älä surkuttele Laskutuksiasi: opas

asiantuntijapalveluissa osa perustavanlaatuisimmista keskusteluista pyörii tuntihintojen, kuukausimaksujen ja projektipohjaisten palkkioiden ympärillä. Asiakkaan tarpeiden tyydyttäminen onnistuu niin paljon keskustelua kustannusten ympärillä kuin varsinaista työtä pyydetään – ja tämän seurauksena sopimusehdoista on sovittava huolellisesti ja huolellisesti ennen aloittamista. Tämän vuoksi on erityisen tärkeää selvittää, mitä toimintoja ovat laskutettavissa vs. ei laskutettavia tunteja.

helpommin sanottu kuin tehty, sillä tehtävän määrittäminen mihinkin luokkaan voi olla melkoinen haaste. Tämän jälkeen laskutusprosessissa on käytävä läpi sekä laskujen lähettäminen että maksun vastaanottaminen kohtuullisessa ajassa.

mutta hyviä uutisia on: parhaiden käytäntöjen omaksuminen laskutuksen ympärillä voi helpottaa koko prosessia. Kun yrityksillä on selkeä käsitys siitä, mitä asiakkailta voidaan laskuttaa ja miten ne laskuttavat parhaiten, ne voivat virtaviivaistaa toimintaansa, parantaa yleistä tehokkuutta ja parantaa kannattavuutta. Lue oppia kolme älykästä strategioita, joiden avulla yrityksesi lisätä laskutettavia tunteja, vähentää ei-laskutettavia tunteja, ja navigoida projektin laskutus luottavaisin mielin eteenpäin.

mutta tärkeimmät asiat ensin: mikä on laskutettavaa ja mikä ei?

Mitä ovat laskutettavat tunnit?

laskutettavat työtunnit eivät ole vain” tehtyjä työtunteja”, valitettavasti. Aina tulee joku prosentti tehtäviä, jotka pitää suorittaa ja jotka eivät ole laskutettavissa. Lyhyesti: laskutettavat tehtävät ovat ”puhdasta projektityötä, joka voidaan laskuttaa takaisin asiakkaalta”, kuten projektisuunnittelu, asiakasviestintä ja kokoukset (sekä aikataulutettu että suunnittelematon), tutkimus, tuotantotyö, suunnittelu ja korjaukset.

mikä on laskutettava vs. ei-laskutettavat tunnit?

laskuttamattomat tunnit käsittävät toiminnan, jota organisaatiosi tekisi, vaikka asiakasta ei olisikaan. Näihin toimintoihin kuuluvat sisäiset kokoukset, verkostoituminen ja uusien asiakkaiden etsintä, markkinointi ja mainonta, hallinnolliset tehtävät, kuten paperityöt, arkistointi, laskutus, kulujen seuranta, vikojen korjaaminen tai koodin uudelleenjärjestely, koulutus jne.

mitä merkitystä on laskutettavien ja laskutettavien tuntien seurannalla?

me kaikki tiedämme, että palveluntarjoajat mielellään laskuttavat asiakasta monista laskutettavista tunneista, mutta emme voi myöskään kieltää, että sinun on myös perusteltava aika, jonka olet käyttänyt johonkin tehtävään tai projektiin. Seuranta tuntia oikein ei ole vain tarpeen, jotta voit tehdä projekteja menestyksekkäämpi tulevaisuudessa, mutta myös siksi, että se antaa realistisen vision useita yritystilastoja, kuten:

• kuinka paljon aikaa työntekijäsi käyttivät tiettyyn tehtävään tai projektiin
• kuinka paljon voittoa tai tappiota yrityksesi teki
• kuinka paljon tiimisi on tuottava ja mikä on sen suorituskyky
• miten voit suunnitella tehokkaammin
• miten sinun pitäisi tehdä parempia laskutusarvioita
• kuinka paljon kustannustehokas projekti oli yrityksellesi
• miten saada projektit tulevaisuudessa hedelmällisemmiksi

kuulostamaan hyvältä? Siirrytään sitten niihin parhaisiin käytäntöihin:

1. Investoi laatuajan seurantaohjelmistoon

laatu synnyttää laatua. Mutta yksittäiset työntekijät vaivalloisesti syömällä tuntia taulukkolaskenta, Word doc – tai edes kynällä ja paperilla-eivät aivan mitata ylös. Toisten on silti yhdistettävä nämä tiedot joksikin mielekkääksi, joka vastaa erilaisia palkkatasoja ja paljon muuta – ja silloinkin inhimillisten virheiden mahdollisuus on lähes taattu. Ilman tarkkaa, reaaliaikaista projektiseurantaa organisaatiolta puuttuu asianmukaiset työkalut laskutettavien tuntien mittaamiseen tarkasti – mikä johtaa lopulta tasaisesti tulojen menetykseen. Sijoittaminen aikaa seuranta ohjelmisto, joka ahkerasti ja nopeasti kirjaa työntekijöiden tuntia helposti ja kätevästi on ainoa tapa varmistaa todellinen laatu. Hyödyt ovat välittömiä:

• Säästä aikaa ja turhaa vaivaa työntekijöiltä ja rahoitusalan henkilöstöltä, kun kaikki aikaan ja laskutukseen liittyvä on automatisoitu.
• ymmärrä työntekijän panos-sekä yksittäisiin projekteihin että yrityksen yleiseen terveyteen ja menestykseen—tarkastelemalla hänen käyttöastettaan ja tuottavuuttaan.
• arvioi projektin terveydentila ja tila reaaliaikaisesti seuraamalla projektin etenemistä työntekijöiden työtunteihin verrattuna.
• kohdenna (tai kohdenna) parhaat resurssisi niiden asiakkaiden perusteella, jotka osallistuvat eniten tuloihisi.
• kuvaa projektien todelliset kustannukset ja käytä yhdistettyjä tietoja varmistaaksesi, että tulevat Projektiarviot ovat tarkempia.

2. Seuraa kaikkea-mukaan lukien laskutettavat tunnit

laskutettavien tuntien seuranta on huomattava hanke – mutta vähemmän ovat edut, jotka saadaan seuraamalla ja tutkimalla laskutettavia tunteja. Näin yrityksillä on mahdollisuus löytää jännittäviä trendejä ”isossa kuvassa” sekä hienoja kohtia. Siistin tilannekuvan avulla voit alkaa siirtää painopisteitä ja asettaa suuntaviivoja eri tehtäviin, kuten kokouksiin, koulutukseen ja tiimitoimintaan. Kuinka paljon esimerkiksi asiakasprojekteihin tarvitaan kokousaikaa? Kuinka paljon aikaa pitäisi käyttää harjoitteluun? Toimiiko tiimisi hyvin yhdessä? Jokaisen oivalluksen myötä tulee kyky parantaa kaikkien tilannetta.

3. Automatisoida laskuttamaan tehtävät

hallinnolliset tehtävät eivät koskaan tule olemaan laskutettavia tunnin tehtäviä, joten miksi ei minimoida niiden vaikutusta? Siihen päästään parhaiten automaation avulla. Helposti käyttöön otettava, skaalautuva ratkaisu voi tarjota kaiken, mitä organisaatio tarvitsee menestyäkseen:

• työntekijät voivat ottaa takaisin arvokasta aikaa, joka kuluu seurata niiden tuntia ja tehtäviä, mikä tarkoittaa, että mahdolliset laskutettavissa tuntia kasvaa, kun työntekijä turhautuminen vähenee.
• esimiehillä on reaaliaikainen näkyvyys projektin etenemiseen ja kannattavuuteen tähän mennessä, mikä mahdollistaa muutosten tekemisen.
• rahoituksen ja laskutuksen ei enää tarvitse koota huolellisesti erilaisia tietolähteitä laskutukseen asiakkaita varten, vaan ne ovat samalla sivulla toimitusryhmän kanssa.
• asiakkaat saavat automaattisia laskuja, jotka ovat johdonmukaisia ja informatiivisia. Bonus: asiakkaat eivät todennäköisesti vastusta hankkeen kustannuksia, kun he näkevät selvästi, miten työtunnit on jaettu.
• yritys hyötyy laskuttamattomien tuntien minimoinnista ja laskujen lähettämisestä ajallaan joka kuukausi.

ohjelmistoratkaisulla, joka keskittää ajankaappauksen, poistaa manuaalisen järjestelmän haasteet, tehostaa laskutusta ja laskutusta, säästää aikaa, parantaa moraalia ja ilahduttaa asiakkaita, voit ihmetellä, miten olet koskaan toiminut ilman automaattista ohjelmistoratkaisua.