Business Report: What is it & How to Write it? (Vaiheet & muoto)

siirtyminen akateemisesta kirjoittamisesta, kuten esseistä ja artikkeleista, monimutkaisiin liiketoimintaraportteihin voi olla pelottavaa!

liiketoimintaselostusta tarvitaan lähes millä tahansa alalla. Nämä ovat faktapohjaisia dokumentteja, joita käytetään yrityksen päätöksenteossa.

voit käyttää liiketoimintaraportteja useisiin tarkoituksiin, kuten idean syöttämiseen, idean analysointiin, fuusion syöttämiseen, fuusion analysointiin, sen osoittamiseen, että yrityksesi noudattaa oikeudellisia ja sosiaalisia ohjeita tai mitä tahansa työhön ja työhön liittyvää aihetta.

joten jos sinulla on työpaikka, on tärkeää, että ymmärrät liiketoimintaselostusten käsitteen ja miten ne kirjoitetaan tehokkaasti.

tässä artikkelissa käsitellään erityyppisiä raportteja ja niiden tarkoitusta, liikeselostusten tärkeyttä sekä sitä, miten jäsentää omansa vaikuttavalla tavalla!

mutta hei, ensimmäinen asia ensin. Ymmärretään liiketoimintaraporttien käsite hieman paremmin.

mikä on Liikekertomus? (Määritelmä)

liiketoimintaselostus määritellään viralliseksi asiakirjaksi, joka sisältää asiatietoa, tilastotietoa, tutkimustuloksia tai muuta työn kulkuun liittyvää tietoa.

tämä raportti on virallinen asiakirja, jonka tarkoituksena on välittää tietoa ytimekkäästi mutta selkeästi. Liiketoimintaraportteja käytetään pääasiassa organisaation sisäiseen viestintään.

objektiivisuus on tärkeä elementti liikeselostuksia kirjoittaessa. Kaikkea sanomaasi pitäisi tukea tiedoilla ja faktoilla, ei mielipiteillä ja näkökulmilla. Esimerkiksi sen sijaan, että sanottaisiin ”viimeisen neljänneksen myynti oli hyvin alhainen”, se näytetään datalla.

raportti voi vaihdella yhdestä sivusta useampaan riippuen raportin tarkoituksesta ja tyypistä, mikä tuo meidät toiseen osaan: Liiketoimintakertomusten tyypit.

Lue lisää: Business Letters: Definition, Types, Format, and Tips!

Liiketoimintaraporttien tyypit

organisaatiossa käytetään monenlaisia liiketoimintaraportteja eri tarkoituksiin. Ilmeisesti samaa raporttia ei voi käyttää analysoimaan työntekijöiden suorituksia ja myyntiä viimeisellä neljänneksellä, vai mitä?

tässä on joitakin yleisiä liiketoimintaraportteja:

Informaatioraportit

käytät tätä raporttia, kun pomosi pyytää tietoja, jotka ovat puhtaasti objektiivisia eli pelkkiä faktoja ilman mitään perusteluja tai mahdollisia lopputuloksia. Esimerkiksi työvoimaraportti, jossa ilmoitetaan yrityksen työntekijöiden määrä, heidän tehtävänsä, työministeriö ja vastuut.

Lue lisää: Miten kirjoittaa Projektiraportteja, että ” vau ” asiakkaasi? (Malli Mukana)

analyysiraportti

kuten nimestä voi päätellä, tätä raporttia käytetään, kun yrityksen kriittisiä tietoja on analysoitava, jotta voidaan tehdä perusteltuja päätöksiä.

esimerkiksi analysoimalla viime tilikauden myynnin laskua. Raportti koostuu myyntiluvuista, niiden vertailusta aiempiin vuosiin ja laskusyiden löytämisestä. Raportissa kerrotaan myös mahdollisista toimenpiteistä, joihin yritys voi ryhtyä ongelman ratkaisemiseksi.

tutkimusraportti

käytät tutkimusraporttia, kun jotain suurta on tulossa! Se voi olla mahdollinen fuusio, uusi tuotelinja tai muutos nykyiseen toimintatapaan.

iso muutos vaatii kattavan selvityksen, jossa tutkitaan kaikki sen vaikutukset. Jos yritys esimerkiksi haluaa ottaa käyttöön uuden tuotteen, tutkimusraportti koostuu kohdeyleisöstä, markkinointistrategiasta, mainoskampanjoista jne.

Selvitysraportti

tätä raporttia käytetään, kun halutaan selittää yksittäistä projektia koko tiimille. Oletetaan, että olet tehnyt tutkimusta.

selittävä raportti esittelee tosiasiat, luettelee löydökset ja määrittää tutkimuksen johtopäätökset. Se on kirjoitettava hyvin yksinkertaisilla, ytimekkäillä ja selkeillä sanoilla. Vaikka lukijat ovat enimmäkseen saman alan ikätovereita, jargonia tulisi välttää.

Progress Report

tämä on pieni raportti, jota käytetään yrityksen päivitysten ilmoittamiseen.

miten edellinen viikko meni?

miten tämän vuosineljänneksen myynti etenee?

mikä on käännytysten prosentuaalinen muutos edellisestä viikosta / kuukaudesta?

tämänkaltaisiin kysymyksiin vastataan tilannekatsauksessa. Se ei sisällä Analytiikkaa. Vain tietoa ja muutoksia.

edistymiskertomukset ovat yrityksille hyvä väline seurata päivittäistä työtään ja keksiä uusia ideoita kasvuun ja laajentumiseen.

ei vieläkään vakuuttunut? Tässä 4 pakottavia syitä, miksi liiketoimintaraportit ovat tärkeitä tehokkaan työnkulun organisaatiossa.

Lue lisää: Mikä on edistymiskertomus ja miten sellainen kirjoitetaan?

Liikekertomusten merkitys

viestintämuoto

Tiedätkö, miten tekstaat tai soitat päivittäisessä elämässä viestiäksesi? Yrityksissä siitä laaditaan selvityksiä. Voimme sanoa, että liiketoimintaraportit toimivat viestintävälineenä organisaatiossa.

mutta miksi se tehdään?

no, isoissa yrityksissä tapahtuu kokonainen työnkulun linja. Se tunnetaan myös tehtävävaltuutuksena. Tässä työnkulussa on haaroja, alihaaroja, osastoja ja kapealla erityisiä vyöhykkeitä. Jos kommunikointi tapahtuu sanallisesti, tieto voi kadota tai pilaantua.

joten jokaisesta tärkeästä tiedonannosta laaditaan kirjallinen raportti. Jokainen, joka tarvitsee pääsyä näihin tietoihin, voi lukea raportin ja hankkia ensikäden tietoja.

päätöksenteko

Harkitsetko uuden tuotelinjan lanseeraamista? Laadi raportti.

tavoitteena karsia yhtiön kuluja? Laadi raportti.

kohdeyleisöstä päättämisestä aina työntekijöiden irtisanomiseen asti jokainen päätös tehdään yksityiskohtaisten, faktoja ja tilastoja sisältävien raporttien perusteella.

raportit siirretään kaksisuuntaisesti organisaatiossa. Työntekijät laativat liiketoimintaraportteja ja lähettävät ne ylemmälle johdolle päätöksentekoa varten. Ylempi johto laatii raportteja tiedon, tehtävien jne. levittämiseksi. työvoiman joukossa.

kriisinhallinta

kriisin, kaaoksen ja paniikin puhjetessa jokaisella on mielipide asiasta, ja ajatusten siirto sanallisesti synnyttää työpaikkahuhuja.

tällaisessa tilanteessa luodaan liiketoimintaraportteja, jotta kaikki saadaan samalle sivulle ja sitten ongelma analysoidaan faktisesti.

Kriisinhallintaraportit sisältävät ongelman syyn, toimenpiteet vahinkojen hallitsemiseksi ja politiikat, jotka viittaavat tulevaan suojautumiseen tällaiselta kriisiltä.

tehokas hallinnointi

tehtävien siirtäminen tapahtuu kertomusten kautta. Jokaisella työntekijällä on omat tehtävänsä, joille on määrätty määräaika. Tämä auttaa yrityksen järkevämpään ja tehokkaampaan johtamiseen.

kaikki tiedot ovat käyttökelpoisissa kirjallisissa asiakirjoissa, päätökset tehdään huolellisen analyysin perusteella ja yrityksen yleinen toiminta on parempi liiketoimintaraporttien avulla.

joten nyt kun tiedämme, että meidän on laadittava liiketoimintaraportteja selviytyäksemme yritysmaailmassa, siirrytään seuraavaan ja luultavasti tärkeimpään osioon, jossa opetamme sinulle, miten voit aloittaa kunnon raportin kirjoittamisen.

Lue lisää: Business Requirements Document (BRD): What, Why, and How to Write?

miten kirjoittaa liiketoimintaselostus? (Vaiheet ja formaatti)

seuraa tätä vaiheittaista opasta ja luo tehokas liiketoimintaraporttisi:

Vaihe 1: Luo toimintasuunnitelma

kirjoitat liiketoimintaraporttia, et kouluessettä. Et voi perustaa raporttiasi ajatuksiin sitä mukaa kuin ne tulevat. Ennen raportin laatimista on selvitettävä sen tarkoitus.

Määrittele, mihin pyrit kertomuksella ja miten aiot sen esittää. Älä kiertele puskaa! Tämä auttaa sinua kirjoittamaan selkeän ja ytimekkään raportin.

Vaihe 2: Tarkista, onko yritykselläsi oma formaatti

raporttien kirjoittamiseen. Kysy sitä esimieheltäsi tai tarkista yrityksen käsikirjasta. Älä luota sokeasti internetiin.

jos tällaista muotoa ei ole määritelty, voit kuitenkin käyttää seuraavassa lueteltua yleistä standardimuotoa.

Vaihe 3: Lisää otsikko

raportin nimi voidaan täsmentää esimieheltäsi saamassasi tiedotteessa. Jos ei, voit kirjoittaa oman otsikon. Sen pitäisi olla selkeä ja selkeä, ja sen pitäisi pystyä välittämään mietinnön tarkoitus.

hyvin pitkien ja monimutkaisten nimikkeiden käyttöä tulee välttää. Käytä esimerkiksi ”tilikausien 2020-21 Myyntiraporttia” sen sijaan, että ”analysoitaisiin asiakkaan ja yrityksen välistä vuorovaikutusta viimeisten 12 kuukauden aikana edellisiin vuosiin verrattuna”. Ihmiset haukottelevat ja poistuvat huoneesta raporttisi alussa!

lisää myös nimesi ja muiden raportin tekemiseen osallistuneiden nimet. Toisen Taustan kovan työn kuvaaminen omaksi on työpaikalla hyvin epäeettistä.

Vaihe 4: Kirjoita sisällysluettelo

sisällysluettelo vain, jos raportti on pitkä ja sisältää alaosioita.

jos Tämä sivu on lisätty, Kirjoita sisältö täsmälleen siten kuin raportin otsikot on kirjoitettu. Kaikki sisältö on numeroitava oikein, jotta lukija voi helposti selata raporttia tai hypätä tiettyyn osioon.

Vaihe 5: Lisää tiivistelmä/ Tiivistelmä

tämä on erittäin tärkeä sivu kaikissa raporteissa. Abstrakti kannattaa kirjoittaa niin, että vaikka henkilö ei lukisi koko raporttia, Tämä sivu voi antaa hänelle selkeän ja yksityiskohtaisen kuvan koko asiasta.

siinä tulee olla otsikko, numero, keskeiset havainnot ja johtopäätökset. Teidän pitäisi periaatteessa tiivistää kaikki, mitä kirjoititte mietintöön, jotta se sopisi abstraktiin.

Vaihe 6: Kirjoita johdanto

nyt alkaa varsinainen raporttisi. Täsmentäkää tällä sivulla raportin kirjoittamisen tarkoitus sekä lyhyt ajatus pääargumentista.

voit myös liittää aiheen taustoja tälle sivulle.

Vaihe 7: kerro metodologiasi

tällä sivulla, kerro lukijoille, miten olet luonut tämän raportin. Se sisältää tietolähteet, tietotyypit (kvalitatiiviset tai kvantitatiiviset), tiedon vastaanottokanavat jne.

tämä on antaa lukijoille tietoa prosessista, jonka olet käynyt läpi, tai kuten kaupunkislangilla voidaan sanoa, raportin BTS: stä. Se tekee raportistasi uskottavamman.

Vaihe 8: esitä havaintosi

tämä on pääosa, jossa esität havaintosi. Sen pitäisi kertoa, että olet tehnyt perusteellisen tutkimuksen. Sisällytä siis tilastot, faktat ja kaaviot tietojen esittämiseksi.

jotta se ei sotkisi, kohdista tiedot eri otsikoihin ja alaotsikoihin. Käytä osoittimia, bulleted, tai numeroitu tarvittaessa.

Vaihe 9: anna johtopäätös tai suositus

lopeta raporttisi vakuuttavaan johtopäätökseen. Tämä pitäisi päätellä aiemmin ilmoitetuista havainnoista.

voit myös antaa suosituksia politiikan muuttamiseksi tai parantamiseksi, joita tukevat voimassa olevat asiakirjat. Johtopäätöksen pitäisi olla vahva ja perustua tosiasioihin, ei puolueellisiin näkemyksiin tai mielipiteisiin.

vaihe 10: lisätään Lähdeluettelo ja viitteet

tämän osion lisääminen on lakisääteinen velvoite kaikissa raporteissa, joissa tiedot on otettu tai inspiroitu aiemmin julkaistuista lähteistä.

selittäkäämme se yksinkertaisesti. Jos olet lisännyt tietoja tai tilastoja raporttiisi, sinun on annettava asianmukaista tunnustusta alkuperäiselle tekijälle. Muuten se lasketaan plagioinniksi, joka on rangaistava teko.

huomaa myös ero viittausten ja bibliografian välillä, äläkä sekoita näitä kahta!

tässä esimerkki:

olettakaamme, että luette liike-elämän raportin netistä ja innostutte siitä. Et tosin käyttänyt sen tietoja omassa raportissasi. Tässä skenaariossa listaat raportin Lähdeluettelo-osion alle.

Jos kuitenkin otit kyseisen raportin tiedot sisällytettäväksesi suoraan omaan raporttiisi, luetteloit ne viiteosiossa.

vaihe 11: oikoluku

oikoluku tai tarkistaminen on erittäin tärkeää ennen raportin viimeistelyä. Tarkista tässä osiossa mahdolliset kirjoitusvirheet, kieliopilliset virheet tai täsmäytykset. Nämä ovat pieniä kommelluksia, jotka voivat tehdä erittäin huonon vaikutuksen.

tarkista Oikoluvun yhteydessä myös lainaukset, alaviitteet, lisäykset jne.yhtiön standardien mukaisesti. Saattaa olla suuntaviivoja, joita olet kaivannut kirjoittaessasi raporttia!

Bit.ai: the Ultimate Tool for Writing Business Reports

With its new-age cloud technology bit gives your business report supervoimia!

voit valita valmiiksi suunnitelluista mallipohjista ja huolehtia vain siitä, että laitat sisältösi siihen.

bitin älykkään integroinnin avulla voit lisätä liiketoimintaraportteihisi hetkessä runsaasti mediaelementtejä, kuten weblinksejä, PDF-tiedostoja, upotuksia, matemaattisia yhtälöitä, kaavioita ja paljon muuta.

bit.ai voit työskennellä tiimisi kanssa reaaliajassa. Voit muokata ja käyttää inline-kommentteja tuodaksesi kollegasi samaan paikkaan tekemään liiketoimintaraportteihisi liittyviä päätöksiä.

sinulla on jopa asiakirjaseuranta, josta näet, kuka raporttisi Avaa ja kuinka paljon aikaa he käyttivät siihen.

Try using one of Bit ’ s free templates today.

Wrap Up

kuten olemme nähneet, liiketoimintaselostuksen kirjoittamiseen liittyy paljon näkökohtia. Kaikki aika ja energia kuluu kirjoittamiseen sitovaa sisältöä, ja yksi taipumus unohtaa design elementti.

Kyllä, suunnittelu on erittäin tärkeä osa mitä tahansa raporttia. Kun raporttisi on visuaalisesti houkutteleva, se kiehtoo lukijaa ja erottuu joukosta mustavalkoista tekstiä täynnä olevassa huoneessa.

…and bit helps you do just that!

bit-palvelussa voit muokata dokumenttia luomiesi raporttityyppien mukaan muotoilusta tinkimättä. Leikittele sadoilla fonteilla, teemoilla ja väripaleteilla, joissa on vähän vaikutusta työhösi!

mikä oli viimeinen liiketoimintaselostuksesi, joka todella sai aikaan muutoksen? Millä työkalulla teit sen?

Twiittaa meille @ bit_docs ja kerro meille!

edelleen:

liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma: mitä, miksi & miten se luodaan?

7 raporttityyppiä, joita yrityksesi varmasti tarvitsee!

Toimintakertomus: Mikä on & miten se luodaan? (Vaiheet mukaan lukien)

viralliset raportit: mitä ne ovat & miten ne luodaan!

yritysasiakirjat: määritelmä, tyypit, edut & vaiheet niiden luomiseksi!

Liike-Elämän Vertikaalit: Määritelmä, Hyödyt & Esimerkkejä!

Technical Report: Definition, Importance, and How to Write it?

16 Best Business Tools Every Business Needs in 2021

How to Write a Business Case: Step By Step Guide

How to Write a Business Proposal?

Miten Tehdään Täysi Todiste Liiketoimintasuunnitelmasta?