Plan de Implementación de Software: 5 Pasos Críticos

En el mercado actual, las pequeñas empresas tienen que competir contra empresas masivas. Una forma de garantizar que puedan mantenerse al día es mediante el uso de las herramientas y el software adecuados para mejorar los procesos, optimizar los flujos de trabajo y aumentar la productividad. Con un flujo de trabajo sólido y eficiente para todos los procesos principales de una empresa, es posible generar más ingresos en menos tiempo.

Pero si fuera tan fácil, todas las empresas lo estarían haciendo. Encontrar la plataforma perfecta para las necesidades de su negocio significa que debe dedicar tiempo y atención a la investigación de posibles opciones y, en la mayoría de los casos, una inversión financiera potencialmente significativa.

No solo esto, sino que las personas son criaturas de hábitos y esos hábitos son difíciles de cambiar. Su equipo puede estar acostumbrado a hacer las cosas de una manera determinada y si esa manera funciona bien para ellos, cambiar completamente sus procesos de negocio puede causar su resistencia al cambio. Esta resistencia podría resultar perjudicial para toda la empresa.

La respuesta: Desarrollar un plan primero.

¿Qué es un Plan de Implementación de Software? ¿Por Qué Necesitas Uno?

Un plan de implementación de software ayuda a su empresa a encontrar e implementar el software adecuado para sus necesidades empresariales. La adopción de software nuevo requiere mucho tiempo y puede ser costosa en términos de finanzas y recursos humanos. Sin un plan establecido antes de que comience el proceso, es probable que su adopción de software falle.

Con un plan correctamente desarrollado, puede evitar tomar decisiones apresuradas, asegurarse de que las personas correctas estén involucradas en la implementación, configurar el sistema correctamente y crear una situación en la que los empleados puedan apreciar realmente todos los beneficios que ofrece el software al tiempo que proporcionan la capacitación adecuada.

Para muchas empresas, la adopción de un nuevo software es una empresa seria. Si arruina el proceso de implementación, es probable que experimente un tiempo de inactividad operativo que se traduce en pérdida de ingresos. Por otro lado, si se toma el tiempo para hacer su investigación y prepararse con anticipación, su empresa puede cosechar muchos beneficios, entre ellos, crecimiento acelerado, ahorro de costos, aumento de la eficiencia del proceso y mejor visibilidad.

Plan de implementación de software: 5 Pasos críticos

Paso Uno: Construye tu caso de negocio

Independientemente de lo grande o pequeño que sea tu negocio, implementar un nuevo software no es algo que hagas solo porque te apetezca.

Si bien las empresas más pequeñas son más ágiles que sus competidores más grandes, los errores de cualquier tipo pueden ser costosos y perjudicar a cualquier empresa, especialmente a aquellas con un presupuesto limitado.

Los cambios, como actualizar el software actual o implementar algo nuevo, también son difíciles para las organizaciones más grandes porque el proceso de toma de decisiones se vuelve más complejo a medida que crece una empresa. La investigación muestra que alrededor del 72% de los ejecutivos senior piensan que las malas decisiones estratégicas eran » tan frecuentes como las buenas o eran la norma predominante en su organización.»

¿Cómo presenta su caso?

• Considere sus puntos débiles: ¿A qué desafíos se enfrenta su empresa? ¿Qué aspectos necesitan mejora? Hable con su personal y otras partes interesadas relevantes para obtener respuestas. Si descubre que la eficiencia de la organización es baja y la empresa está perdiendo ingresos, centre sus esfuerzos en eso. Trabaja para alinear tus objetivos de negocio con tus metas.
• Encuentre una solución: Proporcione un esquema detallado de, por ejemplo, cómo un nuevo software de adquisiciones o un nuevo software de gestión de proyectos podrían mejorar la eficiencia y la productividad del equipo y por qué es fundamental para abordar los puntos débiles que encontró.
• Realice un análisis de costos y beneficios: La razón principal para construir un caso de negocio sólido es justificar la inversión. Analice los costos tangibles e intangibles junto con las ganancias tangibles e intangibles que la empresa puede lograr con una implementación exitosa.
• Desarrollar una línea de tiempo: Establezca expectativas de tiempo razonables en torno al tiempo que se tarda en evaluar el software, implementar el nuevo sistema y obtener un retorno de la inversión.
• Planifique cómo administrará el cambio: Las investigaciones indican que el 70% de los programas de transformación organizacional fallan. Cuando es menos arriesgado rechazar una propuesta, los ejecutivos pueden tener más dificultades para decidir respaldarla. Enfatice el costo de no abordar estos puntos débiles y asegúrese de que entiendan que usted conoce los riesgos, así como los pasos que va a tomar para mantenerse alejado de los mismos errores que otras organizaciones han cometido en el pasado. La gestión del cambio es crucial para una fase de implementación fluida.

Paso dos: Elija el proveedor correcto

Una vez que tenga el soporte necesario, debe encontrar el proveedor de software más adecuado. El proveedor que elija será un socio estratégico en su negocio, por lo que es importante tomarse su tiempo con el proceso de selección.

Las preguntas para hacer a medida que reduce sus opciones incluyen:

• ¿Qué es lo que necesitas? cuenta cosas como las características, precio, basado en la nube vs local vs híbrido, y así sucesivamente.
• ¿Cuánto tiempo ha estado el proveedor en el negocio? ¿Cuáles son sus credenciales?
• ¿El software es escalable?
• hay costos ocultos?
• ¿Qué tienen que decir sus clientes sobre ellos?
• ¿El software se integra con los sistemas que ya tiene instalados?
• ¿El proveedor proporciona capacitación en software?
• ¿El costo de implementación incluye soporte postventa?
• ¿Las actualizaciones y mejoras se basan en la nube?

Paso tres: Protección contra el deslizamiento del alcance

Si no tiene cuidado, las características adicionales que ofrecen las diferentes opciones de software pueden asustarlo. El mercado de software ofrece una variedad de opciones y personalizaciones, por lo que preparar un documento de necesidades que describa todo lo que está buscando es fundamental cuando se trata de la evaluación de software.

Idealmente, el documento debe proporcionar a los proveedores una imagen clara de cuáles son las necesidades específicas de su organización. Si decide configurar el software con todas las funciones disponibles o personalizar todas sus capacidades de una sola vez, es cuando ocurre el desplazamiento del alcance. Es una trampa en la que caerás que da como resultado:

• Aumentar exponencialmente el costo
• Partes interesadas que pierden interés
• Arrastrar el proceso de implementación

Los proyectos rara vez salen exactamente como se espera y la implementación de software no es diferente. Los cambios durante el ciclo de vida del proyecto son una parte natural del negocio, pero para evitar la pérdida de alcance, debe ejercer cierta cantidad de control.

Por eso es crucial que su equipo de implementación aplique las mejores prácticas de gestión de proyectos y que todos trabajen juntos para maximizar el uso del software para sus departamentos.

Independientemente del tamaño de su equipo, una herramienta de gestión de proyectos colaborativa le permite eliminar su plan de proceso de implementación de software. Algunas opciones incluyen:

• Wrike: Esta es una buena opción para funciones de seguimiento de proyectos como gráficos de Gantt y tableros Kanban.
• Asana: Esta opción es ideal para funciones de trabajo o centradas, como la supervisión de la carga de trabajo. contiene una serie de plantillas de proyecto integradas y es fácil de usar.
• Basecamp: Esta es una opción ideal para priorizar tareas, funciones de programación y almacenamiento de documentos.
• Trello: Esta es una plataforma altamente personalizable que se puede adaptar a cualquier flujo de trabajo o proceso. Los tableros consisten en tarjetas, que se pueden asignar a individuos y moverse según sea necesario. También se integra con una serie de otras herramientas.

Paso cuatro: Forme un equipo de implementación

Su equipo de implementación de software es crucial para el éxito del proyecto. Puede ser tan pequeño como dos personas y puede crecer a tantas personas como sea necesario para hacer el trabajo. Por lo general, cuantos más departamentos necesiten software, más grande será el equipo de implementación. Cada departamento debe tener un representante que funcione como el campeón del nuevo software. Este representante también responderá preguntas y ayudará a capacitar a sus colegas.

Un equipo puede incluir:

• Propietario del proyecto: Normalmente es el jefe de una empresa o del departamento que está implementando el nuevo sistema. También puede ser un equipo de ejecutivos en lugar de una sola persona.
• Gerente de proyecto: Es la persona responsable de organizar el proceso de implementación, incluido el presupuesto.
• Administrador del sistema: Esta persona supervisa la configuración del sistema y la administración técnica
• Enlace de comunicación: Esta persona sirve de enlace entre el equipo del proyecto y los usuarios finales.
• Miembros principales del departamento: Estas son las personas que defienden el software, de cada departamento de su organización.

Recuerde, el tipo de personas que asignó a su equipo de implementación refleja su compromiso con el éxito de la iniciativa. Como tal, es mejor incluir solo a miembros del equipo que sean extremadamente talentosos, orientados al equipo e igualmente comprometidos con el éxito del proyecto.

Paso cinco: Póngalo en uso

Lo último que desea es un software que nadie quiera usar. Por supuesto, si eres el jefe, simplemente puedes requerir que tu equipo adopte el nuevo sistema, les guste o no. Pero, si haces esto, debes estar preparado para un retroceso y un aumento en la insatisfacción de los empleados.

Para evitar tener que obligar a su equipo a usar el nuevo software, hay algunas cosas que puede hacer:

• Prepare a su equipo para el cambio lo antes posible: Cuanto antes informe a los empleados sobre el cambio, más aceptarán el cambio.
• Asignar un gestor de cambios: Esta persona liderará el cambio y dará a los empleados una persona clara a la que dirigirse cuando se trata de preguntas, capacitación, comentarios y otra información.
• Comunique claramente los beneficios: Cuando todos comprendan los beneficios que les ofrece el software, es más probable que vea tasas de adopción más altas.
• Proporcionar una formación adecuada: Para que los empleados utilicen el software y obtengan los beneficios, deben saber cómo funciona.
• Seguir prestando asistencia: Incluso si el proceso de implementación en sí se mueve sin problemas, es importante esperar que surjan problemas, especialmente durante las primeras etapas. Para que todo funcione lo mejor posible, asegúrate de que el servicio de asistencia técnica o el equipo de soporte técnico estén disponibles para ayudarte cuando sea necesario.

Puede utilizar el modelo de cambio de ADKAR para garantizar una adopción sostenida. Mejor aún, puede utilizar esta metodología para gestionar cualquier tipo de cambio dentro de su organización.

• Conciencia: Asegúrese de que todos reconozcan el problema.
• Deseo: Incentivar el uso de beneficios y consecuencias
• Conocimiento: Saber cómo crear y mantener cambios
• Habilidad: Trabajar para cerrar las brechas de habilidades que restringen el cambio
• Refuerzo: Medir y recompensar victorias

Aunque puede ser tentador usar el mismo mensaje y comunicación sobre el proceso de implementación para cada equipo dentro de su organización, tendrá mejor suerte si se toma el tiempo para personalizarlo todo para cada equipo equipo. Es probable que cada equipo tenga objetivos diferentes que el nuevo sistema les ayude a alcanzar. Al afinar estos objetivos específicos para cada equipo, podrás impulsar la adopción.

Puede llevar tiempo poner a todos al día a toda velocidad con el nuevo sistema y está bien. Mientras continúe trabajando mejor con el software todos los días, lo logrará. Para apoyar la implementación a largo plazo del nuevo software, priorice las capacidades que se deben dominar primero. Esto ayuda a influir en el entrenamiento y proporciona puntos de referencia para sus check-ins.

Centrar los esfuerzos en la mejora continua. La capacitación es una parte central de este proceso. Después de capacitar al personal sobre cómo usar el sistema, proporcione oportunidades de aprendizaje adicionales según sea necesario. Cuando haya una actualización importante del sistema, considere organizar otra sesión de capacitación para asegurarse de que todos comprendan los cambios.

Para una implementación de software exitosa, la comunicación es clave. Los líderes de TI, los campeones de sistemas y los equipos de implementación comparten el proceso y todos desempeñan un papel en la participación y la adopción.