El éxito de un proyecto generalmente se calcula con parámetros de evaluación tradicionales que solo tienen en cuenta el hecho de que el proyecto ha respetado el presupuesto y el programa. Sin embargo, a menudo esto no es suficiente.
Algunas organizaciones consideran parámetros más amplios que los tradicionales-costo, planificación y operación – y determinan el éxito del proyecto mediante la evaluación de indicadores clave de rendimiento, los llamados KPI.
Este enfoque genera evaluaciones del desempeño de los proyectos más pertinentes, justas y equilibradas.
Algunas organizaciones, sin embargo, no tienen una manera consistente de determinar los parámetros que deben aplicarse para determinar cómo un proyecto ha logrado sus objetivos y cómo ha influido en la empresa de manera tangible e intangible.
Por lo tanto, veamos en este artículo cuáles son los posibles parámetros de evaluación para cuantificar el éxito del proyecto.
¿por Qué medir el éxito de un proyecto?
Esto puede parecer una pregunta tonta, pero ¿cuál es el punto principal para medir el éxito del proyecto?
Después de todo, una vez que un proyecto está terminado, no hay mucho más que puedas hacer al respecto, ya sea un éxito o un fracaso, ¿verdad?
Esta ha sido la filosofía principal durante mucho tiempo, pero con el desarrollo del concepto de aprendizaje y mejores prácticas, el valor de registrar información sobre el pasado de una organización para guiar su estrategia futura se ha vuelto más prevalente.
Hoy en día, se reconoce el valor de la mejora continua basada en datos pasados y se basa en esto para que las empresas puedan entender lo que salió mal durante un proyecto dado para que no caigan en los mismos errores en proyectos posteriores.
Al integrar nuevos conocimientos, en particular sobre éxitos y fracasos, en nuevos procesos, se cometen menos errores y se puede lograr un mayor rendimiento.
Es por eso que medir el éxito de un proyecto se ha vuelto crítico para todos los gerentes de proyecto.
El problema de medir el éxito de un proyecto es que no es tan fácil como parece.
¿Qué tiene de difícil medir el éxito de un proyecto?
Parece lógico que al medir el éxito de un proyecto, será posible recopilar datos sobre lo que salió particularmente bien o mal y que podrá identificar esos factores de éxito para aplicarlos a proyectos futuros.
¿Qué sucede si el proyecto se entrega a tiempo y dentro del presupuesto, pero dos meses después el cliente no se beneficia del resultado? ¿O no estás absolutamente satisfecho?
Por el contrario, algunos clientes pueden estar completamente satisfechos con el resultado de un proyecto que ha sido casi un desastre en términos de gestión con, por ejemplo, retrasos imprevistos, recursos excesivos, pérdidas financieras para la empresa, etc.
Durante años, la dirección de proyectos ha estado tratando de llegar a una idea más precisa de lo que se entiende por «éxito del proyecto» y durante años hemos estado tratando de identificar lo que se necesita para garantizar el éxito del proyecto.
Se han realizado muchas investigaciones sobre este tema y se han publicado muchos estudios.
Sin embargo, los resultados no fueron tan homogéneos: a pesar de miles y miles de textos escritos sobre gestión de proyectos, a pesar de décadas de experiencia individual y colectiva y a pesar de un aumento considerable en la cantidad de trabajo basado en proyectos, los datos han llevado a resaltar que el éxito de un proyecto también es en parte muy subjetivo y varía según las situaciones, organizaciones, sectores y partes interesadas.
De hecho, todos podrían tener una percepción diferente del proyecto y su resultado.
Afortunadamente, sin embargo, también han surgido algunas buenas prácticas que deberían ayudar a un gerente de proyecto a medir el éxito de sus proyectos utilizando procesos simples.
Criterios para una gestión exitosa del proyecto
En estos criterios encontraremos todos los relativos al proyecto en sí y a su implementación.
Estos en particular ayudan a medir la eficiencia interna de la organización para implementar proyectos y aquí encontramos los elementos «clásicos» de la gestión de proyectos:
- El proyecto se completa dentro del calendario
- El proyecto se completa dentro del presupuesto
- El proyecto cumple con sus objetivos de calidad
Se pueden agregar otros criterios de gestión del proyecto, como:
- El proyecto incluye todos los puntos cubiertos por el alcance
- El proyecto cumple objetivos comerciales en términos de ingresos y beneficios
Y nuevamente en esta categoría es posible incluir criterios relacionados con diferentes partes interesadas:
- Satisfacción del equipo del proyecto
- Satisfacción del usuario final
- Satisfacción del proveedor
Por lo tanto, la subjetividad del éxito se minimiza mediante el uso de criterios de éxito predefinidos.
Todos sabrán en qué están trabajando y cuándo es el momento de medir el éxito, los puntos de referencia establecidos estarán disponibles.
El paradigma» definir, alinear y aprobar «
Para garantizar que los criterios de éxito establecidos sean satisfactoriamente realistas, el desarrollo de los criterios debe seguir el paradigma» definir, alinear y aprobar».
En resumen, los criterios de éxito deben establecerse correctamente en términos mensurables, deben estar alineados con las necesidades y limitaciones del proyecto y deben ser aprobados por todas las partes involucradas en el proceso de toma de decisiones.
Veamos cada punto con más detalle:
1. Los criterios de éxito deben establecerse explícitamente
Los criterios de éxito deben establecerse en términos específicos relacionados con la ejecución del proceso de gestión del proyecto, las actividades del proyecto y sus resultados. Por ejemplo: es un éxito si el proyecto se completa al final del Q4.
2. Los criterios de éxito deben «alinearse» adecuadamente.
Los criterios de éxito deben alinearse adecuadamente con la visión, el alcance y el esfuerzo del proyecto, teniendo en cuenta el propósito general, los beneficios que se lograrán, la capacidad organizativa, las prioridades, los riesgos y las limitaciones operacionales. Por ejemplo: es un éxito si el proyecto se traduce en una reducción del 5% en los informes de problemas relacionados con el acceso remoto al sistema.
3. Los criterios de éxito deben estar debidamente aprobados
Los criterios de éxito deben desarrollarse y definirse mediante un proceso estructurado y colaborativo, en el que todas las partes involucradas en el proceso de toma de decisiones tengan la oportunidad de aportar información, cuestionar hipótesis, negociar y finalmente proporcionar aceptación y aprobación.
Cualquiera que sea el proyecto en cuestión, cuando sea posible medir el éxito a través de parámetros de evaluación óptimos, se obtendrá información crítica que, tal vez, no conducirá a la mejora del proyecto en sí, sino que ayudará a crear una base de datos de conocimientos para el desarrollo de futuros programas y proyectos exitosos.
