kun projekti on jaettu tehtäviin ja niille annettuihin resursseihin, on aika määrittää tehtävän kestot. Tämän vaiheen merkitystä ei pidä vähätellä, sillä näitä kestoja käytetään projektin aikataulun laatimiseen.
aivan kuten avaruussukkula Challengerin pudottaneet pienet o-renkaat, yksi pieni aliarviointi johtaa usein ketjureaktioon, josta projekti ei voi toipua.
PMBOK
PMBOK sisältää prosessin nimeltä ”Estimate Activity Durations”, joka sisältää tehtävän kestoarvioiden laatimiseen liittyvät tehtävät.
PMBOK, 5.Painos, kohta 6.5, ”Estimate Activity Durations”
Estimate Activity Durations on prosessi, jossa arvioidaan yksittäisten toimintojen suorittamiseen tarvittavien työjaksojen määrä arvioiduilla resursseilla. Keskeinen etu tässä prosessissa on, että se tarjoaa aikaa kunkin toiminnon kestää loppuun, joka on merkittävä panos kehittää aikataulu prosessi.
resurssien saatavuuden selvittämiseksi projektipäällikkö konsultoi resurssikalenteri-nimistä asiakirjaa. Tämä kertoo resurssin saatavuuden, esimerkiksi
merkki on työmaalla X syyskuusta alkaen. 1.syyskuuta. 30
suunnitteilla olevassa uudessa hankkeessa ei ilmeisesti voida käyttää tätä työntekijää kyseisenä ajankohtana (ellei järjestelyistä ole sovittu toisen projektipäällikön kanssa). Resurssikalenteri voi vaihdella yksinkertaisesta listauksesta työntekijöiden saatavuudesta koko kalenteriin projektinhallintaohjelmistossa, joka seuraa työntekijöiden aikatauluja.
edellisellä sivulla listasimme kolme päätyyppiä arvioita. Tällä sivulla laajennamme niitä, työskentelemme niiden läpi ja lisäämme yhden lisää. Näitä neljää estimaattityyppiä ovat:
- analoginen estimointi
- parametrinen estimointi
- kolmen pisteen estimointi
- asiantuntija-arvio
analoginen estimointi
kuten nimestä voi päätellä, tässä tehdään analogia samaan tai vastaavaan tehtävään, joka on suoritettu aiemmin. Tämä on paras tietolähde, koska tehty työ on erittäin luotettavaa, vaikka se vaatisikin muutoksia. Hirsitaloesimerkin osalta aiemmat projektit tarjoavat erinomaisen vertailun resurssien, kustannusten ja kestojen määrittämiseksi. Itse asiassa monilla yrityksillä on lukuisia vastaavia projekteja, ja tämä on luonnollinen lähtökohta. Jokaista tehtävää varten sinun on kuitenkin usein tehtävä joitakin muutoksia. Tässä tarkistuslista säädöistä:
- tehtävä on edellistä suurempi tai pienempi.
korota kestoa sopivalla määrällä. Esimerkiksi hirsitalossa on hieman enemmän neliötä, pihatie on pidempi tai ikkunoita on lisätty useita lisää. Tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta projektipäälliköille ongelmia eivät aiheuta suuret, itsestään selvät asiat, vaan pienet asiat, ja sinun on varmistettava, että olet sisällyttänyt niihin riittävästi varasuunnitelmia. - tehtävään tarvitaan erikoistuotteita tai-palveluita, joita edellinen ei tehnyt.
tässä tapauksessa lisää mukaan sopivat tuotteet ja palvelut ja jatka normaalisti. Tämäkin kuulostaa itsestään selvältä, mutta siinä on yhtä paljon mahdollisuuksia hankkeiden ylityksiin. Esimerkiksi hieman isommat Kattoristikot vaativat seuraavaa suurempaa nosturikokoa. Tai perustus vaatii kiven poistamista saven sijaan. - tehtävä on hieman erilaiselle lopputuotteelle.
Määritä ero materiaaleissa ja / tai valmistuksessa ja selvitä ero resursseissa, kustannuksissa ja ajassa. Suunnitelmista voisi esimerkiksi laskea, että Hirsitalo vaatii 20 prosenttia enemmän puuta kuin edellinen. Silloin voisi arvioida, että puutöissä menee 20 prosenttia enemmän aikaa.
yksi ongelmallisimmista analogisen estimoinnin ongelmista on se, että se on vain yhtä luotettava kuin tehtävä, josta arvio on otettu. Usein on täytynyt olla vertailuprojektin projektipäällikkö tai ainakin sen verran lähellä, että tietää, mitä tapahtui ja miten se meni. Sano, esimerkiksi nosturi hajosi ja vietti neljä päivää paikan päällä kahden sijaan, olisit kaksinkertainen kesto (ja hinta), jos et tiedä tätä yksityiskohtaa ja siksi ei huomioon sitä.
myös työn tuottavuus on tärkeä näkökohta. Tietotyöntekijöille, kuten insinööreille, niiden lisääminen joskus hidastaa tuotantoa ja päätöksentekoprosessia sen sijaan, että nopeuttaisi sitä. Samoin hyvin kokeneella työntekijällä on suurempi tuottavuus kuin kokemattomammalla. Näin ollen, jos edellisessä hankkeessa käytetty kokematon työntekijä sijoittaa katon Ristikot, ja tällä kertaa käytät kokeneempi, arvio voi, ja pitäisi, olla erilainen.
parametrinen estimointi
toinen yleinen menetelmä tehtävän kestojen arvioimiseksi edellyttää, että työ porataan yksikkökustannuksiin, kuten rakennusaikaan hirsitalon neliöjalkaa kohti. Tässä muutamia esimerkkejä:
- kokonaisrakentamisaika hirsitalon neliötä kohti.
- Betonin Kaatoaika kuutiota kohti.
- maton asennusaika neliöjalkaa kohti.
konepajateollisuudessa tehdään lähes kaikki tällä tavalla, suunnittelu-ajasta rakennusmateriaaleihin asti. Jos hirsitalofirma piti kirjaa rakennusajasta, erityisesti yksittäistä ”puutyötä” varten, yhdessä kodin neliömäärän kanssa, he saattoivat lopulta päätyä melko hyvään parametriseen arvioon tehtävän kestosta. Jos yritykselläsi on monia vastaavia projekteja, eikä se tee tätä, sen pitäisi.
joskus parametriseen arvoon sisältyvät kiinteät esineet, kuten ovet ja ikkunat, joiden asennus kestää tietyn ajan riippumatta siitä, kuinka paljon puuta on rakennettava. Tällöin kiinteät erät voidaan erottaa toisistaan ja lisätä kokonaisparametriarvioon.
kolmen pisteen estimointi
tässä menetelmässä estimaattori määrittää kolme lukua:
- optimistinen
- todennäköisin
- pessimistinen
toinen, ”todennäköisin” on keskiarvo siitä, mikä tehtävän kesto olisi, jos se suoritettaisiin monta kertaa. Se on” normaali ” arvio, että saatat muuten keksiä käyttäen muita menetelmiä. Kaksi muuta edustavat ylä-ja alarajoja, joita et todennäköisesti ylitä.
tätä lukua varten annettaisiin ylä-ja alarajoille (optimistiset ja pessimistiset arvot) varma väli, kuten 90%. Monet oppikirjat käyttävät 99% tai jokin muu arvo, menetelmät vaihtelevat. Mutta jos otat selvää aiemmista hankkeista ja määrität 90 prosentin luottamusvälin (joka kymmenes hanke ylittää), voit käyttää sitä.
yleensä käytetään jompaakumpaa kahdesta jakaumasta. Kolmijakauma on yksinkertaisesti kolmen arvion keskiarvo ja beetajakauma on hieman tiukempi.
| Kolmijakauma (keskiarvo) | Beetajakauma |
|---|---|
| te = (a + m + b) / 3 | te = (a + 4m + b) / 6 |
jossa:
- te = odotettu kesto
- a = optimistinen
- m = todennäköisin
- b = pessimistinen
kolmijakauma vinouttaa tulokset arvoon, joka on kaukana todennäköisimmästä arvosta. Jos haluat arvion olevan tiukempi (lähempänä) todennäköisintä arvoa, käytä beetajakaumaa. En usko, että tästä pitäisi tulla monimutkaisempaa. Sinun täytyy päättää, kuinka tiukka todennäköisin arvo haluat olla.
esimerkiksi sanotaan, että tehtävän puutyön arvioitu kesto on 18 päivää (m = 18), ja arvelet, että viivästymismahdollisuudet ovat huomattavat. Optimistinen arvio on 15 päivää (a = 15), mutta pessimistinen arvio on 33 päivää (b = 33). Beetajakauman tuotto:
te = (15 + 4 x 18 + 33) / 6 = 20 päivää
alkuperäinen arvio oli 18 päivää, mutta koska mahdollista päästä jopa 33 päivään, arvio tulisi nostaa 20 päivään.
jatkettaessa tätä tietä tehtävän keskihajonta on yksinkertaisesti:
σte = (b – a) / 6
jos lasketaan yhteen kaikki kestot (∑m) ja keskihajonnat (∑σ) kullekin tehtävälle, saadaan projektin kokonaiskesto sekä sen keskihajonta. Tästä voi tehdä seuraavat johtopäätökset:
- luottamustaso yhdessä keskihajonnassa eli M ± σ on noin 68%.
- luottamustaso kahdessa keskihajonnassa eli M ± σ on noin 95%.
- luottamustaso kahdessa keskihajonnassa eli M ± σ on noin 99,7%.
yllä olevassa esimerkissä puutyön osalta keskihajonta on (33 – 15) / 6 = 3.0. Siksi tehtävän kesto on:
- 20 päivät on virallinen arvio.
- 23 päivää 68%: n luottamuksella.
- 26 päivää 95%: n luottamuksella.
- 29 päivää 99, 7%: n luottamuksella.
eikö pomosi rakastaisi tätä?
älä anna hienojen tilastojen hämätä, jos syöttötietosi ovat epäluotettavia. Tulos on vain yhtä hyvä kuin syöttötiedot, eli roskat sisään, roskat ulos.
asiantuntija-arvio
ammattimaiset estimaattorit kertovat, että kaikista kirjan tekniikoista huolimatta tekninen asiantuntija on paras voimavara, mitä voi olla. Ne voivat olla ainoa resurssi, jota tarvitset arvioimiseen. Tekniset asiantuntijat ovat tunnetusti kiireisiä, koska heidän asiantuntemustaan käytetään monissa projekteissa. Mutta jos sinulla on pääsy yksi, joko yrityksen sisällä tai ulos, sinun pitäisi löytää tapa käyttää niitä.
mutta entä jos tekninen asiantuntija on ristiriidassa muiden menetelmien kanssa? Sanotaan esimerkiksi, että asennat maton ja mattoasentajasi kertoo, että tietty projekti kestää 4 päivää, mutta aikaisempi kokemus (analagous) kertoo, että se kestää 10 päivää. Kuinka arvokas asiantuntijan mielipide sitten on? On vaikea antaa hyviä neuvoja, jotka pätisivät kaikkiin tilanteisiin. Sinun täytyy yksinkertaisesti punnita kaksi menetelmää toisiaan vastaan, ottaen huomioon taustalla olevat tiedot kunkin menetelmän. Esimerkiksi, ehkä tämä matto asentaja usein aliarvioi kesto, tai aiempi kokemus arviot ovat vääristynyt tietyn tiedon.
itse projektinhallintaa ei ole olemassa riippumatta hankkeeseen liittyvästä teknisestä asiantuntemuksesta. Toisin sanoen projektipäällikön tai johtoryhmän on tunnettava työn tekniset näkökohdat vähintään ohimennen tai hankkeella ei ole juurikaan onnistumismahdollisuuksia.
Esimerkkiprojekti
hirsitalon rakentamiseksi tarkastamme jokaisen resurssitaulukon edellisestä vaiheesta ja määritämme tarvittavan ajan. Tässä tapauksessa olen sisällyttänyt 50-100 prosentin poikkeamat, koska keston on sisällettävä seisokit. Esimerkiksi, siellä voi olla 3 päivää putkityötä, mutta tehtävän on sisällettävä aika ennen niiden saapumista, ja en usko, että ne todennäköisesti saapuvat ajoissa.
| Tehtävänumero | nimi | kestot | kustannukset |
|---|---|---|---|
| 110 | Kaivaukset | 6 päivää | $5,850 |
| 120 | Pour Foundation | 10 päivää | $4,700 |
| 210 | puutyöt | 20 päivää | $60,850 |
| 310 | Sähkö & Putkityöt | 10 päivää | $20,260 |
| 320 | lattia | 8 päivää | $18,760 |
| 330 | viimeistely | 12 päivää | $16,760 |
| 410 | Maisemointi | 14 päivää | $7,620 |
| yhteensä | 80 päivää | $134,800 | |
voisiko pienen hirsitalon rakentaa 134 800 eurolla?
80 päivän kokonaiskesto ei tässä vaiheessa merkitse paljoa. Yksinkertaisessa tehtävien kestojen lisäämisessä ei oteta huomioon tehtävien samanaikaisesta suorittamisesta johtuvaa mahdollista vähentymistä eikä resurssien saatavuudesta johtuvaa mahdollista lisäystä. Seuraavassa vaiheessa määrittelemme ”kriittisen polun”, jotta voimme mahdollisesti lyhentää aikataulua.
