En servicios profesionales, algunas de las discusiones más fundamentales giran en torno a las tarifas por hora, los retenedores mensuales y las tarifas basadas en proyectos. Satisfacer con éxito las necesidades del cliente termina implicando tanta conversación sobre el costo como sobre el trabajo real solicitado – y como resultado, los términos contractuales deben acordarse cuidadosa y meticulosamente antes de comenzar. Esto hace que sea especialmente importante aclarar exactamente qué actividades constituyen facturable vs horas no facturables.
Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo, ya que determinar qué tarea pertenece a qué categoría puede presentar un gran desafío. A continuación, el proceso de facturación debe someterse tanto al envío de facturas como a la recepción de pagos en un plazo razonable.
Pero hay buenas noticias: adoptar las mejores prácticas en torno a las facturas puede ayudar a facilitar todo el proceso. Con una comprensión clara de lo que se puede facturar a los clientes y la mejor manera de facturar, las empresas pueden optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia general y experimentar una mayor rentabilidad. Siga leyendo para conocer tres estrategias inteligentes para ayudar a su negocio a aumentar las horas facturables, disminuir las horas no facturables y navegar por la facturación del proyecto con confianza en el futuro.
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Pero Lo primero Es Lo Primero: ¿Qué se puede facturar y Qué No?
¿Qué Horas facturables?
Las horas facturables no son simplemente «horas trabajadas», desafortunadamente. Siempre habrá un porcentaje de tareas que deben completarse y que no se pueden facturar. En resumen: Las tareas facturables son «trabajo de proyecto puro que se puede facturar al cliente», como la planificación del proyecto, la comunicación con el cliente y las reuniones (programadas y no planificadas), la investigación, el trabajo de producción, la ingeniería y las revisiones.
¿Qué horas facturables frente a Horas no facturables?
Las horas no facturables comprenden las actividades que su organización estaría haciendo incluso si el cliente no existiera. Estas actividades incluyen reuniones internas, contactos y prospección para nuevos clientes, marketing y publicidad, tareas administrativas como papeleo, presentación, facturación, seguimiento de gastos, corrección de errores o refactorización de códigos, capacitación, etc.
¿Cuál es la importancia de rastrear las horas facturables y no facturables?
Todos sabemos que a los proveedores de servicios les encanta facturar al cliente muchas horas facturables, pero tampoco podemos negar que también necesita justificar el tiempo que ha dedicado a una tarea o proyecto. El seguimiento de las horas correctamente no solo es necesario para que pueda hacer que sus proyectos sean más exitosos en el futuro, sino también porque brinda una visión realista de varias estadísticas comerciales como:
- Cuánto tiempo gastaron sus empleados en una tarea o proyecto en particular
- Cuántas ganancias o pérdidas obtuvo su negocio
- Cuánto es productivo su equipo y cuál es su rendimiento
- Cómo puede planificar de manera más eficiente
- Cómo debe hacer mejores estimaciones de facturación futuras
- rentable el proyecto fue para su negocio
- Cómo hacer que los proyectos sean más fructíferos en el futuro
¿Suena bien? A continuación, pasemos a las mejores prácticas:
1. Invierta en software de seguimiento de tiempo de calidad
La calidad genera calidad. Pero los empleados individuales que capturan minuciosamente las horas en una hoja de cálculo, un documento de Word – o incluso con lápiz y papel, no están exactamente a la altura. Otros aún deben agregar estos datos en algo significativo, teniendo en cuenta las diferentes tasas de pago y más, e incluso entonces, el potencial de error humano está casi garantizado. Sin un seguimiento de proyectos preciso y en tiempo real, una organización carece de las herramientas adecuadas para medir con precisión las horas facturables, lo que en última instancia resulta en una pérdida constante de ingresos. Invertir en un software de seguimiento de tiempo que registre de forma diligente y rápida las horas de los empleados con facilidad y comodidad es la única manera de garantizar una verdadera calidad. Los beneficios son inmediatos:
- Ahorre tiempo y esfuerzo desperdiciado por parte de los empleados y el personal de finanzas cuando todo lo relacionado con el tiempo y la facturación está automatizado.
- Comprenda las contribuciones de un empleado, tanto a proyectos individuales como a la salud general y el éxito del negocio, al ver su tasa de utilización y productividad.
- Evalúe el estado y el estado de un proyecto en tiempo real observando el progreso del proyecto en comparación con las horas de trabajo de los empleados.
- Asigne (o reasigne) sus mejores recursos en función de los clientes que más contribuyen a sus ingresos.
- Capturar el costo real de los proyectos y utilizar los datos agregados para garantizar que las estimaciones de proyectos futuros sean más precisas.
2. Rastree todo – incluidas las horas no facturables
El seguimiento de las horas facturables es una tarea destacada, pero no lo son tanto las ventajas que se obtienen al monitorear y examinar las no facturables. Al hacerlo, las empresas tienen la oportunidad de descubrir algunas tendencias emocionantes en el «panorama general», así como los puntos finos. Con una descripción detallada de la situación, puede comenzar a cambiar las prioridades y establecer pautas para diferentes tareas, como reuniones, capacitación y actividad del equipo. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo de reunión es necesario para los proyectos de los clientes? ¿Cuánto tiempo se debe dedicar a la capacitación? ¿Su equipo trabaja bien juntos? Con cada conocimiento viene la capacidad de mejorar la situación para todos.
3. Automatizar las tareas de facturación
Las tareas administrativas nunca serán tareas facturables por horas, así que ¿por qué no minimizar su impacto? La mejor manera de lograrlo es a través de la automatización. Una solución escalable y de fácil implementación puede proporcionar todo lo que una organización necesita para tener éxito:
- Los empleados pueden recuperar el valioso tiempo dedicado al seguimiento de sus horas y tareas, lo que significa que las horas facturables potenciales aumentan a medida que disminuye la frustración de los empleados.
- Los gerentes tienen visibilidad en tiempo real del progreso y la rentabilidad del proyecto hasta la fecha, lo que permite realizar ajustes.
- Finanzas y facturación ya no necesitan agregar meticulosamente fuentes de datos dispares para facturar a los clientes y están en la misma página con el equipo de entrega.
- Los clientes reciben facturas automatizadas que son coherentes e informativas. Bonificación: es menos probable que los clientes se opongan a los costos del proyecto cuando pueden ver claramente cómo se han asignado las horas.
- La compañía se beneficia de minimizar las horas no facturables y de enviar las facturas a tiempo todos los meses.
Con una solución de software que centraliza la captura de tiempo, elimina los desafíos de un sistema manual, agiliza la facturación, ahorra tiempo, mejora la moral y deleita a los clientes, se preguntará cómo funcionó sin una solución de software automatizada.
