Informe de negocios: ¿Qué es y Cómo escribirlo? (Pasos y Formato)

El cambio de la escritura académica, como ensayos y artículos, a informes de negocios complejos, puede ser aterrador.

Se necesita un informe de negocios en casi cualquier campo de trabajo. Estos son documentos basados en hechos que se utilizan para tomar decisiones en un negocio.

Puede utilizar los informes de negocios para varios fines, como presentar una idea, analizar una idea, presentar una fusión, analizar una fusión, demostrar que su empresa cumple con las pautas legales y sociales o cualquier tema específico relacionado con su trabajo y trabajo.

Por lo tanto, si tiene un trabajo, es crucial que comprenda el concepto de informes de negocios y cómo escribirlos de manera efectiva.

En este artículo, hablaremos sobre los diferentes tipos de informes y su propósito, la importancia de los informes comerciales y cómo estructurar los suyos de una manera impactante.

Pero bueno, lo primero es lo primero. Entendamos un poco mejor el concepto de informes de negocios.

¿Qué es un Informe de Negocio? (Definición)

Un informe comercial se define como un documento oficial que contiene información fáctica, datos estadísticos, resultados de investigaciones o cualquier otra forma de información pertinente para el desempeño del trabajo.

Este informe es un documento formal escrito al punto para transmitir información de manera concisa pero clara. Los informes de negocios se utilizan principalmente para la comunicación interna dentro de una organización.

La objetividad es un elemento importante al escribir informes de negocios. Lo que digas debe estar respaldado por datos y hechos, no por opiniones y perspectivas. Por ejemplo, en lugar de decir «las ventas en el último trimestre fueron muy bajas», lo muestra por medio de datos.

El informe puede variar de una a varias páginas según el propósito y el tipo de informe, lo que nos lleva a la segunda parte: Tipos de informes de negocios.

Leer más: Cartas de negocios: Definición, Tipos, Formato y Consejos!

Tipos de Informes comerciales

Hay muchos tipos de informes comerciales que se utilizan en una organización para diversos fines. Obviamente, no puedes usar el mismo informe para analizar el rendimiento de los empleados y las ventas en el último trimestre, ¿verdad?

Estos son algunos tipos comunes de informes de negocios:

Informes informativos

Utiliza este informe cuando su jefe le pide datos que son puramente objetivos, es decir, hechos simples sin ningún razonamiento ni resultados potenciales. Por ejemplo, un informe de la fuerza de trabajo que indique el número de empleados en la empresa, sus deberes, departamento de trabajo y responsabilidades.

Leer más: ¿Cómo Escribir Informes de Proyectos que Sorprendan a Sus Clientes? (Plantilla Incluida)

Informe analítico

Como su nombre indica, este informe se utiliza cuando se deben analizar algunos datos críticos de la empresa para tomar decisiones informadas.

Por ejemplo, analizar la caída de ventas en el último ejercicio. Este informe consiste en cifras de ventas, una comparación de esas cifras con años anteriores y la búsqueda de las razones de la caída. El informe también indicará las posibles medidas que la empresa puede tomar para resolver este problema.

Informe de investigación

¡Utilizas un informe de investigación cuando surge algo grande! Podría ser una posible fusión, o una nueva línea de productos, o un cambio en la forma actual de trabajar.

Un gran cambio requiere un informe exhaustivo que estudie todas sus implicaciones. Por ejemplo, si la empresa quiere introducir un nuevo producto, el informe de investigación constará de elementos como público objetivo, estrategia de marketing,campañas publicitarias, etc.

Informe explicativo

Utiliza este informe cuando desea explicar su proyecto individual a todo el equipo. Supongamos que investigaste.

Un informe explicativo mostrará los hechos, enumerará los hallazgos y determinará la conclusión de la investigación. Debe escribirse con palabras muy simples, concisas y claras. Aunque los lectores son en su mayoría compañeros de la misma industria, se debe evitar la jerga.

Informe de progreso

Este es un pequeño informe que se utiliza para notificar actualizaciones en una empresa.

¿Cómo estuvo la semana anterior?

¿Cómo va la venta para este trimestre?

¿Cuál es el cambio porcentual en las conversiones desde la última semana/mes?

Preguntas como estas se responden en un informe de progreso. No contiene análisis. Solo información y cambios.

Los informes de progreso son un buen medio para que las empresas hagan un seguimiento de su trabajo diario y presenten nuevas ideas para el crecimiento y la expansión.

¿Todavía no está convencido? Aquí hay 4 razones convincentes por las que los informes de negocios son importantes para un flujo de trabajo eficiente en una organización.

Leer más: ¿Qué es un Informe de progreso y Cómo Escribirlo?

Importancia de los Informes de negocios

Modo de Comunicación

¿Sabe cómo envía mensajes de texto o llama en la vida diaria para comunicarse? En las empresas, se preparan informes para ello. Podemos decir que los informes de negocios actúan como un medio de comunicación en una organización.

Pero ¿por qué se hace?

Bueno, en las grandes empresas, hay una línea completa de flujo de trabajo que tiene lugar. También se conoce como delegación de funciones. En este flujo de trabajo, hay ramas, sub-ramas, departamentos y zonas específicas de nicho. Si la comunicación se hace verbalmente, la información puede perderse o contaminarse.

Por lo tanto, para cada pieza importante de comunicación, se crea un informe escrito. Cualquier persona que necesite acceso a esa información puede leer el informe y equiparse con datos de primera mano.

Toma de decisiones

¿Está pensando en lanzar una nueva línea de productos? Prepare un informe.

¿Con el objetivo de reducir los costos de la empresa? Prepare un informe.

Desde la decisión del público objetivo hasta el despido de empleados, cada decisión se toma sobre la base de informes detallados preparados con hechos y estadísticas.

Los informes se transfieren en dos direcciones en una organización. Los empleados crean informes de negocios y los envían a la administración superior para la toma de decisiones. La alta dirección crea informes para hacer circular información, tareas, etc. entre la fuerza de trabajo.

Gestión de crisis

En caso de crisis, caos y brotes de pánico, todos tienen una opinión sobre el asunto, y la transferencia de pensamientos verbalmente da lugar a chismes en el lugar de trabajo.

En tal situación, se crean informes de negocios para que todos estén en la misma página y luego analicen el problema de forma objetiva.

Los informes de gestión de crisis incluyen la causa del problema, los pasos a seguir para el control de daños y las políticas que sugieren protección futura contra dichas crisis.

Gestión eficaz

La delegación de funciones se realiza a través de informes. Cada empleado tiene sus propias tareas pendientes con una fecha límite asignada. Esto ayuda a una gestión más sólida y eficaz de la empresa.

Toda la información está en documentos escritos viables, las decisiones se toman tras un análisis cuidadoso y el funcionamiento general de la empresa es mejor utilizando informes comerciales.

Así que ahora que sabemos que TENEMOS que preparar informes de negocios para sobrevivir en el mundo corporativo, pasemos a la siguiente y probablemente la sección más importante donde le enseñamos cómo puede comenzar a escribir un informe adecuado.

Leer más: Documento de Requisitos comerciales (BRD): ¿Qué, por qué y Cómo escribir?

Cómo escribir un informe de negocios? (Pasos y formato)

Siga esta guía paso a paso para crear su poderoso informe de negocios:

Paso 1: Cree un plan de acción

Está escribiendo un informe de negocios, no un ensayo escolar. No puedes basar tu informe en pensamientos como y cuando vienen. Antes de comenzar el informe, identifique su propósito.

Defina lo que pretende lograr con el informe y cómo planea presentarlo. ¡No se anden con rodeos! Esto le ayudará a escribir un informe claro y conciso.

Paso 2: Compruebe si tiene un formato interno

Su empresa puede tener un formato específico para escribir informes. Pregúntele a su supervisor o consulte el manual de la compañía para encontrarlo. No confíes ciegamente en Internet.

Sin embargo, si no se especifica dicho formato, puede utilizar el formato global estándar que se indica en los siguientes pasos.

Paso 3: Agregue un título

El título del informe puede especificarse en el informe que recibió de su supervisor. Si no, puede escribir su propio título. Debe ser claro, nítido y ser capaz de transmitir el propósito del informe.

Debe evitar el uso de títulos muy largos y complicados. Por ejemplo, utilice «Informe de ventas para el año fiscal 2020-21» en lugar de «Analizar la interacción del cliente con la empresa en los últimos 12 meses en comparación con años anteriores». ¡La gente bostezará y saldrá de la habitación al comienzo de su informe!

Además, agregue su nombre y los nombres de otras personas involucradas en la elaboración del informe. Retratar el trabajo duro de otra persona como propio es altamente poco ético en el lugar de trabajo.

Paso 4: Escriba una tabla de contenidos

Debe incluir una página de tabla de contenidos solo si el informe es largo y contiene subsecciones.

Si se agrega esta página, asegúrese de escribir el contenido exactamente en la forma en que se escriben los encabezados dentro del informe. Todos los contenidos deben estar numerados correctamente para que el lector pueda navegar fácilmente por el informe o saltar a una sección específica.

Paso 5: Agregue un Resumen / Resumen

Esta es una página muy importante en cualquier informe. Debe escribir el resumen de tal manera que incluso si una persona no lee el informe completo, esta página pueda darle una idea clara y detallada de todo el asunto.

Debe contener su título, asunto, hallazgos clave y conclusiones. Básicamente, debe resumir todo lo que escribió en el informe para que quepa en el resumen.

Paso 6: Escriba una introducción

Ahora comienza su informe real. En esta página, especifique el propósito de escribir el informe junto con una breve idea del argumento principal.

también puede incluir algunos antecedentes del tema en esta página.

Paso 7: Indique su metodología

En esta página, dígale a los lectores cómo creó este informe. Incluye las fuentes de información, el tipo de datos (cualitativos o cuantitativos), los canales de recepción de información, etc.

Esto es para equipar a sus lectores con el proceso por el que pasó o, como podemos decir en el argot urbano, el BTS del informe. Hace que su informe sea más creíble.

Paso 8: Presenta tus hallazgos

Esta es la sección principal donde presentas tus hallazgos. Debe transmitir que ha hecho una investigación exhaustiva. Por lo tanto, incluya estadísticas, hechos y gráficos para representar la información.

Para evitar que se ensucie, alinee los datos en varios encabezados y subtítulos. Utilice punteros, con viñetas o numerados cuando sea necesario.

Paso 9: Dé una conclusión o recomendación

Termine su informe con una conclusión convincente. Esto debe extraerse de las conclusiones expuestas anteriormente.

También puede dar recomendaciones para cambios o mejoras en una política, respaldadas por documentación válida. La conclusión debe ser sólida, basada en datos fácticos, no en puntos de vista u opiniones sesgados.

Paso 10: Añadir bibliografía y referencias

Añadir esta sección es una obligación legal en cualquier informe en el que los datos se hayan tomado o inspirado de fuentes publicadas anteriormente.

Vamos a explicarlo simplemente. Si ha agregado algún dato o estadística en su informe, debe dar el debido crédito al autor original. De lo contrario, cuenta como plagio, que es un delito punible.

Además, tenga en cuenta la diferencia entre referencias y bibliografía, ¡y no confunda las dos!

Este es un ejemplo:

Supongamos que lee un informe de negocios en línea y se inspira en él. Aunque no usaste ninguno de sus datos en tu propio informe. En este escenario, enumerará ese informe en la sección bibliografía.

Sin embargo, si tomó datos de ese informe para incluirlos directamente en el suyo, los enumerará en la sección de referencias.

Paso 11: Corrección de pruebas

La corrección o revisión es muy importante antes de finalizar un informe. En esta sección, compruebe si hay errores de ortografía, errores gramaticales o signos de puntuación. Estos son pequeños contratiempos que pueden causar una muy mala impresión.

Además, durante la revisión, verifique las citas, notas al pie de página, apéndices, etc., de acuerdo con los estándares de la empresa. ¡Puede haber pautas que no se haya dado cuenta al escribir el informe!

Bit.ai: La Herramienta Definitiva Para Escribir Informes de Negocios

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No solo esto, bit.ai te permite trabajar con tu equipo en tiempo real. Puede editar conjuntamente y usar comentarios en línea para llevar a sus colegas al mismo lugar para tomar decisiones relacionadas con sus informes empresariales.

Incluso tiene un seguimiento de documentos para ver quién está abriendo su informe y cuánto tiempo pasaron en él.

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Wrap Up

Como hemos visto, escribir un informe de negocios implica muchos aspectos. Todo el tiempo y la energía se consumen al escribir contenido atractivo, y uno tiende a olvidarse del elemento de diseño.

Sí, el diseño es un aspecto muy importante de cualquier informe. Cuando su informe es visualmente atractivo, atrae al lector y se destaca en una sala llena de texto en blanco y negro.

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¿Cuál fue su último informe de negocios que realmente produjo un cambio? Que herramienta usaste para hacerlo?

¡Tuitéanos @bit_docs y háganoslo saber!

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