A lo largo del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista, la administración y los usuarios han estado evaluando los sistemas y redes de información en evolución para proporcionar información para su eventual mejora. La evaluación también se requiere para la implementación del sistema siguiente.
Técnicas de evaluación
En reconocimiento de la importancia de la evaluación continua de los sistemas y redes de información, se han ideado muchas técnicas de evaluación. Estas técnicas incluyen análisis de costo-beneficio( como se discute en el Capítulo «Gestión de proyectos»); modelos que intentan estimar el valor de una decisión basada en los efectos de la información revisada utilizando teoría de la información, simulación o estadísticas bayesianas; evaluaciones de usuarios que enfatizan los problemas de implementación y la participación de los usuarios; y enfoques de utilidad de sistemas de información que examinan las propiedades de la información.
Cada tipo de evaluación tiene un propósito diferente y tiene inconvenientes inherentes. El análisis de costo-beneficio puede ser difícil de aplicar, porque los sistemas de información proporcionan información sobre los objetivos por primera vez, lo que hace imposible comparar el rendimiento antes y después de la implementación del sistema o la red distribuida. El enfoque revisado de evaluación de decisiones presenta dificultades, porque no se pueden calcular ni cuantificar todas las variables que intervienen en el diseño, desarrollo e implementación del sistema de información. El enfoque de participación del usuario proporciona información para nuevos proyectos al proporcionar una lista de verificación del comportamiento potencialmente disfuncional de varios miembros de la organización, pero hace hincapié en la implementación sobre otros aspectos del diseño de SI. El enfoque de la evaluación basado en la utilidad de los sistemas de información puede ser más amplio que los demás si se amplía y aplica sistemáticamente.
El enfoque de utilidad del Sistema de Información
El enfoque de utilidad del sistema de información para evaluar los sistemas de información puede ser una técnica completa y fructífera para medir el éxito de un sistema desarrollado. También puede servir de guía en el desarrollo de cualquier proyecto futuro que el analista pueda emprender.
Las utilidades de información incluyen posesión, forma, lugar y hora. Para evaluar el sistema de información de manera integral, estas utilidades deben ampliarse para incluir la utilidad de actualización y la utilidad de objetivos. A continuación, se puede ver que las utilidades abordan adecuadamente las preguntas de quién (posesión), qué (forma), dónde (lugar), cuándo (hora), cómo (actualización) y por qué (meta).Un ejemplo de este enfoque de utilidad de la información se puede ver en la evaluación de un sistema de inventario de sangre en la ilustración de la figura a continuación.
Un sistema de información puede evaluarse como exitoso si posee las seis de estas utilidades. Si se considera que el módulo del sistema es «deficiente» en el suministro de una de las utilidades, todo el módulo estará destinado a fallar. Un logro parcial o «justo» de una utilidad resultará en un módulo parcialmente exitoso. Si se considera que el módulo del sistema de información es «bueno» para proporcionar todas las utilidades, el módulo es un éxito.
Utilidad de posesión responde a la pregunta de quién debe recibir la salida, o, en otras palabras, quién debe ser responsable de tomar decisiones. La información no tiene valor en manos de alguien que carece del poder para hacer mejoras en el sistema o alguien que carece de la capacidad de usar la información de manera productiva.
Utilidad de formulario responde a la pregunta de qué tipo de salida se distribuye al tomador de decisiones. Los documentos deben ser útiles para un tomador de decisiones en particular en términos de formato del documento y la jerga utilizada. Las siglas y los encabezados de columna deben ser significativos para el usuario. Además, la propia información debe estar en una forma apropiada. Por ejemplo, el usuario no debería tener que dividir un número por otro para obtener una proporción. En su lugar, se debe calcular una proporción y mostrarla de manera prominente. En el otro extremo está la presentación de demasiados datos irrelevantes. La sobrecarga de información ciertamente disminuye el valor de un sistema de información.
Utilidad de lugar responde a la pregunta de dónde se distribuye la información. La información debe entregarse en el lugar donde se toma la decisión. Se deben archivar o almacenar informes más detallados o informes de gestión anteriores para facilitar el acceso futuro.
Time utility
responde a la pregunta de cuándo se entrega la información. La información debe llegar antes de que se tome una decisión. La información tardía no tiene utilidad. En el otro extremo está la entrega de información con demasiada antelación a la decisión. Los informes pueden volverse inexactos o pueden olvidarse si se entregan prematuramente.
La utilidad de actualización implica cómo el responsable de la toma de decisiones introduce y utiliza la información. En primer lugar, el sistema de información tiene valor si posee la capacidad de ser implementado. En segundo lugar, la utilidad de actualización implica que un sistema de información tiene valor si se mantiene después de la partida de sus diseñadores, o si un uso único del sistema de información obtiene resultados satisfactorios y duraderos.
Utilidad de objetivos responde al «por qué» de los sistemas de información preguntando si el resultado tiene valor para ayudar a la organización a obtener sus objetivos. El objetivo del sistema de información no sólo debe estar en consonancia con los objetivos de los encargados de adoptar decisiones, sino que también debe reflejar sus prioridades.
