jos tavoitteena on lisätä kävijämäärää sivuston, taktiikka voi sisältää avainsanatutkimus, SEO blogikirjoituksia, PPC mainonta, ja niin edelleen.
Miksi käyttää työsuunnitelmaa?
työsuunnitelma voi auttaa pysymään raiteilla ja järjestäytymään. Siitä on apua myös momentumille: Dokumentin, joka kartoittaa projektisi jokaisen vaiheen, ansiosta sinä ja muut tiimin jäsenet olette vastuussa keskeisistä virstanpylväistä, mikä on lisäksi kätevä välikokouksissa, kun sinun on selitettävä edistymistäsi sidosryhmille ja ylemmälle johdolle.
Työsuunnitelmaesimerkki
työsuunnitelman luominen
työsuunnitelman laatiminen voi olla hieman aikaa vievää. Mutta tiedät poran: mitä enemmän aikaa sijoittaa etukäteen, sitä sujuvampi projekti on — joten se kannattaa varata aikaa saada se oikein.
selvitä ”miksi”
ennen kuin aloitat työarkiston, sinun on vahvistettava tavoitteesi. Tai toisin sanoen määrittele, miksi teet, mitä teet.
miksi on kaiken keskiössä. Tämä on tavoitteesi, tehtäväsi, syy miksi projektisi ylipäätään on olemassa. Yritä tiivistää tämä hissin piki-tyyliin lause tai kaksi, jotka voit laittaa alussa (tai yläosassa) työsuunnitelman. Se antaa kaikille sitä lukeville (myös itsellesi) nasevan muistutuksen siitä, mistä on kyse. Se on kätevä myös sidosryhmille ja ylimmälle johdolle, joilla ei usein ole paljon aikaa ja jotka haluavat vain ylälinjaisen yhteenvedon siitä, mitä olet tekemässä.
selvittääksesi miksi, sinun on luultavasti aloitettava muutamilla aloituspotkutapaamisilla sidosryhmien kanssa. Tämä auttaa sinua määrittämään tavoitteesi, soveltamisalasi ja rajoitteesi. Ennen kuin menet tähän kokoukseen, saatat haluta tehdä hieman alustavaa työtä itse. Jos sinulla on vaikeuksia päästä alkuun, yritä asettaa fiksuja tavoitteitasi. Nämä voivat auttaa sinua järjestämään ajatuksiasi ja voittamaan alkuperäisen esteen selvittää, mitä haluat saavuttaa.
Anna projektisi konteksti
olet toivottavasti ajatellut tätä ensimmäisen vaiheen aikana, joten tämän vaiheen pitäisi olla helpompi. Tarkenna projektisi kontekstia, mukaan lukien tiedot kilpailijoista, nykyisistä markkinoista ja siitä, miten projektisi sopii laajempiin liiketoimintatavoitteisiin.
tässä on muutamia kysymyksiä, joita voit kysyä itseltäsi (ja varoitan, kysymyksiä, joita sidosryhmät todennäköisesti esittävät sinulle):
- mikä on projektisi tarkoitus ja miten se tukee laajempia liiketoiminnan tavoitteita?
- miten projektisi vastaa paremmin asiakkaiden vaatimuksia?
- miten projektisi vertautuu kilpailijoiden tekemisiin? Tämä saattaa myös ruokkia ”miksi” (ehkä sinun täytyy julkaista uusi versio jotain pysyä kilpailukykyinen).
Määritä strategiasi ja tavoitteesi
käyttämällä laajoja siveltimenvetoja, aloita kartoittamalla reitti tavoitteesi saavuttamiseen, mukaan lukien tavoitteet, joiden pitäisi olla mitattavissa. Jos et ole jo tehnyt niin, luo SMART kaavio auttaa selvittämään tämän. Tai, jos olet tehnyt tämän jo, haluat ehkä täsmentää sitä yksityiskohtaisemmin.
Määrittele ja koordinoi resurssisi
seuraavaksi laadi resurssisi. Tarkemmat kysymykset ja vastaukset voivat koskea seuraavia:
- kauanko projektisi kestää?
- mikä on budjettisi, ja mistä se tulee?
- onko rajoituksia?
- mitä työkaluja käytät apunasi (projektinhallintatyökalut, diagrammiohjelmisto…)
- kenelle annetaan mihin tehtävään?
- mitkä ovat virstanpylvääsi ja määräaikasi?
- miltä menestys näyttää, ja millaisilla mittareilla tätä mitataan?
myös kolmoisrajoituksesta kannattaa ottaa selvää. Ottaa käsitys tästä voi auttaa sinua jongleerata laajuus, aika, ja kustannukset tehokkaammin. Se voi myös auttaa sinua suunnittelemaan ja valmistautumaan asioihin, jotka eivät ole ihanteellisia, mutta ovat myös väistämättömiä — kuten henkilökunnan sairauspäivät, ohjelmisto kaatuu tai sponsorit vetäytyvät.
Määrittele riskit ja luo varasuunnitelma
pahimman varalle suunnittelu ei tarkoita, että olisit pessimistinen: se on vain hyvää, tervettä järkeä. Se tarkoittaa, että jos jotain tapahtuu, tiedät todennäköisemmin, mitä tehdä seuraavaksi.
riskejä on kaikissa muodoissa henkilöstön hätätilanteista tapaturmiin, jotka vaikuttavat budjettiin ja aikatauluihin. Puhu niin monille ihmisille kuin mahdollista saada mahdollisimman laaja kuva kuin mahdollista, sitten luoda varasuunnitelma on paikallaan, kaiken varalta. On myös hyvä ajatus nimittää joku ottamaan vastuuta täällä, Jos jokin näistä riskeistä toteutuu. Kun jokaiseen mahdolliseen ongelmaan on puututtu, saat parempia vastauksia sidosryhmillesi ja pystyt vakuuttamaan heille, että et ole jättänyt kiveäkään kääntämättä.
luo työsuunnitelmasi
kun kaikki nämä tiedot on koottu yhteen,on aika luoda työsuunnitelmapohja ja täyttää se. Sen tulisi sisältää tavoitteesi, menestyksen mittarit, tavoitteesi, määräajat, riskit ja muut hyödylliset tiedot. Voit käyttää Excel-laskentataulukkoa tai valita projektinhallintaohjelmiston, joka sisältää yleensä valmiiksi rakennettuja malleja ja kaavioita sekä muita työkaluja, jotka helpottavat yhteistyötä.
Dippaaminen muihin kaavioihin voi auttaa tässä vaiheessa. Jotkut projektipäälliköt haluavat käyttää Gantt-kaavioita (kuten alla olevaa) kartoittaakseen aikataulunsa.
Created in Cacoo
Check-in and follow up
kun olet aloittanut, on tärkeää seurata edistymistä ja seurata jokaisen tiimin jäsenen kanssa, jotta varmistetaan, että kaikki selviävät työmäärästä ja saavuttavat tavoitteensa.
taas projektinhallintaohjelmisto voi auttaa sinua pysymään ajan tasalla ja huomaamaan ongelmat ajoissa, ilman että sinun tarvitsee kierrellä toimistolla ja kysyä kaikilta henkilökohtaisesti tai lähettää satoja sähköposteja — jotain, mitä tiimisi arvostaa yhtä paljon kuin sinä. On myös hyvä järjestää säännöllisiä sisäänkirjautumisia, jotka voivat olla yksi tai kaikki seuraavista: päivittäiset stand-upit, nopeat tiimitapaamiset kerran viikossa, tapaamiset johdon ja/tai sidosryhmien kanssa keskeisissä virstanpylväissä.
mitä enemmän kommunikoit ja teet yhteistyötä, sitä epätodennäköisempää on, että asiat lipsahtavat raoista. Se on myös hyvä mahdollisuus tarkistaa työn laatua ja antaa palautetta ja tehdä muutoksia matkan varrella.
Evaluate the project
Finally, work out how well you did. Post-mortem kokous (ei niin sairaalloinen kuin se kuulostaa) on välttämätöntä tässä, koska se antaa kaikille joukkueen mahdollisuus kokoontua, ottaa askel taaksepäin, ja juhlia voittoja (sekä rakentavasti käsitellä epäonnistumisia).
arviointi on tärkeää kolmesta syystä: Ensinnäkin se auttaa sinua selvittämään, oletko saavuttanut tavoitteesi vai et. Toiseksi se auttaa sinua selittämään hankkeen onnistumista (tai kysymyksiä) sidosryhmille. Kolmanneksi se muodostaa hyödyllisen ennakkotapauksen tuleville hankkeille, ja matkan varrella on opittu arvokkaita asioita.
