HR Communication Handbook

Arley ’s comments:

you’ ve done some research and I like how you have included some examples. Pidän siitä, että olet sisällyttänyt myös grafiikka (vaikka varmista, että meillä on tekijänoikeudet kaikkiin kuviin, joita käytämme). Kuitenkin, juuri nyt tässä osiossa on joitakin lähdekäyttö kysymyksiä. Kirjoittaja ottaa lauseen lähteestä ja vaihtaa joitakin sanoja. Tämä a) kuitenkin täyttää edelleen plagioinnin määritelmän ja B) se voi tehdä kirjoituksesta vaikeasti luettavan, koska joskus kahdella tesauruksessa samaa asiaa tarkoittavalla sanalla on eri mielleyhtymät. Se vaikeuttaa myös brändiäänen rakentamista. Käyttämällä tuotemerkin ääni ja vedoten tehokkaasti auttaa lähde käyttö kysymyksiä. Käymme tämän läpi tunnilla.

Judyn Kommentit:

kaiken kaikkiaan täällä on paljon arvokasta tietoa, joka soveltuu yleisöösi, mutta toisinaan on vaikea pysyä mukana lukuisten kieliopillisten virheiden, epäjohdonmukaisen merkkiäänen sekä mukaelmien epätarkkuuksien vuoksi. Käsittelemme tätä aihetta viikolla 9, mitä tietoja, resursseja ja kirjoitusnäytteitä voidaan hyödyntää lisättäväksi tälle sivulle.

• kun henkilö rikkoo organisaation normeja, johto antaa suullisia varoituskirjoituksia.
• kun työntekijä ei täytä yrityksen odotuksia, sitä tarvitaan.
• sen välittäminen edellyttää suunniteltua lähestymistapaa.
• suullisten varoitusten tulee olla selkeitä ja täsmällisiä.

suullinen varoitus skriptejä

suullinen varoitus, joka tunnetaan myös nimellä ”suullinen nuhtelu” tai ”suullinen muistutus”, ilmoittaa työntekijälle, että on olemassa vakava ongelma, johon on puututtava.

suullinen varoitus kirjataan kirjallisesti, yleensä työntekijän henkilöstökansioon. Vaikka työntekijää olisi jo neuvottu tietystä suoritus-tai käytösongelmasta, suullinen varoitus on usein ensimmäinen merkityksellinen herätys. Se ilmoittaa työntekijälle, että ongelma on tuotu yrityksen tietoon sen sijaan, että se olisi jäänyt työntekijän ja hänen esimiehensä väliseksi aiheeksi (Margaret Mader Clark, 2016).

suullinen varoitus on johdon suullisesti antama varoitus, kun henkilö rikkoo organisaation normeja tai käytäntöjä. Suullinen varoitus on kurinpitorangaistus, joka annetaan alivoimatyötä tehneelle tai väärinkäytöksiin syyllistyneelle työntekijälle (MBA Skool Team, 2016).

suullinen varoitus on muodollisen kurinpitomenettelyn ensimmäinen asiakirja, ja sen tulee sisältää samat tiedot kuin alkuperäinen puhe, ja siinä on keskityttävä ongelman kasvavaan vakavuuteen. On korostettava käyttäytymisen/suorituksen puuttumisen seurauksia, joihin voi sisältyä työsuhteen todennäköinen Päättyminen, jos parannusta ei saavuteta. Työntekijää on kehotettava allekirjoittamaan varoitus ja ilmoitettava, että se säilytetään hänen henkilöstökansiossaan. Allekirjoitettu kopio varoituksesta tulee toimittaa organisaation henkilöstötiedoston ylläpitäjälle (Ryan, Michael L., 2014).

esimiehen kurinpitotoimet alaista työntekijää kohtaan perustuvat:-

• tunnistaa yksilöidyt suorituskykyvirheet tai väärinteon suullisesti.

• tulosodotuksista viestitään.

• se antaa varoituksia seurauksista ei parantaa ja / tai saavuttaa odotuksia (Mary Wright, 2012).

suullisia varoituksia on kahdenlaisia:-

• epävirallisia suullisia varoituksia

• viralliset suulliset varoitukset

varoituksen ensimmäistä tapausta pidetään yleensä satunnaisena. Tämä on kyseiselle henkilölle tilaisuus hyvittää tekonsa. Jos hän ei tee niin, annetaan virallinen suullinen varoitus (MBA Skool Team, 2016).

esimerkkejä sanallisista varoituksista

west Suffolkin kaupungin pysäköintiä koskevien valitusten jälkeen annettiin sanallisia varoituksia ja rangaistuksia. Suffolkin poliisi vastasi asukkaiden valituksiin New – Marketin Exning Roadin alueella. Poliisit lähtivät kaduille valvomaan pysäköintilakeja osana alueen suurempaa poliisipartiota. Autoilijoille annettiin kaksi pysäköintivirhemaksua ja neljä suullista varoitusta myöhemmän poliisin tehoiskun vuoksi. ”Alueen asukkaat nostivat esiin tämän pysäköintikysymyksen, ja poliisien tehtävänä oli suorittaa säännöllisiä partioita, neuvoa ja valvoa alueella osana laajempia partioita alueella”, Suffolkin poliisin tiedottaja sanoi. ”Jalkakäytävälle pysäköidyt ajoneuvot saivat kaksi sakkoa ja muut ajoneuvot neljä suullista varoitusta” (PR Script Managers, 2018).

suullisen varoituksen tarkoitus

• ilmoittaa työntekijälle, että hän ei täytä yrityksen odotuksia ja että muutoksen laiminlyönti voi johtaa kurinpitotoimiin.
• Korjaa tai muokkaa havaittua käyttäytymistä (Mary Wright, 2012).
• taivuttele työtoveri muuttamaan tapojaan.
• työsuoritus-tai kurinpitokysymyksen tuominen työntekijän huomautukseen vakavalla mutta kohteliaalla tavalla sen korjaamiseksi.
• työsuorituskysymyksen käsitteleminen puhumalla siitä työntekijälle ja pitämällä kirjallista kirjaa keskustelusta (Gentry, Joyce B., 2005).

esimiehen suositukset:-

1. suullisia varoituksia ei saa koskaan antaa sähköpostitse, vaan ne tulee ilmoittaa vain henkilökohtaisesti (National Labor Relations Board, 2008).
2. tunnista mahdolliset huonon käytöksen tai huonon suorituksen tapaukset.
3. selitä, että käytös on vastoin yhtiön käytäntöä, edustaa huonoa käytöstä tai osoittaa huonoa suorituskykyä.
4. tee erityinen muutospyyntö, kuten välitön, kestävä edistys seuraavien 30 päivän aikana jne.
5. Määritä odotusten täyttämättä jättämisen tarkka vaikutus.
6. suullisessa varoituksessa tulee kertoa, miten tai miten käytökseen puututaan. Voit esimerkiksi pyytää työntekijää:

• Hanki lisää koulutusta tai valmennusta,
• käy tuottelias keskustelu työkavereiden tai esimiesten kanssa.
• Paranna työtapojasi tai etiikkaasi (Mary Wright, 2012).

suullinen varoitus: Harjoituspäällikön opas

kokeneille esimiehille, jotka ovat olleet alalla muutaman vuoden, suullisen, ensimmäisen, viimeisen kirjallisen varoituksen ja irtisanomisen järjestys voi tuntua täysin luonnolliselta.

mutta miten ”suullinen varoitus” merkitään muistiin, koska se on kirjattava lailliseksi seuraamukseksi, mutta eikö se ole sitten ensimmäinen kirjallinen varoitus?

Harjoituspäällikön ja muiden ”ihmisjohtajien” on tärkeää ymmärtää perusteellisesti harjoituksesi kurinpitoprosessi ja se, mitä se vaatii. Tämä voisi näyttää tältä.:-

• epävirallinen vaihe: – kun työntekijän käytös vaatii huomiota ensimmäistä kertaa, työntekijälle on ilmoitettava asiasta epävirallisesti, jotta hänellä on mahdollisuus muuttua. Useimmiten tämä on muodoltaan rento tapaaminen johtajan ja työntekijän välillä. Sen jälkeen työntekijän pitäisi saada kirje, jossa vahvistetaan, mitä kokouksessa keskusteltiin.
• ensimmäinen muodollinen vaihe: – voit siirtyä ensimmäiseen viralliseen vaiheeseen, jos työntekijä jatkaa epävirallisessa vaiheessa ilmoitettua käyttäytymistä/toimintaa. Asiasta pitäisi tehdä perusteellinen tutkinta, sopia kurinpitokäsittelystä, ja työntekijälle tulisi ilmoittaa kuulemisesta ja oikeus olla läsnä. Ensimmäinen kirjallinen varoitus voidaan antaa istunnon aikana.
• toinen muodollinen vaihe: – jos työntekijän käytös tai käyttäytyminen ei parane, voi edetä toiselle muodolliselle tasolle. Asiasta olisi tehtävä perusteellinen selvitys, ja työntekijälle olisi annettava tieto kuulemisesta sekä mahdollisuus tulla edustetuksi. Suullisessa käsittelyssä voidaan antaa lopullinen kirjallinen varoitus.
• kolmas muodollinen vaihe: – työntekijä voidaan irtisanoa huonon käytöksen vuoksi tässä väärinkäytösten hallintaprosessin viimeisessä virallisessa vaiheessa. Kuulemista, edustusoikeutta ja oikeutta hakea muutosta päätökseen olisi noudatettava ACAS: n (neuvoa-antava, sovittelu-ja Välimiespalvelu) käytännesääntöjen (Rigby, 2020) mukaisesti.

milloin sinun pitäisi antaa suullinen varoitus?

• käy läpi yhtiön linjaukset.
• Kysy henkilöstöosastoltasi.
• mieti, miten vastaavia asioita on aiemmin hoidettu.
• arvioi ongelman vakavuus.

Huomautus:- (äärimmäisessä väärinteossa välitön potkut voivat olla paras vaihtoehto.) Monet ensikertalaiset suoritus-ja läsnäoloasiat sen sijaan käsitellään parhaiten valmennuksessa (Margaret Mader Clark, 2016).

tarvitset:-

• yrityksen käsikirja
• kokousaika
• todistaja
• Varoitusasiakirjat (Howcast, 2011).

syitä antaa suullisia varoituksia työntekijöille

• työntekijä ei ole täyttänyt tai ylittänyt esimiehen odotuksia.
• henkilön todettiin syyllistyneen epäasialliseen käytökseen, joka oli ristiriidassa yhtiön kulttuurin kanssa.
• lisäkoulutuksen, tuen ja valmennuksen saamisen jälkeenkin he suoriutuvat heikosti.
• se rikkoo yleismaailmallisia eettisiä sääntöjä.
• epäeettisen käytöksen vuoksi
• järjestön edun vastaisesti toimiminen
• epäasiallinen käytös (Harry, 2021)
• huono työn taso, kuten suuri virheiden määrä.
• he eivät pysty noudattamaan heille annettuja ohjeita.
• kamppailee työmääränsä kanssa.
• ponnistelun tai kunnianhimon puute
• riittämätön ammattitaito tai koulutus tehtävään.

ilmoittakaa ja välittäkää suullinen varoitus.

tällaisissa tilanteissa jokaisella yrityksellä tulisi olla omat sääntönsä ja menettelynsä. Järjestön sisällä on epävirallisia suullisia varoituksia. Esimiesten on noudatettava voimassa olevia sopimuksia ennen suullisen varoituksen antamista, jotta työntekijät ymmärtävät ja tunnistavat tilanteen ja ryhtyvät asianmukaisiin ja asianmukaisiin toimiin (Harry, 2021).

tällaisessa tilanteessa jokaisella organisaatiolla tulisi olla vakiintunut politiikka ja menettelytapa. On herkkä asia antaa työntekijälle suullinen tai kirjallinen varoitus työpaikalla. Sinun on noudatettava ”Harryn” hahmottelemia prosesseja sen varmistamiseksi, että työntekijä ymmärtää tilanteen vakavuuden ja reagoi sen mukaisesti.

• tee siitä merkintä: – kokouksesta tai tapaamisesta työntekijän kanssa on laadittava suullinen asiakirja. Odottaminen myöhempään tai seuraavaan päivään vaikuttaa paperityön ensivaikutelmaan, koska se perustuu ensisijaisesti siihen, mitä esimies muistaa.
• Suunnittele keskustelu: – et voi käsikirjoittaa koko väittelyä etukäteen, kuten et voi rangaistusta annettaessa. Kannattaa kuitenkin miettiä, miten aloittaa keskustelu ja mihin sävyyn haluaa iskeä. Suullinen varoitus on muodollinen kurinpitotoimi, toisin kuin valmennusjakso, jota työntekijä ei välttämättä edes koe kurinpitona. Jos olet päättänyt antaa suullisen varoituksen, olet joko tekemisissä toistuvan ongelman tai kertaluonteisen tapahtuman kanssa, joka on niin paha, että se voi edetä kurinpitojärjestelmän valmennusvaiheen ohi. Lisäksi keskustelu kannattaa aloittaa tavalla, joka korostaa tilanteen vakavuutta työntekijälle saamatta häntä tuntemaan itsensä hyökätyksi (Margaret Mader Clark, 2016).
• kehno työsuoritus, joka edellyttää sanallista nuhdetta: – esimies tai esimies voi antaa suullisen varoituksen huonon työsuorituksen tai monien muiden seikkojen vuoksi. Monet työntekijät viettävät aikaansa töissä osallistumatta muuhun toimintaan. Jotkut työntekijät pitävät tarpeettomia lomia, saapuvat myöhässä töihin tai eivät tee vaadittua tuntimäärää, mikä kaikki katsotaan huonoksi työsuoritukseksi, mikä saa johtajan antamaan suullisen varoituksen.

Harryn mukaan ” seuraavat kolme kultaista sääntöä suullisen varoituksen antamiseen: pidä se aina lyhyenä ja suloisena, toimita viestisi selkeästi, äläkä koskaan uhkaile. Jos esimies ei toimi ehdotusten mukaan, hänen odotetaan kertovan tosiasioista, kertovan työntekijälle ongelmasta ja näyttävän aikasidonnaista polkua eteenpäin”.

• ilmoita työntekijöille: – johtajan vastuulla on tiedottaa henkilökunnalle yksityisen kokouksen luonteesta. Työntekijät eivät koe itseään uhatuiksi, kun he tietävät tulevansa keskustelemaan virheistään, ja heillä on aikaa koota ideansa.
• Aseta työntekijöille tavoite: – välttääksesi turhat kurinpitotoimet, Anna työntekijöillesi tarkat ohjeet siitä, miten he voivat kehittyä. Esimerkiksi tässä toiminnassa johtajan tulisi näyttää esimerkkiä työntekijöille olemalla täsmällinen koko toimistoajan (Howcast, 2011).
• pidä jäljennös suullisesta varoitusasiakirjasta henkilöstötiedostossasi: – käytyään kaikki nämä vaiheet läpi johtajan on pidettävä kirjaa kaikesta, mitä suullisen varoituksen aikana tapahtui, ja päivästä, jona se annettiin työntekijöille. Pidä myös kopio suullisesta varoitusasiakirjasta henkilöstön henkilöstötiedostossa. Lisäksi johdon tulisi tehdä selväksi, mikä rikkomuksen luonne on ja mitä työntekijän on tehtävä asian korjaamiseksi (Mary Wright, 2012).
• anna heidän selittää itsensä:- Esimiesten tulisi antaa työntekijöille aikaa esittää selvitys itsestään, jotta prosessi voi jatkua aidosti ja järkevästi.
• seuranta: – suullisen varoituskirjeen lähettämisen tärkein tavoite on saavuttaa tavoite, joka auttaa organisaation sujuvaa toimintaa. Jos työntekijä saa suullisen varoituksen huonosta suoriutumisesta, on työnantajan vastuulla selvittää, onko työntekijä alkanut toimia suosituksen mukaisesti (Harry, 2021).

miten suullinen varoitus tulee antaa?

suullisen varoituksen antamisen vaiheet

sanallisia varoituksia käytetään valmennuksessa ja mentoroinnissa.

viestintä on niin laaja ja kaikenkattava aihe, että mikään yksittäinen luku, saati kirja, ei voi mitenkään käsitellä kaikkia sen osa-alueita työpaikalla tai muualla. Suullisen varoituksen tavoitteena taas on puuttua johtajien yhteisiin työtilaisuuksiin kehittää työntekijöidensä valmiuksia. Kun kyse on työsuhderikoksista (inspiraatio, sitoutuminen ja positiivinen tunnustaminen) ja puolustuskyvystä (työpaikkakiusaaminen, vaikeat keskustelut, odotusten nollaaminen ja kun haluttua suorituskykyä tai käyttäytymistä ei saavuteta, seurauksia on käsiteltävä) on jotain, jota voidaan tarkastella seuraavilla tekniikoilla:-

• Erityiskäyttö tosielämän esimerkkejä
• tasapainoinen
• On-time
• johdonmukainen

työntekijät voidaan kouluttaa seuraavasti: –

Step 1: Antaa suullinen varoitus (joka voidaan selkeyden ja vahvistuksen vuoksi dokumentoida)

Vaihe 2: antaa virallinen kirjallinen varoitus.

Vaihe 3: antaa kirjallinen loppuvaroitus (Falcone, 2016).

tehokkain tapa antaa suullinen varoitus

suullisen varoituksen antaminen edellyttää etukäteissuunnittelua, työntekijän tapaamista, dokumentointia ja seurantaa. Suullista varoitusta annettaessa yksityiskohdat ovat kuitenkin hieman erilaiset. Haluat selittää, että on olemassa aito ongelma, mutta haluat myös tehdä selväksi, että uskot työntekijän voivan muuttua. Sinun on myös luotava dokumentaatio ja seurattava sitä suunnitelmallisemmin kuin valmennusjaksoa varten, maksimoitava työntekijän menestymismahdollisuudet ja samalla rakennettava kattavampi historia tuomioidesi ja toimiesi tueksi. Kummassakin tapauksessa on oltava valmis tosiseikkoihin, jotka osoittavat ongelman vakavuuden ja välittömän parantamisen tärkeyden.

• tutki tosiasiat.
• käy läpi aiemmat yhteisvaikutukset.
• mieti, mikä ei toiminut (Margaret Mader Clark, 2016).

mitä tapahtuu, jos työntekijät eivät noudata sanallisia varoituksia?

jos työntekijät eivät ryhdy tarvittaviin toimiin muuttaakseen käytöstään tai parantaakseen työsuoritustaan, seuraava vaihe on virallinen suullinen tai kirjallinen varoitus.

seuraava vaihe on varmistaa, että työntekijä on totuudenmukainen ja johdonmukainen hänelle annetun tehtävän kanssa. Lisäksi työnantajien vastuulla tai suosituksena on saattaa valitukset ja kaikki asiaan liittyvät lait ja määräykset julkisiin asiakirjoihin, jotka ovat kaikkien työntekijöiden ja työntekijöiden saatavilla (Bright HR, 2021).

ensimmäinen askel työntekijän irtisanomiseen johtavissa kurinpitotoimissa on suullinen varoitus. Kirjallista varoitusta seuraa yleensä suullinen varoitus.

jos työntekijöiden suoriutuminen ei parane useiden suullisten varoitusten jälkeen, työnantajan on siirryttävä seuraavaan vaiheeseen eli virallisiin suullisiin ja kirjallisiin varoituksiin työntekijöiden suorituskyvyn parantamiseksi. Kaikki kurinpitotoimet kuitenkin vaihtelevat yhtiöittäin ja riippuvat rikkomuksen luonteesta.

työntekijän kannattaa tarkistaa myös työkavereidensa suoritukset, noudattavatko he sääntöjä vai eivät.

jokaisella yrityksellä on oma HR-käsikirjansa, jossa kaikki tarvittavat toimet kerrotaan ennen kuin työntekijä irtisanotaan. Suullinen varoitus voi olla ensimmäinen, viimeinen tai ainoa toimenpide, joka vaaditaan monissa yrityksissä (Heathfield, 2019).

väärinkäytöksiin soveltuva kurinpitotoimi riippuu useista tekijöistä, kuten avustajan palvelussuhteen kestosta ja aiemmista kurinpitomenettelyistä, rikkomuksen vakavuudesta ja vaikutuksista työpaikalla. Kurinpitotoimet, joita määrätään kaikista teoista tai väärinkäytöksistä, ovat jokaisen organisaation yksinomaisessa harkinnassa.

seuraavassa luettelossa on ohjenuorana joitakin ilmeisempiä käyttäytymismalleja, jotka voivat johtaa kurinpitotoimiin (Ryan, Michael L., 2014).

rikos	1. rikos	2. rikos	3. rikos
poissaolo ilman lupaa	suullinen tai kirjallinen varoitus	kirjallinen varoitus	irtisanominen
perusteeton myöhästyminen tai säännöllisen työajan noudattamatta jättäminen	kirjallinen varoitus irtisanomisesta	irtisanominen
määrätyltä työalueelta poistuminen ilman lupaa	kirjallinen varoitus irtisanomiselle	irtisanominen
milloin tahansa, mistä tahansa syystä, uhkaamalla, pakottamalla tai pelottelemalla toista työtoveria	kirjallinen varoitus irtisanomiselle	irtisanominen
Lorviminen tai velttoilu	suullinen varoitus	kirjallinen varoitus	Päättyminen
liiallinen Oman ajan käyttö työssä, kuten puhelut ja tapaamiset	suullinen varoitus	kirjallinen varoitus	irtisanominen
vulgaarin, rienaavan, säädyttömän tai loukkaavan kielen käyttö	kirjallinen varoitus irtisanomiselle	irtisanominen
häirintä tai epäeettinen käyttäytyminen työpaikalla	irtisanominen
turvallisuussääntöjen rikkominen, huolimattomuus tai vaaralliseen toimintaan osallistuminen	kirjallinen varoitus irtisanomisesta	irtisanominen
luvaton Aineiston tai palvelujen lähettäminen organisaation omaisuuteen	suullinen tai kirjallinen varoitus	kirjallinen varoitus irtisanomisesta	irtisanominen
niskoittelu	kirjallinen varoitus irtisanomiselle	irtisanominen
sopimattoman asun tai varusteiden käyttäminen	kirjallinen varoitus	kirjallinen varoitus irtisanomisesta	irtisanominen
vääriä väittämiä tai tietojen väärentämistä	kirjallinen varoitus irtisanomisesta	irtisanominen
muiden järjestöjen toimintaan puuttuminen	suullinen varoitus	kirjallinen varoitus	irtisanominen
organisaation vahinko tai epäasiallinen käyttö	kirjallinen varoitus irtisanomiselle	irtisanominen
nukkuminen tai nukahtaminen virantoimituksessa	kirjallinen varoitus irtisanomisesta	irtisanominen
luottamusaseman rikkominen organisaatiossa on vakava asia.	kirjallinen varoitus irtisanomiselle	irtisanominen
virka-aikana ampuma-aseen, laittoman aseen tai veitsen luvaton hallussapito, jonka terä on yli 2,5 tuumaa, on kielletty.	irtisanominen
taistelut	Päättyminen
asiakkaan, vierailijan tai kumppanin fyysinen tai sanallinen pahoinpitely tai häirintä	irtisanominen
johtajan epäkunnioittaminen tai uhkaaminen	kirjallinen varoitus irtisanomiselle	irtisanominen
alkoholin hallussapito tai päihtymys, reseptivapaa lääkitys	lopettaminen
organisaation tai jonkun muun omaisuuden luvaton hallussapito, käyttö tai poistaminen	lopettaminen
pidätys tai tuomio törkeästä	irtisanominen
syyllisyyden tai varkauden, huumelain rikkomisen, seksuaalisen huonon käytöksen tai moraalisen turmelusrikoksen tunnustaminen	irtisanominen

suullisissa varoituksissa on kyse politiikasta, kurista ja kurin asteista.

1. Politiikka:- Työntekijöitä, jotka rikkovat Turvallisuusluokitellun työntekijän käsikirjan työsuhde-osiossa esitettyjä määräyksiä, rangaistaan oikea-aikaisella, oikeudenmukaisella, tasapuolisella ja johdonmukaisella tavalla.

2. Tiukka kuri: – työntekijöitä voidaan kannustaa puuttumaan ei-toivottuun käyttäytymiseen ja noudattamaan työntekijöiden käyttäytymissääntöjä toteuttamalla progressiivinen rangaistusjärjestelmä. Georgia Tech ylläpitää oikeutta valita toimet, jotka ovat tarpeen perustuu kaikkiin tekijöihin kussakin tapauksessa.

• suullinen varoitus
• kirjallinen varoitus
• kurinpitotoimien keskeyttäminen
• lopullinen kirjallinen varoitus (vapautetut työntekijät)
• tutkintavankeus
• irtisanominen

3. Kurinpitoasteet: – Kurinpitoasteita on kehitetty, ja niiden tarkoituksena on varmistaa, että työntekijät voivat parantaa suoritustaan. Suullisia varoituksia ei ole määritelty määrä, joka on annettava ennen kirjallisen varoituksen antamista tai kuinka monta kirjallista varoitusta on annettava ennen irtisanomista. Harkitsehan seuraavia seikkoja:-

• asiaan liittyvien kysymysten aste ja laajuus.
• rikesyvyys.
• edellisestä kurinpitotoimesta kulunut aika sekä työntekijän reaktio siihen / niihin.
• työntekijää aiempi työkokemus.

ehdotuksia tehokkaiden suullisten varoituskirjoitusten laatimisesta.

• kuvaile ongelmaa.
• kuvaile väärinteko / ongelma yksityiskohtaisesti.
• sisältää toiminnan ajan ja ajankohdan.
• selitä varoituksen syy suoraan ja rehellisesti.
• ole täsmällinen kuvatessasi virhettä.
• mainitse yrityspolitiikat ja miten ne liittyvät huonoon käytökseen.
• kuvaile sopivaa käytöstä-mitä sinulta odotetaan.
• ilmoita työntekijälle tehtävät muutokset.
• kerro avoimesti odotuksistasi työntekijää kohtaan.
• määrittele selkeästi toistuvan käyttäytymisen/tekojen seuraukset, mukaan lukien kurin tyyppi ja ankaruus.
• Pidä kirjaa keskustelusta, jotta siitä saadaan tallenne (Kwantlen Polytechnic University, 2021)

suullinen varoituskirje sisältää seuraavaa:-

• päivämäärä
• osoite
• nimi
• kokouspäivä
• kokouksen tulokset
• kokouksen valvoja
• väärinkäytöksen selitys
• väärinkäytöksen luonne
• mitä parannusta tarvitaan?
• yrityksen osoite ja nimike
• työntekijän nimi ja nimitys.

suulliset Varoitusnäytteet

näyte 1

suullisen varoituksen vahvistava kirje (kurinpito)

Lisää/poista suluissa olevat tiedot tarpeen mukaan.

yksityinen ja luottamuksellinen

rakas

kirjoitan kertoakseni keskustelustamme ja vahvistaakseni kokouksen tuloksen , joka kutsuttiin koolle keskustelemaan käytöksestänne.

kokouksessa,] oli myös läsnä]. saatoin sinut kokoukseen tai sinut .

ilmoitin teille, että yhtiö on tyytymätön toimintaanne. Muistanette, että puhuimme siitä .

ilmoitin, että vaadimme sitä . Käyttäytymistäsi seurataan tarkkaavaisesti seuraavaa , ja ”arviointipäivänä” sinut arvioidaan.

tämä kirje vahvistaa, että sinulle annettiin suullinen varoitus yhtiön kurinpitomenettelyn mukaisesti. Varoitus pidetään tallessa, mutta kuukausien kuluttua se katsotaan ”käytetyksi” kurinpitotarkoituksiin. Jos käytöksesi ei parane tarkastuspäivään mennessä tai jos varoitus on voimassa, joudut kurinpitotoimiin, joihin voi sisältyä kirjallinen varoitus.

sinulla on mahdollisuus valittaa tästä päätöksestä liiketoimintaprosessien mukaisesti. Jos haluat valittaa, sinun on kirjoitettava at: lle viiden työpäivän kuluessa tämän kirjeen vastaanottamisesta ja esitettävä perustelusi.

terveisin,

työntekijöille, jotka eivät ole riittävän tasoisia, ilmoitetaan heidän puutteistaan, ja heidän on pyrittävä parantamaan heidän osallistumistaan työhön. Tämä kirje on virallinen ilmoitus siitä, että odotamme teidän parantavan osallistumistanne työhön tulevaisuudessa. Jos sinulla on malli huono läsnäolo, sinut sijoitetaan läsnäolo management program-me, joka voi vaarantaa työsi.

Toivotamme sinulle onnea sen osoittamisessa, että pystyt tulemaan töihin säännöllisesti ja johdonmukaisesti. Ota yhteyttä minuun suoraan, jos sinulla on kysyttävää tästä kirjeestä tai tarvitset apua työhön osallistumisessa säännöllisesti ja johdonmukaisesti.

terveisin,

muista, että työntekijänä sinun on osallistuttava työhön säännöllisesti ja johdonmukaisesti ja hyödynnettävä työnantajasi palveluja.

tyytyväisyytesi vaarantuu, jos et edelleenkään saavu töihin säännöllisesti ja jatkuvasti.

Toivotamme sinulle onnea sen osoittamisessa, että pystyt tulemaan töihin säännöllisesti ja johdonmukaisesti. Ota yhteyttä minuun suoraan, jos sinulla on kysyttävää tästä kirjeestä tai tarvitset apua työhön osallistumisessa säännöllisesti ja johdonmukaisesti.

terveisin,

Bright HR. (2021). Mikä on epävirallinen suullinen varoitus? Epävirallisia Suullisia Varoituksia. Retrieved from https://www.brighthr.com/articles/employee-conduct/warnings/informal-verbal-warnings/

Falcone, P. (2016). 75 tapoja johtajat palkata, kehittää, ja pitää hyviä työntekijöitä. Yhdysvallat: AMACOM. Retrieved from https://www.google.co.in/books/edition/75_Ways_for_Managers_to_Hire_Develop_and/5ZHxCwAAQBAJ?hl=en&gbpv=0

Gentry, Joyce B. (2005). HR How-to Discipline, kaikki mitä sinun tarvitsee tietää tehokkaan työntekijän Kuriohjelman toteuttamisesta. CCH. Haettu https://www.google.co.in/books/edition/HR_How_to/hRBhkC-0zBcC?hl=en&gbpv=0

Harry. (2021). Suullinen Varoitus Töissä. Miten antaa tehokas epävirallinen suullinen varoitus työssä työntekijöille, tehdä ja kieltää, ja mitä tehdä, jos ne eivät paranna? Retrieved from https://orbitcareers.com/verbal-warning-at-work/

Heathfield, S. (2019). Miten antaa suullinen varoitus huonosta suorituskyvystä. Suoritusarvioinnit eivät toimi-mikä?, (Kevät 2007): 6-9,47. Retrieved from https://www.proquest.com/openview/1bc17aee492e9820cd84deb9e28fb2b8/1?pq-origsite=gscholar&cbl=37083

Howcast. (2011). Miten antaa suullinen varoitus työssä. Retrieved from https://www.howcast.com/videos/428119-how-to-give-a-verbal-warning-at-work

https://www.firstpracticemanagement.co.uk/blog/2020-blog-posts/more-than-words-a-practice-manager-s-guide-to-the-verbal-warning/

Kwantlen Polytechnic University. (2021, 8. heinäkuuta). Suorituskyvyn hallinta ja suulliset/kirjalliset varoitukset. Haettu hrmt 5120 viikko 9 Powerpoint-esityksestä: https://courses.kpu.ca/course/view.php?id=50091&section=13#tabs-tree-start

Margaret Mader Clark, L. G. (2016). The Employee Performance Handbook: Smart Strategies for Coaching Employees. Yhdysvallat: NOLO. Haettu https://www.google.co.in/books/edition/The_Employee_Performance_Handbook/TNdUCwAAQBAJ?hl=en&gbpv=0

Mary Wright. (2012). Kuinka antaa suullinen varoitus työntekijälle (Plus keskustelupisteet). Miten delvier suullinen varoitus, Slide 1-13.

MBA Skool Team. (2016, 24. toukokuuta). Suullinen Varoitus. Retrieved from Mbaskool.com: https://www.mbaskool.com/business-concepts/human-resources-hr-terms/16155-verbal-warning.html

National Labor Relations Board. (2008). National Labor Relations Boardin päätökset ja määräykset. Yhdysvallat: Hallitus. Retrieved from https://www.google.co.in/books/edition/Decisions_and_Orders_of_the_National_Lab/wW58tlyISxQC?hl=en&gbpv=0

PR Script Managers. (2018, 5. marraskuuta). Suullisia varoituksia ja sakkoja annettiin valitusten jälkeen… East Anglian Daily Times; Ipswich (UK). Retrieved from https://ezproxy.kpu.ca:2443/login?url=https://www-proquest-com.ezproxy.kpu.ca:2443/newspapers/verbal-warnings-tickets-were-issued-following/docview/2129388057/se-2?accountid=35875

Rigby, S. (2020). Harjoitusjohtajan opas suulliseen varoitukseen. Annatko sinä ja praktiikkasi edelleen ”suullisia varoituksia”? Tiesitkö, että se ei ole enää ACAS: n käytännesäännöissä ja sitä voidaan pitää ”vanhanaikaisena”? Retrieved from

Ryan, Michael L. (2014). Älä Hallitse heitä, johda heitä! Salkku käytännöllisiä, Numerokohtaisia lähestymistapoja johtaviin työtovereihin työpaikalla. iuniversumi. Retrieved from https://www.google.co.in/books/edition/Don_t_Manage_Em_Lead_Em/bGOqAwAAQBAJ?hl=en&gbpv=0

https://www.abdo.org.uk/wp-content/uploads/2012/06/Letter-Confirming-Verbal-Warning-Discipline.pdf.