Factores Críticos de Éxito

¿Cuáles son los Factores Críticos de Éxito para un Proyecto?

Los factores críticos de éxito (CSF) son elementos o áreas de acción específicas en las que un negocio, equipo o departamento debe enfocarse e implementarse con éxito para alcanzar sus objetivos estratégicos. La ejecución exitosa de estos factores de éxito debe generar un resultado positivo y crear un valor significativo para el negocio.

Los CSF son importantes porque cada uno funciona como una brújula de guía para una empresa. Cuando se aclaran explícitamente a todos en la empresa, funcionan como un punto de referencia confiable para el enfoque y para determinar el éxito.

Muchas empresas también utilizan sus factores críticos de éxito para un proyecto para determinar si deben continuar con una nueva iniciativa o actividad comercial. Por ejemplo, una organización puede determinar que una iniciativa propuesta no apoya directamente un factor de éxito en particular y puede distraer de sus objetivos estratégicos generales, perder tiempo valioso y agotar recursos.

Si bien no es una regla dura y rápida, es una práctica común limitar el número de factores críticos de éxito para un proyecto a cinco o menos. Mantener el número de factores manejables ayuda a garantizar que cada factor tenga un impacto claro en las prioridades estratégicas y otros elementos de su negocio.

¿Cómo apoyan los MCA la Gestión Estratégica?

Los factores críticos de éxito deben desarrollarse para vincularse y alinearse con los objetivos estratégicos de una empresa. Se utilizan para determinar cómo una unidad de negocio, departamento o función puede alcanzar sus objetivos específicos y facilitar el progreso hacia los objetivos estratégicos de la organización. Estos factores también influyen en la forma en que los empleados y los equipos apoyan y hacen su parte para contribuir a los planes y objetivos estratégicos.
Cada MCA se identifica para apoyar la consecución de un objetivo estratégico específico y orientar la creación y el seguimiento de Indicadores Clave de rendimiento (KPI). Por ejemplo, en el diagrama que figura a continuación se ilustra dónde encaja el MCA en el logro de un objetivo estratégico.

¿Cómo Se Clasifican Los Factores Críticos De Éxito?

Todos los factores críticos de éxito se pueden agrupar en cinco categorías principales*:

Factores ambientales

Los factores ambientales se refieren a cosas que están sucediendo fuera de la organización sobre las que la empresa no tiene control directo. Por ejemplo, la economía, las políticas públicas, las acciones de los competidores y las nuevas tecnologías son elementos que entran en esta categoría. Una empresa debe mantenerse informada, anticipar los cambios y mantenerse a la vanguardia al reconocer los factores ambientales que podrían afectar su capacidad para cumplir su misión. Al etiquetarlos y ser conscientes de ellos, las organizaciones pueden ser conscientes de estos factores y monitorear su desempeño en relación con ellos.

Factores relacionados con la industria

Estas son tareas que su organización debe completar para seguir siendo competitiva dentro de una industria específica. Por ejemplo, una empresa de fabricación de alimentos podría centrarse en la «innovación en el envasado» como factor crítico de éxito para lograr su objetivo estratégico de reducir los costos de envío y su huella de carbono, mientras que una aerolínea podría centrarse en el «servicio a tiempo».»

Factores relacionados con pares

Los factores de éxito basados en pares tienen que ver con la posición relativa de una empresa con respecto a sus competidores o pares en la industria. Si su empresa es líder en la industria, puede centrarse en factores críticos de éxito que garanticen su capacidad para mantener su cuota de mercado y posición, como «aumentar la lealtad a la marca».»Sin embargo, si no lidera el mercado, sus factores pueden estar dirigidos a mejorar su posición competitiva general. Por ejemplo, proporcionar un servicio al cliente inigualable.

Factores temporales

La mayoría de los factores críticos de éxito están vinculados a los objetivos estratégicos permanentes o a largo plazo de una organización. Sin embargo, a veces las empresas se enfrentan a situaciones temporales que, si bien son importantes, solo necesitan gestionarse durante un período de tiempo limitado. Los LCR relacionados con estas situaciones se categorizan como factores temporales.

Un ejemplo de la adopción de este tipo de factor de éxito crítico es el efecto que tuvo la COVID-19 en las pequeñas empresas físicas. Estas empresas tuvieron que aumentar rápidamente el número de pedidos en línea y aumentar los procesos de envío y entrega. Este enfoque y los cambios conexos pueden ser temporales o evolucionar hacia soluciones a largo plazo.

Factores de posición de gestión

Los factores de posición de gestión difieren mucho de los otros cuatro enumerados porque son identificados internamente por gerentes que tienen una perspectiva única sobre su rol, responsabilidad y área de función. Este tipo de MCA tiene un enfoque interno y puede incluir áreas relacionadas con la mejora continua, los cambios de cultura o el compromiso de los empleados.

Cada gerente debe ser consciente de los factores asociados con sus propios roles. Por ejemplo, los gerentes de operaciones pueden tener factores críticos de éxito que abordan el control de la producción y los costos. Mientras tanto, los ejecutivos de más alto nivel se centrarían más en la gestión de riesgos y la exposición.

¿Cómo Identificar los Factores Críticos de Éxito?

Los factores críticos de éxito generalmente se identifican a través de la recopilación de datos, el análisis y la discusión. Si bien algunas empresas pueden optar por contratar consultores que tengan más experiencia en el establecimiento de factores críticos de éxito, hay cuatro pasos que puede tomar para ayudar a determinar los factores críticos de éxito que respaldan los objetivos estratégicos de su negocio.

1. 1. Examine los elementos clave de sus objetivos estratégicos a largo plazo. ¿Cómo han influido estos objetivos los análisis FODA (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas) o los cambios en su agenda general? Este análisis profundo le ayudará a comprender mejor el objetivo final y le facilitará identificar el LCR en el que centrarse.
   2. Revisar y discutir los objetivos estratégicos generales de la organización con los principales interesados. No formalice los factores críticos de éxito hasta que haya recopilado datos. Puede obtener esto hablando con empleados y clientes, organizando grupos de enfoque y revisando las tendencias recientes. Haga todo lo posible para cuantificar cómo le está yendo a su organización hoy en día, en lugar de cómo lo estaba haciendo en algún momento del pasado, para que pueda planificar para el futuro. Puede comenzar hablando con los ejecutivos sénior y discutir el CSF potencial que mejor podría contribuir al éxito de los objetivos estratégicos a largo plazo.
   3. Pregunte a los líderes y miembros del equipo sus ideas y comentarios. Comunicarse claramente con los empleados sobre los objetivos estratégicos a largo plazo de la organización. Luego, use lo que aprendió durante la discusión con los líderes senior como marco para una sesión de comentarios de los empleados. Por ejemplo, podrías preguntar: «¿En qué factores crees que deberíamos centrarnos para lograr estos objetivos?»
   4. Combine la información recibida de los comentarios de los empleados y las discusiones en grupo para identificar qué factores son clave para lograr sus objetivos. Con ideas que provienen de toda la empresa, seguro que encontrará una que se ajuste exactamente a lo que debe enfocarse. A continuación, puede implementar esos factores en el plan estratégico de toda su empresa. Asegúrese de que las personas sepan exactamente lo que necesitan para contribuir al MCA.

¿Cómo Se Miden Los Factores Críticos De Éxito?

Los Factores Críticos de éxito (LCR) a menudo se miden utilizando Indicadores Clave de Rendimiento (KPI). Piense en un MCA como un elemento general que es crítico para lograr un objetivo estratégico. Luego, identifique los KPI que son más granulares y específicos, cosas contra las que puede medir de manera tangible. Un ejemplo podría ser el siguiente.

• Factor de Éxito crítico: Desarrolle las habilidades de venta y el conocimiento del producto del equipo de Ventas
  • Indicador de rendimiento clave 1: Complete la capacitación en habilidades de venta para 1,200 líderes de ventas para el tercer trimestre
  • Indicador de rendimiento clave 2: Aumente los ingresos por ventas de nuevos clientes en un 8% durante los próximos 12 meses.

Los gerentes monitorean los KPI para ver cómo se correlacionan y apoyan los CSF, así como las iniciativas estratégicas o los resultados en la empresa. Si las iniciativas y los factores de éxito no parecen correlacionarse—o peor aún, si las estrategias y los factores de éxito tienen una relación negativa, entonces el gerente puede reevaluar sus factores o iniciativas.

Hacer un compromiso

El logro exitoso de los objetivos estratégicos está directamente vinculado a la consecución de un marco comunitario de apoyo adecuado y específico. Eso requiere concentración y compromiso. Especialmente cuando se trata de factores ambientales y temporales, todos en la organización deben estar listos y dispuestos a cambiar. Esto es especialmente importante para los equipos de liderazgo que se han acostumbrado a hacer las cosas de cierta manera. Asegúrese de identificar y comunicar cómo le está yendo a la organización hoy, así como las oportunidades y los desafíos, para que pueda crear un CSF efectivo que apoye su plan para el futuro.

* Adaptado de ideas presentadas por D. Ronald Daniel, en su artículo «Management Information Crisis» (Harvard Business Review, septiembre-octubre de 1961).